Outlook-e-mailek áthelyezése nyomon követett Exchange-mappába

Nyomon követheti az ügyfélkapcsolati tevékenységeket bárhonnan, és gyakorlatilag bármilyen eszközről a mappakövetés segítségével. Miután beállított egy követett mappát, e-mailt húzhat vagy mozgathat abba a mappába az automatikus nyomon követéséhez a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) rendszerben. Továbbá, ha beállít egy konkrét kapcsolódó bejegyzést (például egy konkrét partner- vagy lehetőségbejegyzést) a mappához, a Customer Engagement (on-premises) automatikusan az összes e-mailt hozzákapcsolja ahhoz a konkrét bejegyzéshez abban a mappában. A követett mappák használhatók a(z) Exchange Online, Webes Outlook alkalmazásokban, vagy egyéb mobil alkalmazásban, amely támogatja a(z) Exchange rendszert.

Tipp

A követett mappák használhatók az Exchange Beérkezett üzenetekre vonatkozó szabályokkal. Ez könnyűvé teszi, hogy az e-mailek automatikusan egy adott mappába legyenek irányítva. Például állítson be egy beérkező üzenetekre vonatkozó Exchange szabályt, amely automatikusan továbbít egy Contoso kapcsolattartótól érkező üzenetet egy nyomon követett Contoso mappába, amely egy adott Contoso lehetőséghez van társítva. További információk a szabályok beállításáról.

A mappa nyomon követésének működését az alábbi videóban tekintheti meg: Mappaszintű nyomon követés a CRM Online szolgáltatásban.

A nyomon követett mappák használatának követelményei

• A mappakövetési szolgáltatást engedélyeznie kell a rendszergazdának is. További információkért forduljon a Customer Engagement (on-premises) rendszergazdához. Mappakövetés engedélyezésével kapcsolatos rendszergazdai információk: Mappaszintű követés konfigurálása.

• A szervezetnek a kiszolgálóoldali szinkronizálást kell használnia e-mail szinkronizálási módszerként. Ha nem tudja, melyik szinkronizálási módszert használja a szervezete, lépjen kapcsolatba Customer Engagement (on-premises)-rendszergazdájával. Kiszolgálóoldali szinkronizálás beállításával kapcsolatos rendszergazdai információk: Kiszolgálóoldali szinkronizálás beállítása.

Követett mappa beállítása

1. A webes alkalmazásban a navisávon kattintson a Beállítások lehetőségre .

2. A Személyes beállítások megadása párbeszédpanelen kattintson az E-mail fülre, majd a Válassza ki a Dynamics 365 rendszerben követni kívánt e-mail üzeneteket alatt válassza a Mappakövetési szabályok konfigurálása lehetőséget.

3. A Mappaszintű követés párbeszédpanelen az Exchange mappa alatt kattintson az + új mappa hozzárendelés lehetőségre, válassza a megjelenő lefelé mutató nyílat a megjelenő ablakban, majd válassza ki a követni kívánt mappát.

   

   Megjegyzés

   Csak az Exchange Beérkezett üzenetek postaládáján belüli mappákat vagy almappákat követheti nyomon. Csak a kiválasztott mappa lesz nyomon követve. Például ha almappákat tartalmazó mappát jelöl ki, az almappák nem lesznek nyomon követve csak ha konkrétan kiválasztja őket ezen a párbeszédpanelen. Nyomon követhető mappák maximális száma 25.

4. Ha azt szeretné, hogy a mappa adott rekordhoz kapcsolódjon – például partnerhez vagy lehetőséghez –, akkor a Kapcsolódó rekord a Dynamics 365 for Customer Engagement rendszerben alatt kattintson a Keresés gombra , majd keresse meg a rekordot.

5. Ismételje meg a 3. és 4. lépést minden további mappánál, amelyeket követni szeretne, és (választhatóan) kapcsolódó bejegyzésekhez csatolni.

6. Amikor végzett a mappák hozzáadásával és csatolásával, válassza a Mentés lehetőséget.

Bevált mappakövetési gyakorlatok

• Gondoskodjon róla, hogy kihasználja a mappakövetés előnyeit a mobil eszközein. Ha az eszköz támogatja az Exchange e-mailt, a mappakövetés automatikusan működni fog. Nem kell telepítenie semmit. Csak húzza, vagy helyezze át az e-mailt egy követett mappába, hogy automatikusan nyomon kövesse azt az e-mailt a Customer Engagement (on-premises) rendszerben.

