Stvaranje izvješća o Power BI za analizu projekata

Napomena

Ovaj je članak dio serije vodiča o korištenju Power Apps, Power Automate i Power BI s SharePoint Online. Svakako pročitajte uvod u niz kako biste pohvatali konce i shvatili smisao kao i dobili s tim povezana preuzimanja.

U ovom ćemo zadatku stvoriti Power BI izvješće na temelju dvaju popisa SharePoint. Donijet ćemo podatke s popisa u Power BI Desktop i malo ih očistiti, napraviti osnovno modeliranje podataka i stvoriti skup vizualnih prikaza koji nam govore nešto o podacima.

Brzi pregled Power BI Desktop

Prije nego što zaronimo u izradu izvješća, pregledajmo Power BI Desktop. Ovo je moćan alat s puno mogućnosti, pa ćemo se usredotočiti na pregled područja koja ćete upotrebljavati u ovom zadatku. U Power BI Desktop postoje tri glavna područja rada ili prikazi: prikaz izvješća, prikaz podataka i prikaz Odnosi. Power BI Desktop uključuje i Uređivač upita koji se otvara u zasebnom prozoru.

Na sljedećem zaslonu prikazuju se tri ikone prikaza s lijeve strane Power BI Desktop: Izvješće, Podaci i Odnosi, od vrha prema · dnu. Žuta traka lijevo označava trenutačni prikaz; u ovom slučaju prikazuje se prikaz izvješća. Promijenite prikaze odabirom neke od te tri ikone.

Power BI Desktop poglede.

Prikaz izvješće ima pet glavnih područja:

  1. Vrpcu, koja prikazuje uobičajene zadatke povezane s izvješćima i vizualizacijama.
  2. Prikaz Izvješće ili radno područje na kojem se stvaraju i uređuju vizualizacije.
  3. Područje kartice Stranice pri dnu, s pomoću kojeg možete odabrati ili dodati stranicu izvješća.
  4. Okno Vizualizacije na kojem mijenjate vizualizacije, prilagođavate boje ili osi, primjenjujete filtre, povlačite polja i još mnogo toga.
  5. Okno Polja u kojem se elementi upita i filtri mogu povući na prikaz Izvješće ili na područje Filtri okna Vizualizacije.

Power BI Desktop kartice, prikaze i okna.

Prikaz Podaci ima tri glavna područja:

  1. Vrpca koja ima karticu Modeliranje odabranu ispod. Na ovoj kartici stvarate računske tablice i stupce te unosite druge promjene u podatkovni model.
  2. Središnje okno koje prikazuje podatke za odabranu tablicu.
  3. Okno Polja u kojem kontrolirate kako se polja prikazuju u vašim izvješćima.

Power BI Desktop prikaz podataka.

Ne koristimo prikaz Odnosi u ovom zadatku, ali možete ga provjeriti kasnije nakon što podatke popisa dovedemo u Power BI Desktop.

U uređivaču upita stvarate upite i pretvarate podatke, a zatim taj rafinirani podatkovni model učitavate u Power BI Desktop. Alat za uređivanje upita ima četiri glavna područja:

  1. Vrpcu, koja ima mnogo mogućnosti za oblikovanje i pretvorbu podataka koje unesete.
  2. Lijevo okno, na kojem su upiti navedeni i dostupni za odabir,prikazivanje i oblikovanje.
  3. Središnje okno, na kojem su podaci iz odabranog upita prikazani i dostupni za oblikovanje.
  4. Prozor Postavke upita, u kojem su navedeni svojstva upita i koraci pretvorbe podataka koji su primijenjeni.

Uređivač upita Power BI Desktop.

Prvi korak: unos podataka u Power BI Desktop

U ovom ćemo se koraku prvo povezati s dva popisa. Zatim ćemo podatke očistiti uklanjanjem stupaca koji nam nisu potrebni za analizu podataka. Također ćemo promijeniti vrste podataka na nekim od preostalih stupaca tako da proračuni rade ispravno. Dodatne informacije o dohvaćanja i čišćenju podataka u Power BI Desktop potražite u odjeljku Dohvaćanje podataka u našem tečaju vođenog učenja.

Povezivanje s popisima SharePoint

  1. U Power BI Desktop na kartici Polazno kliknite ili dodirnite Dohvaćaj podatke, a zatim Više ...

    Uzmi podatke.

