Valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati: guida per i titolari del trattamento dei dati che utilizzano Microsoft Office 365Data Protection Impact Assessments: Guidance for Data Controllers Using Microsoft Office 365

Ai sensi del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), i titolari del trattamento dei dati sono tenuti a preparare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per le operazioni di trattamento che potrebbero "comportare un alto rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche". Nessuna delle caratteristiche intrinseche di Microsoft Office 365 richiede necessariamente la creazione di una DPIA da parte di un titolare del trattamento dei dati che lo utilizza. Piuttosto, la necessità di una DPIA dipenderà dai dettagli e dal contesto di come il titolare del trattamento dei dati distribuisce, configura e utilizza Office 365.Under the General Data Protection Regulation (GDPR), data controllers are required to prepare a Data Protection Impact Assessment (DPIA) for processing operations that are “likely to result in a high risk to the rights and freedoms of natural persons.” There is nothing inherent in Microsoft Office 365 that would necessarily require the creation of a DPIA by a data controller using it. Rather, whether a DPIA is required will be dependent on the details and context of how the data controller deploys, configures, and uses Office 365.

Lo scopo del presente documento consiste nel fornire informazioni su Office 365 ai titolari del trattamento dei dati per aiutarli a determinare se è necessaria una DPIA e, in tal caso, quali dettagli includere. Si applica alle applicazioni e ai servizi di Office 365 compresi, tra l’altro, Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Yammer, Skype for Business e Power BI. (Vedere, come esempio, le tabelle 1 e 2 della Guida alle richieste dell’interessato del trattamento dei dati in Office 365).The purpose of this document is to provide data controllers with information about Office 365 that will help them to determine whether a DPIA is needed and if so, what details to include. It applies to Office 365 applications and services, including but not limited to Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Yammer, Skype for Business, and Power BI. (See, for example, Tables 1 and 2 of the Office 365 Data Subject Request Guide.)

Parte 1: determinare se è necessaria una DPIAPart 1 — Determining whether a DPIA is needed

L'articolo 35 del GDPR prevede che un titolare del trattamento dei dati crei una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati "laddove un tipo di trattamento, in particolare utilizzando le nuove tecnologie e tenendo conto della natura, della portata, del contesto e delle finalità del trattamento stesso, rischi di comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche". Stabilisce, inoltre, particolari fattori che indicherebbero un rischio così elevato, i quali sono discussi nella seguente tabella. Nel determinare se sia necessaria una DPIA, un titolare del trattamento dei dati dovrebbe considerare questi fattori, unitamente a qualsiasi altro fattore rilevante, alla luce delle specifiche implementazioni e degli usi di Office 365 da parte del titolare del trattamento dei dati.Article 35 of the GDPR requires a data controller to create a Data Protection Impact Assessment “[w]here a type of processing in particular using new technologies, and taking into account the nature, scope, context, and purposes of the processing, is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of natural persons.” It further sets out particular factors that would indicate such a high risk, which are discussed in the following table: In determining whether a DPIA is needed, a data controller should consider these factors, along with any other relevant factors, in light of the controller’s specific implementation(s) and use(s) of Office 365.

Fattore di rischioRisk Factor Informazioni rilevanti su Office 365Relevant Information about Office 365
Una valutazione sistematica e approfondita degli aspetti personali relativi alle persone fisiche che si basa su un trattamento automatizzato, tra cui la profilatura, e su cui si basano le decisioni che producono effetti giuridici riguardanti la persona fisica o che influenzano in modo analogamente significativo la persona fisica.A systematic and extensive evaluation of personal aspects relating to natural persons which is based on automated processing, including profiling, and on which decisions are based that produce legal effects concerning the natural person or similarly significantly affect the natural person A seconda della configurazione del titolare del trattamento dei dati, Office 365 potrebbe eseguire determinate attività di trattamento automatizzato dei dati, ad esempio l’analisi eseguita da Workplace Analytics, che consente al titolare del trattamento dei dati di ricavare informazioni dettagliate su come le persone collaborano all'interno di un’organizzazione in base a informazioni delle intestazioni del calendario e della posta elettronica dalle cassette postali dell'utente.Depending upon the data controller’s configuration, Office 365 may perform certain automated processing of data, such as the analysis performed by Workplace Analytics that allows the data controller to derive insights on how people collaborate within an organization based on email and calendar header information from user’s mailboxes.

