בעיות ידועות בניהול מסמכים

ההתאמות האישיות והתצורות המתוארות כאן יכולות לגרום לבעיות בתכונת ניהול המסמכים.

רכיבים מ- Iframe

פתיחת רכיב מ- Iframe בטופס ישות מיישום ממשק מאוחד לא תצליח. לדוגמה, טעינת רשת משויכת של מסמך עבור טופס ישות ב- Iframe טוענת את הרשת ב- Iframe, אך המשתמשים לא יוכלו לקיים אינטראקציה עם רשומות המסמך מהרשת.

פתרונות של צד שלישי המשנים תיקיות ניהול מסמכים

פריסת פתרונות של צד שלישי שמשנים את התיקיות הנמצאות בשימוש עם התכונה 'ניהול מסמכים' יכולה לגרום לאופן פעולה לא צפוי. הדוגמאות כוללות:

  • יצירת תיקיות SharePoint ברמת רשומת ישות.
  • שינוי השם של תיקיות SharePoint ברמת רשומת ישות שנוצרו אוטומטית בעבר.
  • העברת תיקיות SharePoint ברמת רשומת ישות שנוצרו אוטומטית בעבר למיקום אחר.

אם אתה נתקל בהתנהגות בלתי צפויה של התכונה 'ניהול מסמכים' כתוצאה משימוש בפתרון של צד שלישי, צור קשר עם ספק הפתרון של הצד השלישי.

שגיאת "קובץ לא נמצא" בעת הוספת קובץ מאתר SharePoint

אם תקבל הודעת שגיאה הקובץ לא נמצא או תיתקל בבעיה בעת הוספת קובץ מאתר SharePoint או מאתר משנה SharePoint ביישומי Customer Engagement ‏(Dynamics 365 Sales, ‏Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service‏, Dynamics 365 Marketing, ו- Dynamics 365 Project Service Automation), הסיבה הסבירה היא שלא יצרת את רשומות מיקום המסמך ביישום מונחה-הדגם כדי להצביע על ספריות ותיקיות מסמכים ב- SharePoint.

מיקומי מסמכים ב- SharePoint הם רשומות ביישומים מונחי-דגמים, כמו Dynamics 365 Sales ושירות לקוחות, שמצביעות על ספריית מסמכים או תיקיה ב- SharePoint. כדי להשתמש באתר או אתר משנה של SharePoint בשילוב SharePoint, עליך להפעיל את אשף הגדרות ניהול המסמכים פעם אחת עם כתובת האתר המתאימה, כך שספריות המסמכים נוצרות באתר.

כדי לאחסן מסמכים עבור רשומות, ספריות המסמכים או התיקיות צריכות להיות במקומן. אם יישום מונחה-דגמים לא מצליח ליצור את ספריות המסמכים והתיקיות באופן אוטומטי, באפשרותך ליצור אותן ידנית ב- SharePoint. לאחר שתיצור ספריות מסמכים ותיקיות ב- SharePoint, עליך ליצור רשומות מיקומי מסמכים ביישומים מונחי-דגמים כדי להצביע על ספריות מסמכים ותיקיות אלה של SharePoint.

למידע נוסף, ראה יצירה או עריכה של רשומות מיקומי מסמכים.

שגיאת "קובץ לא נמצא" בעת שימוש באתרים רבים ב- SharePoint

אם אתה מקבל שגיאה מסוג הקובץ לא נמצא בעת שימוש בכמה אתרי SharePoint, סביר להניח שהסיבה לכך היא שאין ספריות מסמכים לאתר SharePoint חדש. עליך להריץ את אשף הגדרות ניהול המסמכים עבור כל אתר SharePoint שנוסף לאחרונה.

להלן תיאור התרחיש שגורם לשגיאה.

  1. הפעל את אשף הגדרות ניהול המסמכים עבור אתר ברירת המחדל של SharePoint.

  2. ביישום מונחה-דגמים ב- Dynamics 365, הוסף אתר SharePoint חדש (עבור אל הגדרות מתקדמות > ניהול מסמכים > אתרי SharePoint > הוסף אתר SharePoint). זה יוצר רשומה של אתר SharePoint רק ביישום ולא יוצר את ספריות המסמכים ב- SharePoint שנדרשות לניהול מסמכים.

