A külső szállítókkal történő szállítói együttműködés

Cikk
06/29/2022
16 perc alatt elolvasható

Fontos

Dynamics 365 for Finance and Operations különböző célra kialakított alkalmazásokká alakult, hogy a specifikus üzleti funkciók kezelését megkönnyítse. A licencelés változásairól A Dynamics 365 licencelési útmutató című témakörben olvashat bővebben.

A Szállítói együttműködés modul azokat a szállítókat célozza meg, akik nem rendelkeznek elektromos adatátviteli (EDI) integrációval a Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management rendszerhez. Segítségével a szállítók beszerzési rendelésekkel, számlákkal, bizományosi készlet adataival és ajánlatkérésekel dolgozhatnak, valamint hozzáférhetnek a szállítók alapadatainak részeihez. Ez a cikk bemutatja, hogy hogyan lehet együttműködni azokkal a külső szállítóval, akik a szállítói együttműködési felületet használják a beszerzési rendelésekkel, ajánlatkérésekkel és bizományosi készlettel való munkára. Bemutatja továbbá, hogyan engedélyezheti egy adott szállítónak a szállítói együttműködés használatát, valamint hogyan definiálja azokat az információkat, amelyeket minden szállító lát egy beszerzési rendelésre történő válaszolás során.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogy milyen tevékenységeket végezhetnek a külső szállítók a szállítói együttműködési felületen, olvassa el a Szállítói együttműködés vevőkkel részt.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan használhatják a szállítók a szállítói együttműködést a számlázási folyamatokban, olvassa el a Szállítói együttműködési számlázás munkaterület részt. Az új szállítói együttműködési felhasználók létrehozásával kapcsolatos tudnivalókat lásd: Szállítói együttműködés felhasználóinak kezelése.

Határozza meg, milyen információ jelenjen meg a szállítóknak a beszerzési rendelésekre történő válaszolás során

Amikor a szállítók reagálnak egy beérkezett beszerzési rendelésre, a három üzenetpanel egyike jelenik meg a számukra, amelyen meg kell erősíteniük, hogy elfogadják, elutasítják vagy módosításokkal fogadják el a beszerzési rendelést. Mivel a szállítónak az adott időpontban megjelenítendő adatok vállalatspecifikusak lehetnek, megadhatja a megerősítési üzenetek mindegyikén megjelenő szöveget. Például a szöveg tájékoztathatja a szállítót a folyamat következő lépéseivel vagy a szerződési feltételekkel kapcsolatban.

A beszerzési rendelésen megjelenő szöveg meghatározásához kövesse az alábbi lépéseket:

Az Információ beszerzési rendelésekre válaszoló szállítóknak oldalon válassza ki a választípust, és válassza a Szerkesztés lehetőséget.
Az Információs üzenet mezőben adja meg az információkat, amelyeket meg szeretne jeleníteni a szállítók számára az üzenetek mezőjében.

Ha egynél több nyelven kell üzeneteket hozzáadni, hozzon létre külön üzeneteket, és adja meg külön hozzájuk a megfelelő nyelvkódokat. Az egyes szállítóknak az üzenet az általuk használt nyelven jelenik meg.

Szállítói együttműködési lehetőségek beállítása egy adott szállítóhoz

A rendszergazda konfigurálja a szállítói együttműködés általános beállításait, például a biztonsági szerepköröket, amelyek elérhetőek az összes Önnel együttműködő szállító számára. Vannak azonban olyan beállítások is, amelyek szállítói fiókonként eltérőek. A következő beállításokat kell konfigurálnia.

Engedélyezze a szállítói együttműködést.
Adja meg, hogy a szállító láthatja-e az árakkal kapcsolatos adatokat.

Engedélyezze a szállítói együttműködést

Mielőtt felhasználói fiókokat hozna létre egy külső szállító számára, konfigurálnia kell a szállítókódot a szállítói együttműködés engedélyezése érdekében. Használja az Együttműködés aktiválása mezőt az Általános lapon, a Szállítók oldalon. Ehhez a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

Aktív (beszerzési rendelés automatikus megerősítése)– a rendszer automatikusan megerősíti a beszerzési rendeléseket, amikor a szállító módosítások nélkül fogadja el azokat. Ha ezt a lehetőséget használja, győződjön meg róla, hogy ütemezi a szállítói együttműködési kötegelt feladat által elfogadott beszerzési rendelések visszaigazolását, amely a visszaigazolások feldolgozásáért felelős. Az útmutatás a következő szakaszban található.
Aktív (beszerzési rendelés nincs automatikusan megerősítve)– A beszerzési rendeléseket szervezetének manuálisan kell jóváhagynia, miután a szállító elfogadta őket.

