השתמש בתבניות Word ליצירת מסמכים מתוקננים
לאחר שתיצור ותייבא את תבניות Office Word אל יישומי Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ו- Dynamics 365 Project Service Automation), משתמשים יוכלו ליצור מסמכים מתוקננים המאוכלסים בנתונים באופן אוטומטי בלחיצה אחת. לתכונה זו יש כמה שיקולים מיוחדים שעליך לדעת כדי שתוכל ליצור בהצלחה תבניות Word.
אזהרה
קיימת בעיה ידועה בעת יצירת תבניות ב- Word. נושא זה מכיל מידע המסביר כיצד למנוע אינטראקציות אשר עלולות לפגוע ביציבות של Word. ראה: בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה
הגירסאות הבאות של Word נתמכות.
| אזור | גירסת Word |
|---|---|
| יצירת תבנית חוזה ב- Word | 2013, 2016 |
| נעשה שימוש במסמך Word שנוצר ביישומי Customer Engagement | 2010, 2013, 2016 |
הערה
מסמכי Word שמופעלים על-ידי מאקרו (.docm) אינם נתמכים.
בצע את השלבים בנושא זה כדי ליצור תבניות Word ולהשתמש בהן בהצלחה ביישומי Customer Engagement.
שלב 1: יצירת תבנית Word
איפה אפשר ליצור תבנית
יש שלושה מקומות ביישומי Customer Engagement שבהם ניתן ליצור תבנית Word:
מדף הגדרות. עבור אל הגדרות > תבניות > תבניות מסמכים > חדש(
). אתה צריך הרשאות מספיקות כדי לגשת לדף 'הגדרות', כגון מנהל מערכת או אחראי על התאמה אישית של המערכת.מתוך רשומה. פתח רשומה כגון תיק לקוח ב- Sales. עבור אל Sales > תיקי לקוחות > תיקי הלקוחות הפעילים שלי. לחץ על תיק לקוח כדי לפתוח אותו ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word. תבניות שנוצרו כאן הן אישיות וזמינות רק למשתמש שיצר את התבנית.
מרשימת רשומות. למשל, עבור אל Sales > תיקי לקוחות > תיקי הלקוחות הפעילים שלי. בחר תיק לקוח מסוים כדי לפתוח אותו ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word.

עצה
כדי למחוק תבניות מסמכים אישיים, בצע את הפעולות הבאות:
- לחץ על חיפוש מתקדם (
). - עבור חפש את, בחר תבניות מסמכים אישיים.
- לחץ על תוצאות (!).
- בחר את תבנית המסמך האישית למחיקה, ולאחר מכן לחץ על מחק (
).
כדי לעדכן תבניות, מחק את התבנית ולאחר מכן העלה גרסה מעודכנת של אותה תבנית.
לאחר לחיצה על צור תבנית Word, בחר ישות כדי לסנן לפיה ולאחר מכן לחץ על תבנית Word > בחר ישות.

דף הבחירה של קשרי גומלין מופיע.

מהם קשרי גומלין של 1:N, N:1, ו- N:N?
מסך זה דורש הבנה של מבנה הנתונים ביישומי Customer Engagement שלך. מנהל המערכת או האחראי על התאמה אישית יכולים לספק מידע אודות קשרי גומלין בין ישויות. לתוכן למנהלי מערכת, ראה: מבט כולל על קשרי גומלין בין ישויות.
להלן כמה קשרים לדוגמה עבור הישות 'תיק לקוח'.
| קשר גומלין | תיאור |
|---|---|
![]() |
בתיק לקוח יכולים להיות אנשי קשר מרובים. |
![]() |
בהפניה, בתיק לקוח או באיש קשר יכולים להיות חשבונות מרובים. |
![]() |
בתיק לקוח יכולים להיות רשימות שיווק מרובות. ברשימת שיווק יכולים להיות תיקי לקוחות מרובים. |
קשרי הגומלין שתבחר במסך זה קובעים אילו ישויות ושדות יהיו זמינים במועד מאוחר יותר כאשר תגדיר תבנית Word. בחר רק את הקשרים הנדרשים להוספת נתונים לתבנית Word.
הערה
כדי להבטיח שהמסמכים יירדו בתזמון מתאים, יש מגבלה עליונה של 100 עבור מספר הרשומות הקשורות שמוחזרות עבור כל קשר. לדוגמה, אם אתה מייצא תבנית עבור תיק לקוח וברצונך לכלול את רשימת אנשי הקשר שלו, המסמך יחזיר לכל היותר 100 אנשי קשר של תיק הלקוח.
הורד את התבנית
לחץ על הורד תבנית בדף בחר ישות כדי ליצור קובץ Word במחשב המקומי שלך עם הישות שייצאת כקובץ נתוני XML.
חשוב
ניתן להשתמש בתבנית מסמך שהורדה מסביבה אחת בלבד בתוך אותה סביבה. העברה מסביבה לסביבה עבור תבניות Word או Excel אינה נתמכת כעת.
שלב 2: הפוך את כרטיסיית המפתחים לזמינה
פתח את קובץ התבנית ב- Word. בנקודה זו, המסמך נראה ריק.

