שימוש בתבניות Word ליצירת מסמכים סטנדרטיים

חל על יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement גירסה ‎9.x
חל על יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement (on-premises)‎ גירסה ‎9.x

לאחר יצירה וייבוא של תבניות Office Word לתוך יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement, בלחיצה אחת משתמשים יכולים ליצור מסמכים סטנדרטיים שמאוכלסים באופן אוטומטי בנתונים של יישומי Customer Engagement. לתכונה זו יש כמה שיקולים מיוחדים שעליך לדעת כדי שתוכל ליצור בהצלחה תבניות Word.

אזהרה

קיימת בעיה ידועה בעת יצירת תבניות ב- Word. נושא זה מכיל מידע המסביר כיצד למנוע אינטראקציות אשר עלולות לפגוע ביציבות של Word. ראה: בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה

הגירסאות הבאות של Word נתמכות.

אזור גירסת Word
יצירת תבנית חוזה ב- Word 2013, 2016
באמצעות מסמך Word שנוצר ביישומי Customer Engagement 2010, 2013, 2016

בצע את השלבים בנושא זה כדי ליצור תבניות Word ולהשתמש בהן בהצלחה ביישומי Customer Engagement.

שלב 1: יצירת תבנית Word

איפה אפשר ליצור תבנית

יש שלושה מקומות ביישומי Customer Engagement שבהם ניתן ליצור תבנית Word:

  • מדף הגדרות. עבור אל הגדרות > תבניות > תבניות מסמכים > חדש (לחצן חדש או הוספה). אתה צריך הרשאות מספיקות כדי לגשת לדף 'הגדרות', כגון מנהל מערכת או אחראי על התאמה אישית של המערכת.

  • מתוך רשומה. פתח רשומה כגון תיק לקוח ב- Sales. עבור אל Sales > תיקי לקוחות > תיקי הלקוחות הפעילים שלי. לחץ על תיק לקוח כדי לפתוח אותו ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word. תבניות שנוצרו כאן הן אישיות וזמינות רק למשתמש שיצר את התבנית.

  • מרשימת רשומות. למשל, עבור אל Sales > תיקי לקוחות > תיקי הלקוחות הפעילים שלי. בחר תיק לקוח מסוים כדי לפתוח אותו ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word.

    צור תבנית Word מישות ביישומי Dynamics 365 for Customer Engagement

עצה

כדי למחוק תבניות מסמכים אישיים, בצע את הפעולות הבאות:

  1. לחץ על חיפוש מתקדם (צילום מסך של הלחצן 'חיפוש מתקדם').
  2. עבור חפש את, בחר תבניות מסמכים אישיים.
  3. לחץ על תוצאות (!).
  4. בחר את תבנית המסמך האישית למחיקה ולאחר מכן לחץ על 'מחק' (לחצן מחיקה).

לאחר לחיצה על צור תבנית Word, בחר ישות כדי לסנן לפיה ולאחר מכן לחץ על תבנית Word > בחר ישות.

בחר תבנית Word ובחר ישות

דף הבחירה של קשרי גומלין מופיע.

בחר ישויות עבור תבנית Word

מהם קשרי גומלין של 1:N, N:1, ו- N:N?

מסך זה דורש הבנה של מבנה הנתונים ביישומי Customer Engagement. מנהל המערכת או האחראי על התאמה אישית ב- Customer Engagement יכולים לספק מידע אודות קשרי גומלין בין ישויות. לתוכן למנהלי מערכת, ראה: יצירה ועריכה של קשרי גומלין בין ישויות.

להלן כמה קשרים לדוגמה עבור הישות 'תיק לקוח'.

קשר תיאור
קשר יחיד-לרבים בין ישויות בתיק לקוח יכולים להיות אנשי קשר מרובים.
קשר רבים-יחיד בין ישויות בהפניה, בתיק לקוח או באיש קשר יכולים להיות חשבונות מרובים.
קשר רבים-רבים בין ישויות בתיק לקוח יכולים להיות רשימות שיווק מרובות.

ברשימת שיווק יכולים להיות תיקי לקוחות מרובים.

קשרי הגומלין שתבחר במסך זה קובעים אילו ישויות ושדות יהיו זמינים במועד מאוחר יותר כאשר תגדיר תבנית Word. בחר רק קשרי גומלין שעליך להוסיף נתונים של יישומי Customer Engagement לתבנית Word.