Az automatikus visszaigazolási kötegelt feladat ütemezése

Ha egy vagy több szállítónál az Aktív (a beszerzési rendelés automatikus visszaigazolt) lehetőséget használja (az előző szakaszban leírtak szerint), ütemeznie kell a szállítói együttműködési kötegelt feladatból az Elfogadott beszerzési rendelések megerősítése feladatot, amely a beszerzési rendelések feldolgozásáért és megerősítéséért felelős. Ellenkező esetben az automatikus visszaigazolások soha nem fordulhatnak elő. A következő eljárás szerint ütemezi ezt a feladatot.

Menjen a Beszerzés és forrás beszerzési rendelések > beszerzési rendelés >> visszaigazolása és a szállítói együttműködés elfogadott beszerzési rendelésének megerősítése.
Az Elfogadott beszerzési rendelések megerősítése a szállítói együttműködési párbeszédpanelEn, a Futtatás a háttérben gyorslapon kattintson az Ismétlődés gombra.
Az Ismétlődés definiálása párbeszédpanelen definiálja a feladat futtatásának ütemezését. Amikor az ütemezést választja, vegye figyelembe a következő problémákat:
- Ha a rendszer nagy mennyiségű adatot feldolgoz, és sok kötegelt munkát futtat, akkor a teljesítmény problémát jelent. Ebben az esetben valószínűleg nem kell 10 percnél többet futtatnia ezt a feladatot (az egyéb követelményektől függően). Ha a teljesítmény nem jelent problémát, szükség esetén akár 1–2 percenként futtatható.
- Ha a szállítók gyorsan le tudják szállítani a cikkeket (a megállapodás szerinti napon belül), az ismétlődésnek gyakorinak kell lennie (10-30 percenként). Így a raktári dolgozók a visszaigazolás után a visszaigazolt beszerzési rendelés ellenében kapják meg az árut.
- Ha a szállítóknak hosszú (24 óránál hosszabb) átfutási ideje van, akkor beállíthatja, hogy a feladat naponta egyszer fusson.
Az ÜTEMEZÉS alkalmazásának és az elfogadott beszerzési rendelések megerősítése a szállítói együttműködési párbeszédpanelen való visszatéréshez kattintson az OK gombra.
Szükség szerint adja meg a további háttér-beállításokat. A párbeszédpanelen a szokásos beállításokat adhatja meg a kötegelt feladatoknak az Ellátásilánc-kezelés eszközben való beállításához.

A kötegelt feladatokkal kapcsolatos további tudnivalókat lásd a Kötegelt feldolgozás témakörben.

Annak megadása, hogy a szállító láthatja-e az árakkal kapcsolatos adatokat

Ahhoz, hogy megossza a beszerzési rendelések árinformációit a szállítói együttműködési felületen keresztül, a Beszerzési rendelés árai/összege lehetőséget a Beszerzési rendelés alapértelmezései lapon a szállítói fiókra vonatkozóan Igen értékre kell állítani. Az áradatok között szerepel az egységár, az engedmények és a költségek.

Beszerzési rendelések kezelése szállítói együttműködési használata esetén

Beszerzési rendelés küldése egy szállítónak

A beszerzési rendeléseket a Supply Chain Management szolgáltatásban hozzák létre. Amikor a beszerzési rendelés állapota Jóváhagyva, a szállítónak a Elküldés visszaigazolásra művelet használatával elküldheti a rendelést a Beszerzési rendelés lapon. A beszerzési rendelés állapota ekkor Külső ellenőrzés alatt státuszra változik. A beszerzési rendelés elküldése után a szállító megtekintheti azt a Beszerzési rendelések ellenőrzésre lapon a szállító együttműködési felületen. A szállító ezután elfogadhatja, elutasíthatja a beszerzési rendelést,vagy módosításokat javasolhat hozzá. A szállító hozzászólások hozzáadásával oszthat meg olyan információkat, mint a beszerzési rendelés módosítása. Ha fel szeretné hívni a szállító figyelmét az új beszerzési rendelésre, elküldheti azt egy e-mailben is a nyomtatáskezelő rendszer segítségével.