Office 365 non è progettato per l'esecuzione automatica del trattamento come base per decisioni che producono effetti legali o altrettanto significativi sugli individui.Office 365 is not designed to perform automated processing as the basis for decisions that produce legal or similarly significant effects on individuals. Tuttavia, poiché Office 365 è un servizio ampiamente personalizzabile, un titolare del trattamento dei dati potrebbe potenzialmente usarlo per tale trattamento.However, because Office 365 is a highly customizable service, a data controller could potentially use it for such processing.
Elaborazione su larga scala di 1 di categorie speciali di dati (dati personali che rivelano origini razziali o etniche, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale ed elaborazione di dati genetici, dati biometrici per lo scopo di identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale di una persona fisica) o di dati personali relativi a condanne e reati penaliProcessing on a large scale 1 of special categories of data (personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, and the processing of genetic data, biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or data concerning a natural person's sex life or sexual orientation), or of personal data relating to criminal convictions and offenses Office 365 non è progettato specificamente per trattare categorie speciali di dati personali.Office 365 is not specifically designed to process special categories of personal data.

Tuttavia, un titolare del trattamento dei dati potrebbe usare Office 365 per trattare le categorie speciali di dati elencate.However, a data controller could use Office 365 to process the enumerated special categories of data. Office 365 è un servizio altamente personalizzabile che consente al cliente di tracciare o trattare in altro modo qualsiasi tipo di dati, comprese le categorie speciali di dati personali.Office 365 is a highly customizable service that enables the customer to track or otherwise process any type of personal data, including special categories of personal data. Un uso di questo tipo è rilevante per la decisione del titolare del trattamento della necessità o meno di un DPIA.Any such use is relevant to a controller’s determination of whether a DPIA is needed. Tuttavia, in qualità di responsabile del trattamento dei dati, Microsoft non ha alcun controllo né, solitamente, alcuna conoscenza di tale utilizzo.But as the data processor, Microsoft has no control over such use and typically would have little or no insight into such use.
Trattamento su larga scala* di categorie speciali di dati (dati personali che rivelano origini razziali o etniche, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale e trattamento di dati genetici, dati biometrici allo scopo di identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale di una persona fisica) o di dati personali relativi a condanne e reati penali.Processing on a large-scale* of special categories of data (personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, and the processing of genetic data, biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or data concerning a natural person's sex life or sexual orientation), or of personal data relating to criminal convictions and offenses Office 365 non è progettato specificamente per trattare categorie speciali di dati personali.Office 365 is not specifically designed to process special categories of personal data.

Tuttavia, un titolare del trattamento dei dati potrebbe usare Office 365 per trattare le categorie speciali di dati elencate.However, a data controller could use Office 365 to process the enumerated special categories of data. Office 365 è un servizio altamente personalizzabile che consente al cliente di tracciare o trattare in altro modo qualsiasi tipo di dati, comprese le categorie speciali di dati personali.Office 365 is a highly customizable service that enables the customer to track or otherwise process any type of personal data, including special categories of personal data. Un uso di questo tipo è rilevante per la decisione del titolare del trattamento della necessità o meno di un DPIA.Any such use is relevant to a controller’s determination of whether a DPIA is needed. Tuttavia, in qualità di responsabile del trattamento dei dati, Microsoft non ha alcun controllo né, solitamente, alcuna conoscenza di tale utilizzo.But as the data processor, Microsoft has no control over such use and typically would have little or no insight into such use.
Monitoraggio sistematico di un'area pubblicamente accessibile su vasta scalaA systematic monitoring of a publicly accessible area on a large scale Office 365 non è progettato per condurre o facilitare tale monitoraggio.Office 365 is not designed to conduct or facilitate such monitoring.

Tuttavia, un titolare del trattamento dei dati potrebbe utilizzarlo per elaborare i dati raccolti attraverso tale monitoraggio.However, a data controller could use it to process data collected through such monitoring.

