Visszajelzés

Találkozók, kapcsolattartók és feladatok szinkronizálási logikája

  • Cikk
  • 10 perc alatt elolvasható

Ez a cikk azt vizsgálja, hogyan történik a találkozók, kapcsolattartók és feladatok szinkronizálása a Dynamics 365 és az Exchange között. Az e-mailek szinkronizálása külön történik.

A találkozók, kapcsolattartók és feladatok alapértelmezés szerint mindkét módon szinkronizálódnak a Dynamics 365 és az Exchange között. A kiszolgálóoldali szinkronizálás, más néven Exchange-szinkronizálás az előnyben részesített módszer. A szinkronizálás a szinkronizált elemtől és a szinkronizálás irányától függően eltérően történik.

Szinkronizálási konfigurációs követelmények

A találkozók, kapcsolattartók és feladatok szinkronizálása előtt a Dynamics 365 megfelelő postaláda-bejegyzésének meg kell felelnie a következő követelményeknek. Vegye figyelembe, hogy a várólista-postaládák nem támogatják a találkozók, névjegyek vagy feladatok szinkronizálását.

  • A felhasználó e-mail-címét a rendszer jóváhagyja.
  • A postaláda tesztelése és engedélyezése megtörtént.
  • A találkozók, névjegyek és feladatok kiszolgálóoldali szinkronizálás használatára vannak beállítva.

További információ: Csatlakozás Exchange Online és kiszolgálóoldali szinkronizálás.

A szinkronizálási szűrők határozzák meg azokat a bejegyzéseket, amelyek kiszolgálóoldali szinkronizálással szinkronizálódnak a Dynamics 365 és az Exchange között. További információ: Az ügyfélkapcsolati alkalmazások és az Exchange közötti szinkronizáláshoz szükséges rekordok kiválasztása.

Szinkronizálás a Dynamics 365-ből az Exchange-be

Miután szinkronizált egy elemet az Exchange-szel, létrejön egy hivatkozás. A szinkronizálás mindig kétirányú. Az egyik oldalon bekövetkező változások a másik oldalon tükröződnek.

Szinkronizálás az Exchange-ből a Dynamics 365-be

A találkozók, kapcsolattartók és feladatok csak akkor szinkronizálódnak az Exchange-ből a Dynamics 365-be, ha a következő követelmények teljesülnek:

  • Az elem az Dynamics 365 for Outlook alkalmazásban lett létrehozva.
  • A cikk nyomon követése a Dynamics 365-be a Dynamics 365 for Outlook.
  • A Nyomon követve a Dynamics 365-re kategóriát a rendszer az Outlookban vagy egy másik e-mail kliensben alkalmazza, nem Dynamics 365 for Outlook pedig.

Megjegyzés

A kiszolgálóoldali szinkronizálás szinkronizálja a találkozókat a Nyomon követve a Dynamics 365-be kategóriával, ha a találkozó a naptár fő mappájában vagy annak almappáiban található. A rendszer nem szinkronizálja a többi naptármappát.

Képernyőkép az Outlook egyik postaládájáról, amely a fő Naptár mappából szinkronizálható találkozókat mutatja be.

Ha ezek a követelmények teljesülnek, a kiszolgálóoldali szinkronizálás létrehozza az elemet a Dynamics 365 rendszerben, és létrehoz egy hivatkozást. A szinkronizálás mindig kétirányú. Az egyik oldalon bekövetkező változások a másik oldalon tükröződnek.

További információkért lásd:

Találkozók szinkronizálása

Az, hogy a találkozók hogyan szinkronizálódnak a Dynamics 365 és az Exchange között, a szinkronizálás irányától és a találkozó tulajdonságaitól függ.

