מהי הדרך הטובה ביותר להשתמש ב- Outlook ויישומי Customer Engagement יחד?
ישנן שלוש דרכים להשתמש ביישומים מונחי-דגמים ביישומי Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, ו- Dynamics 365 Project Service Automation), ו- Outlook יחד:
-
Dynamics 365 App for Outlook
-
Dynamics 365 for Outlook
מעקב אחר תיקיות ב- Microsoft Exchange
להשתמש ב- Dynamics 365 App for Outlook בצירוף סינכרון בצד השרת כדי להציג נתונים של יישומי Customer Engagement ב- Outlook ולעקוב אחר רשומות Outlook ביישומי Customer Engagement. באפשרותך להשתמש ב- Dynamics 365 App for Outlook יחד עם Microsoft Outlook באינטרנט, יישום שולחן העבודה של Outlook, או עם Outlook למכשירים ניידים. עם Dynamics 365 App for Outlook, המידע של יישומי Customer Engagement מופיע בסמוך להודעות הדואר האלקטרוני או לפגישות Outlook של המשתמש. לדוגמה, אנשים יכולים לראות תצוגה מקדימה של מידע אודות אנשי קשר והפניות שמאוחסנים ביישומי Customer Engagement ולהוסיף אנשי קשר ישירות מתוך הודעת דואר אלקטרוני. הם יכולים גם לקשר רשומות דואר אלקטרוני, פגישה ואיש קשר לרשומות חדשות או קיימות, למשל הרשומות הזדמנות, תיק לקוח או אירוע. כדי להשתמש ב- Dynamics 365 App for Outlook, עליך לסנכרן דואר אלקטרוני עם סינכרון בצד השרת. מידע נוסף: שילוב מערכת הדואר האלקטרוני שלך
באיזו תדירות רשומות יסונכרנו באמצעות סינכרון בצד השרת?
אם אתה סנכרן רשומות באמצעות סינכרון בצד השרת, התהליך הוא דינאמי וייחודי עבור תיבת הדואר של כל משתמש. אלגוריתם הסינכרון מבטיח שתיבות הדואר יהיו מסונכרנות בהתאם לפרמטרים דינאמיים כגון מספר הודעות דואר אלקטרוני והפעילות בתוך תיבת הדואר. בדרך כלל, סינכרון דואר אלקטרוני מתרחש כל 5 דקות. כשבתיבת דואר יש הרבה הודעות דואר אלקטרוני, ניתן להפחית את מרווח הזמן באופן דינמי ל- 2 דקות. אם תיבת הדואר פחות פעילה, ניתן להעלות את מרווח הזמן עד ל- 12 דקות. באופן כללי, ניתן להניח כי תיבת דואר תסונכרן כל 12 דקות לפחות.
עם זאת, כאשר אתה משתמש ב- Dynamics 365 App for Outlook כדי להגדיר את רשומת 'לגבי' או לעקוב אחריה עבור הודעות דואר אלקטרוני או פגישה, סינכרון מתרחש מיידית ברוב התרחישים עבור הודעות דואר אלקטרוני שהתקבלו ופגישות שנשלחו. אם סינכרון מיידי ב- Dynamics 365 App for Outlook נכשל, נשתמש בסינכרון בצד השרת כדי ליצור או לעדכן את רשומת הפעילות.
היכן אוכל למצוא מידע אודות פתרון בעיות סינכרון בצד השרת?
באפשרותך לחפש מידע על פתרון בעיות ובעיות מוכרות כאן: פתרון בעיות ודברים שכדאי לדעת על סינכרון בצד השרת.
האם הרשאות אבטחה משפיעות על הסינכרון?
כן. אם מנהל מערכת יישם אבטחה עבור רשומות או שדות מסוימים, זה עשוי להשפיע על הנתונים המסונכרנים.