כדי לראות ולהוסיף נתוני XML של יישומי Customer Engagement, עליך להפוך את כרטיסיית המפתחים של Word לזמינה.
עבור אל קובץ > אפשרויות > התאמה אישית של רצועת הכלים, ולאחר מכן אפשר את מפתח.

לחץ על אישור.
האפשרות מפתח מופיעה כעת ברצועת הכלים של Word.

חשוב! בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה
קיימת בעיה ידועה בתבניות Word ו- Office Word שנוצרו ביישומי Customer Engagement. בסעיף הבא, תוסיף שדות של פקד תוכן XML לתבנית Word.
אזהרה
מספר דברים עלולים לגרום ל- Word לקפוא, מה שדורש ממך להשתמש ב- מנהל המשימות כדי להפסיק את Word:
- הוספת פקד תוכן אחר מאשר תמונה או טקסט רגיל.
- ביצוע שינוי טקסטואלי, כגון שינוי האותיות הרישיות או הוספת מלל לפקד תוכן. שינויים אלה עלולים להתרחש באמצעות תיקון שגיאות אוטומטי, כמו גם עריכות של המשתמש. כברירת מחדל, תיקון השגיאות האוטומטי של Microsoft Word הופך משפטים לאותיות רישיות. בעת הוספת שדה פקד תוכן, Word יראה אותו בתור משפט חדש ויהפוך אותו לאותיות רישיות כאשר המוקד יוצא מהשדה.
כדי למנוע בעיות עם שדות הבקרה, בצע את הפעולות הבאות:
הוסף שדות רק כטקסט רגיל או תמונה
השתמש בחלונית מיפוי XML כדי להוסיף שדות ישות לתבנית Word שלך. זכור להוסיף שדות רק כ טקסט רגיל או כ תמונה.

אל תבצע שינויים טקסטואליים כלשהם בפקד התוכן שנוסף
באפשרותך לבצע שינויי עיצוב בשדות פקד תוכן, כגון הדגשה של הטקסט, אך לא שינויים טקסטואליים אחרים, כולל שינוי רישיות.

אם אתה נתקל בבעיות שבהן Word נתקע או ירידה בביצועים, נסה לבטל את תיקון השגיאות האוטומטי.
בטל תיקון שגיאות אוטומטי
כאשר קובץ התבנית פתוח ב- Word, עבור אל קובץ > אפשרויות > הגהה > אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי.

בטל את הבחירה ב- הפוך אות ראשונה במשפט לרישית ו- השתמש אוטומטית בהצעות של בודק האיות.

בטל את הסימון באפשרות מקפים (--) בקו מפריד (-) בכרטיסיות עיצוב אוטומטי ו- עיצוב אוטומטי בעת ההקלדה.
לחץ על אישור.
אם ביצעת את ההמלצות לעיל, אתה מוכן להגדיר תבנית Word.
שלב 3: הגדרת תבנית Word
השתמש בחלונית מיפוי XML כדי להגדיר את תבנית Word עם שדות ישות.
בתבנית Word, לחץ על מפתח > חלונית מיפוי XML.

סכימת ה-XML המשמשת כברירת מחדל נבחרת.

בחר את סכימת ה-XML. היא תתחיל ב- "urn:microsoft-crm/document-template/".

חשוב
אם יש לך עריכות שמבוצעות בשוגג לעתים קרובות, שגורמות ל- Word להיתקע או לירידה בביצועים, הקפד לבטל את האפשרות של תיקון שגיאות אוטומטי לפי הסעיף: "בעיה מוכרת וכיצד להימנע ממנה".
הרחב את הישות, לחץ לחיצה ימנית על שדה הישות, ולאחר מכן לחץ על הוספת פקד תוכן > טקסט רגיל.

שדה הישות נוסף לתבנית Word.

הוסף שדות ישות נוספים, הוסף תוויות תיאוריות וטקסט ולאחר מכן עצב את המסמך.
תבנית שהושלמה עשויה להיראות כך:

יש להניח שלחלק משדות פקדי התוכן שהזנת יש מספר שורות של נתונים. לדוגמה, לתיקי לקוחות יש יותר מאיש קשר אחד. כדי לכלול את כל הנתונים בתבנית Word שלך, הגדר את שדה פקד התוכן כך שיחזור.
הגדרת שדות פקד תוכן לחזרה
מקם שדות עם נתונים שחוזרים בשורת טבלה.
בחר את כל שורת הטבלה בתבנית.

בחלונית מיפוי XML, לחץ לחיצה ימנית על קשר הגומלין המכיל את שדות פקד התוכן ולאחר מכן לחץ על חוזר.