הערה

כדי להבטיח שמסמכים יורדים בזמן הנכון, יש גבול עליון של 100 עבור מספר הרשומות הקשורות המוחזרות עבור כל קשר גומלין. לדוגמה, אם אתה מייצא תבנית עבור תיק לקוח וברצונך לכלול את רשימת אנשי הקשר שלו, המסמך יחזיר לכל היותר 100 אנשי קשר של תיק הלקוח.

הורד את התבנית

לחץ על הורד תבנית בדף בחר ישות כדי ליצור קובץ Word במחשב המקומי שלך עם הישות שייצאת כקובץ נתוני XML.

חשוב

ניתן להשתמש בתבנית מסמך שהורדה ממופע אחד בלבד בתוך אותו מופע. העברה ממופע למופע עבור תבניות Word או Excel אינה נתמכת כעת.

שלב 2: הפוך את כרטיסיית המפתחים לזמינה

פתח את קובץ התבנית ב- Word. בנקודה זו, המסמך נראה ריק.

תבנית Word בעת פתיחה לראשונה

כדי לראות ולהוסיף נתוני XML של יישומי Customer Engagement, עליך לאפשר את כרטיסיית המפתחים של Word.

  1. עבור אל קובץ > אפשרויות > התאמה אישית של רצועת הכלים, ולאחר מכן אפשר את מפתח.

    הוסף מפתח ברצועת הכלים של Word

  2. לחץ על אישור.

    האפשרות מפתח מופיעה כעת ברצועת הכלים של Word.

    כלי מפתחים ברצועת הכלים Word

חשוב! בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה

קיימת בעיה ידועה ביישומי Customer Engagement-תבניות Word שנוצרו ו- Office Word. בסעיף הבא, תוסיף שדות של פקד תוכן XML לתבנית Word.

אזהרה

מספר דברים עלולים לגרום ל- Word לקפוא, מה שדורש ממך להשתמש ב- מנהל המשימות כדי להפסיק את Word:

  • הוספת פקד תוכן אחר מאשר תמונה או טקסט רגיל.
  • ביצוע שינוי טקסטואלי, כגון שינוי האותיות הרישיות או הוספת מלל לפקד תוכן. שינויים אלה עלולים להתרחש באמצעות תיקון שגיאות אוטומטי, כמו גם עריכות של המשתמש. כברירת מחדל, תיקון השגיאות האוטומטי של Microsoft Word הופך משפטים לאותיות רישיות. בעת הוספת שדה פקד תוכן, Word יראה אותו בתור משפט חדש ויהפוך אותו לאותיות רישיות כאשר המוקד יוצא מהשדה.

כדי למנוע בעיות עם שדות הבקרה, בצע את הפעולות הבאות:

הוסף שדות רק כטקסט רגיל או תמונה

  1. השתמש בחלונית מיפוי XML כדי להוסיף שדות ישות של יישומי Customer Engagement לתבנית Word שלך. זכור להוסיף שדות רק כטקסט רגיל או כ תמונה.

    הכנס את השדה של יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement כשדה טקסט פשוט

אל תבצע שינויים טקסטואליים כלשהם בפקד התוכן שנוסף

  1. באפשרותך לבצע שינויי עיצוב בשדות פקד תוכן, כגון הדגשה של הטקסט, אך לא שינויים טקסטואליים אחרים, כולל שינוי רישיות.

    אל תשנה טקסט בשדות אלה!

    אם אתה נתקל בבעיות שבהן Word נתקע או ירידה בביצועים, נסה לבטל את תיקון השגיאות האוטומטי.

בטל תיקון שגיאות אוטומטי

  1. כאשר קובץ התבנית פתוח ב- Word, עבור אל קובץ > אפשרויות > הגהה > אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי.

    ב- Word, בחר הגהה > אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי

  2. בטל את הבחירה ב- הפוך אות ראשונה במשפט לרישית ו- השתמש אוטומטית בהצעות של בודק האיות.

    בטל את סימון האפשרות 'הגדרות תיקון שגיאות אוטומטי'

  3. בטל את הסימון באפשרות מקפים (--) בקו מפריד (-) בכרטיסיות עיצוב אוטומטי ו- עיצוב אוטומטי בעת ההקלדה.

  4. לחץ על אישור.

    אם ביצעת את ההמלצות לעיל, אתה מוכן להגדיר תבנית Word.

