Registrare e gestire gli impegni

In Dynamics 365 Sales utilizzi gli impegni per pianificare, monitorare e organizzare tutte le comunicazioni con i clienti. Ad esempio, è possibile prendere note, inviare e-mail, fare telefonate, impostare appuntamenti e assegnare a se stessi attività mentre si lavora su una vendita o si risolve un caso di servizio. Queste azioni sono tutte considerate tipi di impegni.

Il sistema contrassegna automaticamente ogni impegno e mostra chi lo ha creato. Tutti i membri del team possono scorrere gli impegni per visualizzare la cronologia quando si lavora con un cliente.

Per trarre il massimo vantaggio da Dynamics 365 Sales, è importante per tutti i membri dell'organizzazione tenere traccia di tutte le interazioni con i clienti aggiungendo un impegno per ogni e-mail, telefonata, attività o appuntamento. In questo modo la cronologia di un cliente è completa.

Trovare gli impegni

Puoi trovare le tue attività in Attività personali nella mappa del sito.

Collegamento Impegni nella mappa del sito

Vedere gli impegni nella visualizzazione Elenco, Calendario o Kanban

Puoi vedere gli impegni in tre diverse visualizzazioni:

  • Elenco. Mostra un elenco di tutti gli impegni.

    Visualizzazione Elenco impegni

  • Calendario. Mostra un calendario con un elenco delle attività pianificate del giorno e le transazioni associate.

    Visualizzazione Impegno/Calendario

  • Kanban. Mostra una rappresentazione visiva degli impegni di vendita nei diversi stati. In questo modo è possibile visualizzare lo stato di ogni impegno nella pipeline e trascinarlo per spostarlo da uno stato all'altro (ad esempio, Aperto, Completato, Annullato, Pianificato). Altre informazioni: Utilizzare gli impegni nella visualizzazione kanban

    Impegni nella visualizzazione kanban

Per passare a una visualizzazione diversa:

  1. Nella mappa del sito, seleziona Impegni.

  2. Sulla barra dei comandi, seleziona l'icona Altri comandi Icona Altri comandi, quindi seleziona Mostra come, quindi il tipo di visualizzazione quale, Kanban, Controllo Calendario o Griglia di sola lettura.

    Mostrare gli impegni nella visualizzazione kanban

Modificare la visualizzazione degli impegni

Puoi utilizzare le visualizzazioni per visualizzare gli impegni desiderati. Ad esempio, puoi utilizzare la visualizzazione Impegni personali per visualizzare gli impegni a te assegnati e la visualizzazione Attività Impegni membri team personale per visualizzare gli impegni del team.

Elenco a discesa Visualizzazione impegni

Filtrare l'elenco degli impegni

Puoi filtrare l'elenco degli impegni per visualizzare soltanto quelli che ti interessano. Ad esempio, puoi limitare ulteriormente gli impegni che stai vedendo in una visualizzazione utilizzando il filtro del tipo di impegno. Il filtro del tipo di impegno consente di filtrare gli impegi in base al tipo, ad esempio e-mail, attività, telefonata e così via.

Filtro Tipo di impegno

Puoi inoltre utilizzare il filtro Scadenza per visualizzare le attività in scadenza in un determinato periodo di tempo, ad esempio le attività in scadenza oggi o precedenti o le attività in scadenza nei sette giorni successivi o precedenti.

Filtro Scadenza

Creare o modificare un nuovo impegno

Puoi creare impegni indipendenti non associati ad alcun cliente o record di vendita. A tale scopo, nella mappa del sito, seleziona Impegni, quindi sulla barra dei comandi seleziona E-mail o Telefonata o Attività, a seconda dell'impegno che vuoi creare.

In alternativa, per modificare un record relativo all'impegno, apri l'impegno selezionandone il titolo.

Nota

Con la versione di aprile 2020 di Dynamics 365 Sales, quando crei o modifichi un nuovo impegno, il record si apre in una finestra di dialogo Modulo principale. Una finestra di dialogo modulo principale è un modulo principale che si apre in una finestra di dialogo (una finestra pop-up). Le finestre di dialogo Modulo principale consentono di rimanere nel contesto mentre si lavora su un record con la possibilità di aprire un secondo o terzo record nell'esperienza della finestra di dialogo. In questo modo è più semplice modificare i record.

Aggiungere un nuovo impegno per un cliente

In molti casi è necessario aggiungere un impegno associato a un contatto, opportunità, account o altro tipo di record per tenere traccia della cronologia di comunicazione con un cliente. Puoi anche aggiungere un impegno per te stesso.

