Informazioni sulle cassette postali condivise

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Le cassette postali condivise vengono usate quando più persone devono accedere alla stessa cassetta postale, ad esempio un'informazione aziendale o un indirizzo di posta elettronica di supporto, una reception o un'altra funzione che potrebbe essere condivisa da più persone.

Gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per la cassetta postale del gruppo possono inviare o inviare per conto dell'indirizzo di posta elettronica della cassetta postale, se l'amministratore ha concesso tali autorizzazioni. Questa funzione è particolarmente utile per le cassette postali dell'assistenza e del supporto, perché gli utenti possono inviare messaggi di posta elettronica dal "supporto tecnico Contoso" o dalla "reception dell'edificio A".

Prima di creare una cassetta postale condivisa, ecco alcuni aspetti da conoscere:

  • Licenze: La cassetta postale condivisa può archiviare fino a 50 GB di dati senza assegnare una licenza. Per volumi più elevati, è necessario assegnare una licenza alla cassetta postale per archiviare più dati. Per altre informazioni sulle licenze per le cassette postali condivise, vedere limiti di Exchange Online. Dopo che la cassetta postale condivisa raggiunge il limite di archiviazione, per un certo periodo sarà possibile ricevere messaggi di posta elettronica, ma non inviarli. Trascorso quel periodo anche la ricezione verrà disabilitata. I mittenti dei messaggi riceveranno un rapporto di mancato recapito.

Nota

Gli scenari seguenti richiedono una licenza Exchange Online Piano 2:

  • La cassetta postale condivisa ha più di 50 GB di spazio di archiviazione in uso.
  • La cassetta postale condivisa usa l'archiviazione sul posto.
  • La cassetta postale condivisa viene inserita nel blocco per controversia legale.

Per istruzioni dettagliate su come assegnare licenze, vedere Assegnare licenze agli utenti.

  • Autorizzazioni utente: È necessario concedere agli utenti le autorizzazioni (appartenenza) per usare la cassetta postale condivisa. Solo le persone interne all'organizzazione possono usare una cassetta postale condivisa.

  • Utenti esterni: Non è possibile concedere agli utenti esterni all'azienda (ad esempio, utenti con un account Gmail) l'accesso alla cassetta postale condivisa. Se si vuole farlo comunque, è consigliabile creare un gruppo di Outlook. Per altre informazioni, vedere Creare un gruppo di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione.

  • Usare con Outlook per l'app Android e iOS: Oltre a usare Outlook sul web dal browser per accedere alle cassette postali condivise, è anche possibile usare l'app Outlook per iOS o l'app Outlook per Android. Per altre informazioni, vedere Aggiungere una cassetta postale condivisa a Outlook mobile. Un'altra opzione consiste nel creare un gruppo per la cassetta postale condivisa. Per altre informazioni, vedere Confrontare i gruppi.

  • Crittografia: Non è possibile crittografare la posta elettronica inviata da una cassetta postale condivisa. Ciò è dovuto al fatto che una cassetta postale condivisa non dispone di un proprio contesto di sicurezza (nome utente/password), pertanto non è possibile assegnarle una chiave. Se più di una persona è membro e invia/riceve messaggi di posta elettronica crittografati con le proprie chiavi, altri membri potrebbero essere in grado di leggere il messaggio di posta elettronica e altri potrebbero non esserlo, a seconda della chiave pubblica con cui è stato crittografato il messaggio di posta elettronica.

  • Conversione delle cassette postali: È possibile convertire le cassette postali utente in cassette postali condivise. Vedere Convertire una cassetta postale utente in una cassetta postale condivisa.

  • Amministrazione ruoli: gli utenti con ruoli di amministratore globale o amministratore di Exchange possono creare cassette postali condivise.

  • Requisiti di sottoscrizione: Per creare una cassetta postale condivisa, è necessario sottoscrivere un piano microsoft 365 per le aziende che include la posta elettronica (il servizio Exchange Online). La sottoscrizione Microsoft 365 Apps for business non include la posta elettronica. Microsoft 365 Business Standard include la posta elettronica.

  • Accesso: Una cassetta postale condivisa non è destinata all'accesso diretto da parte dell'account utente associato. È consigliabile bloccare sempre l'accesso per l'account della cassetta postale condivisa e mantenerlo bloccato.

  • Troppi utenti: Quando sono presenti troppi utenti designati che accedono contemporaneamente a una cassetta postale condivisa (il numero massimo supportato è 25), è possibile che non riescano a connettersi a questa cassetta postale o abbiano incoerenze come i messaggi duplicati nella posta in uscita. In questo caso, ridurre il numero di utenti o usare un carico di lavoro diverso, ad esempio un gruppo di Microsoft 365.

