שימוש בתבניות Word ליצירת מסמכים סטנדרטיים

חל על יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement גירסה ‎9.x
חל על יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement (on-premises)‎ גירסה ‎9.x

לאחר יצירה וייבוא של תבניות Office Word לתוך Dynamics 365, בלחיצה אחת משתמשים יכולים ליצור מסמכים סטנדרטיים שמאוכלסים באופן אוטומטי בנתוני Dynamics 365. לתכונה זו יש כמה שיקולים מיוחדים שעליך לדעת כדי שתוכל ליצור בהצלחה תבניות Word.

אזהרה

קיימת בעיה ידועה בעת יצירת תבניות ב- Word. נושא זה מכיל מידע המסביר כיצד למנוע אינטראקציות אשר עלולות לפגוע ביציבות של Word. ראה: בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה

הגירסאות הבאות של Word נתמכות.

אזור גירסת Word
יצירת תבנית חוזה ב- Word 2013, 2016
באמצעות מסמך Word שנוצר ב- Dynamics 365 2010, 2013, 2016

בצע את השלבים בנושא זה כדי ליצור תבניות Word ולהשתמש בהן בהצלחה ב- Dynamics 365.

שלב 1: יצירת תבנית Word

איפה אפשר ליצור תבנית

יש שלושה מקומות ב Dynamics 365 שבהם ניתן ליצור תבנית Word:

  • מדף הגדרות. עבור אל הגדרות > תבניות > תבניות מסמכים > חדש (לחצן חדש או הוספה). אתה צריך הרשאות מספיקות כדי לגשת לדף 'הגדרות', כגון מנהל מערכת או אחראי על התאמה אישית של המערכת.

  • מתוך רשומה. פתח רשומה כגון תיק לקוח ב- Sales. עבור אל Sales > תיקי לקוחות > תיקי הלקוחות הפעילים שלי. לחץ על תיק לקוח כדי לפתוח אותו ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word. תבניות שנוצרו כאן הן אישיות וזמינות רק למשתמש שיצר את התבנית.

  • מרשימת רשומות. למשל, עבור אל Sales > תיקי לקוחות > תיקי הלקוחות הפעילים שלי. בחר תיק לקוח מסוים כדי לפתוח אותו ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word.

    צור תבנית Word מישות ב-Dynamics 365

עצה

כדי למחוק תבניות מסמכים אישיים, בצע את הפעולות הבאות:

  1. לחץ על חיפוש מתקדם (צילום מסך של הלחצן 'חיפוש מתקדם').
  2. עבור חפש את, בחר תבניות מסמכים אישיים.
  3. לחץ על תוצאות (!).
  4. בחר את תבנית המסמך האישית למחיקה ולאחר מכן לחץ על 'מחק' (לחצן מחיקה).

לאחר לחיצה על צור תבנית Word, בחר ישות כדי לסנן לפיה ולאחר מכן לחץ על תבנית Word > בחר ישות.

בחר תבנית Word ובחר ישות

דף הבחירה של קשרי גומלין מופיע.

בחר ישויות עבור תבנית Word

מהם קשרי גומלין של 1:N, N:1, ו- N:N?

מסך זה דורש הבנה של מבנה הנתונים ב- Dynamics 365. מנהל המערכת או האחראי על התאמה אישית ב- Dynamics 365 יכולים לספק מידע אודות קשרי גומלין בין ישויות. לתוכן למנהלי מערכת, ראה: יצירה ועריכה של קשרי גומלין בין ישויות.

להלן כמה קשרים לדוגמה עבור הישות 'תיק לקוח'.

קשר תיאור
קשר יחיד-לרבים בין ישויות בתיק לקוח יכולים להיות אנשי קשר מרובים.
קשר רבים-יחיד בין ישויות בהפניה, בתיק לקוח או באיש קשר יכולים להיות חשבונות מרובים.
קשר רבים-רבים בין ישויות בתיק לקוח יכולים להיות רשימות שיווק מרובות.

ברשימת שיווק יכולים להיות תיקי לקוחות מרובים.

קשרי הגומלין שתבחר במסך זה קובעים אילו ישויות ושדות יהיו זמינים במועד מאוחר יותר כאשר תגדיר תבנית Word. בחר רק קשרי גומלין שעליך להוסיף נתוני Dynamics 365 לתבנית Word.