Man mano che la relazione tra l'organizzazione e un cliente si consolida, tutti i membri del team possono vedere il feed attività mentre lavorano con il cliente e visualizzare la cronologia delle interazioni. Gli impegni possono anche essere inclusi nei report per tenere traccia dello stato di avanzamento.

Per aggiungere un impegno per un cliente:

  1. Apri il record. Puoi utilizzare la ricerca rapida sulla barra di spostamento per trovare rapidamente un record.

  2. Seleziona Attività per aggiungere un'attività o una telefonata al record. Seleziona Altro (…) per aggiungere un'e-mail o un appuntamento. Oppure seleziona Note e inizia a digitare.

Aggiungere un impegno per te stesso

Aggiungere un'attività o una nota per se stessi quando si ha bisogno di un promemoria che ricordi un impegno personale, ad esempio un appuntamento dal dottore o un evento sportivo.

Altrimenti, per mantenere una cronologia delle interazioni con un cliente, aggiungi nuovi impegni associati al record del cliente, in modo che tali impegni diventino parte della cronologia accessibile anche agli altri membri del team.

Per aggiungere un impegno per te stesso:

  1. Sulla barra di spostamento seleziona Crea, quindi l'icona o il riquadro dell'impegno.

  2. Compila i campi e seleziona Salva.

Allegare un documento

Documenti, fogli di calcolo, immagini, in pratica qualsiasi tipo di file può essere allegato a messaggi e-mail, appuntamenti e note.

Per allegare un documento a un messaggio e-mail:

  1. Apri il modulo e-mail.

  2. Nella barra dei comandi, seleziona Allega file.

    Si apre la finestra di dialogo Aggiungi allegato.

    Aggiungi allegato

  3. Cerca e seleziona il file da allegare, quindi Allega.

Per allegare un documento agli appuntamenti:

  1. Apri il modulo Appuntamento.

  2. Immetti i dati nei campi obbligatori e salva il modulo.

  3. Nella sezione Allegato, seleziona Nuovo allegato.

  4. Nella finestra di dialogo Gestisci allegato accedi al file che vuoi allegare e selezionalo, quindi seleziona Allega.

Contrassegnare un'attività come completa

Dopo aver chiamato qualcuno, completato un'attività, inviato una e-mail o essere andato a un appuntamento, è possibile contrassegnare l'impegno come completato.

  1. Aprire l'impegno.

  2. Nella barra dei comandi seleziona Segna come completato.

    Contrassegnare un impegno come completato

Contrassegnare contemporaneamente diversi impegni come completati

  1. Nell'elenco degli impegni, seleziona tutti gli impegni che vuoi contrassegnare come completati.

  2. Nella barra dei comandi seleziona Segna come completato.

Procedure consigliate per gli impegni

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come utilizzare gli impegni per il miglior vantaggio dell'organizzazione:

  • Aggiungere un impegno per ogni interazione del cliente. Verificare che la cronologia del cliente includa un record di ogni comunicazione effettuata.

  • Utilizzare il tipo di impegno corretto per l'azione. Si potrebbe immettere una nuova nota del tipo "Inviata e-mail per confermare i prezzi" oppure "Chiamato il cliente per discutere del caso di servizio". Tuttavia, è opportuno aggiungere un impegno di tipo e-mail o telefonata per tenere traccia di questi tipi di azioni e usare le note per del testo più generale.

  • Aggiungere impegni per se stessi. È possibile tenere traccia di assegnazioni, eventi e note senza associare questi impegni a un cliente.

    Utilizza il comando Crea sulla barra di spostamento. Trovare questi impegni nell'elenco ordinando in base alla colonna Tema, che è vuota per indicare che l'impegno non è associato ad alcun record cliente.

  • Ricordare che gli impegni vengono riuniti nei rispettivi record associati. Si supponga di volersi ricordare di ricontattare Cecil Langer, un contatto associato all'account Wingtip Toys. Sarà necessario aggiungere l'impegno di tipo attività al record contatto per Cecil (non per l'account Wingtip Toys).

    In questo modo, l'attività verrà riunita automaticamente nell'account e tutti i membri del team vedranno l'attività quando visualizzeranno il contatto e quando visualizzeranno l'account per Wingtip Toys. (E sapranno che la questione è stata gestita.)

Vedi anche

Utilizzare gli impegni nella visualizzazione kanban

Nota

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Il sondaggio richiederà circa sette minuti. Non viene raccolto alcun dato personale (Informativa sulla privacy).