Isplati li se automatizirati taj proces?
Sada je vrijeme da razmislite o trudu koji je potreban za izgradnju rješenja i odlučite je li opravdano. To uključuje odmjeravanje poslovne vrijednosti u odnosu na troškove procesa automatizacije. Poslovna vrijednost kontinuirana je pogodnost koju tvrtka ostvaruje od projekta.
Trošak u slučaju da ne učinite ništa
Da biste shvatili vrijedi li automatizirati postupak, najprije morate razumjeti cijenu ne rješavanje problema.
Kao dio definiranja poslovne vrijednosti koju želite postići zahvaljujući rješenju Microsoft Power Platform, trebali biste bolje razumjeti koliko vaša tvrtka ili ustanova trenutačno treba platiti rješavanje problema. Drugim riječima, izmjerite troškove ako ništa ne poduzmete.
Da biste izračunali trenutne troškove, identificirajte vrijeme provedbe tekućeg procesa i pomnožite ga s troškovima ljudi koji ga provode. Godišnji trošak možete izmjeriti tako što ćete odrediti trošak izvođenja cjelokupnog postupka, a zatim ga pomnožite s brojem izvođenja procesa godišnje. Dodajte bilo koje druge troškove, poput licenci za softver, papira, poštarine i tako dalje.
Primjer: Cijena tenutačnog postupka troškova
Prvo što trebamo razumjeti je koliko košta tvrtku ili ustanovu da nastavi ručno provoditi postupak izvješćivanja o troškovima? Evo što smo otkrili dok smo razgovarali s kolegama:
Otkrili smo da im svaki tjedan treba otprilike sat vremena da prikupe sve svoje potvrde i ručno ispune izvješće o troškovima. Abhay je izjavio da tjedno prime otprilike 140 izvješća o troškovima. Također smo saznali da potpuno opterećeni trošak svakog člana tima iznosi otprilike $90 /h.
(140 izvješća o troškovima × 1 sat/tjedan) ×$ 90 = $ 12 600/tjedan
52 tjedna ×$ 12 600 = $ 655 200 godišnje
Nick ne pregledava i ne odobrava izvješća o troškovima; sve je to dužnost Abhaya i njegovog tima. Budući da redovito ne nadzire troškove tima, Nick propušta važnu priliku da provjeri troškove, pazi na prijevare i optimizira navike trošenja svog tima.
Abhay je s nama podijelio da njegov tim potroši otprilike 15 minuta po izvješću o troškovima, u prosjeku prima 140 izvješća tjedno i šalje natrag 25 posto njih zbog podataka koji nedostaju.
Početni pregled: 140 izvješća o troškovima × 15-minutni pregled = 35 sati
Početni pregled: 35 sati ×$90 = $3 150 tjedno = $163 800 / godišnje
Ponovni pregled: 35 izvješća o troškovima × 15-minutni pregled = 8,75 sati
Ponovni pregled: 8,75 sati ×$90/h = $787,50 / tjedan = $40 950 / godišnje
Ukupni tjedni trošak: $3,937.50
Ukupni godišnji trošak: $204 750
Nakon što se provjeri ispravnost izvješća o troškovima, potrebno je otprilike 7 minuta po izvješću o troškovima za pregled kodova glavnih knjiga za svaku kategoriju troškova i njihovo zapisivanje u svaki redak izvješća o troškovima.
140 izvješća o troškovima × 7 minuta kodiranja = 16,5 sati / tjedan = $1 485 / tjedan = $77 220 / godišnje
Potrebno je otprilike 10 minuta po izvješću o troškovima za stvaranje dnevnika plaćanja u financijskom sustavu za obradu plaćanja i pojavljivanje na financijskom izvješću za Charlotte.
140 izvješća o troškovima × 10 minuta kodiranja = 23,8 sati / tjedan = $2 142 / tjedan $111 384 / godišnje
Charlotte bi željela pregledati proračun svaki tjedan, ali ne može dobiti svoje izvješće do četvrtka, nakon što je Abhay dovršio pregled i vratio izvješćaje u kojima su nedostajali podaci. (Iako ovo nije novčani trošak, utječe na poslovanje.)
Cijeli proces košta tvrtku:
$655 200 + $204 750 + $77,220 + $111 384 = $1,048.554