Időpont szervezője

A találkozó szervezője a találkozók szinkronizálásának kulcsfontosságú mezője. Különböző szinkronizálási viselkedéseket hajt végre. Amikor testreszabással hoz létre találkozókat, győződjön meg arról, hogy a szervező helyesen van megadva. A szervező mező alapértelmezés szerint nem jelenik meg a találkozó űrlapján. Szükség szerint hozzáadhatja űrlapokhoz, nézetekhez vagy speciális keresési lekérdezésekhez, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az érték jelen van és helyes.

Találkozók szinkronizálása a Dynamics 365 rendszerből az Exchange szolgáltatásba

  • Leképezés: A Dynamics 365 találkozói értekezletként szinkronizálódnak az Exchange-szel.

  • Találkozó állapota: Ha a Dynamics 365 találkozójának állapota Befejeződött, Törölve vagy Ingyenes, a találkozó állapota ingyenesként szinkronizálódik az Exchange szolgáltatással.

  • Emlékeztető: Nincs beállítva emlékeztető, ha a találkozó több mint hét napja van a múltban, vagy ha a találkozó állapota ingyenes.

  • Meghívók: A rendszer nem küld meghívót, ha:

    • A találkozó a múltban van.
    • Nem hívnak meg résztvevőket.
    • A találkozót szinkronizáló felhasználó nem a szervező.
    • A következő tulajdonságok egyike sem változott: Tárgy, Törzs, Hely, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

A törölt és törölt találkozók szinkronizálása a Dynamics 365 rendszerből az Exchange szolgáltatásba

Az Exchange elküldi a találkozó lemondását a résztvevőknek, ha a találkozót törlik a szervező postaládájából.

Ha a találkozót törlik a Dynamics 365 rendszerben, a rendszer nem küld lemondást, ha:

  • A találkozó a múltban van.
  • A találkozót szinkronizáló felhasználó nem a találkozó szervezője.
  • A találkozónak nincsenek résztvevői.

Alapértelmezés szerint a Dynamics 365-ben megszakított találkozók nem szinkronizálódnak az Exchange-szel Megszakítva állapotúként. A viselkedés megváltoztatásához kapcsolja be az SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange funkciót az OrgDbOrgSettings alkalmazásban. Ha ez a beállítás engedélyezve van, egy találkozó lemondása a Dynamics 365 rendszerben megszakítja az értekezletet az Exchange-ben, amely elküldi a lemondást a résztvevőknek.

Amikor egy találkozót törölnek a Dynamics 365 rendszerben, és szinkronizálják az Exchange-tel, a találkozó csak akkor törlődik az Exchange-ben, ha az alábbi feltételek mindegyike teljesül:

  • A találkozó össze van kapcsolva.
  • A szinkronizáló felhasználó a találkozó szervezője.
  • A kinevezés a jövőben van.
  • A találkozót logikailag nem törölték.

Ha ezek a feltételek nem teljesülnek, a találkozó továbbra is létezik az Exchange-ben, de le van kapcsolva.

Ismétlődő értekezlet nyomon követésekor a Dynamics 365 nem küld új meghívókat a résztvevőknek, ha:

  • A sorozat minden előfordulása még mindig létezik az Outlookban és az Exchange-ben.
  • Nem adtak hozzá vagy töröltek résztvevőket.

Ha a szervező törölte a sorozat korábbi példányait, akkor a Dynamics 365 úgy látja, hogy hiányoznak az Exchange-ből. Újra létrehozza őket, és új meghívót küld a résztvevőknek.

Találkozók szinkronizálása az Exchange-ből a Dynamics 365-be

  • Leképezés: Az Exchange-értekezletek találkozóként szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel. Az ismétlődő értekezletek szinkronizálódnak a Dynamics 365-tel, mint ismétlődő találkozó elsődleges és annak példányai. Ha egy ismétlődő értekezlet egyes példányai módosulnak az Exchange-ben, akkor azok kivételi időpontrekordokként szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel.

