Ikhtisar alur proses bisnis

  • Artikel

Anda dapat membantu memastikan bahwa setiap orang memasukkan data secara konsisten dan mengikuti langkah-langkah yang sama setiap bekerja dengan pelanggan dengan membuat alur proses bisnis. Contohnya, Anda dapat membuat alur proses bisnis untuk membuat setiap orang menangani permintaan layanan pelanggan dengan cara yang sama, atau untuk mengharuskan orang mendapatkan pengesahan faktur sebelum mengirimkan pesanan. Alur proses bisnis menggunakan teknologi dasar yang sama sebagai proses lain, namun kemampuan yang mereka berikan sangat berbeda dari fitur lain yang menggunakan proses. Untuk mempelajari cara membuat atau mengedit alur proses bisnis, buka Membuat alur proses bisnis.

Tonton video singkat tentang alur proses bisnis.

Mengapa alur proses bisnis digunakan

Alur proses bisnis menyediakan panduan bagi pengguna agar dapat menyelesaikan pekerjaannya. Mereka memberikan pengalaman pengguna yang efisien yang akan memimpin pengguna melalui proses organisasi yang telah mereka tetapkan untuk interaksi guna menghasilkan kesimpulan dari beberapa jenis. Pengalaman pengguna ini dapat disesuaikan sehingga orang-orang dengan peran keamanan yang berbeda dapat memiliki pengalaman yang sangat sesuai dengan pekerjaan yang mereka lakukan.

Gunakan alur proses bisnis untuk mendefinisikan rangkaian langkah-langkah bagi pengguna yang dapat membawa mereka ke hasil yang diinginkan. Langkah-langkah ini memberikan indikator visual yang akan memberitahu pengguna lokasi tempat mereka berada dalam proses bisnis. Alur proses bisnis mengurangi kebutuhan akan pelatihan karena pengguna baru tidak harus fokus pada tabel mana yang harus mereka gunakan. Mereka dapat membiarkan proses memandu mereka. Anda dapat mengkonfigurasi alur proses bisnis untuk mendukung metodologi penjualan umum yang dapat membantu kelompok penjualan Anda mencapai hasil yang lebih baik. Untuk kelompok layanan, alur proses bisnis dapat membantu staf baru meningkatkan kecepatan dan menghindari kesalahan yang dapat mengakibatkan pelanggan merasa tidak puas.

Apa yang dapat dilakukan alur proses bisnis

Dengan alur proses bisnis, Anda menentukan serangkaian tahapan dan langkah-langkah yang kemudian ditampilkan dalam kontrol di bagian atas formulir.

Proses bisnis dengan tahapan.

Setiap tahap memiliki sekelompok langkah. Setiap langkah mewakili kolom tempat data dapat dimasukkan. Anda dapat maju ke tahap berikutnya dengan menggunakan tombol Tahap Berikutnya . Di Antarmuka Terpadu, Anda dapat bekerja dengan panggung alur proses bisnis di dalam flyout panggung atau Anda dapat menyematkannya ke panel samping. Alur proses bisnis tidak mendukung perluasan flyout tahap ke panel samping di perangkat seluler.

Anda dapat membuat langkah yang diperlukan sehingga orang harus memasukkan data untuk kolom terkait sebelum mereka dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Hal ini biasa disebut sebagai "stage-gate". Jika Anda menambahkan kolom yang diperlukan bisnis atau persyaratan sistem ke tahap alur proses bisnis, kami sarankan Anda menambahkan kolom ini ke formulir Anda juga.

Alur proses bisnis tampak relatif sederhana dibandingkan dengan jenis proses lainnya karena tidak memberikan logika bisnis bersyarat atau otomatisasi selain memberikan pengalaman yang disederhanakan untuk entri data dan mengontrol entri ke dalam tahapan. Namun, saat Anda menggabungkannya dengan proses dan penyesuaian lain, maka alur proses bisnis dapat memainkan peranan penting dalam menghemat waktu, mengurangi biaya pelatihan, dan meningkatkan adopsi pengguna.

Catatan

Jika ada tahap, termasuk tahap saat ini, yang memerlukan kolom (kecuali kolom tersembunyi), Anda harus mengisi kolom pada tahap tersebut sebelum Anda menyimpan formulir atau pindah ke tahap baru. Kolom yang dinonaktifkan masih akan memblokir navigasi tahap jika kosong dan diperlukan.

