Word-sablonok használata a szabványos dokumentumok létrehozásához

Miután létrehozza és importálja a Office Word sablonokat az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing és Dynamics 365 Project Service Automation), a felhasználók egyetlen kattintással tudnak létrehozni egységes dokumentumokat, amik automatikusan feltöltődnek adatokkal. Ez a szolgáltatás rendelkezik néhány különleges szemponttal, amikről érdemes tudnia a Word sablonok sikeres létrehozásához.

Figyelmeztetés

Van egy ismert hiba, ha a sablonokat a Word programban hozza létre. Ez a témakör információval szolgáltat arról, hogyan előzze meg a Word programot potenciálisan destabilizáló tevékenységeket. Lásd: Fontos! Egy ismert probléma, és ennek elkerülése

Az alábbi Word verziók vannak támogatva.

Terület	Word Verzió
Word sablon létrehozása	2013, 2016
Az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban létrehozott Word-dokumentum használata	2010, 2013, 2016

Megjegyzés

A Makróbarát Word-dokumentumok (. docm) nem támogatottak.

Kövesse az ebben a témakörben szereplő lépéseket az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban lévő Word-sablonok sikeres létrehozásához és használatához.

Első lépés: Hozzon létre egy Word sablont

Hol hozhat létre egy sablont

Az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban három helyen hozhat létre Word-sablont:

• A beállítások lapon. Válassza a Beállítások > Sablonok > Dokumentumsablonok > Új() lehetőséget. Szüksége lesz a megfelelő engedélyekre, például Rendszergazda vagy Rendszertestreszabó engedélyre, hogy elérje a Beállítások lapot.

• Rekordból. Nyissa meg például a partner rekordot az Értékesítésben. Kattintson az alábbira: Értékesítés > Ügyfél partnerek > Aktív partnereim. Kattintson egy partnerre a megnyitáshoz, majd kattintson az Egyebek (...) > Word-sablonok > Word-sablon létrehozása lehetőségre. Az itt létrehozott sablonok személyesek, valamint csak a létrehozó felhasználó számára elérhetőek.

• Rekordlistából Például kattintson az alábbira: Értékesítés > Ügyfél partnerek > Aktív partnereim. Válasszon ki egy partnert, majd kattintson az Egyebek (...) > Word-sablonok > Word-sablon létrehozása lehetőségre.

  

Tipp

Személyes dokumentumsablonok törléséhez az alábbiakat kell tennie:

1. Kattintson az Irányított keresés gombra ().
2. A Keresés mezőben válassza a Személyes dokumentumsablonok lehetőséget.
3. Kattintson az Eredmények elemre(!).
4. Válassza ki a törölni kívánt személyes dokumentumsablont, majd kattintson a Törlés gombra ().

A sablonok frissítéséhez törölje a sablont, majd töltse fel annak a sablonnak a frissített verzióját.

Miután rákattintott a Word-sablon létrehozása lehetőségre, válassza ki a szűréshez használt entitást, és kattintson a Word-sablon > Entitás kiválasztása lehetőségre.

Megjelenik a kapcsolat kiválasztása lap.

Mik azok az 1:N, N:1 és N:N kapcsolatok?

Ennél a képernyőnél szükségszerű, hogy értse az ügyfélkapcsolati alkalmazások adatszerkezetét. A rendszergazda vagy testreszabó információt szolgáltathat az entitás kapcsolatokról. Az adminisztrátori tartalommal kapcsolatos tovább információkat az Entitáskapcsolatok áttekintése.

Íme néhány példa a Partner entitás kapcsolataira.

Kapcsolat	Ismertetés
	Egy partner több kapcsolattal is rendelkezhet.
	Érdeklődő, partner vagy kapcsolattartó több partnerrel is rendelkezhet.
	Egy partner több marketinglistával is rendelkezhet. Egy marketinglistának több partnere is lehet.

Ezen a képernyőn kiválasztott kapcsolatok határozzák meg, milyen entitások és mezők állnak rendelkezésre később, amikor definiálja a Word sablont. Csak azokat a kapcsolatokat jelölje ki, amelyekhez adatokat kell hozzáadnia a Word sablonhoz.