A beszerzési rendelés szállító általi visszaigazolása és elfogadása

Miután egy szállító elfogadja a beszerzési rendelést, a beszerzési rendelést automatikusan meg lehet erősíteni, illetve esetleg manuálisan kell megerősíteni. A viselkedés attól függ, hogy a Szállító aktiválása mező értéke Aktív (beszerzési rendelés automatikus megerősítése) vagy Aktív (beszerzési rendelés nincs automatikusan megerősítve) a szállító esetében.

Az alábbi táblázat bemutatja a tipikus információcserét attól függően, hogy hogyan reagál a szállító, amikor egy beszerzési rendelés visszaigazolást küld neki.

Szállítói válasz	Eredmény
A szállító elfogadja a rendelést, és a Supply Chain Management automatikusan úgy van konfigurálva, hogy automatikusan megerősítse azokat a beszerzési rendeléseket, amelyeket a szállító elfogad.	A rendelés állapota Visszaigazolva értékre frissül. Ha valami megakadályozza, hogy a rendelést frissítsék, a szállító válasza továbbra is Elfogadva értékű lesz, de a beszerzési rendelés Külső ellenőrzés alatt állapotú marad. A szállítónak elküldött és Külső ellenőrzés alatt állapotú beszerzési rendelés frissítése a sorok szállítási dátumainak visszaigazolása révén történik. Ez a frissítés egy új verziót indít el, amely automatikusan Megerősítve állapotra állítható. A beszerzési rendelés megerősítéskor megjelenik a szállítói együttműködési felületen.
A szállító elfogadja a rendelést, de a Supply Chain Management nincs úgy konfigurálva, hogy automatikusan megerősítse azokat a beszerzési rendeléseket, amelyeket a szállító elfogad.	A szállító válasza Elfogadva értékű lesz, de a beszerzési rendelés Külső ellenőrzés alatt állapotú marad. A szállítónak elküldött és Külső ellenőrzés alatt állapotú beszerzési rendelés frissítése a sorok szállítási dátumainak visszaigazolása révén történik. Ez a frissítés egy új verziót indít el, amely automatikusan Külső ellenőrzés alatt állapotra állítható. Ezt követően manuálisan erősítheti meg a beszerzési rendelést.
A szállító elutasítja a rendelést.	A szállító válasza Elutasítva értékű lesz, de a beszerzési rendelés Külső ellenőrzés alatt állapotú marad. Az elutasítás az indoklással kerül kézbesítésre.
Az a szállító, aki módosításokkal fogadja el a rendelést. A módosításokat a sor szintjén javasolja a program. A szállító elfogadhatja vagy elutasíthatja az egyes sorokat. Az alábbiakban néhány további olyan módosítást láthat, melyeket a szállító javasolhat: Módosíthatja a dátumokat vagy a mennyiségeket. Feloszthatja a sorokat eltérő szállítási dátumok vagy mennyiségek alapján. Helyettesíthet egy cikket. A szállító nem módosíthatja az árinformációkat és a költségeket. Azonban a szállító felajánlhatja ezeket a módosításokat megjegyzések segítségével.	A szállító válasza Elfogadva módosításokkal értékű lesz, és a beszerzési rendelés Külső ellenőrzés alatt állapotú marad. Az állapotok megjelenítik, hogy milyen típusú módosításokat javasolt a szállító. A változások automatikus felhasználásról a Beszerzési rendelés frissítése című részben olvashat tájékoztatást, " ha a szállító a" cikk későbbi, módosítási szakaszát javasolja.

