Creare e gestire le cassette postali inattive

Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

Le cassette postali inattive consentono di conservare i messaggi di posta elettronica degli ex dipendenti dopo aver lasciato l'organizzazione e possono essere accessibili da persone autorizzate a cui sono state concesse le autorizzazioni di eDiscovery per motivi di conformità o legali. Ad esempio, amministratori, responsabili della conformità e responsabili dei record che possono quindi usare Search contenuto per cercare ed esportare il contenuto di una cassetta postale inattiva. Le cassette postali inattive non possono ricevere posta elettronica e non vengono visualizzate nella rubrica condivisa o in altri elenchi dell'organizzazione.

Per ulteriori informazioni sulle cassette postali inattive, vedere Informazioni sulle cassette postali inattive.

Consiglio

Se non si è un cliente E5, usare la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione Portale di conformità di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sull'iscrizione e le condizioni di valutazione.

Creare una cassetta postale inattiva

Per rendere inattiva una cassetta postale è necessario un blocco della cassetta postale e quindi eliminare la cassetta postale o l'account utente corrispondente.

Per rendere inattiva una cassetta postale, deve essere concessa in licenza correttamente in modo che sia possibile applicare un blocco alla cassetta postale prima che venga eliminata. Dopo l'eliminazione dell'account utente, qualsiasi licenza Exchange Online associata all'account utente sarà disponibile per l'assegnazione a un nuovo utente.

È consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365 per applicare il blocco alla cassetta postale. Altri metodi sono illustrati in Informazioni sulle cassette postali inattive.

Il modo migliore per eliminare una cassetta postale consiste nell'eliminare l'account utente corrispondente nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Per informazioni sull'eliminazione di account utente, vedere Eliminare un utente dall'organizzazione. Tuttavia, è anche possibile eliminare la cassetta postale usando il cmdlet Remove-Mailbox in Exchange Online PowerShell. Per ulteriori informazioni, vedere Eliminare o ripristinare le cassette postali utente in Exchange Online.

Nella tabella seguente viene riepilogato il processo di creazione di una cassetta postale inattiva per diversi scenari di conservazione.

A...	Eseguire questa operazione...	Risultato
Conservare il contenuto della cassetta postale a tempo indeterminato dopo che un impiegato lascia l'organizzazione	1. Applicare le impostazioni di conservazione di Microsoft 365 con azioni di conservazione per la cassetta postale (un criterio di conservazione) o elementi di posta elettronica specifici (una o più etichette di conservazione). 2. Attendere l'applicazione delle impostazioni di conservazione. 3. Rimuovere l'account Microsoft 365 dell'utente.	Tutto il contenuto della cassetta postale inattiva con le impostazioni di conservazione applicate, inclusi gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili, viene conservato a tempo indeterminato.
Conservare tutto il contenuto della cassetta postale per un periodo specifico dopo che un dipendente lascia l'organizzazione e quindi eliminare la cassetta postale	1. Applicare un criterio di conservazione di Microsoft 365 alla cassetta postale con impostazioni di conservazione che mantengono ed eliminano gli elementi alla scadenza del periodo di conservazione. 2. Attendere l'applicazione delle impostazioni di conservazione. 3. Rimuovere l'account Microsoft 365 dell'utente.	Quando il periodo di conservazione per un elemento della cassetta postale scade, l'elemento viene spostato nella cartella Elementi ripristinabili e quindi eliminato definitivamente dalla cassetta postale inattiva quando scade il periodo di conservazione degli elementi eliminati (per le cassette postali di Exchange). Il periodo di conservazione dei criteri di conservazione di Microsoft 365 è sempre basato sulla data originale in cui è stato ricevuto o creato un elemento della cassetta postale.

Nota

Se le impostazioni di conservazione di Microsoft 365 configurate per la conservazione o la conservazione e quindi l'eliminazione del contenuto vengono già applicate agli elementi della cassetta postale o della cassetta postale oppure un blocco per controversia legale è già stato inserito in una cassetta postale oppure tutto ciò che è necessario fare per creare una cassetta postale inattiva è eliminare l'account utente corrispondente.

Visualizzare un elenco di cassette postali inattive

È possibile usare il portale di Microsoft Purview o il Portale di conformità di Microsoft Purview per visualizzare un elenco delle cassette postali inattive nell'organizzazione.

Nota

I portali sono limitati a visualizzare fino a 5.000 cassette postali inattive. Per visualizzare più di 5.000 cassette postali inattive, è necessario usare Exchange Online PowerShell come descritto dopo le istruzioni del passaggio.

