Dynamics 365 for Outlook Rendszergazdai útmutató

Fontos

2020. október 1-től az örökölt Dynamics 365 for Outlook (más néven Outlook COM-bővítmény) elavult. A Microsoft nem nyújt támogatást és további frissítéseket (beleértve a biztonsági és kritikus frissítéseket is) az Ügyfélkapcsolati alkalmazásokban (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing és Field Service) az Outlook COM bővítményhez.

• 2020. december 4-től a Dynamics 365 for Outlook nem érhető el az ügyfélkapcsolati alkalmazásokhoz (Dynamics 365 Sales, Ügyfélszolgálat, Marketing és Field Service). Használja helyette a modern Dynamics 365 App for Outlook terméket.
• A Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) felhasználói továbbra is használhatjak a régi Dynamics 365 for Outlook alkalmazást és továbbra is kritikus biztonsági frissítéseket kaphatnak. Ugyanakkor azt javasoljuk, hogy mielőbb térjenek át a modern Dynamics 365 App for Outlook termékre.

További információkért és a zökkenőmentes váltással kapcsolatos lépésekért töltse le a Dynamics 365 for Outlook (COM-bővítmény) forgatókönyvet.

A(z) Dynamics 365 for Outlook használatával szinkronizálhatók az e-mailek, a kapcsolati adatok, a feladatok, valamint a találkozók a(z) Office Outlook és a Dynamics 365 között (kliens-kiszolgáló szinkronizálás). A kiszolgálóoldali szinkronizálás megoldáshoz hasonlóan szinkronizációs szűrőkkel szinkronizálhatók a levelezési adatok a Dynamics 365 és a Outlook vagy az Exchange között. A levelezési adatok manuális nyomonkövetéssel vagy beérkezésiszabály-alapú nyomonkövetéssel szinkronizálhatók az Exchange vagy a Outlook alkalmazásból a Dynamics 365 rendszer felé.

Dynamics 365 for Outlook használata esetén érdemes néhány szinkronizációs alapfogalommal megismerkedni. Vegye figyelembe, hogy bármely ilyen Dynamics 365 for Outlook funkció használatához minden Dynamics 365 for Customer Engagement felhasználónak futtatnia kell a Dynamics 365 for Outlook bővítményt, és a Dynamics 365 felhasználói postafiókot is ennek megfelelően kell konfigurálni.

Ha a felhasználó postafiókbejegyzésében a Dynamics 365 for Outlook lehetőséget választja az üzenetküldési adatok szinkroniációs módszeréül, akkor a Outlook alkalmazásban létrehozott e-mailek, névjegyek, találkozók és feladatok a Dynamics 365 vagy a Customer Engagement (on-premises) rendszerrel lesznek szinkronizálva.

Fontos

• Rendelkeznie kell a Dynamics 365 for Outlook legújabb verziójával (8.2.3-es verzió) a Dynamics 365 alkalmazásverziókhoz való kapcsolódáshoz. A 8.2.3-as verzió támogatja a Transport Layer Security (TLS) 1.2 rendszert, amely a Dynamics 365 for Outlook és a Dynamics 365 alkalmazások csatlakoztatásához szükséges. További tájékoztatásért lásd A Dynamics 365 for Outlook frissítése.
• Ha kapcsolat nélküli módban használja a Dynamics 365 for Outlook 9.0 verzióját, a szinkronizált bejegyzésekhez tartozó mellékletek nem lesznek elérhetők a kapcsolat nélküli módban. Ha egy rekordhoz melléklet tartozik, a melléklet csak akkor érhető el, ha Ön visszatér online módba. Ha offline módban ad hozzá mellékletet egy rekordhoz, a rendszer akkor fogja szinkronizálja a mellékletet a kiszolgálóval, amikor visszatér online módba. Ha a mellékleteket offline módban szeretné használni, fontolja meg a melléklet mentését az eszközére.
• Az Dynamics 365 for Outlook 9.0-s verzió offline lehetőségei nem állnak rendelkezésre a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
• Az SQL adatbázismotor és a Dynamics 365 for Outlook helyi kapcsolat nélküli példányának függőségével rendelkező testreszabások nem támogatottak.
• A Microsoft Dynamics 365 for Outlook rendszer nincs engedélyezve a Common Data Service-szolgáltatásban.