Használhatja a Beszerzési rendelés előkészítése munkaterületet, hogy nyomon kövesse, mely beszerzési rendelésekre válaszolt a szállító. A munkaterület két listát tartalmaz, amelyek felsorolják a Külső ellenőrzés alatt állapottal rendelkező beszerzési rendeléseket:

Külső ellenőrzés alatt intézkedést igényel
Külső ellenőrzés alatt, a szállító válaszára várva

Beszerzési rendelés módosítása

Ha módosítani szeretne egy beszerzési rendelést, amire egy szállító már korábban reagált, új beszerzési rendelést kell elküldenie a szállítónak. Az új beszerzési rendelés rendelkezni fog egy verziószám-utótaggal, ami azt jelzi, hogy ez a korábban beküldött beszerzési rendelés módosított változata. A Beszerzési rendelés szállítói visszaigazolásának előzményei lap segítségével ön és szállítói nyomon követhetik az egyes rendelések előzményeit. A beszerzési rendelés már korábban jóváhagyott verziója a jóváhagyott beszerzési rendelések listáján marad addig, amíg egy új beszerzési rendelés nem lesz jóváhagyva.

Beszerzési rendelés visszavonása

A beszerzési rendelés visszavonásakor az állapot Jóváhagyva állapotú lesz. Vissza kell küldenie a beszerzési rendelést a szállítónak, hogy a szállító megerősíthesse vagy elutasíthassa az érvénytelenítést. Az érvénytelenítés jóváhagyása után a beszerzési rendelés a jóváhagyott beszerzési rendelések listáján Érvénytelenítve értékkel fog megjelenni.

Mellékletek csatolása beszerzési rendeléshez

A dokumentumkezelő rendszer segítségével fájlokat, képeket és megjegyzéseket csatolhat a beszerzési megrendeléshez. A Külső típusú mellékleteket a szállító a beszerzési rendelés elküldése után tudja megtekinteni.

A beszerzési rendelés frissítése, ha a szállító módosításokat javasol

Ha egy szállító válaszolt a beszerzési rendelésre és módosításokat javasolt, a következő lépés a válasz feldolgozása.

A Beszerzési rendelés előkészítése munkaterületen a Külső ellenőrzés alatt intézkedést igényel listában azonosíthatja azt a beszerzési rendelést, amelyet a szállító módosításokkal fogadott el. Ebből a listából a szállítói válasz értékére is átnavigálhat.

A válaszban a szállító a következő adatokat módosíthatja a fejlécben:

Szállítói bizonylat hivatkozása
Szállítás módja
Szállítási feltételek
Visszaigazolt szállítási dátum

A szállító megjegyzést vagy mellékletet is fűzhet a válaszához.

A sorokban a szállító módosíthatja a mennyiséget és a szállítási dátumokat, jegyzeteket és mellékleteket fűzhet hozzá, elutasíthat egy sort, lecserélhet egy sort egy másik, szövegként megadott termékkel, valamint egy sort több kiszállításra oszthat fel. A sor állapota attól függően változik, hogy a szállító milyen változtatásokat javasolt:

Elfogadva módosításokkal
Elutasítva
Helyettesített – Ebben az esetben egy újabb sor jelenik meg, amelynek állapota Helyettesítő.
Visszaigazolva
Felosztás ütemezésbe – Ebben az esetben további sorok jelennek meg, amelyek állapota Sorok ütemezése.

Ha a sorban nincs változás, a sor állapota Elfogadva.

A válaszon láthatja a sorállapotokat, amelyek jelzik a szállító által végrehajtott módosítások típusát. Ezenkívül minden módosított mező félkövér betűkkel jelenik meg a módosítások könnyebb azonosítása érdekében.

A beszerzési rendelést úgy frissítheti, hogy kiválasztja a Beszerzési rendelés frissítésének feldolgozása műveletet a válaszban vagy egyszerre egy sorban. A fejléc és a sorok jelölője, Beszerzési rendelés frissítése feldolgozva? mező segítségével megtekintheti, hogy a rendszer feldolgozta-e a fejlécet vagy a sorokat a beszerzési rendelésnek a válaszból eredő esetleges módosításokkal történő frissítése érdekében. A Beszerzési rendelés frissítésének feldolgozása műveletet egyszerre csak fejlécenként vagy soronként futtathatja.

Nem minden javasolt módosítást lehet frissíteni a beszerzési rendelésen. A beszerzési rendelésen csak a fejlécben, illetve a sorokban lévő dátum- és mennyiségfrissítéseket lehet automatikusan frissíteni. Egyéb módosításokhoz manuálisan kell frissítenie a beszerzési rendelést. Ebben az esetben a Beszerzési rendelés frissítése feldolgozva? mező a Manuális frissítés értéket jeleníti meg. Ha például egy szállító azt javasolja, hogy egy sort ütemezésre lehet felosztani, akkor ezt a módosítást manuálisan kell végrehajtani.