  2. U dijaloškom okviru Dohvaćanje podataka kliknite ili dodirnite SharePoint Mrežni popis, a zatim Poveži.

    Povežite se s popisom SharePoint.

  3. Unesite URL web-mjesta SharePoint, a zatim kliknite ili dodirnite U redu.

    URL popisa SharePoint.

  4. Ako dobijete sljedeći dijaloški okvir, provjerite jeste li prijavljeni s ispravnim vjerodajnicama, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Poveži.

    SharePoint vjerodajnice popisa.

  5. Odaberite mogućnost Pojedinosti projekta i Zahtjevi projekta, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Uredi.

    Odaberite popise SharePoint.

    Popisi su sada prikazani kao tablice u alatu za uređivanje upita.

    Tablice u alatu za uređivanje upita.

Uklonite nepotrebne stupce iz tablica

  1. U lijevom navigacijskom oknu kliknite ili dodirnite mogućnost Pojedinosti projekta.

  2. U središnjem oknu odaberite stupac FileSystemObjectType, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Ukloni stupce.

    Uklanjanje stupaca.

  3. Uklonite dva stupca nakon stupca Id: ServerRedirectedEmbedURL i ContentTypeId.

    Savjet

    S pomoću tipke Shift odaberite oba stupca, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Ukloni stupce.

  4. Uklonite sve stupce s desne strane stupca PMAssigned (ukupno 22 stupca). Tablica bi se trebala podudarati sa sljedećom slikom:

    Tablica podataka projekta u alatu za uređivanje upita.

  5. Ponovite postupak kroz koji ste upravo prošli, sada za Zahtjevi za projekt : uklonite stupce FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId i sve stupce s desne strane stupca Odobreno (ukupno 22 stupca). Tablica bi se trebala podudarati sa sljedećom slikom:

     Tablica Zahtjevi za projekt u alatu za uređivanje upita.

Promjena vrste podataka u stupcima Pojedinosti projekta

  1. Odaberite stupac ProjectedDays, kliknite ili dodirnite mogućnost Vrsta podataka: Bilo koja, i zatim mogućnost Cijeli broj.

    Promjena vrste podataka u cijeli broj.

  2. Ponovite prethodni korak za stupac ActualDays.

  3. Odaberite stupac ApprovedDate, kliknite ili dodirnite mogućnost Vrsta podataka: Bilo koja, i zatim mogućnost Datum.

     Promjena vrste podataka na datum.

  4. Ponovite prethodni korak za stupce ProjectedStartDate i ProjectedEndDate.

Promjena vrste podataka u stupcima Zahtjeva za projekt

  1. Odaberite stupac EstimatedDays, kliknite ili dodirnite mogućnost Vrsta podataka: Bilo koja, i zatim mogućnost Cijeli broj.

  2. Odaberite stupac RequestDate, kliknite ili dodirnite mogućnost Vrsta podataka: Bilo koja, i zatim mogućnost Datum.

Primijenite i spremite promjene

  1. Na kartici Polazno kliknite Zatvori i primijeni da biste zatvorili uređivač upita i vratili se u glavni prozor Power BI Desktop.

    Zatvorite i primijenite promjene.

  2. Kliknite ili dodirnite stavku Datoteka, zatim Spremi i spremite pod nazivom project-analysis.pbix.

2. korak: Poboljšanje podatkovnog modela

Sada kada imamo podatke s naših popisa SharePoint uvučenih u Power BI Desktop, prijeći ćemo na modeliranje podataka. Modeliranje podataka može biti dugotrajan proces, ali ukratko ćemo vam pokazati neke zanimljive stvari koje možete učiniti kako biste dobili više podataka s popisa u Power BI Desktop:

  • Promijenite međusobnu povezanost dviju tablica
  • Dodajte tablicu datuma kako bismo mogli računati na temelju radnih dana
  • Dodajte izračunane stupce kako biste izračunali vremenske raspone između važnih kontrolnih točaka projekta
  • Dodajte mjere za izračun odstupanja predviđenih u odnosu na stvarne dane za projekt

Nakon dovršetka ovih koraka, možemo izraditi vizualizacije koje iskorištavaju poboljšanja u našem modelu. Dodatne informacije o modeliivanju podataka u Power BI Desktop potražite u odjeljku Modeliranje u našem tečaju vođenog učenja.

