Che cos'è il cloud accounting?What is cloud accounting?

Il cloud modifica la modalità di gestione dei costi, come descritto in creare un modello finanziario per la trasformazione cloud.The cloud changes how IT accounts for costs, as is described in Create a financial model for cloud transformation. Diversi modelli di contabilità IT sono molto più facili da supportare grazie al modo in cui il cloud alloca i costi.Various IT accounting models are much easier to support because of how the cloud allocates costs. È quindi importante comprendere come tenere conto dei costi del cloud prima di iniziare un percorso di trasformazione cloud.So it's important to understand how to account for cloud costs before you begin a cloud transformation journey. Questo articolo descrive i modelli di contabilità cloud più comuni per l'IT.This article outlines the most common cloud accounting models for IT.

Contabilità IT tradizionale (modello di centro di costo)Traditional IT accounting (cost center model)

Spesso è opportuno considerarlo un centro di costo.It's often accurate to consider IT a cost center. Nel modello di contabilità IT tradizionale, consolida la potenza di acquisto per tutte le risorse IT.In the traditional IT accounting model, IT consolidates purchasing power for all IT assets. Come indicato nell'articolo sui modelli finanziari , il consolidamento dell'energia di acquisto può includere le licenze software, gli addebiti ricorrenti per le licenze CRM, l'acquisto di desktop dei dipendenti e altri costi elevati.As we pointed out in the financial models article, that purchasing power consolidation can include software licenses, recurring charges for CRM licensing, purchase of employee desktops, and other large costs.

Quando funge da centro di costo, il valore percepito viene visualizzato in gran parte tramite una lente di gestione dell'approvvigionamento.When IT serves as a cost center, the perceived value of IT is largely viewed through a procurement management lens. Questa percezione rende difficile per la lavagna o altri dirigenti comprendere il vero valore che fornisce.This perception makes it difficult for the board or other executives to understand the true value that IT provides. I costi di approvvigionamento tendono a distorcere la visualizzazione della soluzione, superando qualsiasi altro valore aggiunto dall'organizzazione.Procurement costs tend to skew the view of IT by outweighing any other value added by the organization. Questa vista spiega perché è spesso incentrata sulle responsabilità del responsabile finanziario o del responsabile operativo.This view explains why IT is often lumped into the responsibilities of either the chief financial officer or the chief operating officer. Questa percezione è limitata e potrebbe essere miope.This perception of IT is limited and might be shortsighted.

Contabilità IT centrale (modello centro di profitto)Central IT accounting (profit center model)

Per ovviare alla vista del centro di costo, alcuni CIOs hanno optato per un modello IT centralizzato di contabilità.To overcome the cost center view of IT, some CIOs opted for a centralized IT model of accounting. In questo tipo di modello, viene trattato come una business unit concorrente e un peer per le business unit che producono i ricavi.In this type of model, IT is treated like a competing business unit and a peer to revenue-producing business units. In alcuni casi, questo modello può essere interamente logico.In some cases, this model can be entirely logical. Ad esempio, alcune organizzazioni hanno una divisione Professional IT Services che genera un flusso di ricavi.For example, some organizations have a professional IT services division that generates a revenue stream. Spesso i modelli IT centralizzati non generano ricavi significativi, rendendo difficile giustificare il modello.Frequently, centralized IT models don't generate significant revenue, making it difficult to justify the model.

Indipendentemente dal modello di ricavi, i modelli di contabilità IT centralizzati sono univoci a causa del modo in cui l'unità IT conta i costi.Regardless of the revenue model, centralized IT accounting models are unique because of how the IT unit accounts for costs. In un modello IT tradizionale, il team IT registra i costi e paga i costi da fondi condivisi, ad esempio operazioni e manutenzione (O&M) o un account dedicato di profitto e perdita (P&L).In a traditional IT model, the IT team records costs and pays those costs from shared funds like operations and maintenance (O&M) or a dedicated profit and loss (P&L) account.

In un modello di contabilità IT centrale, il team IT contrassegna i servizi forniti per tenere conto dell'overhead, della gestione e di altre spese stimate.In a central IT accounting model, the IT team marks up the services provided to account for overhead, management, and other estimated expenses. Vengono quindi fatturate le unità aziendali in competizione per i servizi contrassegnati.It then bills the competing business units for the marked-up services. In questo modello, il CIO deve gestire il P&L associato alla vendita di tali servizi.In this model, the CIO is expected to manage the P&L associated with the sale of those services. In questo modo è possibile creare costi e contesa IT tra l'IT centrale e le business unit, soprattutto quando è necessario ridurre i costi o non rispettare i contratti di contratto.This can create inflated IT costs and contention between central IT and business units, especially when IT needs to cut costs or isn't meeting agreed-upon SLAs. Durante i periodi di variazione della tecnologia o del mercato, qualsiasi nuova tecnologia provocherebbe un'interferenza alla P&L centrale, rendendo difficoltosa la trasformazione.During times of technology or market change, any new technology would cause a disruption to central IT's P&L, making transformation difficult.

CostiChargeback

Uno dei primi passaggi comuni per la modifica della reputazione come centro di costo consiste nell'implementazione di un modello di chargeback di contabilità.One of the common first steps in changing IT's reputation as a cost center is implementing a chargeback model of accounting. Questo modello è particolarmente comune nelle aziende più piccole o nelle organizzazioni IT altamente efficienti.This model is especially common in smaller enterprises or highly efficient IT organizations. Nel modello di chargeback, qualsiasi costo IT associato a una specifica business unit viene considerato come una spesa operativa nel budget di tale business unit.In the chargeback model, any IT costs that are associated with a specific business unit are treated like an operating expense in that business unit's budget. Questa pratica riduce gli effetti di costi cumulativi su di essa, consentendo la visualizzazione dei valori aziendali in modo più chiaro.This practice reduces the cumulative cost effects on IT, allowing business values to show more clearly.