  • Találkozó állapota és foglalt állapota: Ha az Exchange találkozó állapota Ingyenes, a találkozó állapota ingyenesként szinkronizálódik a Dynamics 365 rendszerrel. Ha az állapot Befejezve vagy Megszakítva a Dynamics 365 rendszerben, akkor a Dynamics 365-ben a találkozó állapota Befejezettre van állítva.· Ha az állapot Nyitva van a Dynamics 365 rendszerben, a találkozó állapota Ingyenes.· Máshol dolgozva a Szabad/Foglalt állapot szinkronizálódik a Dynamics 365 rendszerrel Nyitott állapotként és Ingyenes állapotként .

  • Időpontfoglalás és ütközéskezelés: Amikor egy találkozót nyomon követnek a Dynamics 365 rendszerbe, a kiszolgálóoldali szinkronizálás a foglalási API-t használja annak biztosítására, hogy a résztvevők a megadott időpontban elérhetők legyenek. Ha például a szervező naptára a Dynamics 365 rendszerben egyidejűleg egy másik találkozóval rendelkezik, a foglalás sikertelen lesz, és a találkozó nincs szinkronizálva. A felhasználó megoldhatja az ütemezési ütközést, kiválaszthatja, hogy figyelmen kívül hagyja azt, és hagyja, hogy a találkozó mindenképpen szinkronizálódjon. A Dynamics 365 in Outlook rendszerből történő foglalás automatikusan letiltja az ütemezési ütközést. További információ: Ütemezési ütközés található, amikor a találkozót [a találkozó tárgya] az Exchange-ről a 365-re Microsoft Dynamics menti.

Törölt és törölt találkozók szinkronizálása az Exchange-ből a Dynamics 365-be

Amikor egy nyomon követett találkozó vagy kivételi találkozó törlődik az Exchange-ben, a találkozó nem törlődik a Dynamics 365 rendszerben a szinkronizálás során, ha:

  • Az állapot Befejezve vagy Megszakítva.
  • A találkozó a múltban van.
  • A találkozót szinkronizáló felhasználó nem a találkozó szervezője.

(A kivételi időpont egy ismétlődő találkozó egy adott példánya, amelyet egyenként módosítottak.)

Szolgáltatási találkozók szinkronizálása

  • Leképezés: A Dynamics 365 szolgáltatási találkozói értekezletként szinkronizálódnak az Exchange-szel.

  • Meghívók és lemondások: A meghívókat és lemondásokat a rendszer soha nem küldi el a szolgáltatási időpontokra.

  • Másolatok: A szinkronizálás során a felhasználók saját példányt kapnak a szolgáltatási találkozóról a postaládájukban. A szolgálati időpontokhoz nincs központi szervező.

Névjegyek szinkronizálása

  • Leképezés: A Dynamics 365 kapcsolattartói kapcsolattartóként szinkronizálódnak az Exchange-szel.

  • Címek szinkronizálása: Lásd: Partnerek címszinkronizálása.

  • Törölt kapcsolattartók: A Dynamics 365-ben törölt kapcsolattartók csak akkor törlődnek az Exchange-ben, ha a szinkronizáló felhasználó nem az eredeti kapcsolattartó tulajdonosa.

Feladatok szinkronizálása

A feladatok szinkronizálásának módja a Dynamics 365 és az Exchange között a szinkronizálás irányától és a feladat tulajdonságaitól függ.

Feladatok szinkronizálása a Dynamics 365-ből az Exchange-be

  • Leképezés: Faxok, levelek, telefonhívások és feladatok a Dynamics 365 rendszerben feladatként szinkronizálódnak az Exchange-szel.

  • Emlékeztető: Ha a tevékenység esedékességi dátuma több mint egy napja van, és a Tevékenység állapota a Dynamics 365 rendszerben Nyitva vagy Ütemezett, a szinkronizálás során emlékeztető jelenik meg.

  • Határidő: A Dynamics 365 rendszerben a tevékenység ütemezett befejezési dátuma szinkronizálódik az Exchange-szel a tevékenység esedékességi dátumaként.

