Mengotomatiskan tugas onboarding karyawan sebelum hari pertama mereka bekerja dengan pusat admin Microsoft Entra
Tutorial ini menyediakan panduan langkah demi langkah tentang cara mengotomatiskan tugas prasejarah dengan alur kerja Siklus Hidup menggunakan pusat admin Microsoft Entra.
Skenario prasejarah ini menghasilkan kode akses sementara untuk karyawan baru kami dan mengirimkannya melalui email ke manajer baru pengguna.
Prasyarat
Menggunakan fitur ini memerlukan lisensi Tata Kelola ID Microsoft Entra. Untuk menemukan lisensi yang tepat untuk kebutuhan Anda, lihat Tata Kelola ID Microsoft Entra dasar-dasar lisensi.
Sebelum Anda mulai
Untuk menyelesaikan tutorial ini, Anda harus memenuhi prasyarat yang tercantum di bagian ini sebelum memulai tutorial karena tidak disertakan dalam tutorial aktual. Dua akun diperlukan untuk tutorial ini, satu akun untuk karyawan baru dan akun lain yang bertindak sebagai manajer karyawan baru. Akun karyawan baru harus memiliki atribut berikut yang ditetapkan:
- employeeHireDate harus diatur ke hari ini
- Departemen harus diatur ke penjualan
- Atribut manajer harus diatur, dan akun manajer harus memiliki kotak surat untuk menerima email
Untuk instruksi yang lebih komprehensif tentang cara menyelesaikan langkah-langkah prasyarat ini, Anda dapat merujuk ke tutorial Menyiapkan akun pengguna untuk alur kerja Siklus Hidup. Kebijakan TAP juga harus diaktifkan untuk menjalankan tutorial ini.
Perincian dari atribut yang relevan:
| Atribut | Deskripsi | Atur pada |
|---|---|---|
| Digunakan untuk memberi tahu manajer kode akses sementara karyawan yang baru | Keduanya | |
| manajer | Atribut ini yang digunakan oleh alur kerja siklus hidup | Karyawan |
| employeeHireDate | Digunakan untuk memicu alur kerja | Karyawan |
| departemen | Digunakan untuk menyediakan cakupan untuk alur kerja | Karyawan |
Skenario pra-sewa dapat dipecah menjadi bagian berikut:
- Prasyarat: Buat dua akun pengguna, satu untuk mewakili karyawan dan satu untuk mewakili manajer
- Prasyarat: Mengedit atribut yang diperlukan untuk skenario ini di pusat admin
- Prasyarat: Edit atribut untuk skenario ini menggunakan Microsoft Graph Explorer
- Prasyarat: Mengaktifkan dan menggunakan Kode Akses Sementara (TAP)
- Membuat alur kerja pengelolaan siklus hidup
- Memicu alur kerja
- Memverifikasi bahwa alur kerja berhasil dijalankan
Membuat alur kerja menggunakan templat prasejarah
Gunakan langkah-langkah berikut untuk membuat alur kerja pra-sewa yang menghasilkan TAP dan mengirimkannya melalui email ke manajer pengguna menggunakan pusat admin Microsoft Entra.
Masuk ke pusat admin Microsoft Entra sebagai setidaknya Administrator Alur Kerja Siklus Hidup.
Pilih Tata Kelola Identitas.
Pilih Alur kerja siklus hidup.
Pada halaman Gambaran Umum , pilih Alur kerja baru.
Dari template, pilih pilih di bawah Onboard karyawan pra-rekrut.
Selanjutnya, Anda mengonfigurasi informasi dasar tentang alur kerja yang menyertakan saat alur kerja memicu, yang dikenal sebagai Hari dari peristiwa. Dalam hal ini, alur kerja memicu dua hari sebelum tanggal sewa karyawan. Pada layar karyawan pra-rekrut onboard, tambahkan pengaturan berikut lalu pilih Berikutnya: Konfigurasikan Cakupan.
