Uvoz podataka i upravljanje načinom identificiranja dupliciranih zapisa

Dovedite podatke klijenata i podatke o prodaji brže u svoju aplikaciju putem uvoza. Podatke možete uvesti u većinu vrsta zapisa.

Dynamics 365 u pozadini obrađuje uvoze. Kada se uvoz dovrši, možete pregledati koji su zapisi uspješno, neuspješno ili djelomično uvezeni. Da biste popravili zapise koji nisu uvezeni, izvezite ih u zasebnu datoteku, popravite ih i onda ih pokušajte ponovno uvesti (ako je potrebno, možete krenuti od početka tako da izbrišete sve zapise povezane s prethodnim uvozom).

Podržane vrste datoteka

Podatke možete uvesti iz sljedećih vrsta datoteka:

• datoteka s vrijednostima odvojenima zarezom (.csv)
• Predlošci programa Excel koje omogućuje sustav Dynamics 365
  Dodatne informacije: Izvoz podataka u datoteke programa Word ili Excel

Priprema datoteke za uvoz

U nastavku se nalaze neke smjernice o tome kako uspješno uvesti datoteku:

1. Zapise za svaku vrstu zapisa odvojite u zasebne datoteke.

2. Provjerite je li datoteka u jednom od sljedećih formata:

   • datoteka .csv: podatkovna datoteka s .csv proširenjem datoteke. Obično se .csv datoteka sastoji od polja i zapisa, spremljenih kao tekst u kojem su polja međusobno odvojena zarezima.
   • Predložak programa Excel

3. Ako je vaša datoteka uvoza .csv datoteka, provjerite je li ispravno odvojena zarezima. Kao graničnike podataka možete upotrijebiti dvostruki (") ili jednostruki navodnik (').

4. Provjerite je li prvi redak datoteke redak naslova stupaca. Ako ih već nema, dodajte naslove stupaca (tekst koji se upotrebljava u prvom retku radne knjige ili datoteka koji označuje podatke u svakom stupcu).

   Napomena

   Provjerite da .csv datoteka ne sadrži sljedeće:

   • Višestruke retke u prvom retku (retku zaglavlja).
   • Navodnike u prvom retku. Dynamics 365 upotrebljava navodnike kao graničnike podataka.
   • Podatke odvojene točkom sa zarezom (;) ili zarezom (,). Dynamics 365 upotrebljava točke sa zarezom i zareze kao graničnike podataka.

   Važno

   Podaci se mogu brže uvesti ako se mogu automatski preslikati tijekom procesa uvoza. Pomaže ako se naslovi stupaca odgovaraju zaslonskim nazivima polja u sustavu Dynamics 365. Zaslonski naziv oznaka je koja se upotrebljava po zadanim postavkama kada se atribut prikazuje na obrascu, popisu ili u izvješću. Korisnik koji ima odgovarajuću sigurnosnu ulogu može u području Prilagodba promijeniti Zaslonski naziv za svaki atribut.

5. Provjerite postoje li podaci za sva obavezna polja.

   Zapis će se uvesti samo ako su mapirana sva obavezna polja i ako podaci postoje u svakom od izvornih stupaca koji su mapirani u obvezna polja. Obavezno polje atribut je koji je potreban prije nego što se zapis može spremiti. Obavezna polja možete odrediti unaprijed ili identificirati obavezna preslikavanja koja nedostaju tijekom uvoza. U oba slučaja provjerite imate li obavezne podatke u svakom zapisu. Da biste odredili koja su polja obavezna otvorite obrazac za vrstu zapisa kao da stvarate novi zapis i identificirajte polja koja su označena crvenom zvjezdicom (*).

   Popis u nastavku prikazuje zadana obavezna polja za vrste zapisa koje se najčešće uvoze.

   • Račun: naziv računa
   • Kontakt: prezime
   • Potencijalni klijent: tema, prezime, naziv tvrtke
   • Proizvod: zadana jedinica, grupa jedinica, podržane decimale

Na primjer, sljedeći redci prikazuju kako bi podaci mogli izgledati za datoteku u formatu .csv koja sadrži potencijalne klijente. Prvi redak sadrži nazive polja, a ostali su redci uvezeni kao podaci.

Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"

Uvoz zapisa iz predloška programa Excel

1. Započnite prijenos tako da učinite jedno od sljedećeg:

   • Idite na prikaz popisa za entitet koji želite uvesti (na primjer popis potencijalnih klijenata) i u naredbenoj traci odaberite mogućnost Uvoz iz programa Excel.
   • Ako ste administrator idite na Postavke > Napredne postavke > Poslovno upravljanje > Uvoz podataka. Na stranici Uvoz podataka odaberite vrstu zapisa za koju želite uvesti podatke, a zatim s padajućeg popisa odaberite Excel.

2. Kliknite Pregledaj da biste prenijeli datoteku.

3. Kliknite Dalje. Sva polja u vašoj izvornoj datoteci automatski se preslikavaju.

4. Kliknite Završi uvoz.

Uvoz zapisa iz .csv datoteke

1. Pripremite datoteku uvoza kako je opisano u odjeljku Priprema datoteke za uvoz.

2. Započnite prijenos tako da učinite jedno od sljedećeg:

   • Idite na prikaz popisa za entitet koji želite uvesti (na primjer popis potencijalnih klijenata) i u naredbenoj traci odaberite Uvezi iz CSV-a.
   • Ako ste administrator idite na Postavke > Napredne postavke > Poslovno upravljanje > Uvoz podataka. Na stranici Uvoz podataka odaberite vrstu zapisa za koju želite uvesti podatke, a zatim s padajućeg popisa odaberite CSV.

3. Izaberite datoteku za prijenos.

4. Kliknite Dalje.

5. Ako imate definiran zamjenski ključ, odaberite ga s padajućeg popisa Zamjenski ključ.

   Zamjenski ključ upotrebljava se za jedinstveno identificiranje i ažuriranje zapisa tijekom uvoza umjesto primarnog ključa. Neki vanjski sustavi podataka ne pohranjuju primarne ključeve. U takvim se slučajevima može upotrijebiti zamjenski ključ za jedinstveno identificiranje zapisa. Dodatne informacije: Način funkcioniranja zamjenskog ključa i značajke otkrivanja duplikata tijekom uvoza

6. S padajućeg popisa Graničnik podataka odaberite graničnik podataka koji ste upotrijebili u svojoj .csv datoteci.

7. Odaberite Pregled preslikavanja.

8. Na stranici Pregled mapiranja pregledajte kako su naslovi stupaca mapirani u polja sustava Dynamics 365.

   

   • S lijeve strane, prema zadanim postavkama odjeljak Primarna polja stranice Pregled preslikavanja prikazuje sva obavezna polja za entitet koja moraju biti preslikana za uspješan uvoz podataka.
   • Ako ste odabrali zamjenski ključ, sva polja zamjenskog ključa također postaju obavezna i moraju se preslikati.
   • Ako naslovi stupaca izvorne datoteke odgovaraju nazivima prikaza polja, ta će polja biti automatski preslikana. Sva će preslikana polja imati zelenu kvačicu.
   • Ako se naslovi stupaca ne podudaraju, neprenesena će polja imati crveni uskličnik. Odaberite polje Dynamics 365 kako biste mapirali naslov stupca datoteke koji nije mapiran.
   • Da biste brzo filtrirali samo po nepreslikanim poljima s padajućeg popisa Preslikavanje atributa odaberite Nepreslikano.

9. U odjeljku Neobavezna polja stranice Pregled preslikavanja lijeva strana prikazuje naslove stupaca u vašoj izvornoj datoteci. Ako naslovi stupaca izvorne datoteke odgovaraju nazivima prikaza polja, polja će automatski biti odabrana u odgovarajućim padajućim popisima.

   • Ako se naslovi stupaca ne podudaraju, neprenesena će polja imati crveni uskličnik.
   • Odaberite polje Dynamics 365 kako biste mapirali naslov stupca datoteke koji nije mapiran.
   • S padajućeg izbornika također možete odabrati Zanemari za jedno ili više neobaveznih polja. Podaci iz zanemarenih stupaca neće biti uvezeni u aplikaciju Dynamics 365 Marketing.
     