Megjegyzés

A dokumentumok időbeni letöltésének biztosítása érdekében legfeljebb 100 kapcsolódó rekordot ad vissza a program minden egyes kapcsolat esetében. Például ha egy sablont exportál egy partnerhez, és szeretné, hogy ez tartalmazzon egy listát a kapcsolatairól, a dokumentum maximum 100 kapcsolatot fog visszaadni az említett partner esetében.

A sablon letöltése

Kattintson a Sablon letöltése lehetőségre az Entitás kiválasztása lapon, hogy létrehozzon egy Word fájlt a számítógépén, ami tartalmazza az exportált entitást XML adatként.

Fontos

Egy környezetből letöltött dokumentumsablon csak az adott környezetben használható. A Word- és Excel-sablonok környezetek közötti áttelepítése jelenleg nem támogatott.

Második lépés: A Fejlesztő lap engedélyezése

Nyissa meg a Word sablon fájlt. A dokumentum ekkor úgy tűnik, hogy üres.

Az ügyfélkapcsolati alkalmazások XML-adatainak megtekintéséhez és hozzáadásához először engedélyeznie kell a Word Fejlesztő lapot

1. Menjen a Fájl > Beállítások > Menüszalag testreszabása lehetőségre, majd engedélyezze a Fejlesztő lapot.

   

2. Kattintson az OK gombra.

   A Fejlesztő lap most megjelenik Word szalagon.

   

Fontos! Egy ismert probléma, és ennek elkerülése

Van egy ismert hiba az ügyfélkapcsolati alkalmazások által generált Word-sablonokkal és Office Word programmal kapcsolatban. A következő részben XML tartalomvezérlő mezőket fog hozzáadni a Word sablonhoz.

Figyelmeztetés

Néhány dolog, ami a Word lefagyását okozhatja, és a Feladatkezelő használatát teszi szükségessé a Word leállításához:

• Egy tartalomvezérlőt szúr be Kép vagy Egyszerű szöveg helyett
• Módosítja a szöveget, például nagybetűsre változtatja vagy szöveget ad hozzá egy tartalomvezérlőhöz. Ezek a változtatások lehetnek automatikusak, vagy felhasználó általi módosítások. Alapértelmezés szerint a Microsoft Word automatikusan nagybetűssé teszi a mondatokat. Tartalomvezérlő mező hozzáadásakor a Word új mondatként értelmezi azt, és nagybetűssé teszi, ha a mező már nem lesz kijelölve.

A vezérlőelemeket illető problémák elkerülésért tegye a következőket:

Mezőket csak egyszerű szövegként vagy képként adjon hozzá

1. Az XML leképezési ablaktáblával entitásmezőket adhat hozzá a Word sablonhoz. Bizonyosodjon meg róla, hogy mezőket csak Egyszerű szövegként vagy Képként ad hozzá.

   

Ne végezzen változtatást a tartalomvezérlő szöveges részén.

1. A tartalomvezérlő mezők szöveges részein végezhet formátumbéli változtatásokat, például félkövérré teheti a betűket, azonban ezeken kívül semmit, például ne tegye nagybetűssé.

   

   Ha a Word lefagyna, vagy romlana a teljesítménye, próbálja meg kikapcsolni az automatikus javítást.

Az automatikus javítás kikapcsolása

1. A sablon fájlt nyissa meg a Word programban, majd menjen a Fájl > Beállítások > Ellenőrzés > Automatikus javítási beállítások lehetőségre.

   

2. Törölje a jelet a Mondatok első betűje legyen nagybetű és a Helyesírás-ellenőrző által javasolt változat automatikus átvétele lehetőségek elől.

   

3. Törölje a jelet a Kötőjeleket (--) gondolatjelre (–) lehetőség elől az Automatikus formázás és az Automatikus formázás beíráskor lapokon.

4. Kattintson az OK gombra.

   Ha követte a fenti javaslatokat, készen áll rá, hogy definiálja a Word sablont.

