Postoje li odluke koje se donose na temelju podataka ili poslovnih pravila koja treba slijediti?

Određuju li podaci ishod bilo koje odluke?

  • Na kraju ove aktivnosti u procesu, donosi li se odluka? Postoji li način da rješenje može donijeti odluku automatski na temelju podataka?

  • Je li ta odluka komu priopćena? Kako se komunicira?

  • Određuje li ova odluka hoće li se izvesti sljedeći korak procesa? Kako se to komunicira?

  • Imate li neku "ako/onda" logiku? Na primjer, ako obrok košta $75 ili više, onda zaposlenici trebaju priložiti potvrde za obroke; i ako je ukupni iznos veći od $500, onda izvješća o troškovima trebaju dodatnu razinu odobrenja.

Zahtijeva li odluka odobrenje?

  • Jesu li potrebna odobrenja prije započinjanja sljedećeg koraka? Kako se bilježe ta odobrenja? Postoji li određeni korisnik ili uloga koji može odobriti sljedeći korak u procesu? Treba li ta osoba imati pristup aplikaciji ili se može koristiti neki drugi način (kao što je e-pošta poslana korisniku kako bi dobio odobrenje za nastavak)?

  • Kako se sljedeća osoba u procesu upozorava na odgovor da bi mogla nastaviti (ili ne) na sljedeći korak procesa? Postoji li neki poseban način na koji se upozorava sljedeća osoba u procesu?

  • Postoji li način obavještavanja korisnika kada će stavka posla eskalirati jer nije obrađena u dodijeljenom vremenskom okviru?

Savjet

Dok razmatrate ove različite aspekte, uvijek tražite najoptimalniju metodu kako biste smanjili vrijeme odgovora na odobrenje.

Jesu li potrebne eskalacije?

  • Zahtijeva li ovaj poslovni proces eskalacije?

  • Treba li automatski pod određenim uvjetima eskalirati stavke? Postoje li vremenski okviri unutar kojih ovo rješenje mora biti dovršeno? Ako je radnik koji koristi rješenje propustio odobrenje, koliko dugo čekate prije nego što se aktivnost prebaci na drugog radnika? Ili šaljete još jednu obavijest?

  • Trebaju li korisnici moći eskalirati problem?

  • Ako je potrebna eskalacija, kako će se prikazati? Prebacuju li se dospjele stavke posla na vrh popisa na kojem treba raditi? Mijenja li rješenje boju kako bi se radnika obavijestilo da neke aktivnosti kasne?

  • Treba li generirati upozorenja ili obavijesti?

Primjer: Odobrenja izvješća o troškovima

Proces izvješćivanja o troškovima zahtijeva odobrenja. Svi prodavači moraju imati izvješće o troškovima koje je odobrio Nick, njihov voditelj. Kada zaposlenik podnese izvješće, upozorenje treba poslati Nicku da pregleda i odobri izvješće o troškovima.

Znamo da je Nick zauzet voditelj pa bismo trebali razmotriti eskalaciju za izvješća o troškovima koji njegovo odobrenje čekaju duže od pet dana. Možemo razmotriti nekoliko metoda eskalacije:

  • Nicku možemo poslati još jedno upozorenje—umjesto e-pošte, razmotrimo slanje tekstualne poruke.

  • Ako Nick još uvijek nije odgovorio, izvješće ćemo poslati Nickovom voditelju—ili čak Abhayu—na pregled i odobrenje.