Aggiungere personale a Bookings

La pagina Personale in Bookings consente di creare l'elenco di personale e gestire i dettagli dei membri del personale, ad esempio nome, numero di telefono e indirizzo di posta elettronica. Da qui è anche possibile impostare l'orario di lavoro per ogni membro del personale.

Prima di iniziare

Anche se Bookings è una funzionalità di Microsoft 365, non tutti i membri del personale devono disporre di un account Microsoft 365 personale. Tutti i membri del personale devono avere un indirizzo di posta elettronica valido per poter ricevere prenotazioni e pianificare le modifiche.

Watch: Add your staff to Bookings

Passaggi

Nota

Questi passaggi non sono ancora disponibili nella nuova esperienza di Bookings.

  1. Vai alla pagina Gestisci personale e seleziona Aggiungi personale

  2. Seleziona il pulsante Aggiungi staff.

  3. Quando si aggiunge personale all'interno dell'organizzazione, digitarne il nome nel campo Aggiungi persone e selezionarli quando vengono visualizzati nel menu a discesa. Gli altri campi verranno compilati automaticamente.

    Una volta aggiunto un membro del personale, è possibile modificare il nome visualizzato in tutte le comunicazioni di Bookings selezionando la x accanto al nome e modificando il campo Aggiungi persone. Ciò può essere utile se si desidera che ai membri del personale sia visualizzato un titolo o un nome specifico per i clienti, ad esempio la presentazione di Adele Vance come "Dr. Vance, MD".

  4. Per aggiungere personale esterno all'organizzazione, compilare manualmente la posta elettronica e altre informazioni.

    Nota

    Il personale esterno al tenant non sarà in grado di condividere le informazioni sulla disponibilità con Bookings.

  5. Per ogni membro del personale, selezionare un ruolo: Amministratore, Visualizzatore o Guest.

    • Gli amministratori possono modificare tutte le impostazioni, aggiungere e rimuovere personale e creare, modificare o eliminare prenotazioni.
    • I visualizzatori possono visualizzare tutte le prenotazioni nel calendario, ma non possono modificarle o eliminarle. Hanno accesso in sola lettura alle impostazioni.
    • Gli utenti guest possono essere assegnati alle prenotazioni, ma non possono aprire la cassetta postale di prenotazione.
  6. Selezionare Notifica a tutto il personale tramite posta elettronica quando viene creata o modificata una prenotazione a loro assegnata per abilitare i messaggi di posta elettronica del personale. Di seguito è riportato un messaggio di posta elettronica di esempio:

    Un messaggio di posta elettronica di notifica da Bookings.

  7. Selezionare Eventi in Office 365 calendario influiscono sulla disponibilità se si desidera che le informazioni sulla disponibilità dei calendari dei membri del personale influiscano sulla disponibilità dei servizi di prenotazione tramite Bookings.

    Ad esempio, se un membro del personale ha una riunione del team o un appuntamento personale programmato per le 15 di mercoledì, Bookings mostrerà che il membro del personale non è disponibile per essere prenotato in tale intervallo di tempo. Tale ora verrà visualizzata come occupata o provvisoria nella visualizzazione Calendario di Bookings, come illustrato nell'esempio seguente.

    Visualizzazione di un calendario bookings.

Importante

È consigliabile lasciare questa impostazione attivata (attivata per impostazione predefinita) per evitare prenotazioni doppie e ottimizzare la disponibilità dei membri del personale.

  1. Selezionare Usa orario di ufficio per impostare tutti gli orari prenotabili per i membri del personale solo entro l'orario di ufficio impostato nella sezione Orario di ufficio della pagina Informazioni aziendali.

    Deselezionando questa casella, al personale possono essere date ore personalizzate che limitano ulteriormente la prenotazione. Ciò è utile per gli scenari in cui un membro del personale può essere presente solo il martedì e il mercoledì del sito oppure dedica le proprie mattine per un tipo di appuntamento e i pomeriggi per altri tipi.

    Nota

    Bookings supporta fino a 100 membri del personale in un calendario di Bookings.

Impostare un utente di Bookings come utente con privilegi super senza aggiungerli come personale in Bookings

Potresti voler aggiungere una persona all'elenco del personale in Bookings senza renderla disponibile per i clienti o i clienti. Dopo essere diventato un utente con privilegi di amministratore, diventerà un amministratore della cassetta postale di prenotazione. Essere un amministratore di una cassetta postale di prenotazione è definito come disporre di autorizzazioni di accesso completo e di invio come per la cassetta postale di prenotazione.

Nota

Questi passaggi funzionano solo se all'utente aggiunto non è già assegnato un ruolo visualizzatore in Bookings.

  1. Connessione per Microsoft 365 con PowerShell.

  2. Usando PowerShell, assegnare l'accesso completo con i comandi seguenti:

    Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false
    
  3. Eseguire quindi questo comando per assegnare le autorizzazioni send-as.

    Add-RecipientPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -Trustee <adminusers@emailaddress> -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    

Ecco un esempio di comando di PowerShell per aggiungere Allie Bellew alla cassetta postale di prenotazione dell'assistenza all'infanzia contoso.

  1. Eseguire innanzitutto questo comando:

    Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    
  2. Eseguire quindi questo comando:

    Add-RecipientPermission -Identity "daycare@contoso.com" -Trustee "Allie Bellew" -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    

Allie Bellew ora ha accesso come amministratore, ma non viene visualizzato come personale prenotabile in Bookings.