Tko obavlja posao, kada i gdje?

Za ovaj korak morate znati tko obavlja posao. Koja je njihova uloga?

Možda bi bilo najlakše započeti s imenima ljudi, ali htjet ćete shvatiti koja je njihova uloga kada obavljaju zadatak. Na primjer:

  • Bilo koji zaposlenik koji podnosi izvješće o troškovima

  • Upravitelj podnositelja izvješća koji odobrava izvješća (ključan je odnos prema podnositelju)

  • Računovodstveni stručnjak koji pregledava izvješća (ključno je članstvo u određenom timu)

  • CFO koji pregledava združene financije (ključan je poseban naslov)

Pojedina osoba možda ponekad ima svaku od ovih uloga, ali ključno je razumjeti ulogu koju imaju kad obavljaju zadatak. Razumijevanje uloga pomoći će vam u dizajniranju zaslona aplikacija i konfiguriranju pristupa i sigurnosti. (Doći ćemo do njih u fazi projektiranja.)

IT industrija naziva svaku osobu ili grupu ljudi koji obavljaju istu funkciju uloga posla, a opis njihovih relevantnih karakteristika identificiran je u osobi (kojemu je često dodjeljeno ime radi lakšeg snalaženja).

Nakon što utvrdite "tko", uzmite u obzir sljedeće:

  • Koji se uređaj koristi? Gdje je primarno mjesto rada? Je li u uredu? Mjesto klijenta? Tvornica? (O tome ćemo više raspravljati u sljedećim odjeljcima.)

  • Koji se drugi sustavi redovito koriste? (Znajući to će biti korisno u fazi projektiranja. Na primjer, upravitelj koji "živi" na usluzi Microsoft Teams možda želite tamo primati zahtjeve za odobrenje, a ne e-poštom.)

  • Šta bi ta osoba mogla dobiti koristeći aplikaciju ili suradnjom pri radu na ovom novom procesu?

Posljednja je točka vrlo važna jer može doći do prigovora ili oklijevanja ljudi koji su uključeni u proces prije ili nakon koraka kojima upravlja vaša aplikacija. To bi moglo rezultirati time da se vaša aplikacija ne koristi zbog nedostatka suradnje.

Savjet

Bitno je znati na koga će utjecati promjena poslovnog procesa. Odredite tko će upotrebljavati aplikaciju i na koga će ta promjena utjecati, čak i ako ne koriste aplikaciju.

Savjet

Kada prođete kroz ovu analizu za informacije koje možda ne znate, najbolje je razgovarati s tom osobom i dobiti njihovu perspektivu. Svakako možete pretpostaviti kako oni rade, ali nevjerojatno je što možete naučiti u brzom razgovoru—ne samo kako to rade danas, već i kako bi to radije radili u budućnosti.

Koliko često rade?

Zapišite i koliko često se zadatak obavlja. Svakodnevno, tjedno, povremeno, sezonski?

Aplikacija koja se svakodnevno koristi uzima drugačije stvari kod dizajniranja od one koja se koristi samo povremeno. (Na primjer, aplikaciju koja se koristi svakodnevno možda će trebati pojednostaviti, a aplikaciju koja se koristi povremeno možda treba sadržavati više objašnjenja.)

Gdje rade?

Dok uzimate u obzir svaku osobu koja pridonosi rješavanju problema, razmislite o tome kako rade svoj posao:

  • Je li to nešto što rade za svojim uredskim stolom?

  • Rade li na određenom mjestu u polju?

  • Prelaze li s lokacije na lokaciju u polju?

Dobro je razumjeti način rada svakog korisnika tako da rješenje koje stvorite funkcionira za njih.

  • Hoće li ovo biti mobilna aplikacija?

  • Hoće li to biti aplikacija za stolna računala?

  • Treba li postojati i mobilna verzija i verzija za stolna računala?

Razmatranja povezanosti

Dok svaki radnik obavlja svoj dio postupka, može li se povezati putem interneta?

Jesu li u polju u kojem nema povezanosti? Može li korisnik raditi s automatiziranim rješenjem za bilježenje podataka u stvarnom vremenu i sinkronizirati podatke kada uspostave povezanost?

Što ostali sudionici u procesu trebaju znati (ako postoje) dok je osoba koja provodi ovaj korak izvan mreže?

