Valutare l'idoneità dell'organizzazione

Articolo
04/07/2023
Si applica a:

Microsoft Teams

Questo articolo fa parte della fase di preparazione degli utenti del percorso di aggiornamento, un'attività completata in parallelo alla fase Di conformità tecnica. Prima di procedere, verificare di aver completato queste attività dalle fasi precedenti:

Dopo aver protetto il team di progetto e definito la visione, l'ambito e gli obiettivi, il passaggio successivo del percorso di aggiornamento consiste nel garantire che l'organizzazione e gli utenti siano pronti per Teams, un'attività che si completa in parallelo con la garanzia della conformità tecnica. Per ottenere valore da Teams, gli utenti devono effettivamente usarlo. La semplice abilitazione di Teams non garantisce il raggiungimento del tuo obiettivo. Gli utenti hanno diversi casi d'uso e stili di apprendimento diversi e si adattano alle nuove tecnologie a velocità diverse. La buona notizia è che la gestione del cambiamento non è così complicata, ma richiede uno sforzo concentrato. Le discussioni guidate seguenti sono progettate per aiutarti a comprendere la base di utenti in modo da preparare il livello di istruzione giusto per facilitare e accelerare l'adozione da parte degli utenti. Esistono due modi per esaminare la base di utenti:

Conformità alle modifiche dell'organizzazione: informazioni sulla rapidità (o meno) con cui gli utenti reagiscono in genere alla modifica. Queste informazioni aiuteranno a informare la quantità di consapevolezza, formazione e vendita di valore che potresti dover fare per promuovere l'adozione da parte degli utenti.
Scenari di lavoro in team: comprendere il modo in cui gli utenti lavorano ti consentirà di associare Teams alle loro attività lavorative, accelerando l'adozione e agevolando il passaggio da Skype for Business.

Nota

È possibile adattare le attività di valutazione seguenti a qualsiasi iniziativa di modifica nell'organizzazione. Basta rispondere alle domande in base all'ambito del progetto. Nelle discussioni seguenti, la "nuova soluzione" può essere applicata alle chiamate audio, ai servizi di audioconferenza o all'aggiornamento da Skype for Business a Teams.


Punti decisionali	Qual è la cultura della tua organizzazione quando si tratta di cambiare? In che modo la nuova tecnologia può ottimizzare il modo di lavorare degli utenti? Quali utenti richiedono particolare attenzione per consentire loro di cambiare il proprio modo di lavorare?
Passaggi successivi	Usare le indicazioni seguenti e le attività associate per acquisire il profilo di conformità degli utenti dell'organizzazione.

Preparazione al cambiamento dell'organizzazione

Valutando la conformità dell'organizzazione, è possibile determinare quanto ricettivi (o meno) gli utenti saranno probabilmente in grado di cambiare il modo in cui lavorano e di adottare nuove tecnologie. Comprendere il modo in cui gli utenti reagiscono al cambiamento consente all'organizzazione di risolvere in modo proattivo i problemi, modificare il piano di implementazione per ottenere un buy-in ottimale e identificare gli utenti che possono effettivamente aiutare a facilitare il cambiamento con i loro colleghi.

Attività

Usare l'avvio della conversazione seguente per condurre una valutazione di conformità dell'organizzazione e documentare la cultura dell'organizzazione quando si tratta di cambiare. Queste informazioni possono aiutare a informare la consapevolezza e la formazione che potrebbe essere necessario implementare per il progetto. Non preoccuparti dei numeri esatti. Questo esercizio rappresenta una comprensione generale della cultura dell'organizzazione. Se serve aiuto per iniziare, è sufficiente valutare un'implementazione precedente; questo può aiutarti ad anticipare come gli utenti potrebbero reagire al cambiamento e aiutarti ad affrontare in modo proattivo le reazioni che ti aspetti.

Quale percentuale di utenti rientra in ogni contenitore?

Early adopter	Utenti informati	Laggard
Questi utenti richiedono la soluzione prima che sia disponibile.	Questi utenti accettano la soluzione non appena viene dimostrato il suo valore.	Questi utenti rifiutano la soluzione, anche quando sono stati inseriti nella modifica.

Mancia

Arruola i tuoi early adopter per i test pilota oltre a fungere da campioni tra pari. I campioni aiutano a evangelizzare le nuove tecnologie e a dare l'esempio per mostrare ai loro colleghi come realizzare valore. Per altre informazioni sulla creazione di un programma di campioni formali, vedere la Guida all'adozione di Office. I tuoi ritardatari potrebbero avere bisogno di essere più convincenti prima di adottare una nuova tecnologia. Se più del 20% dell'organizzazione fa parte di questo contenitore, dedicare più tempo alla comunicazione dei messaggi di valore e all'offerta di formazione personalizzata. Inoltre, supportarli attraverso il cambiamento aprendo un ciclo di feedback per comprendere meglio e risolvere le loro esitazioni.

