Quen está a facer o traballo, cando e onde?
Para este paso, cómpre entender quen está a realizar o traballo. Cal é o seu papel?
Pode ser máis sinxelo comezar cos nomes das persoas, pero quererá entender cal é o seu papel cando están a realizar a tarefa. Por exemplo:
Calquera empregado que envíe un informe de gastos
Informe ao xestor do remitente que está a aprobar o informe (a relación co remitente é a clave)
Especialista en contabilidade que revisa o informe (a subscrición a un equipo específico é a clave)
CFO que revisa as finanzas xerais (o título específico é a clave)
Unha mesma persoa pode ás veces desempeñar cada un destes papeis, pero a clave é entender o papel que están a desempeñar cando realizan a tarefa. A comprensión dos roles axudará a deseñar as pantallas da aplicación e configurar o acceso e a seguridade. (Chegaremos a eses na fase de deseño).
En termos informáticos, a cada persoa ou grupo de persoas que desempeñan a mesma función denomínaselle papel de traballo e identifícase unha descrición das súas características relevantes nunha persoa (que a miúdo ten un nome unido a el para consultalo facilmente).
Despois de identificar o "quen", considere o seguinte:
Que dispositivo se usa? Onde está a localización principal da obra? Está na oficina? No sitio do cliente? Na fábrica? (Discutiremos isto máis nas seguintes seccións).
Que outros sistemas se empregan regularmente? (Saber isto será útil na fase de deseño. Por exemplo, un xestor que "vive" en Microsoft Teams pode obter solicitudes de aprobación alí fronte ao correo electrónico).
Que gañaría esta persoa usando a aplicación ou cooperando para traballar con este novo proceso?
O último punto é moi importante, porque pode haber obxeccións ou vacilacións por parte das persoas implicadas no proceso antes ou despois dos pasos realizados pola súa aplicación. Isto podería provocar que a aplicación non se use debido á falta de cooperación.
Suxestión
É esencial saber quen se verá afectado por un cambio no proceso empresarial. Identifique quen vai usar a aplicación e quen se verá afectado por este cambio, aínda que non usen a aplicación.
Suxestión
Ao pasar por esta análise da información que quizais non coñeza, o mellor é falar coa persoa e obter a súa perspectiva. Pode certamente facer unha suposición sobre como realizan o traballo, pero é sorprendente o que pode aprender nunha conversa rápida—non só como o fan hoxe, senón como preferirían facelo no futuro.
Con que frecuencia levan a cabo o traballo?
Anote tamén con que frecuencia se realiza a tarefa. Diariamente, semanalmente, ocasionalmente, estacionalmente?
Unha aplicación que se usa diariamente ten consideracións de deseño diferentes das dunha que se usa ocasionalmente. (Por exemplo, o anterior podería necesitar que se simplificase e o último podería necesitar incluír máis texto explicativo).
Onde están levando a cabo o traballo?
Mentres considera cada persoa que contribúe a resolver o problema, pense en como fan o seu traballo:
Hai algo do que fan na súa mesa?
Están traballando nun lugar específico no campo?
Trasládanse dun lugar a outro no campo?
É positivo entender como funciona cada un dos usuarios para que a solución que crees funcione.
Será esta unha aplicación para móbil?
Será unha aplicación de escritorio?
Debe haber versións para móbiles e de escritorio?
Consideracións de conectividade
A medida que cada traballador realiza a súa parte do proceso, poden poñerse en liña?
Están no campo onde non hai conectividade? Pode o usuario traballar coa solución automatizada para capturar os datos en tempo real e facer que os datos se sincronicen cando establecen conectividade?
Que necesitan saber (se hai algo) os demais participantes no proceso mentres a persoa que realiza este paso está fóra de liña?
Entender isto axuda a determinar se precisa procesos que captan datos localmente para que o usuario poida estar "desconectado" mentres realizan a súa parte do proceso e, a continuación, sincronizar os resultados cando se volvan conectar.
Consideracións sobre o dispositivo
Ao entender como funciona cada colaborador para resolver o problema, tamén é importante saber en que dispositivos están a traballar. Se un traballador está no campo e só traballa no seu teléfono ou nunha tableta, é bo sabelo mentres entra na definición do aspecto e funcionamento das pantallas. Se todos os colaboradores están nun escritorio ou nun portátil, pode adoptar diferentes enfoques de deseño. Pode crear solucións de escritorio e móbiles que funcionen xuntas.
Exemplo: persoas para o proceso de informes de gastos
Estes son os tipos de roles, estilos de traballo e preferencias que atopamos cando examinamos o noso proceso de informes de gastos.
Lee - Comercial
Case sempre en movemento
Prefire traballar cunha tableta cando se reúne cos clientes
Non sempre ten conectividade a Internet, polo que debe poder traballar sen conexión
Prefire captar os seus propios gastos e recibos o antes posible despois de que ocorran
Nick - Xestor de vendas
Case sempre en movemento
Só precisa unha pantalla táctil
Require soporte sen conexión para localizacións remotas
Responsable de aprobar os informes de gastos de todos os seus informes directos
Shawna – Soporte de servizo ao cliente
Utiliza principalmente un escritorio
Normalmente ten gastos para a moral do equipo e debe identificar os empregados incluídos
Rebecca – Auditora
Necesita interactuar con todos os empregados en todos os lugares
Ten gastos de viaxe ocasionais
Usa principalmente un escritorio, pero prefire usar un teléfono móbil
Normalmente ten acceso a internet
Encargado de garantir o cumprimento global dos empregados cos procedementos de presentación de informes
Abhay - Contable
Debe poder revisar todos os informes e recibos de gastos
Encargado de garantir o cumprimento de cada informe de gastos
Manexa un gran volume de traballo; necesita ser capaz de procesar información rapidamente
Debe poder informar sobre o equilibrio dos gastos co orzamento
Charlotte - CFO
Debe estar atento ao orzamento xeral de gastos xeral e axudar aos xestores da sección a estar dentro do orzamento
Viaxes a varias oficinas, ten reunións e conferencias externas, e deben captar os seus propios gastos
Traballa desde a oficina, remotamente e desde casa usando varios dispositivos— de escritorio, teléfono e tableta
Non sempre está conectado a Internet
Cando analizamos especificamente o paso 1 do noso proceso (realmente creamos o informe de gastos), aquí temos o que documentamos.
Tarefa 1: Crear un informe de gastos
Quen fai isto? | Todos os empregados |
Onde ocorre o traballo? | Na oficina, nos locais de clientes ou na estrada |
Cando ocorre o traballo? | Ad hoc. Algúns empregados están a facer isto polo menos semanalmente. Outros poden facelo unha ou dúas veces ao ano. |
Conectado ou sen conexión? | Actualmente faise en papel, pero o equipo quere facelo dixitalmente. A entrada de datos pódese realizar sen conexión cando non se dispón de conectividade. Os vendedores non queren ter que estar en liña para comezar a rexistrar os seus recibos e gastos. (Por exemplo, poden preferir facelo na viaxe en avión a casa). |
Dispositivos? | Teléfono, tableta, portátil ou escritorio |
Nota
Pode indicarnos as súas preferencias para o idioma da documentación? Realice unha enquisa breve. (teña en conta que esa enquisa está en inglés)
Esta enquisa durará sete minutos aproximadamente. Non se recompilarán datos persoais (declaración de privacidade).
Comentarios
https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Proximamente: ao longo de 2024, retiraremos gradualmente GitHub Issues como mecanismo de comentarios sobre o contido e substituirémolo por un novo sistema de comentarios. Para obter máis información, consulte:Enviar e ver os comentarios