• A kapcsolódó bejegyzés beállítása egy mappához, attól függ, hogy hogyan akarja használni a mappát:

  • Ha sok különböző ügyféltől kap kis számú e-mailt, akkor célszerű lehet egyetlen, „Nyomon követés a Dynamics 365 for Customer Engagement rendszerben” (vagy hasonló) nevű mappát létrehozni, amely nem kapcsolódik egy konkrét bejegyzéshez. Ezzel a módszerrel üzeneteket húzhat a mappába az automatikus nyomon követéséhez. Ha később szeretne csatolni egy e-mail üzenetet abban a mappában egy konkrét Customer Engagement (on-premises)-bejegyzéshez, nyissa meg azt a tevékenységbejegyzést a Customer Engagement (on-premises) rendszerben, majd töltse ki a kapcsolódó mezőt.

  • Ha nagy mennyiségű e-mail érkezik egy adott ügyféltől, hozzon létre egy mappát (vagy használjon egy létező mappát) csak az adott ügyfélhez és csatolja egy konkrét bejegyzéshez. Például hozzon létre egy Contoso mappát és állítsa a kapcsolódó bejegyzést egy Contoso partnerbejegyzésre vagy a lehetőségbejegyzésre.

• Bármilyen e-mail válasz a nyomon követett e-mail esetén csak automatikus követést kap, ha a válaszlevél a Beérkezett üzenetek mappában található. Ha manuálisan vagy az Outlook szabályok szerint áthelyezték egy almappába a Beérkezett üzeneteknél, akkor nem kap automatikus követést. Megoldás: (1) ne használjon szabály alapú mappa útvonaltervezést vagy (2) ne helyezze át manuálisan az e-mailt egy mappából a Beérkezett üzenetek közé, ha olyan választ kap, amit szeretne követni a Customer Engagement (on-premises) szolgáltatással.

• Több mappát is csatolhat ugyanahhoz a kapcsolódó bejegyzéshez. Például csatolhat egy Contoso értékesítési javaslatok mappát és egy Contoso jogi ügyek mappát ugyanahhoz a Contoso partnerbejegyzéshez.

• Célszerű nem ugyanazt a mappát használni különböző bejegyzésekhez hosszabb ideig. Például tegyük fel, hogy követi az e-mail kommunikációt egy lehetőséggel kapcsolatban az 1. ügyfélre vonatkozóan, de megnyerte a lehetőséget, és most már nincs szükség az adott ügyféllel folytatott kommunikáció nyomon követésére. Csábító lehet egyszerűen módosítani az adott mappához kapcsolódó bejegyzést egy új ügyfélre (2. ügyfél) változtatni, akivel éppen dolgozik. Ha ezt megteszi, akkor azonban a rendszer a mappában található összes e-mailt, az 1-es Vevőhöz tartozó e-mailekkel együtt a 2-es Vevőhöz rendeli. Így a legjobb megoldás ebben az esetben egy új mappa létrehozása, amelyet a 2-es vevőhöz rendel és az új, 2-es vevőre vonatkozó mappával kapcsolatos rekord beállítása. Ezt követően törölheti az 1-es Vevőhöz tartozó mappával kapcsolatos rekordot.

• Egy követett mappában megadhat nem követett mappát. Például tegyük fel, hogy személyes e-maileket szeretne tárolni egy Contoso kapcsolattartótól. Létre hozhat egy nem követett Személyes almappát a Contoso mappában.

• Ha már nincs szüksége egy mappa nyomon követésére, tanácsos visszavonni a követést a megfelelő teljesítmény érdekében. Egy mappakövetés visszavonásához távolítsa el az adott mappát a Mappaszintű követés párbeszédpanelből.

Mi történik, amikor a visszavon egy követést, áthelyez, töröl vagy átnevez mappákat vagy megváltoztatja a kapcsolódó bejegyzést?

A következő táblázat bemutatja, hogy mi történik mappakövetés visszavonásakor, mappák áthelyezésekor vagy törlésekor vagy egy követett mappához kapcsolódó bejegyzés megváltoztatásakor.