Minden Elfogadott állapotú sor rendelkezni fog visszaigazolt szállítási dátummal. Amikor futtatja a Beszerzési rendelés frissítésének feldolgozása műveletet, ez a dátum frissül a beszerzési rendelésen. A megjegyzések és mellékletek nem kerülnek át automatikusan az aktuális beszerzési rendelésre. Továbbá a Beszerzési rendelés frissítésének feldolgozása művelet frissítésekor a beszerzési rendelési sorokban a kereskedelmi megállapodásokat nem értékeli újra a rendszer.

A beszerzési rendelés állapota és verziói

Ez a szakasz leírja a beszerzési rendelés különféle állapotait a megerősítés időpontjáig. Azt is leírja, hogy a beszerzési rendelés új verziói mikor érhetők el a szállító számára. A viselkedés attól függően változik, hogy használja-e a változáskezelést a beszerzési rendelésekhez.

Verziók és állapotok, ha nem használja a változáskezelést

Az alábbi táblázat szemlélteti azokat az állapot- és verzióváltozásokat, amik érinthetnek egy beszerzési rendelést.

Művelet	Állapot és verzió
A beszerzési rendelés eredeti verziója a Supply Chain Management rendszerben jön létre.	Az állapota Jóváhagyva.
A beszerzési rendelést a rendszer elküldi a szállítónak.	Egy verziót regisztrálnak a szállítói együttműködési felületen, és a rendelés állapota Külső ellenőrzés alatt állapotra módosul.
A szállító egy Elfogadva módosításokkal választ küld.	Az állapot továbbra is Külső ellenőrzés alatt.
Elvégezhet néhány módosítást, amelyeket a szállító kér.	Az állapot Jóváhagyva állapotra módosul.
A beszerzési rendelés új verzióját küldi el a szállítónak.	Egy új verziót regisztrálnak a szállítói együttműködési felületen, és a rendelés állapota Külső ellenőrzés alatt állapotra módosul.
A szállító elfogadja a beszerzési rendelés új verzióját.	Az állapot továbbra is Külső ellenőrzés alatt lesz kivéve, ha a szállító fiókjának beállítása automatikusan Megerősítve állapotra vált a beszerzési rendelés elfogadásakor.

A szállítóknak nem kell jóváhagyniuk a beszerzési rendelést a szállítói együttműködési felületen. Küldhetnek e-mailt, illetve egyéb csatornákon keresztül is kommunikálhatják a beszerzési rendelés elfogadását. Ezt követően manuálisan erősítheti meg a rendelést. Ebben az esetben figyelmeztetést kap, ami jelzi, hogy a rendelés jóvá lesz hagyva annak ellenére is, hogy nincs válasz a szállítótól. A beszerzési rendelés ezután megjelenik a jóváhagyási előzményekben úgy, mint egy megnyitott rendelés, amelyre nem érkezett válasz. Ekkor a szállító többé nem tudja majd se elfogadni, se visszautasítani a beszerzési rendelést.

Megjegyzés

A Supply Chain Management rendszerben mindig a beszerzési rendelés legutolsó verziója érhető el a további folyamatok számára, még akkor is, ha ez a verzió nincs még regisztrálva a szállítói együttműködési felületen.

Verziók és állapotok, ha használja a változáskezelést

Ha bekapcsolta a beszerzési rendelések számára a változáskezelést, a beszerzési rendelések egy jóváhagyási munkafolyamaton mennek keresztül, hogy az állapotuk Jóváhagyva legyen. Ezt a folyamatot a szállító nem látja.

Az alábbi táblázat szemlélteti azokat az állapot- és verzióváltozásokat, amik érinthetnek egy beszerzési rendelést, ha a változáskezelés be van kapcsolva. Ha be van kapcsolva a változáskezelés a beszerzési rendelésnél, a beszerzési rendelés egy verziója a jóváhagyás után lesz regisztrálva, nem pedig a megerősítés vagy a szállítónak való küldés után.