Quale percentuale di utenti rientra in ogni competenza?

Auto-motivati	Giocatori di squadra	Persone che tengono la mano
Questi studenti cercano risorse, imparano facendo.	Questi utenti amano la formazione di gruppo e interattiva; andranno con i colleghi.	Questi utenti si aspettano "guanto bianco" o assistenza uno-a-uno.

Mancia

Non tutti imparano allo stesso modo. Per coloro che sono motivati da sé, puntano ai video e agli articoli di formazione online di Microsoft. Se il 20% o più sono giocatori di squadra, arruola la tua squadra di allenamento o un partner per offrire una formazione interattiva dal vivo (di persona o online). In genere, i dirigenti o i ruoli assegnati sono disponibili nella categoria di hand-holding. Si tratta di un gruppo critico che trarrebbe vantaggio da sessioni di formazione personalizzate e brevi. Arruola i tuoi campioni per offrire formazione a questi utenti, per un'esperienza ottimale.

Valutazione di scenari di lavoro in team

Microsoft Teams espande le funzionalità di Skype for Business, offrendo una soluzione completa di comunicazione e collaborazione. Mentre si progetta il piano per l'aggiornamento degli utenti da Skype for Business a Teams, considerare come è possibile usare la potenza della collaborazione in team per eccitare gli utenti e facilitarne la transizione da Skype for Business a Teams.

Al centro, il lavoro in team è il modo in cui le persone lavorano insieme per portare a termine le proprie attività. Si tratta di allineare le persone giuste con gli strumenti pertinenti in modo che funzionino per loro. Teams riunisce persone, conversazioni, file e progetti in un'unica area di lavoro, creando un vero e proprio hub per il lavoro in team nell'organizzazione.

Comprendere il modo in cui l'utente lavora e come si unisce può aiutare gli utenti a visualizzare come possono usare Teams, agevolando il passaggio da Skype for Business. Esistono due modi principali per considerare gli scenari di lavoro in team: incentrati sulle persone e incentrati sul progetto.

Il lavoro in team incentrato sul progetto è incentrato su un progetto o un'iniziativa specifica, ad esempio la pianificazione di un evento di lancio di un prodotto. Dalla pianificazione dell'ambito alla gestione del budget alle attività di marketing, il lavoro in team incentrato sul progetto consente di allineare i flussi di lavoro del progetto, mantenendo tutti informati.
Persone-centric teamwork ruota intorno a persone con responsabilità o attributi simili che potrebbero lavorare nello stesso team (ad esempio, il team di vendita, guerrieri su strada) o tra team (ad esempio, campioni peer). Dalla chat con un collega per ottenere una risposta a una domanda fino a partecipare a una riunione del team, le attività incentrate sulle persone includono la condivisione delle informazioni e la creazione di rapporti.

Per sfruttare al meglio Teams, creare una strategia di lavoro in team che includa entrambi gli scenari, aiutando gli utenti a comprendere in che modo Teams può lavorare per loro.


Punto di decisione	Quali scenari di lavoro in team riconoscibili utilizzerai per accelerare l'adozione di Teams da parte degli utenti e facilitare l'aggiornamento da Skype for Business?
Passaggi successivi	Usare gli esempi seguenti per creare scenari di lavoro in team personalizzati. Documentarli nella cartella di lavoro di aggiornamento. Per altri scenari ed esempi, vai alla raccolta produttività

Esempi

Lavoro in team incentrato sul progetto: evento di lancio del prodotto (ad esempio: l'organizzazione si sta preparando a lanciare un nuovo prodotto sul mercato e sta pianificando un ampio evento promozionale per promuovere la consapevolezza, generare clienti potenziali e incoraggiare le vendite).

