השתמש בסינון ובמתאם של הודעות דואר אלקטרוני כדי לציין אילו הודעות דואר אלקטרוני נמצאות במעקב
עם סינכרון בצד השרת ו- Dynamics 365 App for Outlook, באפשרותך ליצור באופן אוטומטי פעילויות דוא"ל ביישומי מעורבות לקוחות(כגון Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Marketing, Dynamics 365 Field Service, ו- Dynamics 365 Project Service Automation). יישומים אלה מבוססים על הודעות דוא"ל שהתקבלו.
עם אוטומציה למעקב אחר הודעות דוא"ל, משתמשים יכולים לבחור אפשרות סינון שקובעת אילו הודעות דוא"ל נמצאות במעקב.
משתמשים יכולים להגדיר את אפשרויות סינון הדוא"ל הבאות בתיבת הדו-שיח הגדרת אפשרויות אישיות בכרטיסיה דואר אלקטרוני. לקבלת מידע נוסף, ראה הגדר אפשרויות אישיות שמשפיעות על המעקב והסינכרון בין יישומי מעורבות לקוחות ל- Outlook או Exchange.
כל הודעות הדואר האלקטרוני: כל הודעות הדואר האלקטרוני שהמשתמש מקבל נמצאות במעקב ב- Dynamics 365 כפעילות דוא"ל.
הודעות דואר אלקטרוני בתגובה לדואר אלקטרוני: רק תשובות להודעות דואר אלקטרוני שכבר נמצאות במעקב נשמרות כפעילויות דואר אלקטרוני ב- Dynamics 365.
הודעות דואר אלקטרוני מהפניות, אנשי קשר וחשבונות: רק הודעות דוא"ל שנשלחות ומפוענחות לשורה של הפניה, איש קשר או חשבון ב- Dynamics 365 נשמרות כפעילויות.
הודעות דואר אלקטרוני מרשומות המותאמות לדואר אלקטרוני: הודעות דואר אלקטרוני נמצאות במעקב מכל שורה שמפוענחת לכתובת דואר אלקטרוני ב- Dynamics 365, כולל טבלאות מותאמות אישית.
אין הודעות דואר אלקטרוני: לא מתבצע מעקב אחר הודעות הדואר האלקטרוני שהתקבלו על-ידי המשתמש (יהיו פעילויות שנוצרו). אפשרות זו משפיעה רק על הודעות דואר אלקטרוני במעקב אוטומטי.
הערה
אפשרויות אלה ניתנות להגדרה כדי לעקוב אוטומטית אחר פריטים שנשלחו וניתן להגדיר אותן גם עבור תורים ותיבות דואר בתור.

הודעות דואר אלקטרוני שמתבצע מעקב ידני אחריהן על-ידי משתמש ב- Outlook דרך Dynamics 365 App for Outlook, מעקב ברמת התיקיה, או קטגוריית Outlook מסונכרנות עם Dynamice 365 ללא קשר לאפשרויות המסנן המוגדרות, משום שהמשתמש רוצה לעקוב ידנית אחר הדוא"ל אל Dynamics 365.
אפשרויות הודעות דואר אלקטרוני נשלחות בתגובה לדואר אלקטרוני מופעלות כברירת מחדל. המתאם מתרחש לאחר סינון של הודעת דוא"ל. מנהל מערכת יכול לבטל כל מעקב אחר הודעות עבור משתמש מסוים על-ידי הגדרת דואר אלקטרוני נכנס תחת שיטת סינכרון בתור ללא בטופס תיבת דואר. משמעות הדבר היא שהסינכרון בצד השרת לא יעבד את תיבת הדואר עבור הודעות דוא"ל נכנסות, כך שלא יבוצע מעקב אחר הודעות דוא"ל נכנסות מתיבת הדואר ב- Dynamics 365.
מנהל מערכת יכול להפעיל או להשבית מתאם דואר אלקטרוני דרך תיבת הדו-שיח הגדרות מערכת בכרטיסיה דואר אלקטרוני ברמת הארגון.
