ניתוח ושיתוף נתונים באמצעות תבניות Excel
Excel מספק דרכים רבות עוצמה לניתוח והצגת נתונים. עם תבניות Excel, תוכל בקלות ליצור ולשתף את הניתוח המותאם אישית שלך עם משתמשים אחרים בארגון שלך.
השתמש בתבניות Excel עבור:
תחזית מכירות
ניהול ערוצים
ניקוד הפניות
תכנון אזור
ועוד...
תוכל לנסות את התבניות של Excel הכלולות ביישומי Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ו- Dynamics 365 Project Service Automation), כדי לקבל תצוגה מהירה על סוג הניתוח האפשרי.

יצירת תבנית Excel חדשה
להלן השלבים ליצירת תבנית Excel.

שלב 1: יצירת תבנית חדשה מנתונים קיימים
יש שני מקומות שבהם ניתן ליצור תבנית Excel:
מדף הגדרות. עבור אל הגדרות > תבניות > תבניות מסמכים > חדש(
). אתה צריך הרשאות מספיקות כדי לגשת לדף 'הגדרות', כגון מנהל מערכת או אחראי על התאמה אישית של המערכת.מרשימת רשומות. לדוגמה, עבור אל מכירות > הזדמנויות > הזדמנויות פתוחות שלי. בשורת התפריטים, לחץ על תבניות Excel > צור תבנית Excel.

הדף צור תבנית מופיע.

בחר את הנתונים להכללה בתבנית
לחץ על תבנית Excel.
בחר ישות (סוג רשומה) כדי לכלול נתונים של אותה ישות. התצוגות שתוכל לבחור בשדה הבא תלויות בישות שתבחר.
בחר תצוגה.
לחץ על עריכת עמודות כדי להוסיף, להסיר ולהתאים מאפיינים עבור העמודות שייכללו בתבנית.
לחץ על הורדת קובץ כדי ליצור את קובץ התבנית.
אזהרה
באפשרותך גם להוריד תבנית שאינה מכילה נתונים פרט לעמודות שמשויכות לסוג הרשומה (ישות) באמצעות הגדרות > ניהול נתונים > תבניות לייבוא נתונים. לקבלת מידע נוסף, ראה: הורדת תבנית עבור ייבוא נתונים.
חשוב
ניתן להשתמש בתבנית מסמך שהורדה מסביבה אחת בלבד בתוך אותה סביבה. העברה מסביבה לסביבה עבור תבניות Word או Excel אינה נתמכת כעת.
במהלך יצירת תבנית Excel, מיוצאות לכל היותר 50 רשומות בקובץ התבנית.
שלב 2: התאמה אישית של הנתונים ב- Excel
פתח את התבנית החדשה שנוצרה במופע מקומי של Excel כדי להתאים אישית את הנתונים.

חשוב
אל תשתמש ב- Exchange Online להתאמה אישית של נתוני התבנית מכיוון שלא ניתן לשמור את השינויים. כל העדכונים של נתוני התבנית שבוצעו ב- Excel Online יאבדו לאחר שתסגור את הכרטיסיה.
בוא נראה דוגמה פשוטה להתאמה אישית של תבנית Excel באמצעות נתונים לדוגמה.
דוגמה להתאמה אישית של נתוני הזדמנויות
לחץ על הפיכת עריכה לזמינה כדי לאפשר התאמה אישית לגיליון אלקטרוני של Excel.
הוסף עמודה חדשה ותן לה את השם "הכנסה צפויה".

צור נוסחה עבור ההכנסה הצפויה. אל תיצור הפניות לתאים באמצעות הכתובות שלהם; הגדר והשתמש בשמות במקום זאת.

צור טבלת ציר ותרשים. שלבים אלה ושלבי הדגמה אחרים יוסברו בעדכון עתידי לנושא זה.
מקם תוכן שנוסף על-ידי המשתמש מעל או מימין לטבלת הנתונים הקיימים. פעולה זו מונעת את החלפת התוכן אם אתה מוסיף נתונים חדשים ומאוחר יותר יוצר תבנית Excel חדשה. למידע נוסף, ראה: שיטות עבודה מומלצות ושיקולים לשימוש בתבניות Excel.