Művelet	Állapot és verzió
A beszerzési rendelés eredeti verziója a Supply Chain Management rendszerben jön létre.	Az állapota Vázlat.
A beszerzési rendelést elküldik a jóváhagyási folyamatra. (A jóváhagyás folyamata egy belső folyamat, amelyben a szállító nem vesz részt.)	Az állapot Vázlat állapotról Ellenőrzés alatt állapotra, majd Jóváhagyva állapotra módosul, ha a beszerzési rendelés nem kerül elutasításra a jóváhagyási folyamat alatt. A jóváhagyott beszerzési rendelés verzióként van regisztrálva.
A beszerzési rendelést a rendszer elküldi a szállítónak.	Egy verziót regisztrálnak a szállítói együttműködési felületen, és a rendelés állapota Külső ellenőrzés alatt állapotra módosul.
Megteszi a szállító által igényelt módosításokat, kézzel vagy a válaszon lévő Beszerzési rendelés frissítésének feldolgozása művelet segítségével a beszerzési rendelés frissítése érdekében.	Az állapot újra Vázlat lesz
A beszerzési rendelést újra elküldik a jóváhagyási folyamatra.	Az állapot Vázlat állapotról Ellenőrzés alatt állapotra, majd Jóváhagyva állapotra módosul, ha a beszerzési rendelés nem kerül elutasításra a jóváhagyási folyamat alatt. Úgy is konfigurálhatja a rendszert, hogy a változás esetén ne legyen szükséges az adott mező ismételt jóváhagyása. Ebben az esetben az állapot Vázlat lesz, majd automatikusan frissül Jóváhagyva állapotra. A jóváhagyott beszerzési rendelés új verzióként lesz regisztrálva.
A beszerzési rendelés új verzióját küldi el a szállítónak.	Egy új verziót regisztrálnak a szállítói együttműködési felületen, és a rendelés állapota Külső ellenőrzés alatt állapotra módosul.
A szállító jóváhagyja a beszerzési rendelés új verzióját.	Az állapot vagy automatikusan változik Visszaigazolva állapotra, vagy akkor, amikor megkapja a szállító válaszát, és megerősíti a beszerzési rendelést.

Bizományosi készlet használatakor a szállító a szállítói együttműködési felület segítségével megtekintheti az adatokat a következő lapokon:

Bizományosi készletet használó beszerzési rendelések – A bizományosi készletet használó beszerzési rendelések olyankor jönnek létre, amikor az ön vállalata lesz a készlet tulajdonosa. Ezzel egy időben egy termékbevételezési bizonylat is feladásra kerül. A bizományosi beszerzési rendelések csak a Bizományosi készletet használó beszerzési rendelések lapon jelennek meg. Nem szerepelnek Az összes visszaigazolt beszerzési rendelés lapon a Szállító együttműködés modulban.
Bizományosi készletből kapott termékek – Ez a lap minden olyan tranzakciót listáz, amelynek során a termékek tulajdonjoga a szállítóról az ön vállalatára ruházódott át. A szállítók ezt az információt a vevői számlák kibocsátására használhatják.
Aktuális bizományosi készlet – Ez a lap megjeleníti a szállító tulajdonában levő aktuális bizományosi készletet, amely beérkezett a raktárába.

Ajánlatkérések kezelése szállítói együttműködési használata esetén

Ez a szakasz a vevők és szállítók közötti interakciókat írja le az ajánlatkérési folyamat során. Azt is bemutatja, hogyan tájékoztatja a rendszer a szállítókat az információkról. Ha alapszintű áttekintést szeretne az ajánlatkérési folyamat támogatásáról, lásd a következő részt: Ajánlatkérések (RFQ-k) áttekintése.

Alternatívák, mellékletek, módosítások és visszáruk

Alternatívák – az ajánlatkérési eset fejlécében megadhatja, hogy megengedettek-e az alternatívák a katalóguson kívüli cikkeknél. Ha az alternatívák engedélyezve vannak, a szállítók alternatívasort adhatnak minden egyes kért sorukhoz.
Mellékletek – a mellékletek felvehetők a fejléc szintjén és a sor szintjén is az ajánlatkérési esetnél. A mellékletek belsőnek és külsőnek is minősíthetők. A belső mellékletek csak a vevő oldalán tekinthetők meg, míg a szállítók küldés után megtekinthetik a külső mellékleteket.