Dynamics 365 for Outlook szinkronizálási elvek

A következő fogalmakat kell szem előtt tartani, ha a szinkronizáló ügynök a Dynamics 365 for Outlook:

1. Szinkronizáló szervezet. Csak egy szinkronizáló szervezet jelölhető ki szinkronizáló szervezetként. Ha egynél több Dynamics 365 szervezet van konfigurálva, akkor a szinkronizáló szervezetet a Dynamics 365 konfigurációs varázsló összetevőben tekintheti meg. A Konfigurációs varázsló egy olyan alkalmazás, amely a Dynamics 365 for Outlook részét képezi. Ne feledje, hogy emellett még mindig összekapcsolódhat további szervezetekkel a Dynamics 365 for Outlook használatával. Ha azonban egy szervezet Szinkronizáló szervezetként van definiálva a Dynamics 365 for Outlook rendszerben, akkor a Outlook levelezési adatai nem lesznek szinkronizálva ezzel a szervezettel.

2. Szinkronizáló postafiók. Csak egy Exchange vagy POP3-postafiók jelölhető ki egy Dynamics 365 for Customer Engagement felhasználóhoz. Nem jelölhet meg egynél több postafiókot, és nem feleltethet meg egynél több Dynamics 365 for Customer Engagement felhasználót egyazon Exchange vagy POP3 postafióknak. Ez a postafiók lesz az elsődleges postafiók.

3. Dynamics 365 for Outlook példány szinkronizálása. Csak egy Dynamics 365 for Outlook példány jelölhető ki Szinkronizáló Dynamics 365 for Outlook példányként. Ha egy szervezethez egy másik olyan számítógépről jelentkezik be, amelyen a Dynamics 365 for Outlook fut, de nem a szinkronizáló Dynamics 365 for Outlook pédány, akkor a rendszer üzenetben kérdezi meg, hogy szeretné-e az aktuális Dynamics 365 for Outlook példányt megjelölni szinkronizáló Dynamics 365 for Outlookpéldányként. Fontos tudnia, hogy ha a válaszában nem az adott Dynamics 365 for Outlook példányt jelöli meg szinkronizáló példányként, akkor is kapcsolódhat a Dynamics 365 for Customer Engagement szervezethez, de az Outlook levelezési adatok nem fognak szinkronizálni a Dynamics 365 for Customer Engagement szervezettel.

4. A kapcsolat nélküli munka funkció a összetevőt SQL Server Express használja helyi adattárolóként. Amikor kapcsolat nélküli módra váltani, vagy vissza online állapotba, az Dynamics 365 for Outlook szinkronizálja a választott entitástípusok bejegyzéseit a Dynamics 365 for Customer Engagement vagy a Customer Engagement (on-premises) rendszerrel. Amikor kapcsolat nélküli módba áll, vagy visszavált online állapotba, egy külön szinkronizálási folyamat megy végbe, amely nem része az itt leírt üzenetküldő adatszinkronizálásnak. A kapcsolat nélküli funkciók segítségével a felhasználó létrehozhat, módosíthat vagy törölhet bejegyzéseket, amelyeket később szinkronizálhat az Dynamics 365 for Customer Engagement vagy az Customer Engagement (on-premises) rendszerrel amikor a Dynamics 365 for Outlook újból online állapotba kerül.

Adatvédelmi nyilatkozatok

A Microsoft Dynamics 365 for Outlook alkalmazás használatához be kell jelentkeznie a hitelesítő adataival (e-mail-címmel és jelszóval). Lehetősége van arra, hogy ezeket az adatokat helyben mentse, így nem kell az Outlook minden megnyitásakor megadnia a hitelesítő adatokat. Ha úgy dönt, hogy menti ezeket az adatokat, a Dynamics 365 for Outlook az Outlook minden megnyitásakor automatikusan kapcsolódik a Microsoft Dynamics 365 (online) rendszerhez.