Harmadik lépés: A Word sablon definiálása

Az XML leképezési ablaktáblán definiálhatja a Word sablont entitásmezőkkel.

1. A Word sablonon kattintson a Fejlesztő > XML leképzés panel lehetőségre.

   

   Egy alapértelmezett XML séma ki van jelölve.

   

2. Válassza ki az XML sémát. amely így kezdődik: „urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Fontos

   Ha gyakran végez véletlen módosításokat, amik a Word lefagyását vagy teljesítményének csökkenését eredményezi, bizonyosodjon meg róla, hogy az automatikus javítási beállítások az „Egy ismert probléma, és annak elkerülése" részben leírtak alapján van beállítva.

3. Bontsa ki az entitást, kattintson a jobb gombbal az entitás mezőre, majd kattintson a Tartalomvezérlő beszúrása > Egyszerű szöveg elemre.

   

   Az entitásmező hozzáadásra kerül a Word sablonhoz.

   

   Hozzáadhat további entitás mezőket, leíró címkéket és szöveget, valamint formázhatja a dokumentumot.

   Egy befejezett sablon hasonlóan néz ki:

   

   Az Ön által megadott tartalomvezérlő mezők valószínűleg több sornyi adattal rendelkeznek. Például a partnereknek több, mint egy kapcsolattartója van. Az összes adat Word sablonban való megjelenítéséhez állítsa a tartalomvezérlőt ismétlésre.

A tartalomvezérlő ismétlésre állítása

1. Ismétlődő adatok tábla sor mezőket helyezni.

2. Jelölje ki a teljes sort a táblában a sablonban.

   

3. Az XML-leképezési ablaktáblán kattintson a jobb gombbal a tartalomvezérlő mezőket tartalmazó kapcsolatra, majd kattintson az ismétlődő elemre.

   

   Ha a Word-sablont használja az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban dokumentum létrehozásához, akkor a tábla több adatsorral töltődik fel.

   Ha a sablon tartalmazza a megfelelő mezőket és formázást, mentse el, töltse fel azokat az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba.

4. lépés: A Word-sablon ügyfélkapcsolati alkalmazásokba való visszatöltése

Miután az igényei szerint összeállította a Word-sablont, mentse el, hogy fel tudja tölteni az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba.

Az újonnan létrehozott Word sablonhoz való hozzáférés attól függ, hogy hogyan töltötte fel és a biztonsági szerepkörnek biztosított hozzáféréstől. Mindenképpen olvassa el a következőt: Használja a biztonsági szerepköröket, hogy szabályozza a sablonhoz való hozzáférést.

A rendszergazdák használhatják a Beállítások lapot a Word-sablon ügyfélkapcsolati alkalmazásokba való feltöltésére. A Beállításokba feltöltött sablon a szervezet összes felhasználója számára elérhető.

Rendszergazdáknak: A Word-sablon ügyfélkapcsolati alkalmazásokba való feltöltése

1. Nyissa meg a Beállítások > Sablonok > Dokumentumsablonok menüpontot.

2. Kattintson a Sablon feltöltése elemre.

3. Húzza a Word fájlt a párbeszédablakba, vagy tallózza a fájlt.

   

4. Kattintson a Feltöltés gombra.

   A nem rendszergazda felhasználók is feltölthetnek egy sablont a saját felhasználásukra az ő saját rekordlistájukból.

Személyes sablont létrehozni kívánó nem rendszergazdák vagy rendszergazdák: Tölte fel a Word-sablont az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba

1. Nyisson meg egy rekordot tartalmazó oldalt, például az Értékesítés ügyfélszámlák listáját.

2. Válasszon ki egy cikket, például egy partnert, majd kattintson az Egyebek (...) > Word-sablonok > Word-sablon létrehozása lehetőségre.

3. Kattintson a Word sablon > Feltöltés elemre.

   

4. Húzza a Word fájlt a párbeszédablakba, vagy tallózza a fájlt.

5. Kattintson a Feltöltés gombra.

5. lépés: Egy dokumentum létrehozása a Word sablonból

Az Ön által létrehozott Word sablon használatához tegye a következőket:

1. Nyisson meg egy rekordot a kívánt információval, hogy létrehozzon egy dokumentumot. Például nyisson meg egy ügyfélrekordot az Értékesítések lapon.

