Yfirlit yfir innkaup og aðföng

Þessi grein gefur yfirlit yfir þá virkni sem er fáanleg í Innkaupa- og aðfangakerfi.

Innkaup og aðföng fjallar um öll skrefin frá því að greind er þörf fyrir vöru og þjónustu þar til afurð er keypt, innhreyfingar, reikningsfærslur og vinnsla á greiðslu með lánardrottnum. Hægt er að stilla innkaupaferli að þörfum tiltekins fyrirtækis með því að skilgreina innkaupa reglur og verkflæði.

Auðkenna þörf fyrir vöru og þjónustu

Þörf fyrir vöru eða þjónustu gætu komið upp úr innkaupabeiðnir, til dæmis þegar starfsmaður krefst afurðar. Vörulistar hægt er að setja upp til að leiðbeina um val á tiltækum afurðum til að velja úr, eða beiðnir er hægt að gera fyrir afurðir sem eru ekki enn tiltækar í vörulista,og innkaupadeild heimilað að hafa í huga hvernig hægt sé að útvega afurðina.

Eyðsluþak til að hafa hemil á útgjöldum í innkaupum, og°innkaupaverkflæði bætir við kostinum á að krefjast samþykkis áður en pöntun er gerð. Einnig er hægt að tilgreina úthlutun fjármagns fjárhagsáætlunar, ef þörf krefur.

Deild innkaupa auðkennir birgja fyrir afurðir og þjónustu og þetta getur falið í sér°beiðni um tilboð senda mörgum mögulegum lánardrottnum. Hægt er að deila upplýsingum um vöru sem beðið er um og mögulegir lánadrottnar geta skoðað þær til að sjá ef þeir geta afhent°afurð sem passar við þær. Lánardrottnar skila tilboðum sínum sem innkaupadeild fer síðan yfir áður en valinn er birgir sem óskað er eftir að kaupa af.

Innkaupapantanir innihalda valkost til að senda inn innkaupafyrirspurn til lánardrottins sem valkost í stað ítarlegrar beiðni um tilboðsferli. Hægt er að nota innkaupafyrirspurn til að auðvelda skilmála á borð við verð, afslætti og móttökudagsetningu fyrir pöntunina. Ef lánardrottnar eru settir upp til að nota gáttina Lánardrottinn, er fyrirspurnaaðgerðin óvirk. Í staðinn er pöntun samnýtt íLánardrottins gáttinni, og þegar°staðfesting beiðni er send getur lánardrottinn staðfest pöntunina beint.

Vörulistar lánardrottna er hægt að nota til að safna upplýsingum um vöruúrval sem lánardrottnar geta útvegað. Lánardrottnar geta birt sína eigin vörulista þannig að það er auðveldara að halda vörulista°uppfærðum. Mögulegt er að tengja°samþykktur listi lánardrottins við afurð,°og það getur hjálpað til við val á lánardrottni þegar nýjar innkaupapantanir eru opnaðar, og koma í veg fyrir að nota°lánardrottna sem ekki var ætlunin að nota.

Innkaup

Innkaupapantanir er hægt að stofna á marga vegu, þar á meðal:

  • Sem niðurstaða áætlanagerðar sem hefur sklgreint eftirspurn sem krefst innkaupa. Þetta ferli myndar áætlaðar innkaupakröfur, og þegar þær eru losaðar eru innkaupapantanir myndaðar.
  • Gegnum°vinnslu innkaupabeiðna sem leiða til innkaupa.
  • Gegnum vinnslu innkaupasamninga, þar sem innkaupapantanir eru stofnaðar sem losaðar pantanir úr samningum. Þetta er yfirleitt notað þegar innkaupasamningar eru notaðir til að tákna standandi pantanir.
  • Handvirkt, þegar innkaupapöntun sem er stofnuð byggir ekki á öðru skjali.

Innkaupapantanir sem eru skilgreindar með samþykktarverkflæði innkaupa krefjast samþykkis áður en þær eru skráðar sem samþykktar og þetta er krafist áður en hægt er að vinna pöntunina frekar.

Innkaupapantanir eru staðfestar til að tákna að til samnings hafi verið stofnað með lánardrottni. Innkaupapöntun mun síðan miða áfram í áföngum gegnum mismunandi aðila°fram að því að hún verður að lokum°reikningsfærð eða hætt við hana.

Þegar innkaupapöntun er stofnuð eru mörg svæði þegar með útfylltum gildum sem eru sjálfgefin úr upplýsingunum sem geymdar eru um lánardrottinn á síðunni Lánardrottnar. Þetta þýðir að það eru takmarkaður fjölda svæða sem nauðsynleg eru að fylla inn í í innkaupapöntun, en þó er hægt að velja að hnekkja sjálfgefnum gildum.

