Apa itu akuntansi cloud?

Cloud mengubah cara TI memperhitungkan biaya, seperti yang dijelaskan dalam Buat model keuangan untuk transformasi cloud. Berbagai model akuntansi TI jauh lebih mudah untuk didukung karena cara cloud mengalokasikan biaya. Jadi, penting untuk memahami cara menghitung biaya cloud sebelum Anda memulai perjalanan transformasi cloud. Artikel ini menguraikan model akuntansi cloud yang paling umum untuk IT.

Akuntansi TI tradisional (model pusat biaya)

Sering kali akurat untuk mempertimbangkan IT sebagai pusat biaya. Dalam model akuntansi IT tradisional, IT mengonsolidasikan daya beli untuk semua aset IT. Seperti yang kami tunjukkan dalam artikel model keuangan, bahwa konsolidasi daya beli dapat mencakup lisensi perangkat lunak, biaya berulang untuk lisensi CRM, pembelian desktop karyawan, dan biaya besar lainnya.

Ketika IT berfungsi sebagai pusat biaya, nilai IT yang diketahui sebagian besar dilihat melalui lensa manajemen pengadaan. Persepsi ini menyulitkan dewan atau eksekutif lain untuk memahami nilai sebenarnya yang diberikan IT. Biaya pengadaan cenderung condong pada pandangan IT dengan melebihi nilai lainnya yang ditambahkan oleh organisasi. Pandangan ini menjelaskan mengapa IT sering disatukan menjadi tanggung jawab kepala pejabat keuangan atau pimpinan operasi. Persepsi IT ini terbatas dan mungkin pendek.

Akuntansi TI pusat (model pusat laba)

Untuk mengatasi tampilan pusat biaya TI, beberapa CIO memilih model akuntansi TI terpusat. Dalam model jenis ini, IT diperlakukan seperti pelajaran bisnis yang bersaing dan pelajaran bisnis serekan pada produksi pendapatan. Dalam beberapa kasus, model ini bisa sepenuhnya logis. Misalnya, beberapa organisasi memiliki divisi layanan IT profesional yang menghasilkan aliran pendapatan. Sering kali, model IT terpusat tidak menghasilkan pendapatan yang signifikan, sehingga sulit untuk membenarkan model.

Terlepas dari model pendapatan, model akuntansi IT terpusat unik karena cara pelajaran IT memperhitungkan biaya. Dalam model TI tradisional, tim TI mencatat biaya dan membayar biaya tersebut dari dana bersama seperti operasi dan pemeliharaan (O&M) atau akun laba rugi (P&L) khusus.

Dalam model akuntansi IT pusat, tim IT menandai layanan yang disediakan untuk memperhitungkan manajemen berlebih, dan perkiraan pengeluaran lainnya. Kemudian menagih pelajaran bisnis yang bersaing untuk layanan yang ditandai. Dalam model ini, CIO diharapkan untuk mengelola P&L yang terkait dengan penjualan layanan tersebut. Ini dapat membuat biaya IT yang meningkat dan perselisihan antara IT pusat dan pelajaran bisnis, terutama ketika IT perlu memangkas biaya atau tidak memenuhi SLA yang disepakati. Selama masa perubahan teknologi atau pasar, teknologi baru apa pun akan menyebabkan gangguan pada P&L TI pusat, membuat transformasi menjadi sulit.

Penagihan Balik

Salah satu langkah pertama yang umum dalam mengubah reputasi IT sebagai pusat biaya adalah menerapkan model penagihan balik akuntansi. Model ini sangat umum di perusahaan yang lebih kecil atau organisasi IT yang sangat efisien. Dalam model penagihan balik, setiap biaya IT yang terkait dengan pelajaran bisnis tertentu diperlakukan seperti biaya operasi dalam anggaran pelajaran bisnis tersebut. Praktik ini mengurangi efek biaya kumulatif pada IT, memungkinkan nilai bisnis ditampilkan dengan lebih jelas.

Dalam model lokal warisan, penagihan balik sulit diwujudkan karena seseorang masih harus membawa biaya modal dan penyusutan yang besar. Konversi yang sedang berlangsung dari Pengeluaran Modal ke biaya operasi yang terkait dengan penggunaan adalah latihan akuntansi yang sulit. Kesulitan ini adalah alasan utama untuk pembuatan model akuntansi IT tradisional dan model akuntansi IT pusat. Model biaya operasional akuntansi biaya cloud hampir diperlukan jika Anda ingin memberikan model penagihan balik secara efisien.

Tapi, Anda tidak boleh menerapkan model ini tanpa mempertimbangkan implikasinya. Berikut adalah beberapa konsekuensi yang unik untuk model penagihan balik:

  • Pengisian daya menghasilkan pengurangan besar-besaran dari keseluruhan anggaran IT. Untuk organisasi IT yang tidak efisien atau membutuhkan keterampilan teknis yang kompleks dalam operasi atau pemeliharaan, model ini dapat mengekspos pengeluaran tersebut dengan cara yang tidak sehat.
  • Kehilangan kendali adalah konsekuensi umum. Dalam lingkungan yang sangat politis, penagihan balik dapat mengakibatkan hilangnya kendali dan staf direalokasikan ke bisnis. Ini dapat menciptakan inefisiensi yang signifikan dan mengurangi kemampuan IT untuk secara konsisten memenuhi SLA atau persyaratan proyek.
  • Kesulitan akuntansi untuk layanan bersama adalah konsekuensi umum lainnya. Jika organisasi telah tumbuh melalui akuisisi dan membawa utang teknis sebagai hasilnya, kemungkinan besar persentase layanan bersama harus dipertahankan untuk menjaga semua sistem bekerja sama secara efektif.

Transformasi cloud mencakup solusi untuk konsekuensi ini dan konsekuensi lain yang terkait dengan model penagihan balik. Tetapi masing-masing solusi tersebut mencakup implementasi dan biaya operasi. CIO dan CFO harus hati-hati menimbang pro dan kontra dari model penagihan balik sebelum mempertimbangkannya.

Penayangan balik atau penyadaran balik

Untuk perusahaan yang lebih besar, model penampilan balik atau penyadaran balik adalah langkah pertama yang lebih aman dalam transisi dari pusat biaya ke pusat nilai. Model ini tidak mempengaruhi akuntansi keuangan. Faktanya, P&L setiap organisasi tidak berubah. Pergeseran terbesar adalah dalam pola pikir dan kesadaran. Dalam model penampilan balik atau penyadaran balik, IT mengelola daya beli terpusat dan terkonsolidasi sebagai agen untuk bisnis. Dalam laporan kembali ke bisnis, IT menghubungkan biaya langsung apa pun ke pelajaran bisnis yang relevan, yang mengurangi anggaran yang diketahui langsung dikonsumsi oleh IT. TI juga merencanakan anggaran berdasarkan kebutuhan unit bisnis terkait, yang memungkinkan TI untuk lebih akurat memperhitungkan biaya yang terkait dengan inisiatif TI murni.

Model ini memberikan keseimbangan antara model penagihan balik sejati dan model akuntansi IT yang lebih tradisional.

Dampak model akuntansi cloud

Pilihan model akuntansi sangat penting dalam desain sistem. Pilihan model akuntansi dapat memengaruhi strategi berlangganan, standar penamaan, standar penandaan, serta desain kebijakan dan cetak biru.

Setelah Anda bekerja dengan bisnis untuk membuat keputusan tentang model akuntansi cloud dan pasar global, Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara mencapai lebih banyak dengan investasi Anda di cloud.