הערה

כדי להבטיח שמסמכים יורדים בזמן הנכון, יש גבול עליון של 100 עבור מספר הרשומות הקשורות המוחזרות עבור כל קשר גומלין. לדוגמה, אם אתה מייצא תבנית עבור תיק לקוח וברצונך לכלול את רשימת אנשי הקשר שלו, המסמך יחזיר לכל היותר 100 אנשי קשר של תיק הלקוח.

הורד את התבנית

לחץ על הורד תבנית בדף בחר ישות כדי ליצור קובץ Word במחשב המקומי שלך עם הישות שייצאת כקובץ נתוני XML.

שלב 2: הפוך את כרטיסיית המפתחים לזמינה

פתח את קובץ התבנית ב- Word. בנקודה זו, המסמך נראה ריק.

תבנית Word בעת פתיחה לראשונה

כדי לראות ולהוסיף נתוני XML של Dynamics 365, עליך לאפשר את כרטיסיית המפתחים של Word.

  1. עבור אל קובץ > אפשרויות > התאמה אישית של רצועת הכלים, ולאחר מכן אפשר את מפתח.

    הוסף מפתח ברצועת הכלים של Word

  2. לחץ על אישור.

    האפשרות מפתח מופיעה כעת ברצועת הכלים של Word.

    כלי מפתחים ברצועת הכלים Word

חשוב! בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה

קיימת בעיה ידועה ב- Dynamics 365-תבניות Word שנוצרו ו- Office Word. בסעיף הבא, תוסיף שדות של פקד תוכן XML לתבנית Word.

אזהרה

מספר דברים עלולים לגרום ל- Word לקפוא, מה שדורש ממך להשתמש ב- מנהל המשימות כדי להפסיק את Word:

  • הוספת פקד תוכן אחר מאשר תמונה או טקסט רגיל.
  • ביצוע שינוי טקסטואלי, כגון שינוי האותיות הרישיות או הוספת מלל לפקד תוכן. שינויים אלה עלולים להתרחש באמצעות תיקון שגיאות אוטומטי, כמו גם עריכות של המשתמש. כברירת מחדל, תיקון השגיאות האוטומטי של Microsoft Word הופך משפטים לאותיות רישיות. בעת הוספת שדה פקד תוכן, Word יראה אותו בתור משפט חדש ויהפוך אותו לאותיות רישיות כאשר המוקד יוצא מהשדה.

כדי למנוע בעיות עם שדות הבקרה, בצע את הפעולות הבאות:

הוסף שדות רק כטקסט רגיל או תמונה

  1. השתמש בחלונית מיפוי XML כדי להוסיף שדות ישות Dynamics 365 לתבנית Word שלך. זכור להוסיף שדות רק כטקסט רגיל או כ תמונה.

    הוסף שדה של Dynamics 365 כטקסט רגיל

אל תבצע שינויים טקסטואליים כלשהם בפקד התוכן שנוסף

  1. באפשרותך לבצע שינויי עיצוב בשדות פקד תוכן, כגון הדגשה של הטקסט, אך לא שינויים טקסטואליים אחרים, כולל שינוי רישיות.

    אל תשנה טקסט בשדות אלה!

    אם אתה נתקל בבעיות שבהן Word נתקע או ירידה בביצועים, נסה לבטל את תיקון השגיאות האוטומטי.

בטל תיקון שגיאות אוטומטי

  1. כאשר קובץ התבנית פתוח ב- Word, עבור אל קובץ > אפשרויות > הגהה > אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי.

    ב- Word, בחר הגהה > אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי

  2. בטל את הבחירה ב- הפוך אות ראשונה במשפט לרישית ו- השתמש אוטומטית בהצעות של בודק האיות.

    בטל את סימון האפשרות 'הגדרות תיקון שגיאות אוטומטי'

  3. בטל את הסימון באפשרות מקפים (--) בקו מפריד (-) בכרטיסיות עיצוב אוטומטי ו- עיצוב אוטומטי בעת ההקלדה.

  4. לחץ על אישור.

    אם ביצעת את ההמלצות לעיל, אתה מוכן להגדיר תבנית Word.