  3. פתח כל ישות שבה ניהול מסמכים מופעל, וצור את מיקום המסמך עבור האתר החדש שהוספת בשלב 2 כאתר האב.

  4. תיתקל בשגיאה "קובץ לא נמצא". הגורם לשגיאה הוא שאין ספריות מסמכים עבור אתר SharePoint חדש זה ב- SharePoint.

כדי לפתור את הבעיה, הרץ את אשף הגדרות ניהול המסמכים עבור האתר שנוסף לאחרונה.

נקודות שיש לשקול:

  • ניהול מסמכים עובד רק עבור ישויות שנבחרו בעת הפעלת אשף הגדרות ניהול המסמכים.

  • אתר SharePoint שעבורו הופעל לאחרונה אשף הגדרות ניהול המסמכים הופך לאתר ברירת המחדל. באפשרותך לאפס את אתר ברירת המחדל במידת הצורך על ידי הפעלת אשף הגדרות ניהול המסמכים שוב עבור אותו אתר ספציפי.

למידע נוסף, ראה יצירה או עריכה של רשומות מיקומי מסמכים.

SharePoint אוכף ויסות משאבים עם 5000 מסמכים או יותר

ספריית מסמכים עם 5000 מסמכים או יותר עשויה להיתקל בוויסות משאבים. משתמשים עשויים להיתקל באופן הפעולה הבא בעת שילוב ניהול מסמכים עם OneNote:

  • מיון בעמודות שאינן העמודה הממוינת של ברירת המחדל עשוי להחזיר את הודעת השגיאה "פעולה זו חרגה ממגבלת הוויסות".
  • השילוב של Microsoft OneNote לא יפעל כאשר בספריית המסמכים יש 5000 מסמכים או יותר.

אם ברשותך יותר מ- 5000 מסמכים בספריית המסמכים שלך, תוכל להציג את המסמכים בתצוגת ברירת המחדל של הרשת. לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול רשימות וספריות גדולות ב- SharePoint.

קשר הגומלין מוכרח להיות מסוג 'אחד לרבים' (‎1:N) בין ישות לישות מסמך SharePoint

למשתמשים אין אפשרות לראות מסמכים כאשר ישויות רבות מצביעות על מיקום מסמך של SharePoint, קשר 'רבים לרבים' (N:N). קשר הגומלין מוכרח להיות מסוג 'אחד לרבים' (‎1:N) בין ישות כלשהי לישות מסמך SharePoint.

ב- Microsoft Dataverse, באפשרותך ליצור ישות ולהפוך את מאפיין ניהול המסמכים לזמין עבור הישות. הדבר מאפשר לישות להשתתף בשילוב עם SharePoint. Power Apps ו- Dataverse תומכים רק בקשר 'אחד לרבים' (‎1:N) בין ישות כלשהי לישות הקשורה למסמך SharePoint. קשר גומלין של רבים לאחד או רבים לרבים בין ישות לישות מסמך SharePoint גורם לכך שהיישום לא מפרט את המסמכים הקיימים בספריית המסמכים של SharePoint.

מיקום מסמך עבור ישויות צאצא

מסמכים של ישות צאצא מופיעים רק בתיקיית מסמכי האב כאשר מיקום מסמך האב נוצר. כדי ליצור את המיקום, נווט אל הכרטיסיה מסמכים של רשומת האב. אם לא נוצר מיקום כזה, מסמכי צאצא לא יופיעו בתיקיית ישות האב. כאשר המיקום נוצר, מסמכי צאצא יתחילו להופיע בתיקיית ישות האב.

