Definiranje poslovne vrijednosti rješavanja problema

Poslovna vrijednost spada u jednu od četiri kategorije koje se lako pamte kao REVO:

  • Prihod (Revenue – R): Ovo rješenje donosi prihode koji se inače ne bi ostvarili putem nove djelatnosti ili usluge koja prije nije bila u ponudi.

  • Učinkovitost (Efficiency – E): Učinkovitost je učinkovita ušteda troškova. Ovo rješenje omogućuje sudionicima koji izvode proces da to učine brže.

  • Količina (Volumen – V): Izbjegavanje troškova ostvaruje se omogućavajući trenutačnim korisnicima obradu više transakcija, zauzvrat izbjegavajući troškove dodatnih resursa.

  • Ostalo (Other – O) : Rješenje pomaže organizaciji da pridrži svoje obvezne zahtjeve, što može rezultirati izbjegavanjem novčanih kazni.

Nakon što je određena kategorija, trebamo odrediti vrijednost koju ćemo postići:

  • Prihod

    • Odredite što će se naplatiti za uslugu

    • Odredite koliko će kupaca kupiti uslugu ili proizvod

    • Odredite vremenski raspon za mjerenje (mjesečno, tromjesečno, godišnje)

    • Prihod = (cijena × kupci) za vremenski raspon

  • Učinkovitost

    • Odredite broj osoba koje danas obavljaju posao

    • Odredite količinu izravnog vremena koje im je potrebno za obavljanje posla danas (staro vrijeme)

    • Odredite broj osoba koje će obavljati posao nakon što se izradi rješenje Microsoft Power Platform

    • Odredite količinu izravnog vremena koje će biti potrebno za upotrebu novog rješenja (novo vrijeme)

    • Ušteda vremena = staro vrijeme – novo vrijeme (da biste to pretvorili u dolare, pomnožite uštedu vremena s ukupnim troškovima osoba za jedinicu vremena u kojoj mjerite (na primjer, sati).)

  • Jedinica

    • Odredite količinu transakcija koje pojedina osoba može obraditi u određenoj jedinici vremena (transakcije po osobi)

    • Odredite količinu transakcija koje će novo rješenje moći obraditi u tom vremenu (nove transakcije po osobi)

    • Odredite količinu transakcija koje je potrebno obraditi u tom vremenu (količina)

    • Izbjegavanje troškova = (količina ÷ transakcije po osobi) – (količina ÷ nove transakcije po osobi)
      Ovime se izračunava broj osoba koje neće morati obraditi transakcije kako bi postigle količinu koji je rješenje obradilo.

  • Ostalo

    • Odredite kaznu koja se može izbjeći tako da se podaci budu zabilježeni i dostupni u rješenju

Ako se poslovna vrijednost koju ćete dobiti automatizacijom procesa ne može povoljno usporediti trošak u slučaju da ne učinite ništa, morate se zapitati je li to pravi poslovni problem na koji se treba usredotočiti.

Međutim, ako je poslovna vrijednost koju dobivate rješavanjem poslovnog problema veća od troška u slučaju da ne učinite ništa—plus vrijeme razvoja i mjesečni trošak bilo koje licence za softver—ima smisla automatizirati proces.

Primjer: poslovna vrijednost automatizacije procesa troškova

U slučaju primjera aplikacije, glavna je kategorija poslovne vrijednosti učinkovitost. Nova aplikacija smanjit će vrijeme potrebno za obradu istog broja izvješća o troškovima svaki tjedan, mjesec i godinu. Pregledali smo novi proces i ono što želimo da aplikacija postigne kod budućih korisnika. Pitali smo ih koliko vremena očekuju uštedjeti s novim procesom i mogu li ugraditi neka od pravila u aplikaciju izvješća o troškovima.

  • I dalje ćemo imati 140 izvješća o troškovima koji se podnose svaki tjedan; to se nije promijenilo. Međutim, kada smo razgovarali s ljudima koji podnose izvješća, ustanovili smo da ćemo utrošeno vrijeme skratiti na 20 minuta—tako da mogu odmah unijeti podatke i fotografirati potvrde u slučaju potrebe. Ukupni troškovi također ostaju isti.

    (140 izvješća o troškovima tjedno × 20 minuta) × $90/h = $4.158 tjedno = $216.216 godišnje

  • Nick će pregledati izvješća o troškovima svog tima (otprilike 100 prodavača) i procijenjeno je da će trebati otprilike 5 minuta za pregled svakog izvješća o troškovima. Njegov je pregled ograničen na vrstu troškova koji se podnose, uzimajući u obzir da aplikacija upravlja potrebom za potvrdama—i potrebom da se uključe imena gostiju pri obrocima i raspodijele hotelski troškovi u odgovarajuće kategorije—.

    (100 izvješća o troškovima tjedno × 5 minuta) × $90/h = $750 tjedno = $39.000 godišnje

  • Ostali voditelji pregledat će i odobravati izvješća o troškovima svojih odjela u budućnosti, tako da će preostalih 40 izvješća o troškovima koštati $15.600 godišnje.

  • Posao za Abhay i njegov tim promijenio se u brzi pregled izvješća. Ne bi trebali raditi prepravke; u stvari, Abhayev tim mogao bi biti zadužen za obavljanje drugih aktivnosti zbog smanjenja truda potrebnog za pregled izvješća o troškovima.

  • Optimizirali smo postupak povezivanja ispravnog računovodstvenog koda glavne knjige sa svakom od kategorija troškova. Sada Abhay i njegov tim mogu izvući podatke za stvaranje dnevnika plaćanja, smanjujući 40,3 (16,5 za kodiranje + 23,8 za slanje) sati tjedno na nekoliko minuta, štedeći $188.604 ($77,220 za kodiranje i $111.384 za objavljivanje) godišnje. Abhay bi možda mogao zadužiti svoj tim za druge, još važnije, poslove u njegovom odjelu.

  • S novim procesom, Abhay i njegov tim mogu razmotriti postavljanje izvješća o troškovima svaki dan, što će Charlotti svaki dan pružiti ažurirani pregled proračuna i omogućiti joj brže reagiranje u trenutku približavanja proračunskih ograničenja.

  • Novi trošak tvrtke s pomoću automatizirane aplikacije iznosi otprilike:

    $216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 godišnje

    Godišnja ušteda tvrtke otprilike $777.738 svake godine

Dijagram tijeka poslovnog procesa prikazuje ažurirane troškove za optimizirani proces i ukupne uštede koje treba ostvariti.