Primjer: izvješćivanje o troškovima
Primjer u nastavku pokazuje kako tipično papirno odobrenje troškova unutar organizacije ima neučinkovitost za više odjela i zaposlenika.

Kao što vidite iz primjera, svaka osoba ima svoje probleme, ali ovdje je zajednički problem da se postupak odobravanja troškova obavlja na papiru, što je za Leeja, Shawnu i Rebeccu naporno i teško kad stvaraju svoja izvješća. Nick je preplavljen dolaznom dokumentacijom od svog tima. Abhay tada mora prepisati i staviti sve u Excel za tjedno izvješće o proračunu pored knjiženja u financijski sustav. Treba vremena dok Charlotte otkrije koliko su Lee, Shawna i Rebecca potrošili.
Ovo je idealan problem da ga riješi Microsoft Power Platform jer se papirnati obrasci mogu ponovno stvoriti kao Power Apps zasloni, odobrenje se može postaviti u alatu Power Automate, a analiza podataka može se obaviti u alatu Power BI. Vratit ćemo se ovom primjeru kroz ovaj niz članaka.
Poslovni problem koji je tim odlučio riješiti je:
Izvješćivanje o troškovima: stvorite postupak koji je učinkovit za zaposlenike i računovodstvo, omogućava brže praćenje proračuna i smanjuje našu izloženost u revizijama.
Smatramo da je prilično očito da vrijedi prijeći na digitalno. Kao brzi izračun revizorski tim rekao nam je da obrađuje oko 150 izvješća o troškovima tjedno i da koristimo $90/sat kao standardni trošak zaposlenika. Ako bismo mogli uštedjeti sat vremena tijekom životnog ciklusa svakog izvješća, to je barem $500.000 uštede samo od izgubljenog vremena. Trebat ćemo to nadoknaditi u odnosu na troškove licenciranja i vrijeme razvoja aplikacija, no CFO je spomenuo da je vrijedno ulagati u poboljšanje vidljivosti proračuna i poštivanje izvješća.
Tijekom cijelog procesa planiranja Power Apps projekta vraćat ćemo se na ovaj primjer.