Considerazione	Note
Attributi di base	Parti interessate tra team con diversi flussi di lavoro del progetto Riunioni mirate frequenti Un sacco di pezzi/persone che si uniscono (budget, pianificazioni, presentazioni, registrazione e così via)
Sfide del lavoro in team oggi	I flussi di lavoro stanno lavorando in silo con visibilità limitata sullo stato complessivo del progetto o tra team: Conversazioni disconnesse e mancanza di "chi fa cosa" Informazioni rilevate in varie posizioni senza visibilità tra team Perdita di tempo di produttività quando si porta un nuovo membro a bordo o si recupera dall'assenza di una riunione
Requisiti di lavoro in team	Accesso rapido alla programmazione del progetto e all'assegnazione di attività Aprire il canale di conversazione per tenere tutti al corrente Posizione centrale per i file della presentazione corrente e altre risorse Possibilità di aggiornare rapidamente i nuovi membri del team di progetto Modo di incoraggiarsi e sostenersi reciprocamente per mantenere
Lavoro in team in Teams	Team/canali per organizzare il contenuto del progetto e le conversazioni in thread SharePoint per l'hosting di file PPT¹ Planner/Trello per l'assegnazione di singole attività di progetto e date di scadenza¹ Teams per riunioni online App Teams per dispositivi mobili per la connessione in viaggio

¹ Supporto dell'integrazione o dell'allineamento delle app in Teams.

Persone lavoro in team incentrato sulle vendite: team di vendita (ad esempio: il team di vendita distribuito a livello regionale deve rimanere connesso dalla strada, rimanere allineato sulla pipeline e comprendere le offerte e le iniziative chiave che possono contribuire a raggiungere obiettivi di quota annuali)

Considerazione	Note
Attributi di base	Lavorare in remoto (su strada, hotel, siti dei clienti) Relationship-focused - core external
Sfide del lavoro in team oggi	Conversazioni ripetute con più rappresentanti sul campo (chat, chiamate, riunioni e così via) - non è possibile riunire tutti contemporaneamente Opportunità mancate per imparare dalle vendite "vince" - solo condivisione del passaparola Riproduzione casuale continua tra le applicazioni: Pipeline di vendita in Excel Tendenza in Power BI Materiale aggiuntivo per le vendite tramite posta elettronica Risorse demo del cliente in SharePoint Chat 1:1 e riunioni point-in-time Sensibilizzazione della community di vendita in Viva Engage
Requisiti di lavoro in team	Accesso rapido ai materiali di vendita Contatta rapidamente un esperto Rapido turn-around per domande e approvazioni Riunioni di vendita, revisioni pipeline Risorse di formazione per le vendite Gestione di database dei clienti
Lavoro in team in Teams	Team/canali per area geografica o cliente progettati per focalizzare il contenuto e le conversazioni SharePoint per materiale aggiuntivo/risorse¹ XLS/Power BI per pipeline e database¹ Teams per riunioni online App Teams per dispositivi mobili per la connessione in viaggio Integrazione dell'app Teams con il sistema CRM¹ Viva Engage per approfondimenti e condivisione delle informazioni sulle PMI di ampia portata*¹

¹ Supporto dell'integrazione o dell'allineamento delle app in Teams.

Suggerimenti per identificare una "adatta" per la strategia di lavoro in team

Può essere facile farsi trasportare formando una strategia di lavoro in team per ogni utente, team e progetto. Non tutti i progetti o team richiedono una strategia di lavoro in team completamente definita. Ecco alcune procedure consigliate per iniziare:

Considerare i progetti tra team che stanno appena iniziando o sono in scadenza.
- Pianificazione degli eventi : coordinamento da più team (budget, logistica, presentazioni e così via)
- Pilotare un nuovo prodotto: condividere informazioni, raccogliere feedback in un ambiente controllato
Identificare utenti tipo e gruppi di lavoro di base, collegando i vari modi in cui interagiscono tra loro in Teams
- Team/aree geografiche di vendita: guerrieri su strada, risorse di facile accesso, risposte rapide
- HR : processi standardizzati in tutte le divisioni, approccio coerente per l'assunzione
- Operatori in prima linea: collegamento con i propri colleghi/dirigenti, accesso alle procedure, NEO
Tenere presente quanto segue:
- Iniziare in piccolo. Salva progetti più grandi e complessi per dopo aver esaminato il modello di lavoro in team.
- Concentrarsi su nuovi progetti. Evitare di modificare un progetto esistente che è ben avviato perché potrebbe interrompere il flusso di lavoro.
- Considerare i tempi. L'implementazione di una nuova strategia di lavoro in team per le vendite alla fine dell'anno fiscale potrebbe non essere l'ideale.
- Scorrere. Non c'è bisogno di reinventare la ruota. Quando trovi una struttura di lavoro in team che funziona, ripetila con altri gruppi di lavoro e progetti. Definire un team modello e definire linee guida per aiutare gli utenti a integrarsi rapidamente in Teams e garantire la coerenza.

Usare le informazioni raccolte in precedenza per informare il piano di conformità degli utenti.