שמור את הגיליון האלקטרוני.
כעת אתה מוכן להעלות את התבנית אל Excel.
שלב 3: העלאת התבנית ושיתוף עם אחרים
לאחר שהתאמת אישית את תבנית Excel באופן הרצוי לך, תוכל להעלות אותה. המקום שאליו אתה מעלה את התבנית קובע את זמינותה.
מנהלי מערכת יכולים להשתמש בדף ההגדרות כדי להעלות תבנית Excel. תבנית שהועלתה ב'הגדרות' זמינה לכל המשתמשים.
למנהלי מערכת: העלאת תבנית Excel
עבור אל הגדרות > תבניות > תבניות מסמכים.
לחץ על העלאת תבנית.
גרור את קובץ Excel לתיבת הדו-שיח או עיין כדי למצוא ולהעלות את הקובץ.

לחץ על העלה.
משתמשים ללא הרשאות מנהל יכולים להעלות תבנית לשימושם העצמי מתוך רשימת הרשומות.
עבור מי שאינו מנהל מערכת או מנהלי מערכת המעוניינים ליצור תבנית אישית: העלאת תבנית Excel
פתח דף עם רשימת הרשומות, לדוגמה, רשימת הזדמנויות במכירות. עבור אל מכירות > הזדמנויות > הזדמנויות פתוחות שלי.
בשורת התפריטים, לחץ על תבניות Excel > צור תבנית Excel.
לחץ על תבנית Excel > העלאה.

גרור את הקובץ לתיבת הדו-שיח או עיין כדי למצוא ולהעלות את הקובץ.
לחץ על העלה.
שלב 4: בחירת מי יכול להשתמש בתבנית החדשה
גישה לתבנית Excel החדשה שנוצרה תלויה בדרך שבה העלית אותה ובהרשאת הגישה שהוענקה לתפקיד האבטחה. הקפד לעיין בנושא שימוש בתפקידי אבטחה כדי לשלוט בגישה לתבניות.
אם העלית את התבנית מהדף 'הגדרות'
דף המידע עבור תבנית Excel שהועלתה ייראה כך.

תבניות שהועלו מהדף 'הגדרות' זמינות לכל המשתמשים. לא נדרשת ממך כל פעולה נוספת.
אם העלית את התבנית מתוך רשימה של רשומות
דף המידע עבור תבנית Excel שהועלתה ייראה כך.

תבניות שהועלו מתוך רשימה של רשומות זמינות למשתמש שהעלה את התבנית. כדי לשתף את התבנית עם אחרים, בצע את השלבים הבאים:
מתוך דף מידע של התבנית, לחץ על שתף.
השתמש בדף שתף תבנית מסמך אישית כדי לשתף את תבנית Excel עם אחרים וכדי להגדיר הרשאות.

ייצוא וניתוח נתונים באמצעות התבנית החדשה
התהליך עבור שימוש בתבנית Excel נראה כך.

שלב 1: בחירת ישות לניתוח
בחר ישות (סוג רשומה) לניתוח באמצעות תבנית Excel שיצרת. לדוגמה, עבור אל מכירות > הזדמנויות > הזדמנויות פתוחות שלי. שתי הזדמנויות חדשות נוספו מאז יצירת התבנית.

שלב 2: ייצוא נתונים באמצעות תבנית Excel החדשה
בחר את תבנית Excel שיצרת.