In un modello locale legacy, è difficile realizzare il chargeback perché un utente deve ancora svolgere le spese di capitale e l'ammortamento di grandi dimensioni.In a legacy on-premises model, chargeback is difficult to realize because someone still has to carry the large capital expenses and depreciation. La conversione continua da spese di capitale a spese operative associate all'utilizzo è un esercizio di contabilità difficile.The ongoing conversion from capital expenditures to operating expenses associated with usage is a difficult accounting exercise. Questa difficoltà rappresenta un motivo importante per la creazione del modello di contabilità IT tradizionale e del modello di contabilità IT centrale.This difficulty is a major reason for the creation of the traditional IT accounting model and the central IT accounting model. Il modello di spese operative per la contabilità dei costi del cloud è quasi obbligatorio se si vuole fornire in modo efficiente un modello di chargeback.The operating expenses model of cloud cost accounting is almost required if you want to efficiently deliver a chargeback model.

Tuttavia, non è necessario implementare questo modello senza considerare le implicazioni.But you shouldn't implement this model without considering the implications. Di seguito sono riportate alcune conseguenze univoche per un modello di chargeback:Here are a few consequences that are unique to a chargeback model:

  • Il chargeback comporta una riduzione massiccia del budget IT complessivo.Chargeback results in a massive reduction of the overall IT budget. Per le organizzazioni IT che risultano inefficienti o che richiedono complesse competenze tecniche per operazioni o manutenzione, questo modello può esporre tali spese in modo non integro.For IT organizations that are inefficient or require extensive complex technical skills in operations or maintenance, this model can expose those expenses in an unhealthy way.
  • La perdita del controllo è una conseguenza comune.Loss of control is a common consequence. Negli ambienti altamente politici il chargeback può comportare la perdita del controllo e del personale riallocato al business.In highly political environments, chargeback can result in loss of control and staff being reallocated to the business. Questo potrebbe creare inefficienze significative e ridurre la capacità di soddisfare costantemente i contratti di contratto o i requisiti di progetto.This could create significant inefficiencies and reduce IT's ability to consistently meet SLAs or project requirements.
  • La difficoltà di contabilità per i servizi condivisi è un'altra conseguenza comune.Difficulty accounting for shared services is another common consequence. Se l'organizzazione è cresciuta attraverso l'acquisizione e comporta un debito tecnico, è probabile che venga mantenuta una percentuale elevata di servizi condivisi per mantenere tutti i sistemi in funzione.If the organization has grown through acquisition and is carrying technical debt as a result, it's likely that a high percentage of shared services must be maintained to keep all systems working together effectively.

Le trasformazioni Cloud includono soluzioni per queste e altre conseguenze associate a un modello di chargeback.Cloud transformations include solutions to these and other consequences associated with a chargeback model. Tuttavia, ognuna di queste soluzioni include l'implementazione e le spese operative.But each of those solutions includes implementation and operating expenses. Il CIO e il CFO devono valutare attentamente i vantaggi e gli svantaggi di un modello di chargeback prima di prenderne in considerazione uno.The CIO and CFO should carefully weigh the pros and cons of a chargeback model before considering one.

Showback o Awareness-backShowback or awareness-back

Per le aziende di grandi dimensioni, un modello di showback o di consapevolezza è un primo passaggio più sicuro nella transizione dal centro di costo al centro value.For larger enterprises, a showback or awareness-back model is a safer first step in the transition from cost center to value center. Questo modello non influisce sulla contabilità finanziaria.This model doesn't affect financial accounting. In realtà, la P&LS di ogni organizzazione non cambia.In fact, the P&Ls of each organization don't change. Il cambiamento più importante è la mentalità e la consapevolezza.The biggest shift is in mindset and awareness. In un modello di showback o di consapevolezza, gestisce la potenza di acquisto centralizzata e consolidata come agente per l'azienda.In a showback or awareness-back model, IT manages the centralized, consolidated buying power as an agent for the business. Nei report aziendali, attribuisce i costi diretti alla business unit pertinente, riducendo il budget percepito usato direttamente dall'IT.In reports back to the business, IT attributes any direct costs to the relevant business unit, which reduces the perceived budget directly consumed by IT. Inoltre, i budget vengono pianificati in base alle esigenze delle business unit associate, che consente di tenere in considerazione in modo più accurato i costi associati alle iniziative IT.IT also plans budgets based on the needs of the associated business units, which allows IT to more accurately account for costs associated to purely IT initiatives.

Questo modello offre un equilibrio tra un modello di chargeback reale e modelli di contabilità IT più tradizionali.This model provides a balance between a true chargeback model and more traditional models of IT accounting.

Conseguenze dei modelli di accounting cloudImpact of cloud accounting models

La scelta dei modelli di contabilità è fondamentale nella progettazione del sistema.The choice of accounting models is crucial in system design. La scelta del modello di contabilità può influire sulle strategie di sottoscrizione, gli standard di denominazione, gli standard di tag e i criteri e le progettazioni dei progetti.The choice of accounting model can affect subscription strategies, naming standards, tagging standards, and policy and blueprint designs.

Dopo aver collaborato con l'azienda per prendere decisioni su un modello di contabilità cloud e sui mercati globali, le informazioni disponibili sono sufficienti per scegliere il primo progetto di adozione del cloud.After you've worked with the business to make decisions about a cloud accounting model and global markets, you have enough information to choose your first cloud adoption project.