Hoće li stvarati ili uređivati podatke?
Razumijevanje zadataka u ovom koraku pomoći će vam da odgovorite na pitanje treba li rješenje zabilježiti bilo kakve podatke? Ako je tako, koje podatke treba zabilježiti? Evo nekoliko stvari koje treba razmotriti za svaki podatkovni element koji je rješenje zabilježilo.
Postoji li postojeći obrazac?
Postoji li trenutačni papirnati ili elektronički obrazac koji se danas koristi za bilježenje tih podataka? Takav obrazac može poslužiti kao sjajna početna točka dok razmišljate o izgledu zaslona i načinu bilježenja podataka.
Također, kritički razmislite o obrascu:
Bi li podatkovni elementi trebali biti predstavljeni drugačijim redoslijedom koji je više u skladu s načinom bilježenja?
Može li se obrazac podijeliti u zasebne, manje obrasce koji omogućuju da se dijelovi procesa odvijaju paralelno, a ne jedan po jedan?
Koji su podaci zabilježeni?
Koji se podaci bilježe? Kako se zovu? Je li to pravi naziv iz izvora podataka ili uobičajeni naziv koji se koristi u tom dijelu poslovanja? Možda ćete trebati mapirati naziv podataka u izvoru podataka u prikladniji naziv koji vaši korisnici znaju.
Postoji li hijerarhija podataka? Na primjer, svako izvješće o troškovima može imati više troškova, a neke vrste troškova zahtijevaju dodatne informacije.
Koji se podaci stvaraju iz formule ili izračuna?
Postoje li proračuni koji se izvode za stvaranje podataka? Ako je odgovor da, mora li se izračunati rezultat pohraniti ili se samo prikazuje tijekom korištenja aplikacije? Podatke koji se mogu preračunati u bilo kojem trenutku (poput zbroja stavki ili brojanja) možda neće trebati pohranjivati.
Na primjer, jedinstveni ID našeg izvješća o troškovima stvorit će se korištenjem današnjeg datuma i imena zaposlenika; treba ga pohraniti kako se nikad ne bi promijenio. Također ćemo izračunati međuiznose i ukupne iznose troškova, ali s obzirom da se oni mogu preračunati bilo kada iz drugih podataka u izvješću, ne trebamo ih odvojeno spremati.
Jesu li podaci obvezni?
Za taj korak procesa, jesu li ti podaci obvezni za dovršetak procesa? Ako su obvezni, zašto su obvezni? Jesu li podaci obvezni samo u određenim situacijama?
O kojoj je vrsti podataka riječ?
Koja se vrsta podataka bilježi?
Oblik slobodnog teksta: Postoji li dopuštena postavljena duljina? Ovisi li unos ovog polja o nekom drugom polju (na primjer, pridruženoj vrijednosti polja, kao što je opcija padajućeg izbornika za Ostalo)? Postoji li zadani unos koji bi trebao biti popunjen? Je li tekst izveden iz drugih podataka?
Brojevi: Je li riječ o postotku? Je li riječ o cijelom broju? Je li potreban određeni broj decimalnih mjesta? Postoji li postavljeni minimum ili maksimum koji je dopušten za ovaj broj? Ovisi li ovaj broj o drugom broju (na primjer, ne može biti veći ili manji od drugog unosa)? Postoji li zadani broj koji treba navesti ili broj koji se izračunava na temelju drugih unosa?
Datumi: Koji format trebate upotrijebiti za datum? Treba li sadržavati i datum i vrijeme? Postoje li pravila za datum (minimum ili maksimum, ne može biti prije danas)? Izračunava li se (na primjer, sedam dana od danas)? Postoji li zadani datum koji bi trebao biti popunjen?
Odabiri: Treba li odgovor ograničiti na određeni skup odgovora? Koji su valjani odgovori? Jesu li odgovori ovisni o drugom podatkovnom elementu? Postoji li zadani odabir ili zadana postavka na temelju drugog podatkovnog elementa? Dopuštate li samo jedan odabir ili je moguće više odabira istodobno?
Slike ili videozapisi: Treba li snimiti sliku ili videozapis? Je li slika ili videozapis snimljen fotoaparatom na korisnikovom uređaju? Je li riječ o slici ili videozapisu koji se šalju e-poštom? Postoji li neki AI koji bi se trebao pokrenuti na ovoj slici (na primjer, detektirati elemente slike)?
Gdje danas postavljate podatke?
Dok danas rješavate poslovni problem, gdje se bilježe podaci? Vraćaju li se u postojeći sustav? Prenose li se u proračunsku tablicu? Bilježe li se uopće?
Ako se podaci već ne pohranjuju digitalno, stvorit ćete spremište podataka koje je spomenuto u odjeljku Gdje su podaci?
Treba još uzeti u obzir mogu li ti podaci biti dragocjeni za druge procese u tvrtki ili ustanovi. Bi li se drugi procesi mogli automatizirati ako bi im ti podaci bili dostupni?