Alur bisnis proses terintegrasi dengan penyesuaian lain

Saat Anda atau pengguna Anda memasukkan data menggunakan alur proses bisnis, perubahan data juga diterapkan ke kolom formulir sehingga otomatisasi apa pun yang disediakan oleh aturan bisnis atau skrip formulir dapat segera diterapkan. Langkah-langkah dapat ditambahkan yang menetapkan nilai untuk kolom yang tidak ada dalam formulir dan kolom ini akan ditambahkan ke model objek yang Xrm.Page digunakan untuk skrip formulir. Setiap alur kerja yang dimulai dengan perubahan pada kolom yang disertakan dalam alur proses bisnis akan diterapkan saat data dalam formulir disimpan. Jika otomatisasi diterapkan oleh alur kerja real-time, perubahan akan segera terlihat oleh pengguna ketika data dalam formulir disegarkan setelah baris disimpan.

Meskipun kontrol alur proses bisnis dalam formulir tidak memberikan pemrograman sisi klien langsung, perubahan akan diterapkan oleh aturan bisnis atau skrip formulir diterapkan secara otomatis untuk kontrol alur proses bisnis. Jika Anda menyembunyikan kolom dalam formulir, kolom tersebut juga akan disembunyikan di kontrol alur proses bisnis. Jika Anda menetapkan nilai menggunakan aturan bisnis atau skrip formulir, maka nilai akan ditetapkan dalam alur proses bisnis.

Alur Proses bersamaan

Alur proses bisnis bersamaan memungkinkan penyesuai mengonfigurasi beberapa proses bisnis dan mengaitkannya dengan baris awal yang sama. Pengguna dapat beralih di antara beberapa proses bisnis yang berjalan secara bersamaan, dan melanjutkan pekerjaan mereka pada tahap mana dalam proses mereka berada.

Alur proses bisnis sistem

Alur proses bisnis berikut ini tercakup. Untuk memahami bagaimana cara alur proses bisnis berfungsi, tinjau alur proses bisnis sistem berikut:

  • Prospek ke Proses Penjualan Peluang

  • Proses Penjualan Peluang

  • Telepon untuk Proses Kasus

Beberapa tabel dalam alur proses bisnis

Anda dapat menggunakan alur proses bisnis untuk satu tabel atau mencakup beberapa tabel. Misalnya, Anda mungkin memiliki proses yang dimulai dengan peluang, lalu dilanjutkan untuk kuotasi, perintah, kemudian faktur, sebelum akhirnya kembali menutup peluang.

Anda dapat merancang alur proses bisnis yang mengikat baris hingga lima tabel berbeda ke dalam satu proses sehingga orang yang menggunakan aplikasi dapat fokus pada alur proses mereka daripada pada tabel tempat mereka bekerja. Mereka dapat lebih mudah menavigasi di antara baris tabel terkait.

Beberapa alur proses bisnis tersedia per tabel

Tidak setiap pengguna dalam organisasi dapat mengikuti proses yang sama dan kondisi yang berbeda mungkin memerlukan proses yang berbeda agar dapat diterapkan. Anda dapat memiliki hingga 10 alur proses bisnis aktif per tabel untuk menyediakan proses yang sesuai untuk situasi yang berbeda.

Kontrol alur proses bisnis yang akan diterapkan

Anda dapat mengaitkan alur proses bisnis dengan peran keamanan sehingga hanya orang-orang dengan peran keamanan mereka yang dapat melihat atau menggunakannya. Anda juga dapat mengatur urutan alur proses bisnis sehingga dapat mengontrol alur proses bisnis yang akan ditetapkan secara default. Ini bekerja dengan cara yang sama seperti beberapa formulir untuk tabel didefinisikan.

Saat seseorang membuat baris tabel baru, daftar definisi proses bisnis aktif yang tersedia difilter menurut peran keamanan pengguna. Definisi proses bisnis yang diaktifkan pertama dan tersedia untuk peran keamanan pengguna tersebut sesuai daftar urutan proses adalah yang diterapkan secara default. Jika lebih dari satu definisi proses bisnis yang aktif, pengguna dapat memuat lainnya dari dialog beralih proses. Setiap kali proses beralih, yang ditampilkan saat ini akan membuka latar belakang dan digantikan oleh yang dipilih, namun mempertahankan kondisinya dan dapat beralih kembali. Setiap baris dapat memiliki beberapa instans proses yang terkait (masing-masing untuk definisi alur proses bisnis yang berbeda, hingga total 10). Saat memuat formulir, alur proses bisnis hanya satu ditampilkan. Saat pengguna mana pun menerapkan proses yang berbeda, proses tersebut mungkin hanya memuat secara default untuk pengguna tertentu.

Untuk memastikan proses bisnis dimuat secara default untuk semua pengguna (perilaku yang setara dengan "menyematkan" proses), skrip kustom API klien (sumber daya web) dapat ditambahkan saat formulir dimuat yang memuat khususnya instans proses bisnis yang ada berdasarkan ID definisi proses bisnis.