שלב 3: הגדרת תבנית Word

השתמש בחלונית מיפוי XML כדי להגדיר את תבנית Word עם שדות ישות Dynamics 365.

  1. בתבנית Word, לחץ על מפתח > חלונית מיפוי XML.

    בחר חלונית מיפוי XML ברצועת הכלים של Word

    סכימת ה-XML המשמשת כברירת מחדל נבחרת.

    ברירת המחדל לסכימת מיפוי XML

  2. בחר את סכימת ה-XML של Dynamics 365. יתחיל עם “urn:microsoft-crm/document-template/”.

    בחר את סכמת ה-XML ב-Dynamics 365

    חשוב

    אם יש לך עריכות שמבוצעות בשוגג לעתים קרובות, שגורמות ל- Word להיתקע או לירידה בביצועים, הקפד לבטל את האפשרות של תיקון שגיאות אוטומטי לפי הסעיף: "בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה".

  3. הרחב את ישות Dynamics 365, לחץ לחיצה ימנית על שדה הישות ולאחר מכן לחץ על הוספת פקד תוכן > טקסט רגיל.

    הוסף שדה של Dynamics 365 כטקסט רגיל

    שדה הישות Dynamics 365 נוסף לתבנית Word.

    השדה Dynamics 365 הוכנס לתוך תבנית Word

    הוסף שדות ישות נוספים, הוסף תוויות תיאוריות וטקסט ולאחר מכן עצב את המסמך.

    תבנית שהושלמה עשויה להיראות כך:

    תבנית Word לדוגמה

    יש להניח שלחלק משדות פקדי התוכן שהזנת יש מספר שורות של נתונים. לדוגמה, לתיקי לקוחות יש יותר מאיש קשר אחד. כדי לכלול את כל הנתונים בתבנית Word שלך, הגדר את שדה פקד התוכן כך שיחזור.

הגדרת שדות פקד תוכן לחזרה

  1. מקם שדות עם נתונים שחוזרים בשורת טבלה.

  2. בחר את כל שורת הטבלה בתבנית.

    יצירת טבלה והוספת שדות פקד תוכן

  3. בחלונית מיפוי XML, לחץ לחיצה ימנית על קשר הגומלין המכיל את שדות פקד התוכן ולאחר מכן לחץ על חוזר.

    הגדר את השורה בטבלה כמופע חוזר

    בעת שימוש בתבנית Word ב- Dynamics 365 כדי ליצור מסמך, הטבלה תתמלא בשורות מרובות של נתונים.

    כאשר התבנית כוללת את השדות והעיצוב הרצוי, שמור אותה והעלה אותה לתוך Dynamics 365.

שלב 4: העלאת תבנית Word חזרה ל- Dynamics 365

כאשר תבנית Word מוגדרת באופן הרצוי לך, שמור אותה כך שתוכל להעלות אותה לתוך Dynamics 365.

גישה לתבנית ה-Word החדשה שנוצרה תלויה בדרך שבה העלית אותה ולהרשאות הגישה שהוענקה לתפקיד האבטחה. הקפד לעיין בנושא שימוש בתפקידי אבטחה כדי לשלוט בגישה לתבניות.

מנהלי מערכת של Dynamics 365 יכולים להשתמש בדף ההגדרות כדי להעלות תבנית Word לתוך Dynamics 365. תבנית שהועלתה ב'הגדרות' זמינה לכל המשתמשים בארגון ה- Dynamics 365 שלך.

למנהלי מערכת: העלאת תבנית Word ל- Dynamics 365

  1. ב- Dynamics 365, עבור אל הגדרות > תבניות > תבניות מסמך.

  2. לחץ על העלאת תבנית.

  3. גרור את הקובץ Word בתיבת הדו-שיח או עבור לקובץ.

    תיבת הדו-שיח 'העלאת תבנית'

  4. לחץ על העלה.

    משתמשים ללא הרשאות מנהל יכולים להעלות תבנית לשימושם העצמי מתוך רשימת הרשומות.

עבור מי שאינו מנהל מערכת או מנהלי מערכת המעוניינים ליצור תבנית אישית: העלאת תבנית Word ל- Dynamics 365

  1. ב- Dynamics 365, פתח דף עם רשימת הרשומות, לדוגמה, רשימת לקוחות ב- Sales.