Razumijevanje ovoga pomaže vam odrediti jesu li vam potrebni procesi koji lokalno bilježe podatke kako bi se korisnik mogao „isključiti“ dok obavlja svoj dio postupka, a zatim sinkronizirati rezultate kada se ponovo povežu.

Napomene o licencama

Dok razumijete kako funkcionira svaki suradnik na rješavanju problema, također je važno znati na kojim uređajima rade. Ako je radnik na terenu i radi samo na svom telefonu ili tabletu, to je dobro znati pri ulasku u definiranje načina na koji ekrani izgledaju i funkcioniraju. Ako su svi suradnici na radnoj površini ili prijenosnom računalu, možete se poslužiti različitim pristupima dizajnu. Možete izgraditi rješenja za radnu površinu i mobilne uređaje koja rade zajedno.

Primjer: osobe za proces prijavljivanja troškova

Ovo su vrste uloga, stilovi rada i postavke koje smo pronašli kad smo pregledali naš postupak prijavljivanja troškova.

Slika Leea u prodaji.

Lee – prodajni predstavnik

  • Gotovo uvijek u pokretu

  • Radije radi na tabletu prilikom susreta s kupcima

  • Ne postoji uvijek internetsko povezivanje, pa mora imati mogućnost rada izvan mreže

  • Radije bilježi svoje troškove i potvrde što je prije moguće nakon što dođe do njih

Slika Nicka, voditelja prodaje.

Nick – voditelj prodaje

  • Gotovo uvijek u pokretu

  • Potreban mu je samo zaslon osjetljiv na dodir

  • Zahtijeva izvanmrežnu podršku za udaljene lokacije

  • Odgovoran je za odobravanje izvješća o troškovima svih njegovih izravnih izvješća

Slika Shawna u korisničkoj podršci.

Shawn – služba za pomoć klijenta

  • Uglavnom koristi radnu površinu

  • Obično snosi troškove za moral tima i mora identificirati uključene zaposlenike

Slika Rebecce, revizora.

Rebecca – revizorka

  • Potrebno je komunicirati sa svim zaposlenicima na svim lokacijama

  • Ima povremene putne troškove

  • Uglavnom koristi radnu površinu, ali radije koristi svoj mobilni telefon

  • Obično ima pristup internetu

  • Odgovoran za osiguranje ukupne usklađenosti zaposlenika s postupcima izvještavanja

Slika Abhaya u računovodstvu.

Abhay – računovođa

  • Mora biti u mogućnosti pregledati sva izvješća i primitke o troškovima

  • Odgovoran je za osiguranje usklađenosti svakog izvješća o troškovima

  • Upravlja velikom količinom posla; mora biti u mogućnosti brzo obraditi informacije

  • Mora biti u mogućnosti izvijestiti o uravnoteženju troškova s proračunom

Slika Charlotte, CFO.

Charlotte – CFO

  • Mora paziti na proračun ukupnih troškova i pomoći upraviteljima odjela da ostanu unutar budžeta

  • Putuje u razne urede, ima sastanke i konferencije izvan ureda te mora bilježiti vlastite troškove

  • Radi iz ureda, na daljinu i kod kuće koristeći razne uređaje —radnu površinu, tablet i telefon

  • Nije uvijek povezana s internetom

Kada smo konkretno pogledali 1. korak u našem procesu (zapravo stvaranje izvješća o troškovima), evo što smo dokumentirali.

Zadatak 1: Izrada izvješća o troškovima

Tko to radi?Svi zaposlenici
Gdje se posao obavlja?U uredu, na stranicama klijenata ili na cesti
Kada se posao obavlja?Ad hoc. Neki zaposlenici to rade barem jednom tjedno. Drugi bi to mogli raditi jednom ili dva puta godišnje.
Na mreži ili izvan mreže?To se trenutačno radi na papiru, ali tim želi to obaviti digitalno. Unos podataka može se izvršiti izvan mreže kad nije dostupno povezivanje. Prodavači ne žele biti na mreži da bi započeli bilježiti potvrde i troškove. (Na primjer, radije će to učiniti u avionu na putu kući.)
Uređaji?Telefon, tablet, prijenosno računalo ili radna površina