השתמש בשיחות כדי לעקוב אחר הודעות דואר אלקטרוני
Dynamics 365 משתמש במידע הבא מהודעת דואר אלקטרוני כדי לקבוע אם הודעת דואר אלקטרוני חדשה תואמת להודעת דואר אלקטרוני קיימת ב- Dynamics 365:
MessageId (מוסתר בממשק המשתמש של לקוח הדוא"ל, אך מוטבע על כותרת הודעת הדוא"ל): מזהה באופן ייחודי הודעת דוא"ל שמוטבעת על כל הודעת דוא"ל.
InreplyTo (מוסתר בממשק משתמש של לקוח דוא"ל, אבל מוחתם בכותרת הודעת הדוא"ל): מכיל את messageId שהודעת הדוא"ל היא בתגובה אליה.
ConversationIndex (מוסתר בממשק המשתמש של לקוח הדואר האלקטרוני אך מוטבע בכותרת הודעת הדוא"ל): מכיל נתונים המשייכים הודעת דוא"ל לרצף תגובות דוא"ל.
אסימון מעקב בנושא (גלוי בנושא הדואר האלקטרוני): רעיון Dynamics 365 שמוטבע ישירות בשורת הנושא.
מילות נושא ונמענים: התאמה חכמה היא רעיון של Dynamics 365 שמשתמש במידע זה על סמך קביעת תצורה.
הלוגיקה של מתאם הדוא"ל עוברת על כל אחת מאפשרויות המתאם הללו, בסדר הזה:
בתגובה למתאם: כאשר הודעת דואר אלקטרוני מנותחת עבור מתאם, אם הכותרת inreplyto קיימת ומכילה messageId של הודעת דואר אלקטרוני שכבר קיימת ב- Dynamics 365, יש לדואר האלקטרוני מתאם להודעת דואר אלקטרוני קיימת. זה מוגדר ל מופעל כברירת מחדל, שזו האפשרות המומלצת. מתאם הדוא"ל מדויק, אין תוצאות חיוביות מוטעות.

מעקב אחר מתאם אסימון: כאשר הודעת דואר אלקטרוני מנותחת עבור מתאם, אם הנושא מכיל אסימון מעקב, המערכת מחפשת הודעות דוא"ל קיימות ב- Dynamics 365 המסתכלות על אותו אסימון מעקב. אם יש התאמה, אזי יש מעקב אחר הודעת הדואר האלקטרוני החדשה וקשורה לדואר האלקטרוני היוצא. אפשרות זו מוגדרת ל מופעל כברירת מחדל.
הערה
מידע אסימון מעקב גלוי למשתמש וניתן לשנות אותו, מה שעלול לגרום לדואר אלקטרוני להתאים לכתובת הדוא"ל הלא נכונה.

אינדקס שיחות: כאשר הודעת דואר אלקטרוני מנותחת עבור מתאם, אם אינדקס שיחה קיים בכותרות, והודעת דוא"ל אחרת קיימת ב- dynamics עם אותה כותרת אינדקס שיחה, הודעת הדוא"ל תהיה במתאם

התאמה חכמה: כאשר הודעת דואר אלקטרוני מנותחת עבור מתאם, הנמענים והמילים בנושא מחולצים, הודעות דואר אלקטרוני עם נמענים דומים ומספיק מילות נושא תואמות יהיו במתאם אליה. לקבלת מידע נוסף, ראה התאמה חכמה.
הערה
התאמה חכמה עלולה לגרום למתאם דואר אלקטרוני כדי להגיע לתוצאות חיוביות מוטעות, ולכן לא מומלץ להפעיל אותה. עם זאת, היא זמינה למקרה שתצטרך לבצע מתאם של הודעות דוא"ל שלא שייכות לאותו רצף תגובות של דוא"ל.

כיצד יישומי Customer Engagement משתמשים באסימוני מעקב
אסימון מעקב הוא מחרוזת אלפאנומרית שנוצרת על-ידי יישומי Customer Engagement ומצורפת לסופה של שורת הנושא בדואר אלקטרוני. הוא מתאים פעילויות דואר אלקטרוני להודעות דואר אלקטרוני.
אסימוני מעקב מוסיפים רכיב מתאם נוסף. כאשר היישום שלך יוצר פעילות דואר אלקטרוני יוצא, התגובה המתקבלת של דואר אלקטרוני שמגיעה במערכת של יישומי Dynamics 365 מתואמת לאחר מכן לפעילות המקורית.
כברירת מחדל, תכונת אסימון המעקב מופעלת.