Per questa configurazione, è possibile usare il portale di Microsoft Purview o il Portale di conformità di Microsoft Purview quando si accede con un amministratore globale o un account amministratore della conformità per l'organizzazione.

1. A seconda del portale in uso, passare a una delle posizioni seguenti:

   • Accedere al portale> di Microsoft PurviewCriteri della scheda >Gestione del ciclo di vitadei> datiCriteri di conservazione.

     Se la scheda della soluzione Gestione ciclo di vita dei dati non è visualizzata, selezionare Visualizza tutte le soluzioni e quindi Gestione del ciclo di vita dei dati nella sezione Governance dei dati .

   • Accedere ai criteri diconservazionedi Microsoft 365> per lagestione> del ciclo di vita dei dati Portale di conformità di Microsoft Purview >Solutions>.

2. Nel riquadro di spostamento a sinistra selezionare Gestione >del ciclo di vita dei datiCriteridi conservazionedi Microsoft 365>.

3. Selezionare l'opzione Cassetta postale inattiva :

   

4. Nella pagina Cassette postali inattive viene visualizzato un elenco di cassette postali inattive. Selezionarne una per visualizzare i dettagli sulla cassetta postale inattiva. I dettagli includono l'identificatore di Exchange per la cassetta postale e l'eventuale blocco per controversia legale.

   Non verranno visualizzati altri tipi di blocchi nel riquadro dei dettagli, ad esempio un criterio di conservazione di Microsoft 365 o un blocco di eDiscovery. Per trovare queste informazioni, vedere Come identificare il tipo di blocco inserito in una cassetta postale Exchange Online.

Se si dispone di molte cassette postali inattive, potrebbe essere più semplice cercare e ordinare un file CSV per i dettagli visualizzati nell'elenco: nella pagina Cassette postali inattive selezionare Esporta.

In alternativa, è possibile eseguire il comando seguente in Exchange Online PowerShell per visualizzare l'elenco delle cassette postali inattive:

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

È anche possibile eseguire il comando seguente per esportare l'elenco di cassette postali inattive e altre informazioni in un file CSV. In questo esempio, il file CSV viene creato nella directory corrente.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation

Nota

È possibile che una cassetta postale inattiva abbia lo stesso indirizzo SMTP di una cassetta postale utente attiva. In questo caso, il valore della proprietà DistinguishedName o ExchangeGuid può essere usato per identificare in modo univoco una cassetta postale inattiva.

Ricerca ed esportazione del contenuto di una cassetta postale inattiva

È possibile accedere al contenuto della cassetta postale inattiva usando lo strumento Content Search nel portale di Microsoft Purview o nel Portale di conformità di Microsoft Purview. Per altre informazioni, vedere l'articolo Informazioni di riferimento sulle funzionalità per Ricerca contenuto .

Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva

Dopo che una cassetta postale è stata resa inattiva, potrebbe essere possibile modificare la durata del blocco applicato alla cassetta postale inattiva.

Per le procedure dettagliate, vedere Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva.

Recuperare una cassetta postale inattiva

Se un ex dipendente torna nell'organizzazione o se un nuovo dipendente viene assunto per assumere le responsabilità lavorative dell'ex dipendente, è possibile recuperare il contenuto della cassetta postale inattiva.

Quando si recupera una cassetta postale inattiva, la cassetta postale viene convertita in una nuova cassetta postale, il contenuto e la struttura della cassetta postale vengono conservati e la cassetta postale viene collegata a un nuovo account utente. Dopo essere stata recuperata, la cassetta postale inattiva non esiste più.

Per le procedure dettagliate e altre informazioni su quando si ripristina una cassetta postale inattiva, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva.

Ripristinare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postale

Se un altro dipendente assume le responsabilità di un ex dipendente o se un'altra persona deve accedere al contenuto della cassetta postale inattiva, è possibile ripristinare (o unire) il contenuto della cassetta postale inattiva in una cassetta postale esistente.

Quando si ripristina una cassetta postale inattiva, il contenuto viene copiato in un'altra cassetta postale. La cassetta postale inattiva viene conservata e rimane inattiva. La cassetta postale inattiva può comunque essere cercata utilizzando eDiscovery, i suoi contenuti possono essere ripristinati in un'altra cassetta postale oppure può essere recuperata o eliminata in un secondo momento.

Per le procedure dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva.

Eliminare una cassetta postale inattiva

Se non è più necessario conservare il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminare definitivamente la cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco applicato alla cassetta postale inattiva.

Per altri dettagli e procedure dettagliate, vedere Eliminare una cassetta postale inattiva.