Proses kepatuhan kebijakan Cost Management

Artikel ini membahas pendekatan untuk menciptakan proses yang mendukung disiplin Cost Management yang efektif. Tata kelola biaya cloud yang efektif dimulai dengan proses manual berulang yang dirancang untuk mendukung kepatuhan kebijakan. Hal ini memerlukan keterlibatan yang teratur dari tim tata kelola cloud dan pemangku kepentingan bisnis yang tertarik untuk meninjau dan memperbarui kebijakan serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan. Selain itu, banyak proses pemantauan dan penegakan yang sedang berlangsung yang dapat diotomatisasi atau dilengkapi dengan alat untuk mengurangi overhead tata kelola serta memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap penyimpangan kebijakan.

Proses perencanaan, peninjauan, dan pelaporan

Alat Cost Management terbaik di cloud hanya sebaik proses dan kebijakan yang didukungnya. Berikut ini adalah serangkaian contoh proses yang biasa terlibat dalam disiplin Cost Management. Gunakan contoh ini sebagai titik awal saat merencanakan proses yang memungkinkan Anda untuk terus memperbarui kebijakan biaya berdasarkan perubahan bisnis dan umpan balik dari tim bisnis, sesuai dengan panduan tata kelola biaya.

Penilaian risiko dan perencanaan awal: Sebagai bagian dari adopsi awal disiplin Cost Management, identifikasi risiko dan toleransi bisnis inti Anda sehubungan dengan biaya cloud. Gunakan informasi ini untuk mendiskusikan anggaran dan risiko terkait biaya dengan anggota tim bisnis Anda dan kembangkan serangkaian kebijakan dasar untuk mengurangi risiko ini, guna menetapkan strategi tata kelola awal Anda.

Perencanaan penyebaran: Sebelum menyebarkan aset apa pun, buat perkiraan anggaran berdasarkan alokasi cloud yang diperkirakan. Pastikan bahwa informasi kepemilikan dan akuntansi untuk penyebaran didokumentasikan.

Perencanaan tahunan: Setiap tahun, lakukan analisis roll-up pada semua aset yang disebarkan dan yang akan disebarkan. Selaraskan anggaran berdasarkan unit bisnis, departemen, tim, dan divisi lain yang sesuai untuk memberdayakan adopsi layanan mandiri. Pastikan bahwa pemimpin setiap unit penagihan mengetahui anggaran dan cara melacak pengeluaran.

Inilah saatnya untuk melakukan prakomitmen atau prapembelian untuk memaksimalkan diskon. Sebaiknya selaraskan anggaran tahunan dengan tahun fiskal vendor cloud untuk lebih memanfaatkan opsi diskon akhir tahun.

Perencanaan triwulanan: Setiap triwulan, tinjau anggaran dengan setiap pimpinan unit penagihan untuk menyelaraskan perkiraan dan pengeluaran yang sebenarnya. Jika ada perubahan rencana atau pola pengeluaran yang tidak terduga, sesuaikan dan realokasikan anggaran.

Proses perencanaan triwulanan ini juga merupakan waktu yang tepat untuk melakukan evaluasi keanggotaan tim tata kelola cloud Anda saat ini. Tujuannya adalah untuk mengetahui kesenjangan pengetahuan yang terkait dengan rencana bisnis saat ini atau di masa mendatang. Undang staf dan pemilik beban kerja yang relevan untuk berpartisipasi dalam peninjauan dan perencanaan baik sebagai penasihat sementara atau anggota tetap tim Anda.

Pendidikan dan pelatihan: Setiap dua bulan sekali, tawarkan sesi pelatihan untuk memastikan staf bisnis dan TI mendapatkan informasi terbaru tentang persyaratan kebijakan Cost Management terbaru. Sebagai bagian dari proses ini, tinjau dan perbarui dokumentasi, panduan, atau aset pelatihan lainnya untuk memastikan semuanya sinkron dengan pernyataan kebijakan perusahaan terbaru.

Pelaporan bulanan: Setiap bulan, laporkan pengeluaran aktual yang dibandingkan dengan perkiraan. Beri tahu pimpinan penagihan jika ada penyimpangan yang tidak terduga.

Proses dasar ini akan membantu menyelaraskan pengeluaran dan menciptakan landasan untuk disiplin Cost Management.

Proses untuk pemantauan berkelanjutan

Strategi Cost Management yang berhasil bergantung pada visibilitas ke pengeluaran terkait cloud di masa lalu, saat ini, dan di masa depan yang direncanakan. Tanpa kemampuan untuk menganalisis metrik dan data yang relevan dari biaya yang ada, Anda tidak dapat mengidentifikasi perubahan risiko Anda atau mendeteksi pelanggaran toleransi risiko Anda. Proses tata kelola yang sedang berlangsung yang dibahas di atas memerlukan data berkualitas untuk memastikan kebijakan dapat dimodifikasi untuk melindungi infrastruktur Anda dengan lebih baik dari perubahan kebutuhan bisnis dan penggunaan cloud.

Pastikan tim TI Anda telah menerapkan sistem otomatis untuk memantau pengeluaran dan penggunaan cloud Anda untuk penyimpangan yang tidak direncanakan dari biaya yang diperkirakan. Menetapkan sistem pelaporan dan peringatan untuk memastikan deteksi dan mitigasi segera terhadap potensi pelanggaran kebijakan.

Pemicu pelanggaran kepatuhan dan tindakan penegakan

Saat pelanggaran terdeteksi, Anda harus mengambil tindakan penegakan untuk menyesuaikan kembali dengan kebijakan. Anda dapat mengotomatiskan sebagian besar pemicu pelanggaran menggunakan alat yang diuraikan dalam Toolchain Cost Management untuk Azure.

Berikut ini adalah contoh pemicu:

  • Penyimpangan anggaran bulanan: Diskusikan setiap penyimpangan dalam pengeluaran bulanan yang melebihi 20% rasio perkiraan-versus-yang sebenarnya dengan pimpinan unit penagihan. Catat resolusi dan perubahan dalam perkiraan.
  • Kecepatan adopsi: Setiap penyimpangan pada tingkat langganan yang melebihi 20% akan memicu peninjauan dengan pimpinan unit penagihan. Catat resolusi dan perubahan dalam perkiraan.

Langkah berikutnya

Gunakan Template disiplin Cost Management untuk mendokumentasikan proses dan pemicu yang selaras dengan rencana adopsi cloud saat ini.

Untuk panduan tentang pelaksanaan kebijakan Cost Management yang sejalan dengan rencana adopsi, lihat Peningkatan disiplin Cost Management.