מבנה של אסימון מעקב
כברירת מחדל, יישומי מעורבות לקוחות משתמשים במבנה האסימון שלהלן, המורכב מקידומת של ארבעה תווים ומזהה בן 7 ספרות.
![]()
הטבלה הבאה מפרטת את החלקים של אסימון מעקב ותיאורים.
| חלק | תיאור |
|---|---|
| קידומת | ניתן להגדרה מ- 1 עד 20 תווים. ערך ברירת המחדל הוא יישומי Dynamics 365: הקידומת יכולה להיות ייחודית לכל ארגון או סביבה. לדוגמה, בפריסה מרובת דיירים של יישומי Customer Engagement, אנו ממליצים לכל ארגון לקבוע תצורה של קידומת ייחודית ולהשתמש בה. |
| מספר מעקב אחר בסיס פריסה | ניתן להגדרה מ- 0-2,147,483,647. ערך ברירת המחדל הוא 0. יכול לשמש כמזהה עבור סביבה ספציפית. |
| טווח ספרות של מספר המשתמש | ניתן להגדרה מ- 1-9. טווח ברירת המחדל הוא שלוש (3) ספרות. ערך זה קובע בכמה ספרות יש להשתמש כאשר יישום מעורבות לקוחות יוצר את המזהה המספרי עבור המשתמש שיצר את פעילות הדואר האלקטרוני. |
| טווח הספרות עבור מונה הודעות מצטבר | ניתן להגדרה מ- 1-9. טווח ברירת המחדל הוא שלוש (3) ספרות. ערך זה קובע בכמה ספרות יש להשתמש כאשר יישומי Customer Engagement יוצרים את המזהה המספרי לפעילות הדואר האלקטרוני (לא ההודעות הבודדות שהפעילות מכילה). הערה: אם תשתמש בערך ברירת המחדל כדי ליצור אסימון עם מספר בן שלוש ספרות, הוא יגדיל את מספר עד 999 ולאחר מכן יפעיל מחדש את המספר ב- 000. באפשרותך להשתמש בהזמנה גדולה יותר של ספרות כדי לצמצם את האפשרות של הקצאת אסימונים כפולים להליכי משנה פעילים של דואר אלקטרוני. |
כדי לאפשר, להשבית או להגדיר אסימוני מעקב, בצע את הפעולות הבאות:::
עבור אל הגדרות > ניהול > הגדרות מערכת.
לחץ על הכרטיסיה דואר אלקטרוני.
באזור הגדרת מתאם דוא"ל באפשרותך לבטל, להפעיל או לשנות את מבנה אסימון המעקב המשמש כברירת מחדל.
התאמה חכמה
כאשר הודעת דואר אלקטרוני נכנסת מעובדת על-ידי הסינכרון בצד השרת, המערכת מחלצת מידע המשויך לנושא הודעת הדואר האלקטרוני, כתובת השולח וכתובות של נמענים שקושרים את פעילות הדואר האלקטרוני לשורות אחרות. תהליך התאמה זה, המכונה גם התאמה חכמה, משתמש בקריטריונים הבאים כדי להתאים מידע של הודעות דואר אלקטרוני שהתקבלו לפעילויות דואר אלקטרוני:
- התאמת נושא: המערכת מתעלמת מקידומות, כגון RE: או Re:, ומכתב. לדוגמה, נושאים של הודעות דואר אלקטרוני עם Re: שלום ו- שלום ייחשבו כהתאמה.
- התאמת שולח ונמען: המערכת מחשבת את המספר של התאמה מדויקת של כתובות דואר אלקטרוני של הנמענים והשולחים.
לאחר השלמת תהליך ההתאמה, המערכת בוחרת את הבעלים והאובייקט של הודעת דואר אלקטרוני נכנס.
כברירת מחדל, התאמה חכמה מבוטלת.
הערה
ניתן לבטל, להפעיל ולשנות את הגדרות ההתאמה החכמה בתיבת הדו-שיח הגדרות מערכת - בכרטיסיה דואר אלקטרוני.
איך פועלת התאמה חכמה
התאמה חכמה מסתמכת לחלוטין על קיומו של דמיון בין הודעות דוא"ל. רשימת הנושא והנמענים (מאת, אל, עותק ועותק מוסתר) הם שני המרכיבים החשובים שנבדק הדמיון שלהם.
