Postoje li podaci ili informacije s kojima počinju ili kojima trebaju pristupiti?
Koji su podaci, ako postoje, predstavljeni toj osobi tijekom započinjanja tih aktivnosti? Odakle dolaze ti podaci? Zapitajte se:
Jesu li ti podaci došli iz prethodnog koraka?
Jesu li ti podaci došli iz postojećeg sustava? Mora li se korisnik prijaviti za pristup podacima?
Izvlače li se podaci izvlače iz vanjskog sustava, poput podataka o tržištu ili vremenu?
Primjer:
Za popunjavanje izvješća o troškovima zaposlenici najprije unose svoje ime, ID zaposlenika, ime upravitelja i datum, zatim prikupe svoje potvrde i potreban im je pristup popisu vrsti troškova i pravilima za svaku vrstu.
Pitanja privatnosti podataka i dozvola
Razmislite o korisniku koji provodi ove korake procesa i zapitajte se:
Kojim postojećim podacima trebaju pristupiti?
Trebaju li pristup podacima kojima drugi korisnici ne bi trebali imati pristup?
Mogu li obavljati zadatke koje drugi korisnici ne bi mogli raditi?
Razumijevanje kojim podacima bi korisnici trebali imati pristup pomaže u definiranju kontrola sigurnosti i privatnosti koje moraju biti uključene u rješenje.
Razumijevanje korisnika pomaže i u određivanju koju količinu podataka korisnik može vidjeti. Ako je korisnik menadžer, hoće li moći vidjeti sve radne stavke svih radnika? A ako je korisnik radnik, trebaju li vidjeti samo svoje radne stavke?
Primjer:
Privatnost podataka razlikuje se ovisno o ulozi osobe koja koristi aplikaciju:
- Organizator izvješća o troškovima: trebali bi vidjeti samo izvješća o vlastitim troškovima.
- Menadžeri (Nikola): Nikola bi trebao vidjeti samo izvješća o troškovima svojih izravnih izvješća.
- Računovođa (Anita): Anita bi trebala biti ovlaštena za reviziju svih izvješća o troškovima.
Razmatranja o osvježavanju podataka
Koliko se često mijenjaju ulazni podaci? Koliko često ih treba osvježavati? Dolaze li ti podaci s uređaja ili iz sustava u stvarnom vremenu ili se ti podaci rijetko mijenjaju? Koliko često treba ažurirati aplikaciju novim podacima?
Primjer:
Podaci koji dolaze iz usluge Azure Active Directory ne mijenjaju se vrlo često; međutim, to se mijenja povremeno kako ljudi prelaze iz uloge u ulogu u tvrtki ili ustanovi i u strukturi izvještavanja. Dakle, za ovu aplikaciju prikladno je potražiti informacije u trenutku kada korisnik stvara izvješće o troškovima. Nije potrebno ponovno provjeravati podatke.