Selanjutnya, Anda mengonfigurasi cakupan. Cakupan menentukan pengguna mana yang dijalankan alur kerja ini. Dalam hal ini, ada pada semua pengguna di departemen Penjualan. Pada layar konfigurasi cakupan, di bawah Aturan, tambahkan pengaturan berikut dan pilih Berikutnya: Tinjau tugas. Untuk daftar lengkap properti pengguna yang didukung, lihat Properti pengguna yang didukung dan parameter kueri.
Pada halaman berikut, Anda dapat memeriksa tugas jika diinginkan tetapi tidak ada konfigurasi tambahan yang diperlukan. Pilih Berikutnya: Tinjau + Buat saat Anda selesai.
Pada layar tinjau, verifikasi informasi sudah benar dan pilih Buat.
Jalankan alur kerja
Sekarang setelah alur kerja dibuat, alur kerja secara otomatis berjalan setiap 3 jam. Ini berarti alur kerja siklus hidup memeriksa setiap 3 jam untuk pengguna dalam kondisi eksekusi terkait, dan menjalankan tugas yang dikonfigurasi untuk pengguna tersebut. Namun, untuk tutorial ini, kami ingin langsung menjalankannya. Untuk segera menjalankan alur kerja, kita dapat menggunakan fitur sesuai permintaan.
Catatan
Perhatikan bahwa saat ini Anda tidak dapat menjalankan alur kerja sesuai permintaan jika fitur ini diatur ke nonaktif. Anda perlu mengatur alur kerja agar diaktifkan untuk menggunakan fitur sesuai permintaan.
Untuk menjalankan alur kerja sesuai permintaan, bagi pengguna yang menggunakan pusat admin Microsoft Entra, lakukan langkah-langkah berikut:
- Pada layar alur kerja, pilih alur kerja tertentu yang ingin Anda jalankan.
- Pilih Jalankan sesuai permintaan.
- Pada tab pilih pengguna, pilih tambahkan pengguna.
- Tambahkan pengguna.
- Pilih Jalankan alur kerja.
Memeriksa status tugas dan alur kerja
Kapan saja, Anda dapat memantau status alur kerja dan tugas. Sebagai pengingat, ada tiga pivot data, pengguna, dan tugas berbeda yang saat ini tersedia. Anda dapat mempelajari selengkapnya dalam panduan Cara Memeriksa status alur kerja. Dalam tutorial ini, kita melihat status menggunakan laporan yang berfokus pada pengguna.
Untuk memulai, pilih tab Riwayat alur kerja untuk melihat ringkasan pengguna dan tugas dan status alur kerja terkait.
Setelah tab Riwayat alur kerja dipilih, Anda masuk ke halaman riwayat alur kerja seperti yang diperlihatkan:
Selanjutnya, Anda dapat memilih Total tugas untuk pengguna Jane Smith untuk melihat jumlah total tugas yang dibuat dan statusnya. Dalam contoh ini, ada tiga total tugas yang ditetapkan untuk pengguna Jane Smith.
Untuk menambahkan lapisan granularitas tambahan, Anda dapat memilih Tugas gagal bagi pengguna Jeff Smith untuk melihat jumlah total tugas yang gagal yang ditetapkan kepada pengguna Jeff Smith.
Demikian pula, Anda dapat memilih Tugas yang tidak diolah bagi pengguna Jeff Smith untuk melihat jumlah total tugas yang tidak diproscesikan atau dibatalkan yang ditetapkan kepada pengguna Jeff Smith.
Mengaktifkan jadwal alur kerja
Setelah menjalankan alur kerja sesuai permintaan dan memeriksa bahwa semuanya berfungsi dengan baik, Anda mungkin ingin mengaktifkan jadwal alur kerja. Untuk mengaktifkan jadwal alur kerja, Anda memilih kotak centang Aktifkan Jadwal pada halaman Properti.
