Siapa yang melakukan pekerjaan, Kapan, dan di mana?
Untuk langkah ini, Anda harus memahami siapa yang melakukan pekerjaan. Apa peran mereka?
Mungkin termudah untuk memulai dengan nama orang, namun Anda ingin memahami peran mereka saat mereka melakukan tugas. Misalnya:
Karyawan yang mengirimkan laporan pengeluaran
Manajer pengirim laporan menyetujui laporan (hubungan ke pengirim adalah kuncinya)
Akuntansi spesialis meninjau laporan (keanggotaan dalam tim tertentu adalah kuncinya)
CFO meninjau keuangan agregat (jabatan tertentu adalah kuncinya)
Satu orang terkadang memainkan peran ini masing-masing, namun kuncinya adalah memahami peran yang mereka mainkan saat melakukan tugas. Peran pemahaman akan membantu Anda merancang layar aplikasi, serta mengonfigurasi akses dan keamanan. (Kita akan membahas orang-orang tersebut dalam tahap perancangan.)
Di dalam istilah TI, setiap orang atau sekelompok orang yang melakukan fungsi yang sama disebut sebagai peran pekerjaan, dan deskripsi karakteristik mereka yang relevan diidentifikasi dalam persona (yang sering memiliki nama yang melekat padanya untuk referensi mudah).
Setelah Anda mengidentifikasi "siapa," Pertimbangkan:
Perangkat apa yang digunakan? Di manakah Lokasi utama pekerjaan? Apakah di kantor? Lokasi klien? Pabrik? (Kita akan membahasnya lebih dalam bagian berikutnya.)
Sistem lain apa yang digunakan secara teratur? (Mengetahui ini akan berguna dalam tahap perancangan. Misalnya, manajer yang "tinggal" di Microsoft Teams mungkin ingin mendapatkan permintaan persetujuan di sana versus email.)
Apa yang akan diperoleh orang ini dengan menggunakan aplikasi atau bekerja sama untuk bekerja dengan proses baru ini?
Poin terakhir sangat penting, karena mungkin ada keberatan atau keraguan dari orang yang terlibat dalam proses sebelum atau setelah langkah yang ditangani oleh aplikasi Anda. Yang dapat mengakibatkan aplikasi Anda tidak digunakan karena kurangnya kerja sama.
Tip
Penting untuk mengetahui siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan pada proses bisnis. Kenali siapa yang akan menggunakan aplikasi dan yang akan terpengaruh oleh perubahan ini, meskipun mereka tidak menggunakan aplikasi.
Tip
Ketika menelusuri analisis ini untuk informasi yang mungkin tidak Anda ketahui, hal terbaik yang harus dilakukan adalah berbicara dengan orang tersebut dan mendapatkan perspektif mereka. Anda pasti dapat membuat asumsi tentang bagaimana mereka melakukan pekerjaan, tapi menakjubkan apa yang dapat Anda pelajari dalam percakapan singkat—bukan hanya bagaimana mereka melakukannya hari ini, tapi bagaimana mereka lebih suka melakukannya di masa depan.
Seberapa sering mereka melakukan pekerjaan?
Juga tuliskan seberapa sering tugas diselesaikan. Harian, mingguan, sesekali, musiman?
Aplikasi yang digunakan setiap hari memiliki pertimbangan desain yang berbeda dengan yang hanya digunakan sesekali. (Misalnya, yang pertama mungkin harus disederhanakan dan yang terakhir mungkin perlu menyertakan teks yang lebih jelas.)
Di mana mereka melakukan pekerjaan?
Sewaktu Anda mempertimbangkan setiap orang yang berkontribusi untuk memecahkan masalah, pikirkan tentang bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka:
Apakah ini sesuatu yang mereka lakukan di meja mereka?
Apakah mereka bekerja di lokasi tertentu di Lapangan?
Apakah mereka berpindah dari lokasi ke lokasi di Lapangan?
Sebaiknya pahami cara kerja masing-masing pengguna sehingga solusi yang Anda buat berfungsi untuk mereka.
Apakah ini akan menjadi aplikasi seluler?
Apakah menjadi aplikasi desktop?
Haruskah ada versi mobile dan desktop?
Pertimbangan konektivitas
Saat setiap pekerja melakukan bagian dari proses, Bisakah mereka online?
Apakah mereka ada di lapangan di mana tidak ada konektivitas? Dapatkah pengguna bekerja dengan solusi otomatis untuk mengambil data secara real time dan menyinkronkan data saat mereka membuat konektivitas?