שלב 3: הגדרת תבנית Word

השתמש בחלונית מיפוי XML כדי להגדיר את תבנית Word עם שדות ישות של יישומי Customer Engagement.

  1. בתבנית Word, לחץ על מפתח > חלונית מיפוי XML.

    בחר חלונית מיפוי XML ברצועת הכלים של Word

    סכימת ה-XML המשמשת כברירת מחדל נבחרת.

    ברירת המחדל לסכימת מיפוי XML

  2. בחר את סכימת ה- XML של יישומי Customer Engagement. יתחיל עם “urn:microsoft-crm/document-template/”.

    בחר את סכמת ה-XML של יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement

    חשוב

    אם יש לך עריכות שמבוצעות בשוגג לעתים קרובות, שגורמות ל- Word להיתקע או לירידה בביצועים, הקפד לבטל את האפשרות של תיקון שגיאות אוטומטי לפי הסעיף: "בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה".

  3. הרחב את הישות של יישומי Customer Engagement, לחץ לחיצה ימנית על שדה הישות ולאחר מכן לחץ על הוספת פקד תוכן > טקסט רגיל.

    הכנס את השדה של יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement כשדה טקסט פשוט

    שדה הישות של יישומי Customer Engagement נוסף לתבנית Word.

    השדה של יישומי Dynamics 365 for Customer Engagement הוכנס לתבנית Word

    הוסף שדות ישות נוספים, הוסף תוויות תיאוריות וטקסט ולאחר מכן עצב את המסמך.

    תבנית שהושלמה עשויה להיראות כך:

    תבנית Word לדוגמה

    יש להניח שלחלק משדות פקדי התוכן שהזנת יש מספר שורות של נתונים. לדוגמה, לתיקי לקוחות יש יותר מאיש קשר אחד. כדי לכלול את כל הנתונים בתבנית Word שלך, הגדר את שדה פקד התוכן כך שיחזור.

הגדרת שדות פקד תוכן לחזרה

  1. מקם שדות עם נתונים שחוזרים בשורת טבלה.

  2. בחר את כל שורת הטבלה בתבנית.

    יצירת טבלה והוספת שדות פקד תוכן

  3. בחלונית מיפוי XML, לחץ לחיצה ימנית על קשר הגומלין המכיל את שדות פקד התוכן ולאחר מכן לחץ על חוזר.

    הגדר את השורה בטבלה כמופע חוזר

    בעת שימוש בתבנית Word ביישומי Customer Engagement כדי ליצור מסמך, הטבלה תתמלא בשורות מרובות של נתונים.

    כאשר התבנית כוללת את השדות והעיצוב הרצויים, שמור אותה והעלה אותה אל יישומי Customer Engagement.

שלב 4: העלאה של תבנית Word חזרה ליישומי Dynamics 365 for Customer Engagement

כאשר תבנית ה- Word מוגדרת באופן שאתה רוצה, שמור אותה כדי שתוכל להעלות אותה אל יישומי Customer Engagement.

גישה לתבנית ה-Word החדשה שנוצרה תלויה בדרך שבה העלית אותה ולהרשאות הגישה שהוענקה לתפקיד האבטחה. הקפד לעיין בנושא שימוש בתפקידי אבטחה כדי לשלוט בגישה לתבניות.

מנהלי מערכת של Customer Engagement יכולים להשתמש בדף ההגדרות כדי להעלות תבנית Word לתוך יישומי Customer Engagement. תבנית שהועלתה ב'הגדרות' זמינה לכל המשתמשים בארגון יישומי Customer Engagement שלך.

למנהלי מערכת: העלאה של תבנית Word ליישומי Dynamics 365 for Customer Engagement

  1. ביישומי Customer Engagement, עבור אל הגדרות > תבניות > תבניות מסמך.

  2. לחץ על העלאת תבנית.

  3. גרור את הקובץ Word בתיבת הדו-שיח או עבור לקובץ.

    תיבת הדו-שיח 'העלאת תבנית'

  4. לחץ על העלה.

    משתמשים ללא הרשאות מנהל יכולים להעלות תבנית לשימושם העצמי מתוך רשימת הרשומות.

עבור מי שאינו מנהל מערכת או מנהלי מערכת המעוניינים ליצור תבנית אישית: העלאת תבנית Word ליישומי Dynamics 365 for Customer Engagement

  1. ביישומי Customer Engagement, פתח דף עם רשימת הרשומות, לדוגמה, רשימת לקוחות ב- Sales.