  • Feladat állapota: Ha nincs megadva a készültségi százalék:

    • A Megnyitott feladat szinkronizálódik az Exchange-szel, mivel az Nincs elindítva.
    • Egy Befejezett vagy Megszakított feladat szinkronizálódik az Exchange-szel befejezettként . ·

  • Befejezés dátuma: A tevékenység tényleges befejezési dátuma szinkronizálódik az Exchange-szel a tevékenység befejezési dátumaként.

  • Törölt tevékenységek: A Dynamics 365-ben törölt feladatok csak akkor törlődnek az Exchange-ben, ha az Exchange-ben lévő állapotuk nem fejeződött be. Alapértelmezés szerint az Exchange-ben törölt faxok, levelek, telefonhívások és feladatok is törlődnek a Dynamics 365 rendszerben. Ez a viselkedés az OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange átkapcsolásával módosítható.

  • Tevékenység automatikus befejezése: A Dynamics 365-ben Befejezettként megjelölt tevékenységek értéke az actualEnd mezőben található. Ha egy tevékenység actualEnd mezője ki van töltve, és a dátum a múltban van, a tevékenység automatikusan befejeződik az Exchange-szel. Ha testreszabásokkal újraaktivál egy feladatot, törölje a tényleges Kiegészítés dátumát, hogy elkerülje a kiszolgálóoldali szinkronizálás automatikus befejezését.

Feladatok szinkronizálása az Exchange-ből a Dynamics 365 rendszerbe

  • Leképezés: Az Exchange feladatai feladatok feladatokként szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel.

  • Feladat állapota: Azok a feladatok, amelyek még nem kezdődtek el az Exchange-ben, szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel, mivel nincsenek elindítva.

  • Tevékenység tényleges kezdete: Amikor egy Exchange-ben létrehozott tevékenység szinkronizálódik a Dynamics 365 rendszerrel, a actualStart mezője az aktuális időbélyegzőre lesz állítva.

  • Törölt feladatok: Az Exchange-ben törölt faxok, levelek, telefonhívások és feladatok törlődnek a Dynamics 365 rendszerben.

Speciális szinkronizálási beállítások

Logikailag törölt elemek figyelmen kívül hagyása szinkronizálás közben

Ha valamelyik elem már nem egyezik a szinkronizálási szűrőkkel, annak általában két oka van:

  • A rekordja már nem létezik a Dynamics 365 rendszerben, mert fizikailag törölték.
  • Rekordja továbbra is létezik a Dynamics 365 rendszerben, de már nem érhető el. A postaládához társított felhasználó vagy elvesztette az elemhez való hozzáférést, vagy az elem tulajdonságai megváltoztak, és már nem egyezik meg a szinkronizálási szűrőkkel. Ezt a feltételt logikai törlésnek nevezzük.

Alapértelmezés szerint a kiszolgálóoldali szinkronizálás mindkét esetben törlési műveletet küld az Exchange-nek. A viselkedés megváltoztatásához és a logikai törlések figyelmen kívül hagyásához kapcsolja be a DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync funkciót az OrgDbOrgSettings alkalmazásban.

A szinkronizálási szűrőkkel kapcsolatos további információkért lásd:

Másolt elemek engedélyezése

Amikor bármely csatolt elemet másol az Exchange-ben, a kiszolgálóoldali szinkronizálás alapértelmezés szerint figyelmen kívül hagyja a másolási műveletet. Ezzel a viselkedéssel elkerülhető, hogy ismétlődő információk keletkezzenek a Dynamics 365 rendszerben. Ha módosítani szeretné ezt a viselkedést, és ismétlődő elemeket szeretne behozni az Exchange-ből, kapcsolja ki az IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox elemet az OrgDbOrgSettings beállításban.