תבנית זו נוצרה מתוך דף ההגדרות כך שהיא תופיע בתפריט תחת תבניות Excel. אם היא נוצרה מתוך רשימת רשומות, הוא תופיע תחת תבניות Excel אישיות.
אם יש לך Microsoft Excel Online, תוכל לראות את הנתונים הנמצאים בחלון Excel ביישומי Customer Engagement (כגון Dynamics 365 Sales ו- Customer Service). אם לא, או אם תעדיף ליצור את הקובץ Excel, לחץ על הורד <template name>.
שלב 3: ניתוח נתונים ב- Excel
מה שאתה רואה בגיליון אלקטרוני של Excel מבוסס על שני דברים:
רשומות. התצוגה שממנה אתה בוחר לייצא קובעת אילו רשומות תראה בקובץ Excel המיוצא. לדוגמה, אם בחרת הזדמנויות סגורות, תראה רשומות אלה גם אם השתמשת בתבנית שנוצרה עם 'הזדמנויות פתוחות שלי'.
עמודות. התבנית שבה השתמשת קובעת אילו עמודות יופיעו בטבלה בקובץ Excel המיוצא. לדוגמה, התצוגה 'הזדמנויות סגורות' כוללת עמודות אלה: לקוח פוטנציאלי, מצב, הכנסה בפועל ותאריך סגירה בפועל. אך אם התבנית שהשתמשת בה התבססה על 'הזדמנויות פתוחות שלי', תראה עמודות המשויכות לאותה תצוגה וכל סינון עמודות שבוצע בעת יצירת התבנית.
שלב 4: שיתוף התוצאות עם אחרים
אם אתה משתמש ב- Excel, שמור עותק באופן מקוון או במחשב שלך. שלח את הקובץ לאחרים לסקירה וקליטה.
נסה את תבניות Excel לדוגמה
יש ארבע תבניות של Excel הכלולות ביישומי Customer Engagement.

תבניות Excel לדוגמה נוצרו באמצעות סוג רשומה ספציפי (ישות). תוכל להחיל את התבנית רק על רשומות מאותו סוג רשומה.
| שם | ישות |
|---|---|
| ניהול ערוצים | הזדמנות (אזור מכירות) |
| מבט כולל על קמפיין | קמפיין (אזור שיווק) |
| מצב SLA של אירועים | אירוע (איזור שירות) |
| סיכום אירוע | אירוע (איזור שירות) |
כדי להחיל תבנית Excel לדוגמה
פתח רשימת רשומות עם מידע עם סוג הישות התואמת את התבנית לדוגמה. לדוגמה, פתח את רשימת הזדמנויות מכירה כדי להחיל את התבנית 'ניהול ערוצים'.
לחץ על > תבניות Excel, ולאחר מכן תחת תבניות Excel, בחר את התבנית לדוגמה.
הורד את התבנית או פתח אותה במקום ב- Excel.
עצה
באפשרותך לייצא את התבניות הכלולות ביישומי Customer Engagement, לשנות אותן, ולאחר מכן לייבא אותן מחדש כתבניות חדשות. זה יכול לתת לך נקודת פתיחה ליצירת תבניות Excel מותאמות אישית משלך.
שיטות עבודה מומלצות ושיקולים לשימוש בתבניות Excel
להלן מספר דברים שעליך להיות מודע להם כדי ליצור תבניות Excel ולהפיק את המרב מהשימוש בהן.
בדיקת תבניות Excel
ל- Excel יש הרבה תכונות. כדאי לבדוק את ההתאמות האישיות שלך כדי לראות שכל תכונות Excel פועלות כצפוי בתבניות שלך.
פרטיות ותרשימי Pivot Chart
כברירת מחדל נתוני Pivot Chart אינם מתעדכנים בעת פתיחת גיליון אלקטרוני. דבר זה יכול ליצור בעיית אבטחה אם נתוני Pivot Chart מסוימים לא מיועדים לצפייה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות לא מספיקות.
לפניך התרחיש הבא:
מנהל מערכת יוצר תבנית עם נתונים רגישים בתרשימי Pivot Chart, ומעלה את התבנית.
איש מכירות שלא צריכה להיות לו גישה לנתונים רגישים בתרשימי Pivot Chart משתמש בתבנית ליצירת קובץ Excel כדי לבצע ניתוח נתונים.
התוצאה. איש המכירות יוכל לראות את נתוני Pivot Chart כפי שהועלו על-ידי מנהל המערכת כולל גישה לתצוגות שלאיש המכירות אין הרשאות להן.
בנוסף. iOS אינו תומך בעדכון נתוני Pivot ותרשימי Pivot Chart בעת שימוש ביישום Excel במכשירי iOS.
המלצה. לא כדאי לכלול נתונים רגישים בטבלאות Pivot ובתרשימי Pivot Chart.
הגדרת נתוני Pivot Chart לריענון אוטומטי
כברירת מחדל, לא מתבצע ריענון אוטומטי של נתוני Pivot Chart בעת פתיחת הגיליון האלקטרוני. תרשימים רגילים מתעדכנים אוטומטית.
ב- Excel, לחץ לחיצה ימנית על Pivot Chart, ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Pivot Chart > רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.