  2. בחר פריט מסוים, למשל תיק לקוח, ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word.

  3. לחץ על תבנית Word > העלה.

    ‏‫לחץ על 'העלאה' כדי להוסיף את התבנית ל- Dynamics 365 for Customer Engagement‬

  4. גרור את הקובץ Word בתיבת הדו-שיח או עבור לקובץ.

  5. לחץ על העלה.

שלב 5: צור מסמך מתבנית Word

כדי להשתמש בתבנית Word שיצרת, בצע את הפעולות הבאות:

  1. פתח רשומה עם המידע הרצוי כדי ליצור מסמך. לדוגמה, פתח רשומת תיק לקוח ב- Sales.

  2. לחץ על יותר (...) > תבניות Word, ולאחר מכן במקטע תבניות Word בחר את התבנית שיצרת.

    אם התבנית שיצרת אינה גלויה, קיימות שתי אפשרויות:

    1. רק תבניות שנוצרו עבור סוג הרשומה שנבחר (ישות) יוצגו. לדוגמה, אם תפתח רשומת הזדמנות, לא תראה תבנית שיצרת עם הישות תיק לקוח.

    2. עליך לרענן את יישומי Customer Engagement כדי להציג את התבנית. רענן את הדפדפן או סגור ופתח מחדש את יישומי Customer Engagement.

    לאחר שתבחר את תבנית Word,‏ יישומי Customer Engagement יוצרים מסמך Word מהרשומה שבחרת.

נסה את תבנית Word לדוגמה

יש חמש תבניות Word שכלולות ב- Microsoft Dynamics 365.

‏‫תבניות אלו כלולות ב- Dynamics 365‬ for Customer Engagement

תבניות Word לדוגמה שנוצרו באמצעות סוג רשומה מסוים (ישות). תוכל להחיל את התבנית רק על רשומות מאותו סוג רשומה.

שם ישות
סיכום הזדמנות הזדמנות (אזור Sales)
סיכום קמפיין קמפיין (אזור שיווק)
סיכום אירוע אירוע (איזור שירות)
חשבונית חשבונית (איזור Sales)
סיכום תיק לקוח תיק לקוח (אזורי Sales, Service ו-Marketing)

כדי להחיל תבנית Word לדוגמה

  1. פתח רשומה עם מידע עם סוג הישות התואמת את התבנית לדוגמה. לדוגמה, פתח רשומת תיק לקוח ב- Sales כדי להחיל את התבנית 'סיכום תיק לקוח'.

  2. לחץ על יותר (...) > תבניות Word, ולאחר מכן במקטע תבניות Word בחר את התבנית לדוגמה.

    פתח את התבנית החדשה של Word שנוצרה והענק לה מראה.

הערה

באפשרותך לסקור אך לא לערוך תבניות הכלולות ב- Microsoft Dynamics 365.

שיקולים נוספים

השתמש בתפקידי אבטחה כדי לשלוט בגישה לתבניות

מנהלי מערכת של Dynamics 365 for Customer Engagement יכולים לשלוט בגישה לתבניות Word במידה מסוימת. לדוגמה, באפשרותך להעניק לאנשי מכירות הרשאת קריאה אך לא הרשאת כתיבה לתבנית Word.

  1. ב- Dynamics 365 for Customer Engagement, לחץ על הגדרות > אבטחה > תפקידי אבטחה.

  2. בחר תפקיד ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה ניהול עסקי.

  3. בחר תבנית מסמך כדי להגדיר גישה עבור התבניות הזמינות לארגון כולו. בחר תבנית מסמך מותאמת אישית עבור תבניות שמשותפות עם משתמשים מסוימים.

  4. לחץ על העיגולים כדי להתאים את רמת הגישה.

    ‏‫התאמת גישה באמצעות תפקיד אבטחה‬

רשימות במסמכים שנוצרו לא נמצאות באותו סדר כמו רשומות

ייתכן שרשימות של רשומות שנוצרו מתוך תבנית מותאמת אישית לא יופיעו באותו סדר במסמכי Word כמו הסדר ביישומי Customer Engagement. רשומות מופיעות לפי סדר הזמן והתאריך שבו הן נוצרו.

ראה גם

ניתוח נתונים באמצעות תבניות Excel