Miután az első alkalommal bejelentkezik és használja a Dynamics 365 for Outlook alkalmazást, a számítógép és a Dynamics 365 (online) rendszer közötti kapcsolat mindig nyitva lesz, amikor kapcsolódik az internethez. A beállításokban ki is kapcsolhatja a számítógép és a Dynamics 365 közötti kapcsolatot, de ha kikapcsolja azt, a Dynamics 365 for Outlook teljesítménye esetleg csökkeni fog.

Ha a Dynamics 365 for Outlook használatával e-maileket követ nyomon, akkor a levelezési szál látható lesz a szervezetben a megtekintésére jogosult felhasználók számára.

A Dynamics 365 for Outlook minden fogadott e-mail esetében elküldi a Dynamics 365 (online) rendszernek a feladó e-mail-címét, a címzett e-mail-címét, valamint az üzenet tárgysorát. Ez teszi lehetővé a Dynamics 365 (online) számára, hogy ellenőrizze, a Dynamics 365 (online) szolgáltatásnak tárolnia kell-e egy adott e-mailt vagy sem. Egy tétel nyomon követésekor a Dynamics 365 szolgáltatás megtartja a tétel egy másolatát, és az látható lesz a szervezete azon felhasználói számára, akik engedéllyel rendelkeznek a megtekintésére. Amikor megszűnik egy elem nyomon követése, a másolatok csak abban az esetben törlődnek automatikusan a Dynamics 365 (online) szolgáltatásból, ha Ön az adott elem tulajdonosa.

A Microsoft Dynamics 365 for Outlook használatakor az offline munka során a rendszer létrehozza az éppen használatban lévő adatok másolatát, és eltárolja azt a helyi számítógépén. Az adatok biztonságos kapcsolaton keresztül átkerülnek a Dynamics 365 (online) szolgáltatásból a számítógépre, a helyi példány és a Dynamics 365 Online között pedig folyamatos kapcsolat marad fenn. Amikor legközelebb bejelentkezik a Dynamics 365 (online) szolgáltatásba, a helyi adatok szinkronizálása megtörténik a Dynamics 365 (online) szolgáltatással.

A felhasználók biztonsági szerepköreinek használatával a rendszergazda meghatározza, hogy a szervezet felhasználói jogosultak-e az offline munkára a Microsoft Dynamics 365 for Outlook alkalmazás esetében.

A felhasználók és a rendszergazdák konfigurálhatják, hogy mely entitásokat töltik le a kapcsolat nélküli szinkronizáláson keresztül a Szinkronizálási szűrők beállításai segítségével a Beállítások párbeszédpanelen. Vagy a felhasználók és a rendszergazdák konfigurálhatják, hogy mely mezőket töltik le (és fel) a Szinkronizálási szűrők párbeszédpanel Speciális beállítások elemének segítségével.

Ha a Dynamics 365 (online) rendszert használja a Szinkronizálás Outlookkal funkció használatakor, akkor a szinkronizált Dynamics 365-adatokat a rendszer az Outlook programba „exportálja”. Az Outlook program információi és a Dynamics 365 (online) információi között kapcsolat létesül, ami biztosítja, hogy a kettő közötti adatok aktuálisak legyenek. Az Outlook-szinkronizálás csak a releváns Dynamics 365 rekordazonosítókat tölti le, és akkor használja fel azokat, amikor egy felhasználó nyomon szeretne követni vagy kapcsolódóként szeretne beállítani egy Outlook-elemet. A vállalat adatait nem tárolja el az eszköz.

A rendszergazda a biztonsági szerepkörök használatával határozza meg, hogy a szervezete felhasználói számára engedélyezett-e a Dynamics 365-adatok Outlookba történő szinkronizálása.

Megjegyzés

Megosztja velünk a dokumentációja nyelvi preferenciáit? Rövid felmérés elvégzése. (ne feledje, hogy ez a felmérés angol nyelvű)

A felmérés elvégzése körülbelül hét percet vesz igénybe. Semmilyen személyes adatot nem gyűjtünk (adatvédelmi nyilatkozat).