Upotrebljava li netko ove podatke kasnije u procesu?
Postoji li naknadni korak u procesu koji koristi te podatke? Kako se koriste tim podacima? Ako su ti podaci bili dostupni ranije u procesu, može li proces poslije toga započeti ranije ili se pokrenuti paralelno?
Ponekad automatizacija procesa pomaže u skraćivanju ukupnog vremena za rješavanje poslovnog problema, jer podaci postaju dostupni ranije pa drugi sudionici koji rade na rješavanju problema mogu djelovati i prije. To može pridonijeti poslovnoj vrijednosti koju omogućuje automatizacija poslovnog procesa.
Može li još netko imati koristi od ovih podataka izvan ovog procesa?
Postoji li drugi tim ili proces koji može koristiti podatke zabilježene u ovom procesu? (Nije riječ o kasnijem koraku u procesu, već proces negdje drugdje u poslovanju koji bi mogao bilježiti iste podatke ili ih koristiti?)
Poslovni korisnici ponekad razmišljaju samo unutar okvira svog svakodnevnog rada. Ako napravite korak unatrag, vidite li mogućnosti za proširenje tih podataka na druge procese koji se mogu automatizirati? Često su procesi ručni jer postupak u drugom području nema načina dohvaćanja podataka. Sada, kada se taj proces automatizirao, postoji li prilika da se drugi procesi nadograde na ovom?
Primjer: Stvaranje podataka izvješća o troškovima
U nastavku se nalaze neki podatkovni elementi u radnom listu za proces bilježenja izvješća o troškovima.
| Razina podataka | Podatkovna stavka | Vrsta stavke | Postoji mogućnost uređivanja? | Format je dopušten | Provjera valjanosti | Zadano / Proračun |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Izvješće o troškovima | Broj izvješća o troškovima | Tekst | Ne | Ne može biti prazno | "EXP" + datum (YYYYMMDD) + ID korisnika | |
| Stavka troška | Datum troška | Datum | Jest | MM-DD-GGGG | Ne mogu se pojaviti u budućnosti | |
| Stavka troška | Vrsta troška | Izbor | Jest | Odaberite s popisa: Putovanje, Obrok, Hotel, Prijevoz, Parking, Potrošni materijal | Ne može biti prazno | |
| Stavka troška | Iznos | Broj | Jest | ###,###.## | Ne može biti prazno, ne može biti negativno | |
| Stavka troška | Potvrda | Slika | Jest | JPG, PNG | Potrebno ako je iznos veći od $74,99 | |
| Stavka troška | Nadoknadiv | Da/Ne | Jest | Da/Ne | Po zadanom je to Ne | |
| Pojedinosti o troškovima | Ime gosta | Tekst | Jest | Nešto | Obvezno za Obrok – vrsta troška u kojem je iznos veći od $75 |
U ovom primjeru bilježe se tri razine podataka. (To će postati vrlo važno u fazi razvoja, za razvoj zaslona i pohrane podataka.)
Izvješće o troškovima: Ti se elementi bilježe jednom za ukupno izvješće o troškovima.
Stavka troška: Ti se elementi bilježe za svaki trošak koji je prijavljen u ovom izvješću o troškovima. S istim izvješćem o troškovima može se povezati više stavki troška.
Pojedinosti o troškovima: Ti su elementi povezani s određenim stavkama troška Obrok i Hotel i pomaže podijeliti te dvije vrste troškova. Ako je stavka troška Obrok, obvezne su opcije Ime gosta i Društvo gostiju. Ako je stavka troška Hotel, obvezne su opcije Vrsta troška i Iznos—, a iznos svakog od tih unosa mora biti jednak iznosu stavke troška.
Podaci koji će biti prikazani u aplikaciji, ali nisu pohranjeni nigdje, to su ovi trenutačni proračuni:
Zbroj stavki troška u izvješću o ukupnim troškovima
Zbroj pojedinosti troška u stavci ukupnih troškova
Izbrojite unose u izvješću o troškovima
Utvrdite je li izvješće o ukupnim troškovima prekoračilo granicu odobrenja za upravitelja podnositelja
Podaci zabilježeni tijekom procesa izvješćivanja o troškovima u konačnici se moraju objaviti u financijskom sustavu. Međutim, sama izvješća o troškovima trenutačno se ne pohranjuju na mreži, samo na papiru. Dakle, ne postoji sustav u koji bi se ti podaci unijeli; morat ćemo ga stvoriti.
Svi ti podaci o troškovima poslužili bi za buduću analizu da su zabilježeni digitalno. Na primjer, ako svi zaposlenici odsjedaju u istom hotelu kada putuju, Odjel nabave može dobiti podatke o troškovima i potencijalno pregovarati o boljim cijenama. To ćemo zabilježiti u našem planu projekta.