Pertimbangan alur proses bisnis

Anda dapat menentukan alur proses bisnis hanya untuk tabel yang mendukungnya. Anda juga perlu memperhatikan batasan untuk jumlah proses, tahap, dan langkah-langkah yang dapat ditambahkan.

Alur proses bisnis yang memanggil Alur kerja

Anda dapat memanggil alur kerja sesuai permintaan dari dalam alur proses bisnis. Anda dapat mengkonfigurasi ini dari desainer alur proses bisnis baru dengan menyeret komponen alur kerja ke tahapan proses atau ke bagian alur kerja Global. Untuk informasi lebih lanjut tentang menggunakan alur kerja dalam alur proses bisnis, lihat blog: alur proses bisnis otomatisasi di Dynamics 365.

Ketika Anda memasukkan alur kerja yang ingin Anda picu pada jalan keluar tahapan dari suatu tahapan dalam alur proses bisnis Anda, dan tahapan itu adalah tahapan akhir dalam aliran, desainer memberikan kesan bahwa alur kerja akan dipicu ketika tahapan itu selesai. Namun, alur kerja tidak akan dipicu karena transisi tahap tidak terjadi. Anda tidak akan menerima peringatan atau kesalahan yang mencegah Anda menyertakan alur kerja di atas panggung. Ketika pengguna berinteraksi dengan alur proses bisnis, menyelesaikan atau meninggalkan proses tidak menghasilkan transisi tahapan, dan oleh karena itu alur kerja tidak dipicu. Pertimbangkan contoh berikut:

  • Anda membuat alur proses bisnis dengan dua tahap, S1 terhubung ke S2, dengan alur kerja pada tahap S2 dan mengatur pemicu ke Tahap Keluar.

  • Anda membuat alur proses bisnis dengan tiga tahapan, S1 terhubung ke S2, kemudian S2 bercabang ke S3. Anda menyertakan alur kerja di S2 dan mengatur pemicu ke Tahap Keluar.

Alur kerja tidak akan dipicu dalam kedua kasus tersebut. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat menambahkan alur kerja Global dan menambahkan alur kerja yang ingin Anda picu padanya sehingga alur kerja itu dipicu untuk proses bisnis tersebut, bukan tahapan proses itu. Anda dapat menetapkan pemicu untuk alur kerja Global untuk proses yang ditinggalkan atau proses selesai untuk menyebabkan alur kerja terpicu ketika pengguna meninggalkan atau menyelesaikan proses bisnis.

Tabel yang bisa menggunakan alur proses bisnis

Semua tabel kustom dapat menggunakan alur proses bisnis. Tabel standar berikut juga dapat menggunakan alur proses bisnis:

  • Akun
  • Janji temu
  • Kampanye
  • Aktivitas Kampanye
  • Respons Kampanye
  • Pesaing
  • Kontak
  • email
  • Penetapan
  • Faks
  • Kasus
  • Faktur
  • Prospek
  • Surat
  • Daftar Pemasaran
  • Peluang
  • Panggilan Telepon
  • Produk
  • Item Daftar Harga
  • Kuotasi
  • Janji Temu Berulang
  • Literatur Penjualan
  • Aktivitas Sosial
  • Pesanan
  • User
  • Tugas
  • Tim

Untuk mengaktifkan tabel kustom untuk alur proses bisnis, pilih kotak centang Alur proses bisnis (kolom akan dibuat) di definisi tabel. Ingat bahwa Anda tidak dapat membatalkan tindakan ini.

Catatan

Jika Anda menavigasi ke tahap alur proses bisnis yang berisi Social Activity tabel dan memilih tombol Tahap Berikutnya , Anda akan melihat opsi Buat . Saat Anda memilih Buat, formulir Aktivitas Sosial akan dimuat. Namun, karena Social Activity tidak valid untuk Create dari antarmuka pengguna aplikasi, Anda tidak akan dapat menyimpan formulir dan Anda akan melihat pesan kesalahan: "Kesalahan tak terduga."

Jumlah maksimum proses, tahap, dan langkah-langkah

Untuk memastikan performa yang dapat diterima dan kegunaan antarmuka pengguna, terdapat beberapa batasan yang Anda butuhkan guna mengetahui waktu perencanaan untuk menggunakan alur proses bisnis:

  • Tidak boleh ada lebih dari 10 proses alur proses bisnis yang diaktifkan per tabel.

  • Setiap proses dapat berisi tidak lebih dari 30 tahap.

  • Proses multi-tabel dapat berisi tidak lebih dari lima tabel.