2. Kattintson a Több (...) > A Word sablonok, majd a Word sablonok alatt válassza ki az Ön által létrehozott sablont.

   Ha az Ön által létrehozott sablon nem látható, akkor két eshetőség áll fenn:

   1. Csak a kijelölt rekordtípushoz (entitás) készült sablonok kerülnek megjelenítésre. Például ha megnyit egy lehetőségbejegyzést, akkor nem fogja látni a bejegyzést, amelyet a Partner entitással hozott létre.

   2. A sablon megtekintéséhez frissítenie kell az ügyfélkapcsolati alkalmazásokat. Frissítse a böngészőt, vagy zárja be és nyissa meg újra az ügyfélkapcsolati alkalmazásokat.

   Miután kiválasztotta a megfelelő Word-sablont, az ügyfélkapcsolati alkalmazások létrehoznak egy Word-dokumentumot a kijelölt rekordból.

Próbálja ki a minta Word sablonokat

Az ügyfélkapcsolati alkalmazások öt Word-sablont tartalmaznak.

A minta Word sablonok egy adott rekordtípussal (entitás) lettek létrehozva. Csak az azonos rekordtípusú rekordokhoz használhatja a sablont.

Név szerint	Entitás
Lehetőségek összegzése	Lehetőség (Értékesítési terület)
Kampányösszegzés	Kampány (Marketingterület)
Esetösszegzés	Eset (Szolgáltatás terület)
Számla	Számla (Értékesítés terület)
Partner-összefoglalás	Client_Account (Értékesítés, Szolgáltatás és Marketing területek)

Minta Word sablon alkalmazása

1. Nyisson meg egy rekordot olyan rekordtípus információval, amely egyezik a mintasablonnal. Például nyissa meg az ügyfélrekordot az Értékesítések lapon, hogy alkalmazza a Partner-összefoglalás mintát.

2. Kattintson a Több (...) > A Word sablonok, majd a Word sablonok alatt válassza ki mintasablont.

   Nyissa meg az újonnan létrehozott Word sablont és tekintse meg.

Megjegyzés

Áttekintheti, de nem szerkesztheti az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban szereplő sablonokat.

További szempontok

A Biztonsági szerepkörök használata a sablonokhoz való hozzáférés irányításához

A rendszergazdák bizonyos részletességgel vezérelhetik a Word sablonokhoz való hozzáférést. Például az értékesítőknek adhat Olvasás hozzáférést Írás hozzáférés nélkül egy Word sablonhoz.

1. Kattintson a Beállítások > Biztonság > Biztonsági szerepkörök elemre.

2. Válasszon ki egy szerepkört, majd kattintson a Vállalatkezelés lapra.

3. Válassza ki a Dokumentumsablon lehetőséget, hogy az egész szervezet számára hozzáféréseket állítson be az elérhető sablonokhoz. Válassza ki a Személyes dokumentumsablon lehetőséget az olyan sablonokhoz, amelyek egyéni felhasználóknak vannak megosztva.

4. Kattintson a körökre, hogy beállítsa a hozzáférés szintjét.

   

A létrehozott dokumentumokban szereplő listák nem ugyanabban a sorrendben vannak, mint a rekordok

Az egyéni sablonokból létrehozott rekordok listája lehet, hogy nem ugyanabban a sorrendben jelenik meg a Word program dokumentumaiban, mint az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban. A rekordok a létrehozási idő és dátum sorrendjében listázódnak.

Kapcsolódó információk

Ellenőrizze az adatokat Excel-sablonok segítségével

Word-sablonok hibaelhárítása

Megjegyzés

Megosztja velünk a dokumentációja nyelvi preferenciáit? Rövid felmérés elvégzése. (ne feledje, hogy ez a felmérés angol nyelvű)

A felmérés elvégzése körülbelül hét percet vesz igénybe. Semmilyen személyes adatot nem gyűjtünk (adatvédelmi nyilatkozat).