Dodavanje obavijesti kako bi vaše aplikacije bile zajedničke

Aplikacije u Microsoft Teams osmišljene su tako da omogućuju suradnju među ljudima u vašoj tvrtki ili ustanovi. Kada imate aplikaciju koja ima predaju informacija, poput grupe A koja radi nešto što grupa B tada mora obraditi, ako se sve dogodi u aplikaciji, korisnici mogu propustiti važna ažuriranja i procesi bi se mogli otegnuti.

Korištenje obavijesti o kritičnim događajima u vašim aplikacijama u Teams poboljšava suradnju proaktivno dajući korisnicima do znanja da postoji nešto na što treba obratiti pozornost ili nešto što treba učiniti.

Teams i Power Platform daju vam mnogo mogućnosti načina na koje možete obavijestiti ljude.

  • Obavijesti e-poštom
  • SMS/tekstne obavijesti
  • Poruke iz Teams
  • Prilagodljive kartice
  • Objave u kanalu

Pogledajte ovaj videozapis da biste saznali kako dodati obavijesti kako bi aplikacije bile suradničke:

Odabir odgovarajuće vrste obavijesti

Kako biste trebali odlučiti koju ćete vrstu obavijesti koristiti? Mnogo ljudi prema zadanim postavkama prima obavijesti putem e-pošte, ali mnogo se ljudi žali i da prima previše e-pošte. E-pošta je prihvatljiva vrsta obavijesti, no treba je koristiti umjereno. Posebno za hitne obavijesti, jer se e-pošta često ne vidi odmah.

Evo nekoliko pitanja koja trebate postaviti prilikom definiranja odgovarajuće vrste obavijesti:

  1. Je li obavijest hitna?

    Ako stvarate aplikaciju za praćenje sigurnosnih problema, a postoji hitan problem koji zahtijeva hitnu pozornost, treba koristiti obavijest poput SMS-a, automatske obavijesti ili poruke visokog prioriteta iz Teams kako bi se obavijest odmah primijetila. Ali nemojte previše koristiti ove vrste obavijesti za obavijesti koje nisu hitne jer riskirate iritiranje korisnika.

  2. Je li obavijest informativna ili zahtijeva radnju? Ako stvarate obavijest, što želite da primatelj obavijesti učini s obavijesti?

    Informativne obavijesti služe za obavještavanje korisnika, ali samo u informativne svrhe. Na primjer, u primjeru aplikacije Ideje zaposlenika za Teams, kada se stvori nova ideja, u kanalu Teams objavljuje se poruka koja obavještava ljude da je stvorena nova ideja.

    Obavijest koja zahtijeva radnju primatelju omogućuje jednu ili više naknadnih aktivnosti. U proširenom članku Ideje zaposlenika pokazat ćemo kako promijeniti obavijest u prilagodljivu karticu kako bi korisnici mogli otvoriti poslanu ideju i glasovati za nju.

    Ako obavijest zahtijeva da korisnik može učiniti nešto s obaviješću, poput otvaranja zapisa ili odgovaranja, treba upotrijebiti obavijest sa zahtjevom za radnju—kao što je interaktivna kartica ili dodati hipervezu na dubinsku vezu do aplikacije.

    Također, Teams čini ostale vrste obavijesti aktivnijima omogućujući razgovore oko obavijesti—kada objavite poruku u kanalu Teams, korisnici mogu odgovoriti na nju u kanalu, olakšavajući mogućnost više osoba da razgovaraju o obavijesti.

  3. Je li obavijest osobna ili za grupu?

    Treba li obavijestiti određenu osobu? Ili postoji li grupa ljudi koja mora znati za obavijest? Za osobne obavijesti razmislite o slanju poruke, e-pošte ili tekstne poruke kako drugi korisnici ne bi bili preopterećeni obavijestima koje nisu primjenjive. Ako poruku treba vidjeti više ljudi u grupi, objava u kanalu Teams bolji je izbor jer svi korisnici u grupi mogu vidjeti poruku i surađivati na njoj.