  • Eliminazione dei messaggi: Sfortunatamente, non è possibile impedire agli utenti di eliminare i messaggi in una cassetta postale condivisa. L'unico modo per ovviare a questo errore consiste nel creare un gruppo di Microsoft 365 anziché una cassetta postale condivisa. Un gruppo in Outlook è simile a una cassetta postale condivisa. Per un confronto tra i due, vedere Confrontare i gruppi. Per altre informazioni sui gruppi, vedere Informazioni sui gruppi di Microsoft 365.

  • Multi-Geo In un ambiente multi-geografico, le cassette postali condivise devono essere concesse in licenza allo stesso modo in cui viene concessa in licenza una cassetta postale utente. Si noti che il controllo delle cassette postali tra aree geografiche non è supportato. Ad esempio, se a un utente sono assegnate le autorizzazioni per accedere a una cassetta postale condivisa in un'area geografica diversa, le azioni sulla cassetta postale eseguite da tale utente non vengono registrate nel log di controllo della cassetta postale condivisa.

Nota

Per accedere a una cassetta postale condivisa, un utente deve avere una licenza Exchange Online, ma la cassetta postale condivisa non richiede una licenza separata. Ogni cassetta postale condivisa ha un account utente corrispondente. Anche se non è stata richiesta una password al momento della creazione della cassetta postale condivisa, l'account dispone di una password, ma è generata dal sistema (sconosciuta). Non è consigliabile usare l'account per accedere alla cassetta postale condivisa. Senza licenza, le cassette postali condivise sono limitate a 50 GB. Per aumentare il limite per le dimensioni a 100 GB, la cassetta postale condivisa deve essere assegnata a una licenza di Exchange Online (Piano 2). La licenza Exchange Online Piano 1 con una licenza del componente aggiuntivo Archiviazione Exchange Online aumenterà solo le dimensioni della cassetta postale di archiviazione. Ciò consentirà anche di abilitare l'archiviazione a espansione automatica per una capacità di archiviazione aggiuntiva. Analogamente, se si vuole mettere una cassetta postale condivisa in blocco per controversia legale, la cassetta postale condivisa deve essere assegnata a una licenza Exchange Online (Piano 2), oppure a una licenza Exchange Online (Piano 1) con una licenza per il componente aggiuntivo Archiviazione Exchange Online.

Se si vogliono applicare funzionalità avanzate come Microsoft Defender per Office 365, eDiscovery (Premium) o criteri di conservazione, potrebbero essere necessarie licenze. Per altre informazioni, vedere Linee guida sulle licenze di Microsoft 365 per la sicurezza & conformità.

Nota

Prima di luglio 2018, è stato effettuato il provisioning di tutte le cassette postali condivise senza licenza con dimensioni pari a 100 GB. Per altre informazioni, vedere Correzione del provisioning e del ridimensionamento delle cassette postali condivise.

Risoluzione dei problemi relativi alle cassette postali condivise

Errore durante la creazione di cassette postali condivise

Se viene visualizzato il messaggio di errore, l'indirizzo proxy "smtp:<shared mailbox name>" è già usato dagli indirizzi proxy o legacyExchangeDN di "<name>". Scegliere un altro indirizzo proxy, ovvero si sta tentando di assegnare alla cassetta postale condivisa un nome già in uso. Ad esempio, supponiamo di voler assegnare a due cassette postali condivise i nomi info@dominio1 e info@dominio2. È possibile eseguire questa operazione in due modi:

  • Usare Exchange Online PowerShell. Vedere questo post di blog per istruzioni: Creare cassette postali condivise con lo stesso alias in domini diversi

  • Assegnare alla seconda cassetta postale condivisa un nome diverso dall'inizio per aggirare l'errore. Nell'interfaccia di amministrazione rinominare quindi la cassetta postale condivisa in base alle impostazioni desiderate.

Errore relativo alla mancata presenza di autorizzazioni di invio quando si usa una cassetta postale condivisa

Se è stata creata una cassetta postale condivisa e quindi si prova a inviare un messaggio da essa, è possibile che venga visualizzato quanto segue:

Impossibile inviare questo messaggio. Non si dispone dell'autorizzazione per inviare il messaggio per conto dell'utente specificato.

Questo messaggio viene visualizzato quando Si verifica un problema di latenza di replica in Microsoft 365. Dovrebbe sparire tra circa un'ora, quando le informazioni sulla nuova cassetta postale condivisa (o sull'utente aggiunto) vengono replicate in tutti i data center. Attendere un'ora e riprovare a inviare un messaggio.

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