Művelet	Eredmény
Mappakövetés visszavonása a Mappaszintű követés párbeszédpanelből történő törléssel.	A mappa által előzőleg tartalmazott összes e-mail üzenet követése változatlan marad, és a kapcsolódó bejegyzés továbbra is össze lesz kötve azokkal az e-mailekkel. Az ehhez a mappához hozzáadhat új e-mail üzenetek nem lesznek követve.
Mappa törlése az Outlook programból vagy az Exchange rendszerből	Az adott mappában szereplő összes e-mail üzenet törlődik az Outlookból vagy Exchange Online-ból. Azonban azon e-mail-üzenetek, amelyek a mappán keresztül már követve vannak, nem törlődnek a Microsoft Dynamics 365 for Customer Engagement alkalmazásokból.
Mappa áthelyezése az Outlook programban vagy az Exchange rendszerben	A mappa és minden tartalma továbbra is nyomon kesz követve. Ha áthelyez egy mappát a Beérkezett üzenetek postaládából, a mappaszintű követési szabályok letiltásra kerülnek.
Mappa átnevezése az Outlook programban vagy az Exchange rendszerben	A mappa és minden tartalma továbbra is nyomon kesz követve. Tipp: A szoftvert az Exchange mappaazonosítót használja a követéshez – ez nem függ a mappa tényleges nevétől. Ezt fontos tudni, ha töröl egy mappát, majd átnevez egy új mappát a törölt mappa nevére. Tegyük fel például hogy törli az 1-es Mappát, létrehoz egy 2-es Mappát, majd átnevezi a 2-es Mappát 1-es Mappára. Ebben az esetben nem őrzi meg a rendszer az eredeti 1-es Mappa követési információit.
Egy követett mappa és egy konkrét bejegyzés közötti kapcsolat eltávolítása a kapcsolat törlésével a Mappaszintű követés párbeszédpanelből	Az adott mappában a korábban már kapcsolattal rendelkező üzenetek továbbra is kapcsolódni fognak. A mappához újonnan hozzáadott üzenetek nem fognak kapcsolódni.
Egy konkrét bejegyzéshez kapcsolódó e-mail üzenet áthelyezése egy követett mappából egy másik mappába	Ha az új mappának nincs kapcsolódó bejegyzése, az e-mail üzenet továbbra is az eredeti bejegyzéshez fog kapcsolódni. Ha az új mappa rendelkezik kapcsolódó bejegyzéssel, az e-mail üzenet ehhez a kapcsolódó bejegyzéshez lesz hozzákapcsolva.
Egy követett mappán keresztül, kapcsolódó bejegyzéssel rendelkező e-mail üzenet kapcsolódó bejegyzésének manuális megváltoztatása	A mappakövetési szabály kap elsőbbséget. A mappa szinkronizálásakor, az e-mail üzenet újra hozzá lesz kapcsolva a mappakövetési szabályban megadott bejegyzéshez, még akkor is, ha manuálisan megváltoztatja a kapcsolódó bejegyzést. Ebben az esetben a kapcsolódó bejegyzés megváltoztatásához tegye a következők egyikét: - Helyezze át az üzenet egy olyan követett mappába, amely a kívánt bejegyzéshez kapcsolódik. - Távolítsa el az összeköttetést a kapcsolódó bejegyzéshez a Mappaszintű követés párbeszédpanelen, mielőtt manuálisan megváltoztatná a kapcsolódó bejegyzést. - Helyezze át az adott e-mail üzenetet a követett mappán kívülre, ezután manuálisan változtassa meg a az e-mail üzenet kapcsolódó bejegyzését.
Két felhasználó, ugyanazt az e-mail üzenetet különböző mappákba helyezi át, amelyek különböző kapcsolódó bejegyzésekkel rendelkeznek	Csak egy kapcsolódó bejegyzés állítható be egy e-mail üzenethez. Ebben az esetben az először feldolgozott bejegyzés lesz hozzákapcsolva a kapcsolódó bejegyzéshez.

Lásd még

A Customer Engagement (on-premises) és a Microsoft Outlook közötti rekordok szinkronizálásával kapcsolatos gyakran ismételt kérdések
Mappakövetés konfigurálása

Megjegyzés

Megosztja velünk a dokumentációja nyelvi preferenciáit? Rövid felmérés elvégzése. (ne feledje, hogy ez a felmérés angol nyelvű)

A felmérés elvégzése körülbelül hét percet vesz igénybe. Semmilyen személyes adatot nem gyűjtünk (adatvédelmi nyilatkozat).