  4. Koja je učestalost obavijesti?

    U primjeru aplikacije Inspection za Teams prema zadanim postavkama poruka se objavljuje u kanalu Teams kada se pregled dovrši. Međutim, ako imate visoku učestalost pregleda, mnoge će se poruke objaviti u kanalu. A kada se u kanalu objavi mnogo obavijesti, pojedine obavijesti mogu se izgubiti. Zamislite svoj centar za obavijesti na telefonu—kada vam nekoliko aplikacija daje obavijesti, one su korisne, ali ako imate mnogo aplikacija koje objavljuju ažuriranja, obavijesti postaju zaglušujuće. U tom slučaju želite ponovno procijeniti svoje obavijesti i promijeniti obavijest tako da se obavještava samo o hitnim pregledima ili problemima.

  5. Kakav je utjecaj na korisnike?

    Vaše su kolege vjerojatno zaposlene, a svaki prekid može im povećati stres u život—osobito u velikim količinama. Obavijesti su dobre ako važne informacije čine dostupnijima. No, mogu imati i negativan utjecaj ako su prečeste ili nepotrebne. Također, proizvoljne obavijesti mogu umanjiti osjećaj kontrole korisnika—ako počne stizati mnogo poruka nad kojima korisnik nema kontrolu. A to može biti frustrirajuće iskustvo. Razmislite o tome da korisnicima date mogućnost da u aplikaciji kontroliraju svoje obavijesti—ovo može biti prebacivanje postavki za uključivanje obavijesti ili odabir vrste obavijesti koju žele primati. Pogledajte proširivanje biltena kao primjer.

Obavijesti: Power Apps ili Power Automate

Kada stvarate obavijest, imate dvije mogućnosti:

  • Neka vaša aplikacija izravno stvori obavijest.
  • Ili pokrenite tijek Power Apps za objavljivanje obavijesti.

Odluka o tome koji pristup trebate koristiti ovisi o vrsti obavijesti koju koristite i načinu na koji bi se obavijest trebala pokrenuti. Neke vrste obavijesti—kao što su prilagodljive kartice, zahtijevaju Power Automate. Ostale, poput slanja e-pošte, tekstnih poruka ili poruka kanala Teams, mogu se slati iz formule Power Automate ili tijeka Power Automate. Iako ne postoji „točan ili pogrešan” odgovor na ovo pitanje, evo nekoliko pravila koja treba uzeti u obzir:

  • Obavijesti poslane izravno iz aplikacije bez tijeka bit će u kontekstu korisnika koji vrši promjenu u aplikaciji. To znači da će korisniku trebati pristup usluzi koja šalje poruku, a neke vrste poruka, poput e-pošte, mogu potjecati s njihova osobnog računa. Ako želite slati poruke s računa usluge ili poštanskog sandučića s općim obavijestima, tijek Power Automate može biti u vlasništvu drugog korisničkog računa i slati poruku kada se pokrene uvjetom podataka (poput stvaranja zapisa).

  • Ako tijek šalje obavijest, a aplikacija ga izravno pokreće, tijek se mora podijeliti ili dodijeliti korisniku koji pokreće tijek. Ako tijek šalje obavijest, a pokreće ga uvjet podataka (poput stvaranja zapisa ili ažuriranja), korisnik ne mora podijeliti tijek ili biti u vlasništvu korisnika koji ga pokreće.

  • Pomoću Power Automate za slanje obavijesti možete ažurirati svoje obavijesti bez potrebe za ponovnim objavljivanjem aplikacije. Ako se pojedinosti o obavijesti često mijenjaju ili ih moraju izmijeniti korisnici koji nisu proizvođač aplikacije, to što će obavijest poslati Power Automate može segmentirati vaše radno opterećenje i omogućiti drugim korisnicima da rade na obavijestima dok radite na aplikaciji.

  • Power Apps slanje obavijesti izravno koristi formule za definiranje logike obavijesti, tijek Power Automate koristi grafičko sučelje za postavljanje svojstava obavijesti. Na primjer, iz aplikacije Power Apps možete koristiti sljedeću formulu za slanje e-pošte s poveznikom Outlook:

Microsoft365Outlook.SendEmail("mailbox@contoso.com", Summary, Description)

Umjesto toga u Power Automate radnja slanja e-pošte prikazana je grafički, dopuštajući korisnicima da popune polja na način sličan načinu na koji šalju e-poštu u programu Outlook.

Power Automate obavijest

Slanje e-pošte izravno iz Power Apps brže je za iskusne proizvođače, ali je potrebno više pojedinosti—poput datoteka privitaka i formatiranog teksta. Za manje iskusne proizvođače slanje e-pošte pomoću tijeka Power Automate moglo bi biti lakše.

Pogledajte također