בעת שימוש בתבנית Word ביישומי Customer Engagement כדי ליצור מסמך, הטבלה תתמלא בשורות מרובות של נתונים.
כאשר התבנית כוללת את השדות והעיצוב הרצויים, שמור אותה והעלה אותה אל יישומי Customer Engagement.
שלב 4: העלאה של תבנית Word חזרה ליישומי Customer Engagement
כאשר תבנית ה- Word מוגדרת באופן שאתה רוצה, שמור אותה כדי שתוכל להעלות אותה אל יישומי Customer Engagement.
גישה לתבנית ה-Word החדשה שנוצרה תלויה בדרך שבה העלית אותה ולהרשאות הגישה שהוענקה לתפקיד האבטחה. הקפד לעיין בנושא שימוש בתפקידי אבטחה כדי לשלוט בגישה לתבניות.
מנהלי מערכת יכולים להשתמש בדף ההגדרות כדי להעלות תבנית Word לתוך יישומי Customer Engagement. תבנית שהועלתה ב'הגדרות' זמינה לכל המשתמשים בארגון שלך.
למנהלי מערכת: העלאה של תבנית Word ליישומי Customer Engagement
עבור אל הגדרות > תבניות > תבניות מסמכים.
לחץ על העלאת תבנית.
גרור את הקובץ Word בתיבת הדו-שיח או עבור לקובץ.

לחץ על העלה.
משתמשים ללא הרשאות מנהל יכולים להעלות תבנית לשימושם העצמי מתוך רשימת הרשומות.
עבור מי שאינו מנהל מערכת או עבור מנהלי מערכת המעוניינים ליצור תבנית אישית: העלאת תבנית Word ליישומי Customer Engagement
פתח דף עם רשימת הרשומות, לדוגמה, רשימת לקוחות ב- Sales.
בחר פריט מסוים, למשל תיק לקוח, ולאחר מכן לחץ על יותר (...) > תבניות Word > צור תבנית Word.
לחץ על תבנית Word > העלה.

גרור את הקובץ Word בתיבת הדו-שיח או עבור לקובץ.
לחץ על העלה.
שלב 5: צור מסמך מתבנית Word
כדי להשתמש בתבנית Word שיצרת, בצע את הפעולות הבאות:
פתח רשומה עם המידע הרצוי כדי ליצור מסמך. לדוגמה, פתח רשומת תיק לקוח ב- Sales.
לחץ על יותר (...) > תבניות Word, ולאחר מכן במקטע תבניות Word בחר את התבנית שיצרת.
אם התבנית שיצרת אינה גלויה, קיימות שתי אפשרויות:
רק תבניות שנוצרו עבור סוג הרשומה שנבחר (ישות) יוצגו. לדוגמה, אם תפתח רשומת הזדמנות, לא תראה תבנית שיצרת עם הישות תיק לקוח.
עליך לרענן את יישומי Customer Engagement כדי לראות את התבנית. רענן את הדפדפן או סגור ופתח מחדש את יישומי Customer Engagement.
לאחר בחירת תבנית Word, יישומי Customer Engagement יוצרים מסמך Word מהרשומה שבחרת.
נסה את תבנית Word לדוגמה
יש חמש תבניות של Word הכלולות ביישומי Customer Engagement.

תבניות Word לדוגמה שנוצרו באמצעות סוג רשומה מסוים (ישות). תוכל להחיל את התבנית רק על רשומות מאותו סוג רשומה.
| שם | ישות |
|---|---|
| סיכום הזדמנות | הזדמנות (אזור Sales) |
| סיכום קמפיין | קמפיין (אזור שיווק) |
| סיכום אירוע | אירוע (איזור שירות) |
| חשבונית | חשבונית (איזור Sales) |
| סיכום תיק לקוח | תיק לקוח (אזורי Sales, Service ו-Marketing) |
כדי להחיל תבנית Word לדוגמה
פתח רשומה עם מידע עם סוג הישות התואמת את התבנית לדוגמה. לדוגמה, פתח רשומת תיק לקוח ב- Sales כדי להחיל את התבנית 'סיכום תיק לקוח'.
לחץ על יותר (...) > תבניות Word, ולאחר מכן במקטע תבניות Word בחר את התבנית לדוגמה.
פתח את התבנית החדשה של Word שנוצרה והענק לה מראה.
הערה
באפשרותך לסקור אך לא לערוך תבניות הכלולות ביישומי Customer Engagement.
שיקולים נוספים
השתמש בתפקידי אבטחה כדי לשלוט בגישה לתבניות
מנהלי מערכת יכולים לשלוט בגישה לתבניות Word במידה מסוימת. לדוגמה, באפשרותך להעניק לאנשי מכירות הרשאת קריאה אך לא הרשאת כתיבה לתבנית Word.
לחץ על הגדרות > אבטחה > תפקידי אבטחה.
בחר תפקיד ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה ניהול עסקי.
בחר תבנית מסמך כדי להגדיר גישה עבור התבניות הזמינות לארגון כולו. בחר תבנית מסמך מותאמת אישית עבור תבניות שמשותפות עם משתמשים מסוימים.
לחץ על העיגולים כדי להתאים את רמת הגישה.

רשימות במסמכים שנוצרו לא נמצאות באותו סדר כמו רשומות
ייתכן שרשימות של רשומות שנוצרו מתוך תבנית מותאמת אישית לא יופיעו באותו סדר במסמכי Word כמו הסדר ביישומי Customer Engagement. רשומות מופיעות לפי סדר הזמן והתאריך שבו הן נוצרו.


