Introduzione alla gestione dei recordGet started with records management

Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Pronto a iniziare a gestire i contenuti di valore dell'organizzazione per gli obblighi legali, aziendali o normativi usando una soluzione di gestione dei record in Microsoft 365?Ready to start managing your organization's high-value content for legal, business, or regulatory obligations by using a records management solution in Microsoft 365? usare le seguenti indicazioni generali:Use the following high-level guidance to get started:

  1. Conoscere la soluzione di gestione dei record e le azioni consentite o bloccate quando i documenti e i messaggi di posta elettronica vengono dichiarati come record: Informazioni sulla gestione dei record.Understand the records management solution and what actions are allowed or blocked when documents and emails are declared records: Learn about records management.

  2. Conoscere le etichette di conservazione e il meccanismo di conservazione per SharePoint ed Exchange, perché le etichette di conservazione vengono usate per dichiarare i record: Informazioni sui criteri e sulle etichette di conservazioneUnderstand retention labels and how retention works for SharePoint and Exchange, because retention labels are used to declare records: Learn about retention policies and retention labels

  3. Creare il piano di archiviazione per le impostazioni e le azioni di conservazione importando un piano esistente se disponibile oppure creare nuove etichette di conservazione che dichiarano i record.Create your file plan for retention settings and actions by importing an existing plan if you have one, or create new retention labels that declare records.

  4. Pubblicare e applicare le etichette di conservazione.Publish and apply your retention labels. Le etichette di conservazione sono blocchi predefiniti riutilizzabili che possono essere usati in più criteri e incorporati nei flussi di lavoro degli utenti:Retention labels are reusable building blocks that can be used in multiple policies and can be incorporated into user workflows:

Requisiti di abbonamento e licenza per la gestione dei record Subscription and licensing requirements for records management

Numerosi abbonamenti diversi supportano la gestione dei record e i requisiti di licenza per gli utenti dipendono dalle funzionalità utilizzate.A number of different subscriptions support records management and the licensing requirements for users depend on the features you use.

Per visualizzare le opzioni di licenza da assegnare agli utenti per trarre vantaggio dalle funzionalità di conformità di Microsoft 365, vedere Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.To see the options for licensing your users to benefit from Microsoft 365 compliance features, see the Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance. Per la gestione dei record, vedere la sezione Gestione dei record e il relativo file PDF o Excel per i requisiti di licenza a livello di funzionalità.For records management, see the Records Management section and related PDF or Excel download for feature-level licensing requirements.

Autorizzazioni necessarie per la gestione dei recordPermissions required for records management

Ai membri del team di conformità responsabili della gestione dei record è necessario assegnare autorizzazioni per il Centro conformità Microsoft 365.Members of your compliance team who are responsible for records management need permissions to the Microsoft 365 compliance center. Per impostazione predefinita, l'amministratore del tenant (amministratore globale) ha accesso a questa posizione e può fornire l'accesso ai responsabili della conformità e ad altre persone senza concedere loro tutte le autorizzazioni di un amministratore del tenant. Per concedere queste autorizzazioni di amministrazione limitata, è consigliabile aggiungere gli utenti al gruppo di ruoli di amministratore Gestione dei record, che concede le autorizzazioni a tutte le funzionalità relative alla gestione record, tra cui la revisione e verifica per l’eliminazione.By default, the tenant admin (global administrator) has access to this location and can give compliance officers and other people access without giving them all the permissions of a tenant admin. To grant permissions for this limited administration, we recommend that you add users to the Records Management admin role group, which grants permissions for all features related to records management, including disposition review and verification.

Per un ruolo di sola lettura, è possibile creare un nuovo gruppo di ruoli e aggiungere a questo gruppo il ruolo Gestione dei record View-Only.For a read-only role, you can create a new role group and add the View-Only Record Management role to this group.

Per altre informazioni su questi gruppi di ruoli e ruoli, vedere Autorizzazioni nel Centro sicurezza e conformità.For more information about role groups and roles, see Permissions in the Security & Compliance Center.

Per istruzioni su come aggiungere utenti a gruppi di ruoli e assegnare i ruoli, vedere Concedere agli utenti l'accesso al Centro sicurezza e conformità.For instructions to add users to role groups and assign roles, see Give users access to the Security & Compliance Center.

Queste autorizzazioni sono necessarie solo per creare, configurare e applicare etichette di conservazione che dichiarano i record e gestire le eliminazioni.These permissions are required only to create, configure, and apply retention labels that declare records, and manage disposition. La persona che configura tali etichette non ha bisogno di accedere al contenuto.The person configuring these labels doesn't require access to the content.

Scenari comuni per la gestione dei recordCommon scenarios for records management

Usare la seguente tabella per eseguire il mapping dei requisiti aziendali relativi agli scenari supportati dalla gestione dei record.Use the following table to help you map your business requirements to the scenarios that are supported by records management.

Nota

Poiché la gestione dei record usa etichette di conservazione per contrassegnare un elemento come record, molti scenari in questa tabella sono elencati anche come scenari comuni per i criteri e le etichette di conservazione.Because records management uses retention labels to mark an item as a record, many scenarios in this table are also listed as common scenarios for retention policies and retention labels.