Alur proses bisnis dukungan kustomisasi tabel

Diperkenalkan dalam, pembaruan versi 9.0, alur proses bisnis tabel dapat muncul di sistem sehingga data baris tabel dapat tersedia dalam Dynamics 365 (online) kisi, tampilan, bagan, dan dasbor.

Menggunakan baris tabel alur proses bisnis dengan kisi, tampilan, bagan, dan dasbor

Dengan alur proses bisnis yang tersedia sebagai tabel, kini Anda dapat menggunakan penemuan, tampilan, bagan, dan dasbor tingkat lanjut yang bersumber dari data alur proses bisnis untuk tabel tertentu, seperti prospek atau peluang. Administrator dan penyesuai sistem dapat membuat kisi, tampilan, bagan, dan dasbor alur proses bisnis kustom yang serupa dengan yang dibuat dengan tabel lainnya.

Alur proses bisnis, seperti Proses Penjualan Prospek Peluang, muncul sebagai tabel yang dapat disesuaikan di penjelajah solusi.

Penjelajah Solusi dengan tabel proses prospek-ke-peluang.

Untuk mengakses tampilan alur proses bisnis default, buka penjelajah solusi, perluas Tabel perluas proses yang Anda inginkan, seperti> Proses Penjualan Prospek Ke Peluang , pilih Tampilan, lalu pilih tampilan yang Andainginkan.

Beberapa tampilan default tersedia yang bisa Anda lihat sebagai bagan, seperti tampilan Proses Penjualan Peluang Aktif.

Tampilan Proses Penjualan Peluang Aktif.

Berinteraksi dengan tabel alur proses bisnis dari alur kerja

Anda juga bisa berinteraksi dengan tabel alur proses bisnis dari alur kerja. Misalnya, Anda bisa membuat alur kerja untuk baris tabel alur proses bisnis untuk mengubah Tahap Aktif saat kolom pada baris tabel Peluang diperbarui. Untuk informasi selengkapnya tentang cara melakukannya, lihat Mengotomatisasi tahapan alur proses bisnis menggunakan alur kerja.

Menjalankan alur proses bisnis secara offline

Anda dapat menggunakan alur proses bisnis secara offline jika kondisi berikut terpenuhi:

  • Alur proses bisnis digunakan dari Power Apps aplikasi.
  • Aplikasi Power Apps ini diaktifkan untuk penggunaan offline.
  • Alur proses bisnis memiliki tabel tunggal.

Secara khusus, tiga perintah yang tersedia untuk alur proses bisnis saat Power Apps aplikasi offline adalah:

  • Tahapan Berikutnya
  • Tahapan Sebelumnya
  • Atur tahapan aktif

Kolom pencarian dalam tahap alur proses bisnis

Baris terbaru terlihat dalam kolom pencarian di Antarmuka Terpadu. Untuk mencegah item yang terakhir digunakan muncul dalam pencarian, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Masuk ke Power Apps.

    Untuk mempelajari selengkapnya tentang menggunakan antarmuka Power Apps , buka Mulai dengan Power Apps.

  2. Pilih lingkungan yang benar dari kanan atas.

  3. Di panel navigasi kiri, pilih Tabel Lainnya>.

  4. Cari tabel Anda dan pilih tabel alur proses bisnis Anda.

  5. Di grup Ekspresi Data , pilih Formulir.

  6. Pada layar Formulir , pilih Informasi.

  7. Pilih langkah data pencarian Anda dari tampilan Hierarkis , lalu centangNonaktifkan item yang terakhir digunakan.

    Tangkapan layar cara menonaktifkan item yang terakhir digunakan.

  8. Simpan lalu publikasikan.

Batasan penggunaan tabel alur proses bisnis

  • Saat ini, Anda tidak dapat membuat formulir kustom untuk tabel berdasarkan alur proses bisnis.

  • Jika solusi menyertakan tabel alur proses bisnis, tabel alur proses bisnis harus ditambahkan secara manual ke solusi sebelum Anda mengekspornya. Jika tidak, tabel alur proses bisnis tidak akan disertakan dalam paket solusi. Untuk mempelajari lebih lanjut, buka membuat dan mengedit tabel.

  • Menambahkan tabel proses ke aplikasi berbasis model dapat mengakibatkan fungsionalitas terbatas. Untuk mempelajari lebih lanjut, buka membuat dan mengedit alur proses bisnis.

  • Alur proses bisnis akan menampilkan nama instans BPF, yang diatur pada saat instans BPF dibuat. Ini berarti jika nama dalam definisi BPF berubah, instans BPF baru akan menampilkan nama yang diperbarui, tetapi instans BPF lama akan menampilkan nama asli. Ini juga berarti nama definisi BPF lokal tidak ditampilkan.

Baca juga