Pet faza planiranja uvođenja

Na temelju postojećih implementacija klijenata otkrili smo da obično postoji pet faza planiranja uvođenja pomoću sustava Dynamics 365 Field Service. U ovom članku istražit ćemo tih pet uobičajenih faza. One se većinom odnose na rano uvođenje sustava Field Service (na primjer, u vezi s projektima ograničenog djelokruga), no te se faze također primjenjuju s izvođenjem implementacija radi pokrivanja dodatnog opsega ili mjesta.

Preporučujemo korištenje analitikom praćenja sustava Field Service tijekom svih tih faza radi praćenja mjere u kojoj planiranje ispunjava vaše definirane poslovne ciljeve. Na primjer, Field Service prema potrebi pruža podatke o vremenu putovanja, vremenu provedenom na poslu te broju poslova po danu.

Odabir odgovarajućih resursa

Prvo, imajte na umu da su planeri i analitičari rasporeda s odgovarajućim vještinama ključni preduvjet za ovaj proces. Prepoznajte, obučite i osposobite te resurse rano u pilot-procesu ili procesu uvođenja. Imajte na umu da će se ti resursi svakodnevno upotrebljavati u planiranju. Dodatne informacije o ovim vrstama resursa potražite u našem članku o planiranju osoba.

Faza 1: Ručno planiranje

Za definirani djelokrug i mjesta planer i pomoćnik za raspored na početku ručno planiraju sav stvarni rad. Zahvaljujući tome svi aktivni resursi mogu lakše razumjeti alate za planiranje i procese planiranja. Kod zakazanog posla treba se raditi o stvarnim radnim nalozima koji su dodijeljeni stvarnim tehničarima i koje oni dovršavaju. To također pomaže tehničarima prilagoditi se procesnim promjenama.

Preporučeno vrijeme za ovu fazu: 1 – 2 tjedna

Faza 2: Pomoćnik za raspored

U sljedećoj se fazi uvodi pomoćnik za raspored za planiranje posla. Taj posao treba obaviti planer ili analitičar rasporeda. Kao što je slučaj s ručnim planiranjem, planeri će naučiti kako raditi s pomoćnikom za raspored te upoznati se s dubljim mogućnostima ploče s rasporedom. Kod posla zakazanog s pomoću pomoćnika za raspored treba se raditi o stvarnim radnim nalozima koji su dodijeljeni stvarnim tehničarima i koje oni dovršavaju.

Preporučeno vrijeme za ovu fazu: 1 – 2 tjedna

Faza 3: Automatsko planiranje preko noći + ručno rukovanje iznimkama (Resource Scheduling Optimization)

Kako tvrtke rastu, povećavaju se i potrebe za planiranjem; teško je da ljudski otpremnici ručno planiraju sve zahtjeve. Tijekom ove faze planeri i analitičari rasporeda mogu eksperimentirati i izvršavati iteracije automatiziranih rasporeda, što omogućuje prilagodbu djelokruga, ciljeva i vremena izvođenja.

Resource Scheduling Optimization rješenje je u obliku dodatka koje automatski uspoređuje resurse i zahtjeve na temelju vještina, mjesta, trajanja, obećanih vremenskih okvira, prioriteta i mnogih drugih čimbenika. Kad je riječ o poslu ovisnom o mjestu, optimizacija minimizira ukupne prijeđene udaljenosti i pruža točne procjene vremena putovanja od skretanja do skretanja. Sve to povećava produktivnost tehničara i zadovoljstvo klijenata.

RSO također reagira na promjene rasporeda i otkazivanja i otpremnici mogu i dalje po potrebi zamijeniti rasporede.

Puno tvrtki zakazuje dodjele resursa jedan tjedan unaprijed. Tajni recept je djelokrugovi optimizacije. Iskorištenjem snage proširivosti djelokruga u pogledu podjele rasporeda optimizacije na manje skupove resursa i zahtjeva omogućuje aplikaciji Resource Scheduling Optimization paralelnu optimizaciju.

Mjerenje uspješnih optimizacija

Što će tvrtke i ustanove odlučiti mjeriti i pratiti ovisi o njihovim poslovnim ciljevima. S pomoću gotove statistike optimizacije analitičari rasporeda mogu mjeriti sljedeće:

1. odnos vremena putovanja i radnog vremena, po rasporedu;

2. broj zakazanih poslova visokog prioriteta;

3. vrijeme putovanja i radno vrijeme po tehničaru po danu;

4. broj nezakazanih poslova.

Nakon optimizacije analitičari mogu pregledati sljedeće:

1. broj ručne promjene rasporeda pojedinačnih poslova nakon optimizacije i razlog

2. broj dovršenih poslova po planu

3. broj otkazanih poslova

Analitika aplikacije Resource Scheduling Optimization omogućuje analitičarima rasporeda usporedbu rezultata simulacije i odlučivanje koji je raspored aplikacije Resource Scheduling Optimization najbolji za prekonoćnu obradu. Kao što je slučaj kod ostalih faza prihvaćanja, kod svog zakazanog posla treba se raditi o stvarnim radnim nalozima koji su dodijeljeni stvarnim tehničarima i koje oni dovršavaju.

Najbolja praksa: ručna obrada iznimki nakon optimizacije

Iznimke obrađuje planer uz pomoć ručnog i potpomognutog planiranja. To podrazumijeva stvaranje ili promjenu rezervacija za nove zahtjeve i prilagodbu preostalog rasporeda.

