Primjer: izvješćivanje o troškovima

Primjer u nastavku pokazuje kako tipično papirno odobrenje troškova unutar organizacije ima neučinkovitost za više odjela i zaposlenika.

Razni članovi tima objašnjavaju nedostatke trenutnog procesa utemeljenog na papiru.

Kao što vidite iz primjera, svaka osoba ima svoje probleme, ali ovdje je zajednički problem da se postupak odobravanja troškova obavlja na papiru, što je za Leeja, Shawnu i Rebeccu naporno i teško kad stvaraju svoja izvješća. Nick je preplavljen dolaznom dokumentacijom od svog tima. Abhay tada mora prepisati i staviti sve u Excel za tjedno izvješće o proračunu pored knjiženja u financijski sustav. Treba vremena dok Charlotte otkrije koliko su Lee, Shawna i Rebecca potrošili.

Ovo je idealan problem da ga riješi Microsoft Power Platform jer se papirnati obrasci mogu ponovno stvoriti kao Power Apps zasloni, odobrenje se može postaviti u alatu Power Automate, a analiza podataka može se obaviti u alatu Power BI. Vratit ćemo se ovom primjeru kroz ovaj niz članaka.

Poslovni problem koji je tim odlučio riješiti je:

Izvješćivanje o troškovima: stvorite postupak koji je učinkovit za zaposlenike i računovodstvo, omogućava brže praćenje proračuna i smanjuje našu izloženost u revizijama.

Smatramo da je prilično očito da vrijedi prijeći na digitalno. Kao brzi izračun revizorski tim rekao nam je da obrađuje oko 150 izvješća o troškovima tjedno i da koristimo $90/sat kao standardni trošak zaposlenika. Ako bismo mogli uštedjeti sat vremena tijekom životnog ciklusa svakog izvješća, to je barem $500.000 uštede samo od izgubljenog vremena. Trebat ćemo to nadoknaditi u odnosu na troškove licenciranja i vrijeme razvoja aplikacija, no CFO je spomenuo da je vrijedno ulagati u poboljšanje vidljivosti proračuna i poštivanje izvješća.

Tijekom cijelog procesa planiranja Power Apps projekta vraćat ćemo se na ovaj primjer.