10. Ako neki stupac u vašoj izvornoj datoteci uključuje zadani skup vrijednosti, stupac morate preslikati u polje vrste Skup mogućnosti. Stupac te vrste ima vrijednosti poput „Da” ili „Ne” ili „Vruće”, „Toplo” ili „Hladno”. Da biste to učinili, kliknite gumb pokraj polja skupa mogućnosti. Otvorit će se odjeljak Preslikavanje skupa mogućnosti:

    

    • Za svaku stavku Vrijednosti mogućnosti za izvor kliknite stavku iz popisa Vrijednosti mogućnosti za sustav Dynamics 365 kako biste je mapirali, a zatim kliknite OK.

    • Padajući popis Vrijednosti mogućnosti za sustav Dynamics 365 kombinira vrijednosti dostupne u dolaznoj datoteci s onima koje su već u bazi podataka sustava Dynamics 365. Na primjer:

      • Vrijednosti u datoteci uvoza: Nisko, Visoko
      • Vrijednosti koje su već u sustavu Dynamics 365: Hladno, Toplo, Vruće
      • Konačne ciljne vrijednosti: Hladno, Toplo, Vruće, Nisko, Visoko

    • Nakon uvoza čarobnjak za uvoz dodat će u sustav Dynamics 365 sve mapirane vrijednosti, ali će izostaviti vrijednosti iz uvezene datoteke koje nisu mapirane i još nisu u sustavu Dynamics 365. Na primjer, možete preslikati izvornu vrijednost „Nisko” u ciljnu vrijednost „Hladno”, ali preslikati izvornu vrijednost „Visoko” u (novu) ciljnu vrijednost „Visoko”. Na temelju tih mapiranja čarobnjak za uvoz stvorit će „Visoko” kao ciljnu vrijednost sustava Dynamics 365. Neće stvoriti „Nisko” kao ciljnu vrijednost sustava Dynamics 365 jer na tu ciljnu vrijednost niste mapirali niti jedan izvor.

      Napomena

      Također možete preslikati stupac u vašoj izvornoj datoteci u polje vrste „Dvije mogućnosti” i „Skup mogućnosti MultiSelect” (gdje polje može imati višestruke vrijednosti). Sve Vrijednosti izvorne mogućnosti morate mapirati na stavke u popisu Vrijednosti mogućnosti sustava Dynamics 365. Kada mapirate polje vrste „Skup mogućnosti MultiSelect”, ako vaša izvorna datoteka uključuje vrijednosti koje nisu dostupne u aplikaciji Dynamics 365 Marketing, nove vrijednosti neće biti stvorene u aplikaciji Dynamics 365 Marketing.

11. Ako se neki podaci u vašoj izvornoj datoteci odnose na druge postojeće zapise u aplikaciji Dynamics 365 Marketing, morate mapirati stupac iz izvorne datoteke u polje pretraživanja u aplikaciji Dynamics 365 Marketing.

    Na primjer, možda ćete htjeti uvesti datoteku naziva Potencijalni klijenti.csv koja sadrži zapise klijenata. Stupac Klijent u datoteci Potencijalni korisnici.csv sadrži pridruženi račun ili podatke za kontakt. Da biste to mapirali, odaberite gumb pokraj polja pretraživanja. Otvorit će se odjeljak Referenca traženja koji navodi entitete povezane s trenutačnim entitetom.

    

    Za svaki entitet odaberite polja za traženje tijekom uvoza kako biste zadržali odnos između zapisa, a zatim kliknite OK.

12. Da biste spremili postavke preslikavanja za sljedeći put, unesite naziv u okvir Imenujte svoju mapu podataka. Na taj način, kada sljedeći put trebate uvesti sličan skup podataka, moći ćete ponovno upotrijebiti ovo preslikavanje.