הודעות בנושא פרטיות
אם אתה משתמש ב- Dynamics 365, כאשר תשתמש בסינכרון בצד השרת, אנשי קשר ופעילויות של Dynamics 365 (כולל הודעות דואר אלקטרוני, פגישות, אנשי קשר ומשימות) יסונכרנו עם מערכת הדואר האלקטרוני שצוינה (כגון Exchange).
מנהל מערכת יכול לקבוע את התצורה של פונקציונליות סינכרון בצד השרת כדי לציין אילו משתמשים יכולים לשלוח הודעות דואר אלקטרוני או פגישות מ- Dynamics 365 או לסנכרן פעילויות ואנשי קשר בין Dynamics 365 לתיבת הדואר של המשתמש. מנהל המערכת ומשתמשי הקצה יכולים להמשיך ולהתאים אישית קריטריוני סינון, ומנהלי מערכת יכולים אף לקבוע אילו שדות ישות לסנכרן.
אם אתה משתמש ב- Dynamics 365 (online), בעת השימוש בתכונה 'סינכרון עם Outlook', הנתונים של Dynamics 365, שאותם אתה מסנכרן, "מיוצאים" אל Outlook. נשמר קישור בין המידע ב- Outlook למידע ב- Dynamics 365 (online) כדי להבטיח שהמידע יישאר עדכני בשתי המערכות. סינכרון Outlook מוריד רק את מזהי הרשומות הרלוונטיים של Dynamics 365 שבהם יש להשתמש כאשר משתמש מנסה לעקוב אחר פריט Outlook ולקבוע 'לגבי' עבורו. נתוני החברה אינם מאוחסנים במכשיר.
מנהל מערכת קובע אם המשתמשים בארגון שלך מורשים לסנכרן את נתוני Dynamics 365 עם Outlook באמצעות תפקידי אבטחה.
כדי להשתמש ב- Microsoft Dynamics 365 for Outlook, עליך להיכנס באמצעות האישורים שלך (כתובת דואר אלקטרוני וסיסמה). באפשרותך לבחור לשמור מידע זה באופן מקומי, כדי שלא תתבקש להזין את האישורים בכל פעם שתפתח את Outlook. אם תבחר לשמור מידע זה באופן מקומי, Dynamics 365 for Outlook יתחבר באופן אוטומטי אל Microsoft Dynamics 365 (online) בכל פעם שתפתח את Outlook.
לאחר הפעם הראשונה שבה תיכנס למערכת ותשתמש ב- Dynamics 365 for Outlook, החיבור בין המחשב שלך ו- Dynamics 365 (online) יהיה פתוח תמיד כשתהיה לך גישה לאינטרנט. באפשרותך לבחור לבטל את החיבור בין המחשב שלך לבין Dynamics 365 באמצעות הגדרת תצורה בלבד, אך אם תבטל את החיבור, ייתכן שתהיה פגיעה בביצועים של Dynamics 365 for Outlook.
אם תשתמש ב- Dynamics 365 for Outlook כדי לעקוב אחר הודעת דואר אלקטרוני, רצף התגובות להודעת הדואר האלקטרוני יהיה גלוי למשתמשים בארגון שלך שיש להם הרשאה להציג אותו.
עבור כל דואר אלקטרוני שתקבל, Dynamics 365 for Outlook ישלח אל Dynamics 365 (online) את כתובת הדואר האלקטרוני של השולח, את כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען ואת שורת הנושא של ההודעה. הדבר מאפשר ל- Dynamics 365 (online) לוודא אם השירות Dynamics 365 (online) צריך לאחסן הודעת דואר אלקטרוני מסוימת. כאשר אתה עוקב אחר פריט, עותק של הפריט יישמר על-ידי שירות Dynamics 365 ויהיה גלוי למשתמשים אחרים בארגון שלך שיש להם הרשאות מתאימות. כאשר אתה מבטל את המעקב אחר פריט, עותק זה נמחק אוטומטית מ- Dynamics 365 (online) רק אם הפריט נמצא בבעלותך.