Verð og afsláttur

Verð og afsláttur inniheldur upplýsingar um verð, afslætti og skilmála fyrir eftirágreiddan afslátt sem þeir bjóða. Verð og afslætti má setja fram sem viðskipti samninga. Viðskiptasamningar tákna verðlista lánardrottins með verði eða afslætti°og hefur ákveðnar dagsetningar sem samningurinn gildir. Verð og afslætti má semja um og tákna með innkaupasamningar með skilyrðum eins og skuldbinding til að kaupa ákveðið magn eða fyrir ákveðna upphæð og er forsenda fyrir umsamda greiðsluskilmála. Samningar um eftirágreiddan afslátt er hægt að stofna með lánardrottnum þar sem innkaup á tilteknum vörum eða vöruflokkum geta virkjað eftirágreiddan afslátt lánardrottins°sem ræðst af°upphæð innkaupa- eða magni.

Afhendingarkostir

Það eru mismunandi kostir fyrir afhendingarferlið sem tengist innkaupapöntun. Hægt er að skipta pöntuðum afurðum í afhendingar áætlanir þar sem hlutar af pöntuðu magni er hægt að áætla til afhendingar á mismunandi dagsetningum. Afhending geta einnig innihaldið beina afhendingu upprunnið úr sölupöntun, sem myndar sjálfkrafa°fylgiseðil á sölupöntun á sama tíma og innhreyfingarskjal afurða er skráð á innkaupapöntuninni. Innkaupapantanir getur einnig verið hluti af pöntun innan samstæðu keðju, einnig nefnt innkaupapöntunum innan samstæðu, þar sem vörur eru pantaðar frá samsvarandi sölupöntun innan samstæðu. Í þessum aðstæðum eru sum skref sjálfvirk milli tveggja tengdra samstæðupantana.

Fylgivörur

Hægt er að setja upp vörur til að innihalda fylgivörur. Þetta er til að leggja til afurðir sem eru tengdar vörunni sem verið er að panta. Aukaafurðirnar gæti verið krafist, eða kann að vera valfrjáls. Í sumum tilvikum er hægt að bæta við fylgivörum sem ókeypis afurðum sem fylgja kaupum á öðrum afurðum.

Gjaldfærslur vegna innkaupapöntunar

Gjaldfærslum kann að vera úthlutað til innkaupapöntunarinnar. Þetta getur gerst sjálfkrafa í gegnum uppsetningu á sjálfvirkum gjaldfærslum eða með því að°bæta gjöldum handvirkt. Hægt er að tengja gjaldfærslur við pöntunina bæði á stigi pöntunarhauss og pöntunarlínu. Hægt er að setja upp bókhald gjaldfærslna á mismunandi vegu. Til dæmis er hægt að setja upp gjald sem er bókað sem kostnaður vöru. Ef þetta er gert þarf að úthluta gjaldfærslu á stigi pöntunarlínu áður en hægt er að staðfesta pöntunina. Það er valkostur sem getur hjálpað til við úthluta gjöldum úr haus í línur.

Innhreyfingarskjal afurða og reikningur.

Innkaupapantanir sem fela í sér efnislegar afurðir krefjast yfirleitt að komuskráningar gerist innan vöruhúss og eftir það er innhreyfingarskjal afurða skráð fyrir°pöntunina. Innkaupapantanir með vörur sem uppfylla innkaupabeiðnir er hægt að stilla þannig að starfsmaðurinn°sem hefur beðið um vörurnar þarf einnig að veita staðfestingu á innhreyfingu.

Sumar innkaupapantanir innihalda afurðir sem eru þjónusta eða aðrar afurðir sem ekki eru efnislegar þar sem ekki er þörf á innhreyfingu í vöruhúsi. Hægt er að stofna afurðir semþjónustu eða innkaupategundir er hægt að nota beint á innkaupapöntun fyrir slíkar pantanir. Með þessar pantanir er bókhald á innhreyfingarskjali afurða stundum sleppt og pöntunin er reikningsfærð beint eða þá að skráning innhreyfinga afurða er gerð í innkaupapöntun án fyrri komuskráningu.

Kvittun fyrir vörur getur leitt af sér sjálfvirka notkun fyrir°skilgreindan tilgang. Þar á meðal óbeina notkun með beina afhendingu, notkun fyrir verkefni, eða bóka afurðina sem eignir.

Þegar lánardrottnareikninga berast frá lánardrottni geta þær fyrst verið skráðar í komubók óháð innkaupapöntun og svo síðar samþykkt sem færsla móti innkaupapöntun. Skráning reiknings lánardrottins við innkaupapöntun felur í sér að jafna innhreyfingarskjals afurða við reikninginn.

Dreifingar á fjárhagsupphæð er hægt að tilgreina á innkaupapöntun til að lýsa því hvernig bókhald ætti að gera innan fjárhagsins og getur einnig skilgreint hvernig úthlutun fjárhagsáætlunar fæst þega r þetta er haft með í stillingum.

Reikningsfærðar innkaupapantanir munu skrá skuld í lánardrottnareikning innan viðskiptaskulda, þaðan sem lánardrottnagreiðslan getur verið unnin.

Afköst lánardrottins

Afköst og endurskoðun innkaupa er studdur gegnum innkaupa- og viðskiptaskuldaskýrslur, sem innihalda eyðslugreiningu og frammistöðugreiningu lánardrottins.