Promjena odnosa tablice

Kada Power BI Desktop unio popise, stvorio je odnos između njih na temelju stupca ID u obje tablice. Odnos bi zapravo trebao postojati između stupca Id u tablici Zahtjevi za projekt i stupca RequestId u tablici Pojedinosti projekta. Popravimo to:

  1. Kliknite ili dodirnite ikonu Prikaz podataka.

    Prikaz podataka.

  2. Na kartici Modeliranje kliknite ili dodirnite mogućnost Upravljaj odnosima. Ostat ćemo na ovoj kartici u prikazu Podaci kako bismo obavili sve korake modeliranja podataka.

    Upravljanje odnosima.

  3. Provjerite je li odabran postojeći odnos, kliknite ili dodirnite mogućnost Izbriši, a zatim kako biste potvrdili ponovno Izbriši.

    Izbriši odnos.

  4. Kako biste stvorili različiti odnos, kliknite Novo.

  5. U dijaloškom okviru Stvori odnos:

    1. Za prvu tablicu odaberite mogućnost Zahtjevi za projekt i stupac Id.

    2. Za drugu tablicu odaberite mogućnost Pojedinosti projekta i stupac RequestId.

    3. Zaslon bi trebao izgledati kao sljedeća slika. Kada ste spremni, kliknite ili dodirnite mogućnost U redu, a zatim Zatvori.

      Stvori odnos.

Dodavanje tablice datuma kako bi se olakšali izračuni na temelju datuma

  1. Kliknite ili dodirnite mogućnost Nova tablica.

    Nova tablica.

  2. Unesite ovu formulu u traku za formule: Dates = CALENDARAUTO().

    Traka za formule s datumima = CALENDARAUTO().

    Ta formula stvara tablicu pod nazivom Datumi s jednim stupcem datuma. Tablica obuhvaća sve datume iz vaše druge tablice i automatski se ažurira ako se dodaju dodatni datumi (tj. ako se podaci osvježe).

    Ova formula i ostale u ovom odjeljku koriste izraze za analizu podataka (DAX), jezik formule za Power BI i druge tehnologije. Dodatne informacije potražite u odjeljku Osnove DAX-a u Power BI Desktop.

  3. Pritisnite Unos za stvaranje tablice Datumi.

    Tablica datuma.

Dodavanje izračunanih stupaca u tablicu Datuma

  1. Dok ste još na tablici datuma, kliknite ili dodirnite mogućnost Novi stupac.

    Novi stupac.

  2. Unesite ovu formulu u traku za formule: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

    Ova formula određuje je li datum u stupcu Datum radni dan. Ako je datum radni dan, tada stupac IsWeekDay dobiva vrijednost 1; u suprotnom dobiva vrijednost 0.

  3. Pritisnite Unos za dodavanje stupca IsWeekDay u tablicu Datumi.

    Dodavanje stupca IsWeekDay.

Dodavanje izračunanih stupca u tablicu Pojedinosti projekta

  1. U desnom oknu kliknite ili dodirnite tablicu Pojedinosti projekta, a zatim Novi stupac.

    Novi stupac.

  2. Unesite ovu formulu u traku za formule:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Details'[ApprovedDate],
          'Project Details'[ProjectedStartDate]
      )
    )
    

    Ova formula izračunava razliku u danima između dana kada je projekt odobren i dana kada se predviđa početak. Ona upotrebljava stupac IsWeekday iz tablice Datumi, pa broji samo radne dane.

  3. Pritisnite Unos za dodavanje stupca ApprovedStartDiff u tablicu Pojedinosti projekta.

    Dodavanje stupca OdobreniStartDiff.

Dodavanje izračunanih stupca u tablicu Zahtjevi za projekt

  1. U desnom oknu kliknite ili dodirnite tablicu Zahtjevi za projekt, a zatim Novi stupac.

    Novi stupac.

  2. Unesite ovu formulu u traku za formule:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Requests'[RequestDate],
          NOW()
       )
    )
    

    Ova formula izračunava razliku u danima između dana kada je za projekt postavljen zahtjev i današnjeg dana (NOW()). Ponavljamo, formula broji samo radne dane. Ovaj stupac upotrebljava se za traženje projekta koji je najdulje na čekanju.

  3. Pritisnite Unos za dodavanje stupca RequestDateAge u tablicu Zahtjevi za projekt.

    Dodavanje stupca RequestDateAge.

Dodavanje mjere u tablicu Pojedinosti projekta

  1. U desnom oknu kliknite ili dodirnite tablicu Pojedinosti projekta, a zatim Nova mjera.

    Novo mjerilo.