Obrada iznimki je korisna u sljedećim scenarijima:

• Radni nalog se otkazuje i tehničar ima dostupno vrijeme u sredini dana

• Tehničar kasni zbog prethodnog posla i ne može stići na vrijeme izvršiti sljedeći posao

• Tehničar mora izvršiti hitan posao koji je dodijelio otpremnik i koji je u sukobu s drugim poslovima

Slijede upute za ručnu obradu iznimki u takvim slučajevima:

1. Povucite i ispustite hitan posao na najbolji resurs (koji ima vještinu koja je potrebna za posao ili je u njegovoj blizini)

2. S pomoću pomoćnika za raspored izvršite upit za najbolji resurs za hitan posao

Dodatne informacije o prekonoćnom planiranju potražite u našem članku o vrstama planiranja.

Preporučeno vrijeme za ovu fazu: 1 – 2 tjedna

Faza 4: Optimizacija pojedinog resursa

Sljedeća faza odnosi se na uporabu snage aplikacije Resource Scheduling Optimization za promjene rasporeda i iznimke. To se postiže optimizacijom pojedinog resursa putem ploče s rasporedom. Umjesto da ponovno optimizirate raspored cijele radne snage, optimizacija pojedinog resursa omogućuje vam ciljanje na raspored određenog terenskog tehničara u slučaju pojave iznimki. SRO treba vršiti planer, po potrebi uz pomoć analitičara rasporeda.

Djelokrug optimizacije jednog resursa razlikuje se od djelokruga scenarija prekonoćne optimizacije i obično završava na kraju trenutačnog dana. Osim toga, ograničenje zakaži u radnom vremenu treba ukloniti iz povezanog cilja optimizacije jer je u redu odgađati rezervacije malo izvan radnog vremena. Naposlijetku, ako je primjenjivo, postavite stavku „Zahtjevi visokog prioriteta” kao prvi cilj da biste optimizirali hitan posao.

Tijekom ove faze prihvaćanja analitičari mogu na sljedeći način provjeriti radi li ručno planiranje ili za raspored jednog resursa bolje radi (i zatim sukladno prilagođuje) optimizacija pojedinog resursa:

• Uspoređivanje iskorištenja resursa pri ručnom planiranju i pri automatskom planiranju optimizacije pojedinog resursa

• Uspoređivanje vremena putovanja između ručnih planiranja nasuprot automatskog planiranja optimizacije pojedinog resursa

• Uspoređivanje broja poslova visokog prioriteta planiranih ručnim planiranjem u usporedbi s automatskim planiranjem optimizacije pojedinog resursa

Pojedinosti o uporabi optimizacije pojedinog resursa potražite u našem članku o SRO-u.

Preporučeno vrijeme za ovu fazu: 1 – 2 tjedna

Faza 5: Potpuno automatizirano (Resource Scheduling Optimization)

U ovoj kasnoj fazi prihvaćanja rasporedi aplikacije Resource Scheduling Optimization pokreću se tijekom cijelog dana radi ponovne optimizacije podskupova cjelokupnog rasporeda. U skladu s onim što ste naučili, sustav treba konfigurirati tako da se odabere odgovarajući djelokrug ponovne optimizacije (na primjer, optimizacije na temelju zahtjeva, resursa ili rezervacija).

Umjesto toga, planeri mogu po potrebi ručno aktivirati izvođenja ponovne optimizacije.

Obično analitičar rasporeda vodi taj zadatak, uz pomoć planera. Planer će se prema potrebi nastaviti ograničeno koristiti ručnim i potpomognutim planiranjem.

Najbolja praksa: potpuno automatsko planiranje za prekonoćne obrade i iznimke

U svako vrijeme može doći do hitnih slučajeva i iznimki; kako možemo osigurati da se na te hitne slučajeve pravodobno reagira uz istodobno osiguranje ispunjavanja SLA-ova te trajno visoke učinkovitosti tehničara? Vježbajte definiranje pametnih djelokruga optimizacije radi obrade jedinstvenih problema planiranja:

1. Definirajte mali raspored s nekoliko resursa koji obično obrađuju hitne slučajeve.
2. Unaprijed definirajte prikaz resursa s fiksnim brojem resursa ili unaprijed definirajte prikaz resursa koji je moguće dinamički mijenjati na temelju poslovne logike (na primjer, zastavica hitnog slučaja na entitetu resursa koja se preklopnim gumbom uključuje ili isključuje za tijek rada).
3. Postavite pokretanje rasporeda za „hitni slučaj” svaki sat radi prikupljanja novih zahtjeva hitnih slučajeva i prestrukturiranja postojećih rezervacija. Možete također s pomoću tijeka rada pozvati optimizaciju okidača za akciju Pokreni sada za aplikaciju Resource Scheduling Optimization kad se dogode hitni slučajevi. To će funkcionirati samo ako hitni slučajevi nisu česti u danom djelokrugu.
4. Uvjerite se da se vaši novi zahtjevi za hitne slučajeve zakazuju sukladno očekivanjima
5. Uvjerite se da resursi imaju ekonomične rute na temelju vremena putovanja i karte na ploči s rasporedom

Preporučeno vrijeme za ovu fazu: 1 – 2 tjedna

Pogledajte također

• Pregled aplikacije Resource Scheduling Optimization