    

13. Kada ste spremni za sljedeći korak kliknite Završi uvoz da biste uvezli podatke pomoću svojih preslikavanja.

Kako zamjenski ključ i otkrivanje duplikata funkcioniraju tijekom uvoza

Imajte na umu kako zamjenski ključ i otkrivanje duplikata funkcioniraju tijekom uvoza zapisa u aplikaciju Dynamics 365 Marketing:

• Kada je otkrivanje duplikata u aplikaciji Dynamics 365 Marketing onemogućeno i zamjenski ključ nije definiran
  Proces uvoza stvara nove zapise. Ako je odgovarajući GUID nađen, proces uvoza ažurira zapis.
• Kada je otkrivanje duplikata onemogućeno i zamjenski ključ odabran
  Ažuriraju se zapisi s istim zamjenskim ključem, a ostali se zapisi stvaraju u aplikaciji Dynamics 365 Marketing.
• Kada je otkrivanje duplikata onemogućeno i zamjenski ključ nije odabran
  U ovom scenariju, zamjenski se ključ smatra primarnim ključem jer je dostupan u aplikaciji Dynamics 365 Marketing. Zapisi koji imaju isti zamjenski ključ bit će otkazani s porukom o pogrešci tijekom uvoza.
• Kada je otkrivanje duplikata omogućeno i zamjenski ključ nije definiran
  Primjenjuje se pravilo otkrivanja duplikata. Proces uvoza stvara nove zapise. Ako je bilo koji odgovarajući GUID nađen, proces uvoza ažurira zapise. Ako bilo koji zapis odgovara pravilu otkrivanja duplikata, prikazat će se poruka o pogrešci.
• Kada je otkrivanje duplikata omogućeno, a zamjenski ključ nije odabran U ovom se slučaju zamjenski ključ smatra primarnim ključem jer je dostupan u aplikaciji Dynamics 365 Marketing. Zapisi s istim zamjenskim ključem bit će otkazani s porukom o pogrešci tijekom uvoza. Pravila o otkrivanju duplikata također su primijenjena. Ako bilo koji zapis odgovara pravilu otkrivanja duplikata, prikazat će se poruka o pogrešci. Zapisi koji ne odgovaraju pravilu otkrivanja duplikata stvorit će se u aplikaciji Dynamics 365 Marketing.
• Kada je otkrivanje duplikata omogućeno i zamjenski ključ odabran
  Proces uvoza ažurira zapise na temelju zamjenskog ključa i onda primjenjuje otkrivanje duplikata. Zapisi se ažuriraju ako zamjenski ključ odgovara, a ako ne, stvaraju se u sustavu.

Pregled rezultata uvoza i popravak pogrešaka

Morate pričekati da posao uvoza završit prije nego što možete popraviti pogreške.

1. Idite na Postavke > Napredne postavke > Sustav > Upravljanje podacima > Uvozi. Tu su navedeni svi poslovi uvoza za nedavne uvoze.
2. Pronađite svoj posao na popisu i provjerite njegov napredak. Stupac Razlog stanja prikazuje stanje uvoza pomoću sljedećih vrijednosti:
   • Poslano
   • Raščlanjivanje
   • Pretvorba
   • Uvoz
   • Dovršeno
3. Nakon što se uvoz dovrši, stupci Uspjeh, Neuspjeh i Djelomični neuspjeh prikazat će broj zapisa koju su uspješno, neuspješno ili djelomično uvezeni.
4. Otvorite datoteku uvoza da biste vidjeli zapise koji nisu uvezeni ili su djelomično uvezeni. Dvokliknite zapis datoteke uvoza.
5. Pomoću kartica nađite informacije o zapisima koji su neuspješno, uspješno ili djelomično uvezeni.
   
6. Na kartici Neuspjesi kliknite Izvoz redaka s pogreškama da biste u novu .csv datoteku izvezli retke koji nisu uvezeni. Možete ispraviti pogreške u toj datoteci i onda je uvesti.

Brisanje uvezenih zapisa

1. Idite na Postavke > Napredne postavke > Sustav > Upravljanje podacima > Uvozi. Tu su navedeni svi poslovi uvoza za nedavne uvoze.
2. Odaberite datoteku uvoza koju želite izbrisati i jednu od sljedećih radnji:
   • Izbriši izvornu datoteku uvoza: briše datoteku zapisnika uvoza i sve njene pojedinosti.
   • Svi zapisi uvezeni u ovaj entitet tijekom ovog uvoza: briše sve zapise koji su uvezeni iz odabrane datoteke.
   • Svi uvezeni zapisi iz .zip datoteke: briše datoteku uvoza i sve zapise koji su uvezeni iz nje.

Pogledajte također

Postavke poslovnog upravljanja Izvoz podataka