  2. Unesite ovu formulu u traku za formule:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    )
    

    Ova formula izračunava odstupanje između stvarnog i predviđenog dana za projekt. To dodajemo kao mjeru, a ne kao izračunani stupac, tako da vraća ispravne rezultate bez obzira na to kako se podaci filtriraju ili objedinjuju u izvješću.

  3. Pritisnite Unos za dodavanje mjere VarProjectedActual u tablicu Pojedinosti projekta.

    Dodavanje mjere VarProjectedActual.

Dodavanje mjere u tablicu Zahtjevi za projekt

  1. U desnom oknu kliknite ili dodirnite tablicu Zahtjevi za projekt, a zatim Nova mjera.

    Novo mjerilo.

  2. Unesite ovu formulu u traku za formule:

    MaxDaysPending = MAXX(
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    )
    

    Ova formula pronalazi projekt koji je najdulje na čekanju na temelju izračunanog stupca koji smo prethodno definirali.

  3. Pritisnite Unos za dodavanje mjere MaxDaysPending u tablicu Zahtjevi za projekt.

    Dodavanje mjere MaxDaysPending.

3. korak: Stvaranje vizualizacije izvješća

Sada smo u koraku o kojem mnogi misle kada razmišljaju o analizi podataka: stvaranju vizualizacija kako bismo mogli pronaći uzorke u našim podacima. U ovom koraku stvorit ćemo četiri vizualizacije:

  • Grafikon stupca koji prikazuje predviđene dane u odnosu na stvarne dane na projektima
  • Grafikon stupca koji prikazuje odstupanje za svaki projekt
  • Kartica koja prikazuje projekt koji je najdulje na čekanju
  • Tablica koja prikazuje vrijeme između odobrenja projekta i predviđenog datuma početka

Nakon što stvorimo vizualizacije izvješća u Power BI Desktop, objavit ćemo podatke i izvješća na servis Power BI, tako da možemo stvarati i dijeliti nadzorne ploče. Dodatne informacije o stvaranju izvješća u Power BI Desktop potražite u odjeljku Vizualizacije u našem tečaju vođenog učenja.

Stvaranje trakastog grafikona za prikaz predviđenog u odnosu na stvarno

  1. Kliknite ili dodirnite prikaz Izvješće. Ostat ćemo u ovom pogledu do kraja našeg vremena u Power BI Desktop.

    Prikažite izvješće.

  2. U desnom oknu Vizualizacije kliknite ili dodirnite mogućnost Grupirani stupčasti grafikon.

    Vizualizacije – grupirani stupčasti grafikon.

  3. Povucite stavke PMAssigned i Naslov iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do Osi u oknu Vizualizacije.

    Os u oknu Vizualizacije.

  4. Povucite stavke ActualDays i ProjectedDays iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do stavke Vrijednost u oknu Vizualizacije.

    Vrijednost u oknu Vizualizacije.

  5. Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

    ProjectedDays i ActualDays putem PMAssigned.

  6. Povucite stavku Status iz mogućnosti Pojedinosti projekta u oknu Polja prema području Filtri okna Vizualizacije, a zatim odaberite potvrdni okvir Dovršeno.

    Filtriraj putem stupca statusa.

    Grafikon je filtriran tako da prikazuje samo završene projekte, što ima smisla jer uspoređujemo predviđene sa stvarnim danima.

  7. Kliknite strelice u gornjem lijevom kutu grafikona kako biste se pomicali gore i dolje po hijerarhiji voditelja projekata i projekata. Na sljedećoj slici vidite kako u projektima izgleda pretraživanje kroz razine naniže.

    Pretraživanje unutar stupčastog grafikona.

Stvaranje trakastog grafikona za prikaz odstupanja od predviđenog

  1. Kliknite ili dodirnite radno područje izvan vizualizacije koju ste upravo stvorili.

  2. U desnom oknu Vizualizacije kliknite ili dodirnite mogućnost Grupirani stupčasti grafikon.

    Vizualizacije – grupirani stupčasti grafikon.

  3. Povucite stavke PMAssigned i Naslov iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do Osi u oknu Vizualizacije.

    Os u oknu Vizualizacije.

  4. Povucite stavke VarProjectedActual iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do stavke Vrijednost u oknu Vizualizacije.

    Vrijednost VarProjectedActual u oknu Vizualizacije.