Apa yang harus diketahui oleh peserta lain dalam proses (jika ada) sementara orang yang melakukan langkah ini offline?
Memahami ini akan membantu menentukan apakah Anda memerlukan proses yang mengambil data secara lokal agar pengguna dapat "diputus" saat mereka melakukan bagian dari proses, lalu mensinkronisasi hasil saat tersambung kembali.
Pertimbangan perangkat
Saat anda memahami cara kerja setiap kontributor untuk menyelesaikan masalah, penting juga untuk mengetahui perangkat yang sedang mereka kerjakan. Jika pekerja berada di lapangan dan hanya berfungsi di ponsel atau tablet, itu bagus untuk diketahui saat Anda memahami tampilan layar dan fungsi. Jika semua kontributor berada di desktop atau laptop, Anda dapat mengambil pendekatan desain yang berbeda. Anda dapat membuat solusi desktop dan seluler yang berfungsi bersama.
Contoh: Persona untuk proses pelaporan pengeluaran
Berikut adalah jenis peran, gaya kerja, dan preferensi yang kita temukan saat kita melihat ke proses pelaporan biaya kita.
Lee – Staf Penjualan
Hampir selalu bergerak
Lebih memilih untuk bekerja dengan tablet saat bertemu dengan pelanggan
Tidak selalu memiliki konektivitas internet, sehingga harus dapat bekerja secara offline
Lebih memilih untuk mengambil biaya dan kuitansi sesegera mungkin setelah mereka terjadi
Nick – Manajer Penjualan
Hampir selalu bergerak
Hanya perlu layar sentuh
Memerlukan dukungan offline untuk lokasi jarak jauh
Bertanggung jawab untuk menyetujui laporan pengeluaran dari semua bawahan langsung
Shawna – Dukungan Pelanggan
Terutama menggunakan desktop
Biasanya akan menimbulkan pengeluaran untuk semangat tim, dan harus mengidentifikasi karyawan yang dicakup
Rebecca – Auditor
Harus berinteraksi dengan semua karyawan di semua lokasi
Memiliki pengeluaran perjalanan sesekali
Terutama menggunakan desktop, namun lebih suka menggunakan ponsel
Biasanya memiliki akses ke internet
Bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan karyawan secara keseluruhan dengan prosedur pelaporan
Abhay - Akuntan
Dapat meninjau semua laporan pengeluaran dan tanda terima
Bertanggung jawab memastikan kepatuhan untuk setiap laporan pengeluaran
Menangani volume pekerjaan besar; harus mampu memproses informasi dengan cepat
Harus dapat melaporkan tentang cara kerja keseimbangan pengeluaran hingga anggaran
Charlotte - CFO
Harus mengawasi keseluruhan anggaran pengeluaran dan membantu manajer bagian tetap sesuai anggaran
Melakukan perjalanan ke berbagai kantor, memiliki Rapat dan konferensi eksternal, dan harus mencatat pengeluaran sendiri
Bekerja dari kantor, dari jarak jauh, dan dari rumah menggunakan berbagai perangkat—desktop, tablet, dan teleponnya
Tidak selalu terhubung ke internet
Saat kita melihat secara khusus langkah 1 dalam proses kita (sebenarnya membuat laporan pengeluaran), inilah yang kita dokumentasikan.
Tugas 1: membuat laporan pengeluaran
| Siapa yang melakukan ini? | Semua karyawan |
| Di mana pekerjaan terjadi? | Di kantor, di lokasi klien, atau di jalan |
| Kapan pekerjaan terjadi? | Sesuai tujuan. Beberapa karyawan melakukan ini setidaknya setiap minggu. Yang lain mungkin melakukannya satu atau dua kali dalam setahun. |
| Online atau offline? | Ini saat ini dilakukan di atas kertas, namun tim ingin melakukannya secara digital. Entri data dapat dilakukan secara offline saat konektivitas tidak tersedia. Staf penjualan tidak ingin harus online untuk mulai merekam tanda terima dan pengeluaran. (Misalnya, mereka mungkin lebih suka melakukan ini pada perjalanan pulang naik pesawat.) |
| Perangkat? | Telepon, tablet, laptop, atau desktop |
Catatan
Apa bahasa dokumentasi yang Anda inginkan? Lakukan survei singkat. (perlu diketahui bahwa survei ini dalam bahasa Inggris)
Survei akan berlangsung kurang lebih selama tujuh menit. Tidak ada data pribadi yang dikumpulkan (pernyataan privasi).
Saran dan Komentar
Kirim dan lihat umpan balik untuk