מיקום תיקיית המסמכים עבור בדיקות מידע מרובות

אם הישות שנבחרה עבור מבנה התיקיה מבוסס על ישות היא בעלת שתי בדיקות מידע, המסמכים לא יאוחסנו בתיקיית הישות, אלא בתיקיית הבסיס. לדוגמה, אם מבנה התיקיה מבוסס על ישות מוגדר לתיק לקוח, ויש לך ישות בעלת שני תיקי לקוח של בדיקת מידע, כגון הזמנת עבודה, המסמכים הקשורים להזמנות עבודה לא יאוחסנו במיקום מסמך של תיק לקוח כלשהו, אלא יאוחסנו בתיקיית הבסיס.

הזנת תאריך עבור מסמכי OneNote

על מנת להוסיף תאריך למסמך OneNote, באפשרותך לפתוח את מסמך OneNote וללחוץ פעמיים על השדה שמתחת לשורת הכותרת. הדבר מאפשר לך להזין את שדה התאריך ולשמור את המסמך.

לחץ פעמיים על שדה התאריך.

טבלת מסמכים של SharePoint לא מציגה ערכי קלט כשאתה יוצר זרימה

כאשר אתה יוצר גורם מפעיל של זרימה ב- Power Automate שפועל בטבלת מסמכי SharePoint של Dataverse (נקראת 'מסמכים' ב- Power Automate), לא עוברים נתונים מהטבלה אל עורך הזרימה וערכי הקלט של הזרימה מופיעים כמערך ריק.

התנהגות זו מתרחשת משום שטבלת מסמכי SharePoint היא טבלה וירטואלית ונתוני טבלת המסמכים של SharePoint ו- OneDrive אינה מאוחסנת ב- Dataverse. להלן דוגמה לגורם מפעיל של זרימה המשתמש בטבלת מסמכי SharePoint.

גורם מפעיל נמוך המשתמש בטבלת מסמכי SharePoint מ- Dataverse

בעיות ידועות

רשת משויכת של מסמך בטופס התצוגה המהירה של ישות הצאצא

הרשת המשויכת של המסמך נועדה להציג מסמכים הקשורים להקשר הישות שבו היא מעובדת. הטבעת הרשת המשויכת של המסמך בטופס תצוגה מהירה של ישות קשורה (צאצא) והגדרת הרשת להצגת מסמכים מישות האב שלה אינה נתמכת.

שילוב SharePoint אינו תומך ברשת הניתנת לעריכה של Dynamics 365

שילוב SharePoint אינו פועל עם רשת הניתנת לעריכה של Dynamics 365, בגלל תופעות לוואי ידועות המונעות משילוב SharePoint לעבוד כראוי. תופעות הלוואי כוללות: כשל בטעינת מסמך לרשת, חוסר יכולת ליצור או להעלות מסמכים וחוסר יכולת חיפוש בתוך הרשת.

המספר המרבי של שורות שלא כובד ברשת המשויכת למסמך

המערכת תתעלם מהגדרת התצורה הבאה בחלונית DocumentGrid.

  • מספר שורות מרבי: ערך
  • השתמש בשטח הזמין: לא מסומן

עבור ממשק מאוחד ותאימות לאחור, מגבלת השורות ברשת המשויכת למסמך מוגדרת ל-5000 ו-השתמש בשטח הזמין מושבת. זוהי מגבלה ידועה.

הודעת שגיאה בעת פתיחת רשומה: "לרשומה אין מיקום SharePoint המשויך אליה. ‏‏הוסף מיקום SharePoint."

בעיה זו יכולה להתרחש כאשר אתה משתמש ברכיב הרשימה מהדור הקודם עבור ניהול מסמכים. רכיב הרשימה אינו נתמך בגירסאות הנוכחיות של יישומי Power Apps או Dynamics 365.

בשנת 2015 הכרזנו על הוצאה משימוש של רכיב הרשימה. שים לב כי רכיב רשימה לא פורסם עבור Power Apps או הגירסאות הנוכחיות של Dynamics 365, וגירסאות קודמות של רכיב הרשימה אינן נתמכות עם גירסאות אלה.

אם אתה משתמש ברכיב הרשימה, עליך להעביר את ניהול המסמכים שלך כדי להשתמש באימות מבוסס-שרת.

למידע נוסף

פתרון בעיות בנושא אימות מבוסס-שרת
פתרון בעיות של שילוב SharePoint