A szállítók mellékleteket is csatolhatnak az ajánlatra adott válaszukhoz. Ezek a mellékletek megtekinthetők a vevő oldalán is, miután egy szállító elküldte az ajánlatra adott választ. A szállítók által hozzáadott mellékletek mindig külsőnek minősülnek. Ha olyan melléklethez szeretne hozzáférni, amelyet a szállító egy ajánlattal együtt küldött el, válassza ki az Ajánlatmellékletek vagy az Ajánlatsor-mellékletek lehetőséget.

Az ajánlatkérési üggyel együtt küldött mellékletek megnyitásához használja a dokumentumkezelő papírkapocs szimbólumot a válasznál.
Módosítások – Ha egy módosítást véglegesítenek, akkor a meglévő ajánlatválaszokat eltávolítja a rendszer, hogy azok helyére frissített értékek kerülhessenek. Az olyan információk, mint a sor ára és mennyisége a korábbi ajánlatválaszoknál, megtekinthetők a naplókon keresztül az ajánlatkérési ügynél.

A módosítás feldolgozásának érvényesítéséhez a Beszerzési és forrásparaméterek oldal Ajánlatkérések gyorslapján állítsa az Ajánlatkérések zárolása kiküldés után beállítást Igen értékre. (Ez a lehetőség be van állítva és kötelező az állami szektor esetén.)
Visszaküldések – Ha egy szállító már benyújtotta az ajánlatot, de további vagy módosított információ szükséges az ajánlatkérési esethez, akkor a vevő visszaküldheti az ajánlatot a szállítónak. A korábban benyújtott ajánlat adatai megmaradnak, és a szállító a kért módosításokat az ajánlattételi folyamat újraindítása nélkül is elvégezheti.

Állami szektor kiterjesztései

Az állami szféra esetén a kibővített funkciók lehetővé teszik, hogy az ajánlatkérési eseteket elküldje a szállítóknak, illetve közzétegye őket. Amikor közzétesz egy ajánlatkérést, akkor az információt kérő minden személy megtekintheti a munkát, amely megfelel a közszféra legtöbb szabályozásának. Az összes elérhető munka a Közzétett ajánlatkérések megnyitása listaoldalon jelenik meg, a törölt, függőben lévő vagy odaítélt ajánlatkérések pedig a Lezárt közzétett ajánlatkérések listaoldalon láthatók. Ezeket a dokumentumokat a Supply Chain Management programon kívül is megtektinheti a következő adatentitásokkal való integrációk révén:

Közzétett ajánlatkérések
Közzétett ajánlatkéréssorok
Közzétett ajánlatkérés-fejlécmellékletek

Ezek az entitások lehetővé teszik azon személyeknek, akiknél nincs telepítve a Supply Chain Management szolgáltatás, de névtelen hozzáféréssel rendelkeznek a külső webhelyhez, hogy megtekintsék a rendelkezésre álló és a lezárt munkákat. Ezenkívül a Küldés és közzététel kibővített funkciói lehetővé teszi az ajánlatkérési folyamat paramétereit beállító felhasználónak, hogy e-mail-sablont határozzon meg. Ezt követően, amikor a beszerző létrehozza az ajánlatkérési esetet, akkor ki kell választania az e-mail-sablont, hogy elküldje a szükséges információkat a szállítóknak az ajánlatkérési esetnél.

A felhasználó, aki az ajánlatkérési folyamat paramétereit beállítja, több e-mail sablont is létrehozhat. Ezek az e-mail-sablonok statikus szöveget és a következő helyettesítő tokeneket is tartalmazhatják. A tokenek helyére kontextus szerinti értékek kerülnek e-mail létrehozása esetén.

%RFQCase%
%RFQCaseName%
%bidType%
%inviteOnly%
%expiryDateTime%
%requester%
%requestingDepartment%
%accountnum%
%todaysdate%
%createddate%

Ha módosítás szükséges, és elküldik az ajánlatkérés elküldését követően, az ajánlatkérés elküldése minden meghívott szállítónál ismét megtörténik. A közzétett dokumentum is frissül a Közzétett ajánlatkérések megnyitása lapon.