הוספת נתונים חדשים
אם ברצונך להוסיף תוכן לתבנית Excel, מקם את הנתונים שלך מעל או מימין לנתונים הקיימים. אפשרות נוספת היא למקם את התוכן החדש שלך בגיליון שני.
תבניות Excel עם תמונות עשויות לגרום לשגיאה
אם תנסה לנתח נתונים באמצעות תבנית Excel עם תמונה שנשמרה בה, ייתכן שתראה את השגיאה הבאה: "אירעה שגיאה בעת ניסיון לשמור את חוברת העבודה. כתוצאה מכך, חוברת העבודה לא נשמרה". נסה להסיר את התמונה מהתבנית ולטעון אותה.
תבניות Excel ויישום Office Mobile ב- Windows 8.1
תבניות Excel לא נפתחות במכשירי Windows 8.1 עם יישום Office Mobile. תקבל את הודעת השגיאה הבאה: "שחזרנו את המסמך שלך ככל האפשר, אך אינך יכול לערוך אותו. נסה לפתוח ולתקן את המסמך במחשב האישי שלך כדי לפתור את הבעיה".
זוהי בעיה ידועה
שימוש בשמות עמודות ובשמות טווחים של טבלה בנוסחאות
בעת יצירת נוסחאות Excel, אין להשתמש בכותרות עמודה או במספרי תא. במקום זאת, השתמש בשמות עמודה בטבלה והגדר שמות עבור תאים או טווחי תאים.
שימוש בתפקידי אבטחה כדי לשלוט בגישה לתבניות
מנהלי מערכת יכולים לשלוט על הגישה לתבניות Excel במידה מסוימת. לדוגמה, באפשרותך להעניק לאנשי מכירות הרשאת קריאה אך לא הרשאת כתיבה לתבנית Excel.
לחץ על הגדרות > אבטחה > תפקידי אבטחה.
בחר תפקיד ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה ניהול עסקי.
בחר תבנית מסמך כדי להגדיר גישה עבור התבניות הזמינות לארגון כולו. בחר תבנית מסמך מותאמת אישית עבור תבניות שמשותפות עם משתמשים מסוימים.
לחץ על העיגולים כדי להתאים את רמת הגישה.

לצפייה ומחיקה של תבניות מסמך אישיות
בצע את השלבים הבאים כדי למחוק תבניות מסמך אישיות:
לחץ על חיפוש מתקדם (
).עבור חפש את, בחר תבניות מסמכים אישיים.
לחץ על תוצאות (!).
בחר את תבנית המסמך האישית למחיקה, ולאחר מכן לחץ על 'מחק' (
).
תבנית Excel לא עולה ב- Microsoft Edge
אם תבנית Excel שלך לא עולה בעת שימוש ב- Microsoft Edge כדפדפן שלך, עדכן את Microsoft Edge ונסה שוב.
הודעת פרטיות
אם אתה משתמש ב- Microsoft Dynamics 365 (online), ייצוא נתונים לגליון עבודה סטטי יוצר עותק מקומי של הנתונים המיוצאים ומאחסן אותו במחשב שלך. הנתונים מועברים מ- Dynamics 365 (online) למחשב שלך באמצעות חיבור מאובטח, ולא נשמר אף חיבור בין העותק המקומי לבין Dynamics 365 (online).
בעת ייצוא לגליון עבודה דינאמי או PivotTable, נשמר קישור בין גליון העבודה של Excel לבין Dynamics 365 (online). בכל רענון של גליון עבודה דינאמי או PivotTable, יהיה עליך לבצע אימות מול Dynamics 365 (online) באמצעות האישורים שלך. תוכל לראות את הנתונים שיש לך הרשאות להציג אותם.
מנהל מערכת קובע אם משתמשים בארגון שלך מורשים לייצא נתונים ל- Excel באמצעות תפקידי אבטחה.