כאשר הודעת דואר אלקטרוני נשלחת מ- Dynamics 365, יש שתי קבוצות של קודי Hash שנוצרות ומאוחסנות במסד הנתונים.
קודי Hash של נושא: כדי ליצור קודי Hash של נושאים, נושא הדואר האלקטרוני, שעשוי לכלול את אסימון Dynamics 365 אם השימוש בו מופעל בהגדרות המערכת, נבדק תחילה עבור מילות רעש כמו RE:, FW: וכדומה. מילות הרעש נמחקות מהנושא ונוצר אסימון שלהן. כל האסימונים (המילים) הלא ריקים עוברים תהליך של הפיכה ל- Hash כדי ליצור קודי Hash של נושאים.
קודי Hash של נמען: כדי ליצור את קודי ה- Hash של הנמען, רשימת הנמען (מאת, אל, עותק, עותק מוסתר) מנותחת עבור כתובות דוא"ל ייחודיות. עבור כל כתובת דוא"ל ייחודית נוצר קוד Hash של כתובת.
לאחר מכן, כאשר מתבצע מעקב אחר הודעת דוא"ל נכנסת (מגיעה) ב- Dynamics 365, אותה שיטה מבוצעת כדי ליצור את קודי ה- Hash של הנושא והנמען.
כדי למצוא את המתאם בין הדוא"ל הנכנס לדוא"ל היוצא, מתבצע חיפוש של קודי ה- Hash של הנושא והנמען המאוחסנים לאיתור ערכים תואמים. שתי הודעות דוא"ל נמצאות במתאם אם יש להן אותה ספירה של קודי Hash של נושא ולפחות שני קודי Hash תואמים של נמען.
כיצד ניתן להגדיר התאמה חכמה?
ישנן הגדרות מתקדמות המאפשרות לך לטפל בהתנהגות ההתאמה החכמה.
- HashFilterKeywords: זהו ביטוי רגולרי המשמש לביטול הרעש בשורת הנושא. כל המופעים התואמים של הביטוי הרגולרי הקיימים בשורת הנושא מוחלפים במחרוזות ריקות לפני יצירת ה- hash של הנושא.
ערך ברירת מחדל: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+
בעיקרון זה מצביע על כך שאנחנו באופן פנימי (כברירת מחדל) נתעלם מכל מילה ב(כפולות שלה) בתחילת שורת הנושא הכוללת ":" בסופה, לדוגמה.
| נושא | מילים שזוכות להתעלמות | |
|---|---|---|
| 1 | בדיקה | ללא |
| 2 | RE: מבחן | RE: |
| 3 | FW: RE: מבחן | FW: RE: |
הערה
כברירת מחדל אנחנו לא מתעלמים מביטויי התחלה בשורת הנושא כמו "מחוץ למשרד:" מכיוון שאין מילה ראשונה עם ":" לצדה. כדי להתעלם מביטוי זה, באפשרותך לעדכן את הביטוי הרגיל ברישום כ- "^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+|מחוץ למשרד:". אל תציב את המרכאות הכפולות שיש לי סביב המחרוזת בדוגמה בתוך הרישום. הטקסט ברישום צריך להיות רק הביטוי הקבוע שבו ברצונך להשתמש כדי להתעלם ממילים משורת הנושא.
HashMaxCount: זהו המספר המרבי של קודי Hash שנוצר עבור כל נושא או רשימת נמענים. לדוגמה, אם הנושא לאחר ביטול הרעש מכיל יותר מ- 20 מילים, רק 20 המילים הראשונות נחשבות.
ערך ברירת מחדל: 20HashDeltaSubjectCount: זוהי הדלתא המרבית המותרת בין ספירת ה- hash של הנושאים של הודעות הדוא"ל שיש לבצע מתאם שלהן.
ערך ברירת מחדל: 0HashMinAddressCount: זוהי התאמת ספירת ה- hash המינימלית הנדרשת ברשימת הנמענים כדי שיהיה מתאם של הודעות הדוא"ל.
ערך ברירת מחדל: 2
ראה גם
תיבת דואר להעברה לעומת תיבות דואר נפרדות
שיוך כתובת דואר אלקטרוני לשורה