Quen está a facer o traballo, cando e onde?

Para este paso, cómpre entender quen está a realizar o traballo. Cal é o seu papel?

Pode ser máis sinxelo comezar cos nomes das persoas, pero quererá entender cal é o seu papel cando están a realizar a tarefa. Por exemplo:

  • Calquera empregado que envíe un informe de gastos

  • Informe ao xestor do remitente que está a aprobar o informe (a relación co remitente é a clave)

  • Especialista en contabilidade que revisa o informe (a subscrición a un equipo específico é a clave)

  • CFO que revisa as finanzas xerais (o título específico é a clave)

Unha mesma persoa pode ás veces desempeñar cada un destes papeis, pero a clave é entender o papel que están a desempeñar cando realizan a tarefa. A comprensión dos roles axudará a deseñar as pantallas da aplicación e configurar o acceso e a seguridade. (Chegaremos a eses na fase de deseño).

En termos informáticos, a cada persoa ou grupo de persoas que desempeñan a mesma función denomínaselle papel de traballo e identifícase unha descrición das súas características relevantes nunha persoa (que a miúdo ten un nome unido a el para consultalo facilmente).

Despois de identificar o "quen", considere o seguinte:

  • Que dispositivo se usa? Onde está a localización principal da obra? Está na oficina? No sitio do cliente? Na fábrica? (Discutiremos isto máis nas seguintes seccións).

  • Que outros sistemas se empregan regularmente? (Saber isto será útil na fase de deseño. Por exemplo, un xestor que "vive" en Microsoft Teams pode obter solicitudes de aprobación alí fronte ao correo electrónico).

  • Que gañaría esta persoa usando a aplicación ou cooperando para traballar con este novo proceso?

O último punto é moi importante, porque pode haber obxeccións ou vacilacións por parte das persoas implicadas no proceso antes ou despois dos pasos realizados pola súa aplicación. Isto podería provocar que a aplicación non se use debido á falta de cooperación.

Suxestión

É esencial saber quen se verá afectado por un cambio no proceso empresarial. Identifique quen vai usar a aplicación e quen se verá afectado por este cambio, aínda que non usen a aplicación.

Suxestión

Ao pasar por esta análise da información que quizais non coñeza, o mellor é falar coa persoa e obter a súa perspectiva. Pode certamente facer unha suposición sobre como realizan o traballo, pero é sorprendente o que pode aprender nunha conversa rápida—non só como o fan hoxe, senón como preferirían facelo no futuro.

Con que frecuencia levan a cabo o traballo?

Anote tamén con que frecuencia se realiza a tarefa. Diariamente, semanalmente, ocasionalmente, estacionalmente?

Unha aplicación que se usa diariamente ten consideracións de deseño diferentes das dunha que se usa ocasionalmente. (Por exemplo, o anterior podería necesitar que se simplificase e o último podería necesitar incluír máis texto explicativo).

Onde están levando a cabo o traballo?

Mentres considera cada persoa que contribúe a resolver o problema, pense en como fan o seu traballo:

  • Hai algo do que fan na súa mesa?

  • Están traballando nun lugar específico no campo?

  • Trasládanse dun lugar a outro no campo?

É positivo entender como funciona cada un dos usuarios para que a solución que crees funcione.

  • Será esta unha aplicación para móbil?

  • Será unha aplicación de escritorio?

  • Debe haber versións para móbiles e de escritorio?

Consideracións de conectividade

A medida que cada traballador realiza a súa parte do proceso, poden poñerse en liña?

Están no campo onde non hai conectividade? Pode o usuario traballar coa solución automatizada para capturar os datos en tempo real e facer que os datos se sincronicen cando establecen conectividade?

Que necesitan saber (se hai algo) os demais participantes no proceso mentres a persoa que realiza este paso está fóra de liña?

Entender isto axuda a determinar se precisa procesos que captan datos localmente para que o usuario poida estar "desconectado" mentres realizan a súa parte do proceso e, a continuación, sincronizar os resultados cando se volvan conectar.

Consideracións sobre o dispositivo

Ao entender como funciona cada colaborador para resolver o problema, tamén é importante saber en que dispositivos están a traballar. Se un traballador está no campo e só traballa no seu teléfono ou nunha tableta, é bo sabelo mentres entra na definición do aspecto e funcionamento das pantallas. Se todos os colaboradores están nun escritorio ou nun portátil, pode adoptar diferentes enfoques de deseño. Pode crear solucións de escritorio e móbiles que funcionen xuntas.

Exemplo: persoas para o proceso de informes de gastos

Estes son os tipos de roles, estilos de traballo e preferencias que atopamos cando examinamos o noso proceso de informes de gastos.

Ilustración de Lee en Vendas

Lee - Comercial

  • Case sempre en movemento

  • Prefire traballar cunha tableta cando se reúne cos clientes

  • Non sempre ten conectividade a Internet, polo que debe poder traballar sen conexión

  • Prefire captar os seus gastos e recibos o antes posible despois de que sucedan

Ilustración de Nick o xestor de vendas

Nick - Xestor de vendas

  • Case sempre en movemento

  • Só precisa unha pantalla táctil

  • Require soporte sen conexión para localizacións remotas

  • Encargado de aprobar os informes de gastos de todos os seus empregados directos

Ilustración de Shawna en Atención ao cliente

Shawna – Soporte de servizo ao cliente

  • Utiliza principalmente un escritorio

  • Normalmente ten gastos para a moral do equipo e debe identificar os empregados incluídos

Ilustración de Rebecca a Auditora

Rebecca – Auditora

  • Necesita interactuar con todos os empregados en todos os lugares

  • Ten gastos de viaxe ocasionais

  • Utiliza principalmente un escritorio, pero prefire usar o seu teléfono móbil

  • Normalmente ten acceso a internet

  • Encargado de garantir o cumprimento global dos empregados cos procedementos de presentación de informes

Ilustración de Abhay en Contabilidade

Abhay - Contable

  • Debe poder revisar todos os informes e recibos de gastos

  • Encargado de garantir o cumprimento de cada informe de gastos

  • Manexa un gran volume de traballo; necesita ser capaz de procesar información rapidamente

  • Debe poder informar sobre o equilibrio dos gastos co orzamento

Ilustración de Charlotte a CFO

Charlotte - CFO

  • Debe estar atento ao orzamento xeral de gastos xeral e axudar aos xestores da sección a estar dentro do orzamento

  • Viaxa a varias oficinas, ten reunións e conferencias externas e debe capturar os seus propios gastos

  • Traballa desde a oficina, de xeito remoto e desde casa usando varios dispositivos—de escritorio, tableta e o seu teléfono

  • Non sempre está conectado a Internet

Cando analizamos especificamente o paso 1 do noso proceso (realmente creamos o informe de gastos), aquí temos o que documentamos.

Tarefa 1: Crear un informe de gastos

Quen fai isto?Todos os empregados
Onde ocorre o traballo?Na oficina, nos locais de clientes ou na estrada
Cando ocorre o traballo?Ad hoc. Algúns empregados están a facer isto polo menos semanalmente. Outros poden facelo unha ou dúas veces ao ano.
Conectado ou sen conexión?Actualmente faise en papel, pero o equipo quere facelo dixitalmente. A entrada de datos pódese realizar sen conexión cando non se dispón de conectividade. Os vendedores non queren ter que estar en liña para comezar a rexistrar os seus recibos e gastos. (Por exemplo, poden preferir facelo na viaxe en avión a casa).
Dispositivos?Teléfono, tableta, portátil ou escritorio