Találkozómellékletek, névjegycímek és feladatok szinkronizálása az Outlookban

A következő szakaszok a kiszolgálóoldali szinkronizáláson vagy a kiszolgálóoldali szinkronizáláson keresztül Dynamics 365 for Outlook végzett szinkronizálásra vonatkoznak. További információ: A levelezőrendszer integrálása.

Képernyőkép a Rendszerbeállítások szinkronizálása lapról a Dynamics 365 for Outlook.

Találkozómellékletek szinkronizálása

A felhasználók dokumentumokat, képeket, felvételeket és egyéb fájlokat csatolhatnak a Dynamics 365-ben vagy az Dynamics 365 for Outlook alkalmazásban létrehozott találkozókhoz. Alapértelmezés szerint a mellékletek nem szerepelnek a találkozók szinkronizálásakor. Hogy felvegyük őket:

  1. In Dynamics 365 for Outlook, lépjen a Beállítások adminisztrációs > rendszerbeállításai menüpontra > ·.
  2. A Szinkronizálás lapon válassza a Találkozómellékletek szinkronizálása az Outlookkal vagy az Exchange-szel lehetőséget.
A mellékletek szinkronizálásának szempontjai
  • Ha kikapcsolja a mellékletek szinkronizálását, a mellékletek nem jelennek meg a Találkozókon a Dynamics 365 rendszerben. Még mindig megjelennek a találkozókon .Dynamics 365 for Outlook
  • Az ismétlődő találkozók vagy a szolgálati találkozók mellékletei nem szinkronizálhatók.
  • A mellékletek növelhetik a szinkronizálási időket. Érdemes lehet takarékosan használni a mellékleteket, ha alacsony sávszélességű hálózatot használ.

Kapcsolattartási címek szinkronizálása

A Szinkronizálás lapon válassza Dynamics 365 for Outlook az alábbi lehetőségek egyikét a kapcsolatcímek szinkronizálásának módjának kiválasztásához:

  • Levelezési cím szinkronizálása csak az Outlook-kapcsolattartóban: Egy levelezési cím szinkronizálva van a Dynamics 365 és az Outlook között. Ez elegendő a legtöbb szervezet számára, és ez az alapértelmezett.

  • Mindhárom cím (Business, Home, Other) szinkronizálása az Outlook kapcsolattartóban: Mindhárom Outlook levelezési cím (Business, Home és Other) szinkronizálva van a Dynamics 365 és az Outlook között.

Figyelmeztetés

Ha már rendelkezik adatokkal, a beállítás mindhárom cím szinkronizálására való módosítása adatvesztést okozhat. A meglévő nyomon követett névjegyek attribútumai újraleképezésre kerülnek, ha ez a beállítás engedélyezve van. Javasoljuk, hogy az üzembe helyezés előtt tesztelje ezt a lehetőséget, hogy megértse, hogyan befolyásolja az újraleképezés a környezetet és az adatokat. A legtöbb esetben a teljes adatot az egyik oldalon kell tartania (általában Dynamics 365), és szinkronizálnia kell a másik oldallal (általában Outlook vagy Exchange).

További információ: Mely mezők szinkronizálhatók a Dynamics 365 alkalmazások és az Outlook között?

Az Outlookban hozzárendelt feladatok szinkronizálása

Alapértelmezés szerint a létrehozott Dynamics 365 for Outlook tevékenységek nem szinkronizálódnak a Dynamics 365 rendszerrel. A szinkronizáláshoz a Szinkronizálás lapon válassza az Outlookban Dynamics 365 for Outlook hozzárendelt feladatok szinkronizálása lehetőséget.

A feladatok szinkronizálásával kapcsolatos szempontok
  • Az ismétlődő feladatok nem szinkronizálhatók.
  • A feladatot hozzárendelő személynek és a feladathoz hozzárendelt személynek ugyanabban a szervezetben kell lennie.
  • A feladatok nem szinkronizálhatók több e-mail-címmel.

Kapcsolódó információk