  2. בחר פריט מסוים, למשל תיק לקוח, ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word.

  3. לחץ על תבנית Word > העלה.

    ‏‫לחץ על 'העלאה' כדי להוסיף תבנית Excel ל- Dynamics 365‬

  4. גרור את הקובץ Word בתיבת הדו-שיח או עבור לקובץ.

  5. לחץ על העלה.

שלב 5: צור מסמך מתבנית Word

כדי להשתמש בתבנית Word שיצרת, בצע את הפעולות הבאות:

  1. פתח רשומה עם המידע הרצוי כדי ליצור מסמך. לדוגמה, פתח רשומת תיק לקוח ב- Sales.

  2. לחץ על יותר (...) > תבניות Word, ולאחר מכן במקטע תבניות Word בחר את התבנית שיצרת.

    אם התבנית שיצרת אינה גלויה, קיימות שתי אפשרויות:

    1. רק תבניות שנוצרו עבור סוג הרשומה שנבחר (ישות) יוצגו. לדוגמה, אם תפתח רשומת הזדמנות, לא תראה תבנית שיצרת עם הישות תיק לקוח.

    2. עליך לרענן את Dynamics 365 כדי להציג את התבנית. רענן את הדפדפן או סגור ופתח מחדש את Dynamics 365.

    לאחר שתבחר את תבנית Word, Dynamics 365 יוצר מסמך Word מהרשומה שבחרת.

נסה את תבנית Word לדוגמה

יש חמש תבניות Word שכלולות ב- Microsoft Dynamics 365.

תבניות אלה כלולות ב- Dynamics 365

תבניות Word לדוגמה שנוצרו באמצעות סוג רשומה מסוים (ישות). תוכל להחיל את התבנית רק על רשומות מאותו סוג רשומה.

שם ישות
סיכום הזדמנות הזדמנות (אזור Sales)
סיכום קמפיין קמפיין (אזור שיווק)
סיכום אירוע אירוע (איזור שירות)
חשבונית חשבונית (איזור Sales)
סיכום תיק לקוח תיק לקוח (אזורי Sales, Service ו-Marketing)

כדי להחיל תבנית Word לדוגמה

  1. פתח רשומה עם מידע עם סוג הישות התואמת את התבנית לדוגמה. לדוגמה, פתח רשומת תיק לקוח ב- Sales כדי להחיל את התבנית 'סיכום תיק לקוח'.

  2. לחץ על יותר (...) > תבניות Word, ולאחר מכן במקטע תבניות Word בחר את התבנית לדוגמה.

    פתח את התבנית החדשה של Word שנוצרה והענק לה מראה.

הערה

באפשרותך לסקור אך לא לערוך תבניות הכלולות ב- Microsoft Dynamics 365.

שיקולים נוספים

השתמש בתפקידי אבטחה כדי לשלוט בגישה לתבניות

מנהלי מערכת Dynamics 365 יכולים לשלוט בגישה לתבניות Word במידה מסוימת. לדוגמה, באפשרותך להעניק לאנשי מכירות הרשאת קריאה אך לא הרשאת כתיבה לתבנית Word.

  1. ב- Dynamics 365 , לחץ על הגדרות > אבטחה > תפקידי אבטחה.

  2. בחר תפקיד ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה ניהול עסקי.

  3. בחר תבנית מסמך כדי להגדיר גישה עבור התבניות הזמינות לארגון כולו. בחר תבנית מסמך מותאמת אישית עבור תבניות שמשותפות עם משתמשים מסוימים.

  4. לחץ על העיגולים כדי להתאים את רמת הגישה.

    ‏‫התאמת גישה באמצעות תפקיד אבטחה‬

רשימות במסמכים שנוצרו לא נמצאות באותו סדר כמו רשומות

ייתכן שרשימות של רשומות שנוצרו מתוך תבנית מותאמת אישית לא יופיעו באותו סדר במסמכי Word כמו הסדר ב- Dynamics 365. רשומות מופיעות לפי סדר הזמן והתאריך שבו הן נוצרו.

ראה גם

ניתוח נתונים באמצעות תבניות Excel