Mengidentifikasi masalah bisnis untuk dipecahkan (kasus penggunaan)

Langkah pertama dalam menggunakan Microsoft Power Platform untuk menyelesaikan masalah bisnis adalah memutuskan masalah apa yang ingin Anda tangani.

Dalam istilah TI, masalah bisnis yang harus dipecahkan biasanya disebut sebagai kasus penggunaan.

Tanya diri Anda, "apa masalah bisnis yang saya coba selesaikan?" (Persingkat bila Anda menamai masalah; dalam banyak kasus, nama itu akan menjadi nama aplikasi yang Anda buat!) Bila Anda mendefinisikan masalah, uraikan menjadi pernyataan masalah dan hasil yang ingin Anda capai.

Untuk aplikasi yang akan kita gunakan sebagai contoh di artikel ini, kita membuat pernyataan berikut: "pelaporan biaya: Buat proses yang efisien untuk karyawan dan departemen akuntansi, memungkinkan pelacakan anggaran yang lebih cepat, dan mengurangi eksposur kita dalam audit."

Jika Anda sudah tahu persis masalah yang telah Anda tetapkan untuk dipecahkan, Anda dapat beralih ke bagian mempertimbangkan biaya pemecahan masalah secara manual. Jika Anda memerlukan beberapa ide atau ingin berlatih pada masalah yang lebih kecil sebelum Anda menangani inspirasi asli Anda, bacalah terus.

Apa yang bisa saya lakukan dengan Power Apps?

Jika Anda membuat aplikasi pertama Anda dengan Power Apps, pertimbangkan tentang bisnis Anda dan pekerjaan yang Anda dan tim Anda lakukan hari ke hari, dan Identifikasikan masalah bisnis yang saat ini Anda gunakan proses manual untuk menyelesaikannya.

Kasus penggunaan yang potensial untuk otomatisasi adalah kesenjangan, keluhan, atau ketidakefisienan yang ada di lingkungan kerja Anda saat ini. Proses yang masih memerlukan kertas atau email, dan proses yang memerlukan pemindahan data secara manual dari satu tempat ke tempat lain (dari email ke database atau dari satu spreadsheet ke lainnya), kemungkinan adalah calon untuk memecahkan masalah dengan aplikasi.

Tip

Jangan pilih masalah yang begitu besar sehingga Anda akan terjebak. Namun, proses besar bahkan dapat dilakukan secara otomatis dalam porsi seukuran gigitan saat Anda memecah seluruh proses menjadi elemen yang dikelola.

Untuk inspirasi, lihat kisah dunia nyata dari pelanggan ini.

Ada baiknya untuk mengetahui bagaimana aplikasi yang ada dalam pikiran dapat menguntungkan rekan kerja dan atasan Anda, terutama bila Anda perlu meminta kerjasama saat membuat atau menggunakan aplikasi. Daftar di bawah ini menunjukkan jenis masalah yang dapat diselesaikan dengan platform:

• Ketersediaan -mengakses aplikasi setiap saat, di mana pun

• Mobilitas – memungkinkan orang untuk bekerja dengan aplikasi saat bepergian

• Konsolidasi– mengumpulkan data dengan cara yang lebih otomatis untuk meminimalkan konsolidasi manual

• Pelatihan -Memacu orang dengan kecepatan tertentu dan melacak hasil pelatihan dan sertifikasi

• Demokratisasi – meningkatkan kemampuan untuk memecahkan masalah sendiri dalam Departemen atau bagian

• Inklusi – mengurangi gesekan bagi karyawan yang memiliki lingkungan kerja berbeda dari karyawan lain (seperti pekerja jarak jauh atau Penyandang Disabilitas)

• Efisiensi – mengurangi waktu yang diperlukan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan, mengurangi langkah yang tidak perlu

• Produktivitas – meningkatkan throughput suatu proses

• Ketepatan waktu – meningkatkan kecepatan kolaborasi end-to-end di antara berbagai pemangku kepentingan

• Skalabilitas – memungkinkan lebih banyak throughput

• Analisis – mengumpulkan informasi tambahan yang diperlukan, menyimpannya sedemikian rupa sehingga memudahkan analisis

• Pelaporan – mengaktifkan pelaporan yang lebih cepat atau lebih lengkap ke manajemen

• Keamanan -penyimpanan aman dan bekerja dengan data

• Kepatuhan – pemecahan masalah seputar penanganan informasi pribadi, memenuhi persyaratan hukum atau akuntansi

• Keberlanjutan – mengurangi limbah (seperti kertas dan listrik) dan polusi

Mempertimbangkan biaya pemecahan masalah secara manual

Sebelum Anda memulai proyek, luangkan waktu lagi untuk merenungkan apakah proyek tersebut berharga.

Mungkin "menerka dari estimasi" biaya tingkat tinggi memecahkan masalah secara manual. Hal ini dapat dinyatakan dalam waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses secara end-to-end,atau—jika Anda mengetahui biaya "kapasitas penuh" pekerja (gaji atau tarif per jam, manfaat, dansebagainya)— Anda dapat mengalikan waktu yang dihabiskan untuk memecahkan masalah dengan tingkat tersebut untuk mendapatkan biaya setiap kali proses dijalankan. Dari sana, jika Anda mengetahui berapa kali proses dijalankan, Anda dapat menghitung biaya tahunan.

Perhatikan bahwa tidak semua proyek menghasilkan penghematan waktu atau biaya. Terkadang Mengotomasikan proses dapat menyediakan data yang lebih bersih atau lebih tepat waktu, atau menghindari biaya (misalnya, menangkap data memungkinkan untuk jejak audit yang dapat membantu menghindari denda jika terjadi audit.)

Ini akan menjadi perkiraan dengan sedikit detail untuk memastikan bahwa itu layak untuk melakukan proyek aplikasi Anda. Di artikel lain, kami akan membahas secara rinci tentang menganalisis biaya versus nilai bisnis.

Dengan asumsi Anda telah memutuskan bahwa proyek ini patut dikejar, langkah selanjutnya adalah memahami sepenuhnya proses terkini dan mencari pengoptimalan yang dapat Anda lakukan padanya.

Langkah berikutnya: Contoh pelaporan pengeluaran

Catatan

Apa bahasa dokumentasi yang Anda inginkan? Lakukan survei singkat. (perlu diketahui bahwa survei ini dalam bahasa Inggris)

Survei akan berlangsung kurang lebih selama tujuh menit. Tidak ada data pribadi yang dikumpulkan (pernyataan privasi).