  5. Povucite stavku Status iz mogućnosti Pojedinosti projekta u oknu Polja prema području Filtri okna Vizualizacije, a zatim odaberite potvrdni okvir Dovršeno.

    Filtriranje prema stupcu Status u Pojedinostima projekta.

    Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

    VarProjectedActual putem PMAssigned.

    Iz ovog grafikona možete vidjeti koliko je više varijabilnosti za projekte koje je vodio Irvin Sayers u odnosu na Joni Shermana. Provjerite varijabilnost po projektu i jesu li predviđeni dani veći ili manji od stvarnih dana.

    VarProjectedActual prema Naslovu.

  6. Prije nego što stvorimo više vizualizacije, pomaknite i promijenite veličinu onih koje ste već stvorili, tako da se jedna s drugom podudaraju.

    Prilagodite grafikone po strani.

Stvorite karticu koja prikazuje projekt koji je najdulje na čekanju

  1. Kliknite ili dodirnite radno područje izvan vizualizacije koju ste upravo stvorili.

  2. U desnom oknu Vizualizacije kliknite ili dodirnite mogućnost Kartica.

    Vizualizacije – kartica.

  3. Povucite stavku MaxDaysPending iz mogućnosti Zahtjevi za projekt u oknu Polja na Polja u oknu Vizualizacije.

    Polja u oknu Vizualizacije.

  4. Kliknite ili dodirnite Format (valjak za boju), zatim mogućnost Obrub postavite na Uključeno.

    Alat za oslikavanje formata – Obrub.

  5. Postavite mogućnost Naslov na Uključeno, a zatim dodajte naslov „Maks. dani čekanja odobrenja”.

    Dodajte naslov.

    Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

     Maks. dani čekanja odobrenja.

    Nakon što objavimo ovo izvješće, upotrijebit ćemo ovu pločicu da pokrenemo upozorenje ako maksimalna vrijednost projekta na čekanju dosegne određeni prag.

Stvaranje tablice koja prikazuje vrijeme između odobrenja projekta i predviđenog datuma početka

  1. Kliknite ili dodirnite radno područje izvan vizualizacije koju ste upravo stvorili.

  2. U desnom oknu Vizualizacije kliknite ili dodirnite mogućnost Tablica.

    Vizualizacije – tablica.

  3. Povucite stavke PMAssigned, Naslov i ApprovedStartDiff iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do Vrijednosti u oknu Vizualizacije.

    Vrijednosti u oknu Vizualizacije.

  4. Povucite stavku ProjectedStartDate iz mogućnosti Pojedinosti projekta u oknu Polja prema području Filtri okna Vizualizacije, a zatim odaberite sve datume izuzev za (Prazno).

    Filtriranje putem ProjectedStartDate.

  5. Promijenite veličinu stupaca tablice kako biste mogli vidjeti sve podatke i sortirati prema stavki ApprovedStartDiff, silazno. Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

    Tablica s vrijednostima ApprovedStartDiff.

  6. U području Vrijednosti kliknite ili dodirnite strelicu prema dolje za stavku ApprovedStartDiff, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Prosjek. Sada možemo vidjeti prosječno trajanje između odobrenja projekta i predviđenog datuma početka.

    Izračunajte prosjek.

  7. Ponovno kliknite ili dodirnite strelicu prema dolje za ApprovedStartDiff, kliknite ili dodirnite Uvjetno oblikovanje, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Palete boja pozadine.

    Uvjetno oblikovanje.

  8. Postavite boje za polja Minimum i Maksimum kao što je prikazano u nastavku, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost U redu.

    Mogućnosti uvjetnog oblikovanja.

    Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

    Dovršeno uvjetno oblikovanje.

    Kao što vidite, projekti koje Irvin Sayers pokreće obično počinju dosta kasnije nakon odobrenja. Mogu postojati drugačiji faktori od dodijeljenog voditelja, ali to bi bilo vrijedno istražiti.

To nas dovodi do kraja odjeljka izvješća i sada biste trebali imati cjelovito izvješće na temelju podataka uvezenih iz SharePoint te očišćenih i po uzoru na Power BI Desktop. Ako bi sve išlo po planu, vaše bi izvješće trebao izgledati kao na sljedećoj slici.

Dovršeno izvješće.

Sljedeći koraci

Sljedeći korak u ovoj seriji vodiča je objavljivanje Power BI izvješća o projektu i stvaranje nadzorne ploče.

Pogledajte