Operazione da eseguireI want to ... DocumentazioneDocumentation
Dichiarare un recordDeclare a record Usare le etichette di conservazione per dichiarare i recordDeclare records by using retention labels
Aggiornare un recordUpdate a record Usare il controllo delle versioni per aggiornare i record archiviati in SharePoint o OneDriveUse record versioning to update records stored in SharePoint or OneDrive
Consentire ad amministratori e utenti di applicare manualmente azioni di conservazione ed eliminazione per documenti e messaggi di posta elettronica:Let admins and users manually apply retain and delete actions for documents and emails:
- SharePoint- SharePoint
- OneDrive- OneDrive
- Outlook e Outlook sul Web- Outlook and Outlook on the web
Creare etichette di conservazione e applicarle nelle appCreate retention labels and apply them in apps
Consentire agli amministratori del sito di impostare azioni di conservazione ed eliminazione predefinite per tutto il contenuto di una raccolta, una cartella o un set di documenti di SharePointLet site admins set default retain and delete actions for all content in a SharePoint library, folder, or document set Creare etichette di conservazione e applicarle nelle appCreate retention labels and apply them in apps
Consentire agli utenti di applicare automaticamente azioni di conservazione ed eliminazione ai messaggi di posta elettronica con le regole di OutlookLet users automatically apply retain and delete actions to emails by using Outlook rules Creare etichette di conservazione e applicarle nelle appCreate retention labels and apply them in apps
Consentire agli amministratori di applicare azioni di conservazione ed eliminazione a un modello di analisi dei documenti, in modo che vengano applicate automaticamente ai documenti identificati in una raccolta di SharePoint.Let admins apply retain and delete actions to a document understanding model, so that these are automatically applied to identified documents in a SharePoint library Creare etichette di conservazione e applicarle nelle appCreate retention labels and apply them in apps
Applicare automaticamente azioni di conservazione ed eliminazione ai documenti e ai messaggi di posta elettronicaAutomatically apply retain and delete actions to documents and emails Applicare automaticamente un'etichetta di conservazione al contenutoApply a retention label to content automatically
Avviare il periodo di conservazione quando si verifica un evento, ad esempio:Start the retention period when an event occurs, such as:
- Dipendenti che lasciano l'organizzazione- Employees leave the organization
- Scadenza contratti- Contracts expire
- Fine del ciclo di vita del prodotto- End of product lifetime
Avviare la conservazione al verificarsi di un eventoStart retention when an event occurs
Limitare le modifiche ai criteri per soddisfare i requisiti normativi o garantire la protezione da amministratori non autorizzatiRestrict changes to policies to help meet regulatory requirements or safeguard against rogue administrators Usare la protezione dell'archiviazione per limitare le modifiche ai criteri di conservazione e ai criteri per le etichette di conservazioneUse Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies
Gestire il ciclo di vita di tipi di documenti diversi in SharePointManage the lifecycle of different document types in SharePoint Usare etichette di riservatezza per gestire il ciclo di vita dei documenti archiviati in SharePointUse retention labels to manage the lifecycle of documents stored in SharePoint
Assicurarsi il tutto sia revisionato e approvato prima di eliminare il contenuto al termine del periodo di conservazioneMake sure somebody reviews and approves before content is deleted at the end of its retention period Revisioni per l'eliminazioneDisposition reviews
Disporre di una prova di eliminazione quando il contenuto viene eliminato definitivamente al termine del periodo di conservazioneHave proof of disposition for content that is permanently deleted at the end of its retention period Eliminazione dei recordDisposition of records
Monitorare come e dove le impostazioni di conservazione ed eliminazione sono applicate agli elementiMonitor how and where retain and delete settings are applied to items Monitoraggio delle etichette di conservazioneMonitoring retention labels

Documentazione per gli utenti finali sui recordEnd-user documentation for records

Le etichette di conservazione usate per la gestione dei record hanno una presenza sull'interfaccia utente nelle app Microsoft 365.Retention labels that are used for records management have a UI presence in Microsoft 365 apps. Assicurarsi di fornire indicazioni agli utenti finali e all'help desk prima di distribuire le etichette di conservazione alla rete di produzione.Make sure you provide guidance for end users and your help desk before you deploy retention labels to your production network.

La documentazione per gli utenti finali più efficace è costituita dalle indicazioni e istruzioni personalizzate per i nomi e le configurazioni delle etichette di conservazione scelte.The most effective end-user documentation will be customized guidance and instructions you provide for the retention label names and configurations you choose. Per informazioni su un pacchetto di download da usare per formare gli utenti e guidare l'adozione, leggere il post seguente: Formazione dell’utente finale sulle etichette di conservazione in M365 - Come velocizzare l'adozione.See the following post for a download package that you can use to train users and drive adoption: End User Training for Retention Labels in M365 – How to Accelerate Your Adoption.

Nella sezione seguente sono disponibili anche le istruzioni per gli utenti di base: Applicare manualmente le etichette di conservazione.You will also find basic user instructions in the following section: Manually apply retention labels.