Nota

1 Rispetto ai criteri per un trattamento su "larga scala", la Considerazione iniziale 91 del GDPR chiarisce che: "Il trattamento di dati personali non dovrebbe essere considerato un trattamento su larga scala qualora riguardi dati personali di pazienti o clienti da parte di un singolo medico, operatore sanitario o avvocato.1 With respect to the criteria that the processing be on a “large scale,” Recital 91 of the GDPR clarifies that: “The processing of personal data should not be considered to be on a large scale if the processing concerns personal data from patients or clients by an individual physician, other health care professional, or lawyer. In tali casi non dovrebbe essere obbligatorio procedere a una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati".In such cases, a data protection impact assessment should not be mandatory.”

Parte 2: contenuto di una DPIAPart 2 — Contents of a DPIA

L'articolo 35, comma 7, stabilisce che una valutazione dell'impatto sulla protezione dei dati dovrà specificare le finalità del trattamento e una descrizione sistematica del trattamento prevista.Article 35(7) mandates that a Data Protection Impact Assessment specifies the purposes of processing and a systematic description of the envisioned processing. Nelle DPIA di Microsoft, tale descrizione sistematica include fattori quali i tipi di dati trattati, per quanto tempo i dati possono essere conservati, i luoghi in cui si trovano e le terze parti che potrebbero avere accesso a tali dati.In Microsoft’s DPIAs, such systematic description includes factors such as the types of data processed, how long data is retained, where the data is located and transferred, and what third parties may have access to the data. La DPIA deve inoltre includere:In addition, the DPIA must include:

  • una valutazione della necessità e proporzionalità delle operazioni di trattamento in relazione alle finalità;an assessment of the necessity and proportionality of the processing operations in relation to the purposes;
  • una valutazione dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche;an assessment of the risks to the rights and freedoms of natural persons; and
  • misure previste per affrontare i rischi, comprese le misure di sicurezza e i meccanismi per garantire la protezione dei dati personali e per dimostrare la conformità al presente regolamento, tenendo conto dei diritti e degli interessi legittimi dell'interessato e di altre persone.the measures envisaged to address the risks, including safeguards, security measures, and mechanisms to ensure the protection of personal data and to demonstrate compliance with this Regulation taking into account the rights and legitimate interests of data subjects and other persons concerned.

La tabella seguente contiene informazioni importanti da parte di Microsoft che semplificano la creazione della bozza della DPIA. Contiene informazioni su Office 365 rilevanti per ognuno degli elementi necessari per una DPIA. Come nella Parte 1, i titolari del trattamento dei dati sono tenuti a tenere in considerazione i dettagli riportati di seguito, oltre ai dettagli delle loro implementazioni e usi specifici di Office 365.The table below provides key information from Microsoft that can help with your DPIA drafting. It contains information about Office 365 that is relevant to each of the required elements of a DPIA. As in Part 1, data controllers must consider the details provided below, along with the details of its own specific implementation(s) and use(s) of Office 365.

Fattori di rischioRisk Factors Informazioni rilevanti su Office 365Relevant Information About Office 365
Finalità del trattamentoPurpose(s) of processing Le finalità del trattamento dei dati con Office 365 sono determinate dal titolare del trattamento dei dati che lo implementa, configura e utilizza.The purpose(s) of processing data using Office 365 is determined by the controller that implements, configures, and uses it.

Come specificato dalle Condizioni dei servizi online, Microsoft, in qualità di responsabile del trattamento dei dati, tratta i dati del cliente solo per fornire i servizi richiesti al cliente, il titolare del trattamento dei dati, compresi gli scopi compatibili con la fornitura di tali servizi. Microsoft non utilizzerà i dati del cliente o le informazioni derivanti da essi per scopi pubblicitari o simili.As specified by the Online Services Terms, Microsoft, as a data processor, processes Customer Data only to provide the requested services to our customer, the data controller, including purposes compatible with providing those services. Microsoft will not use Customer Data or information derived from it for any advertising or similar commercial purposes.
Categorie di dati personali trattatiCategories of personal data processed Dati cliente: si tratta di tutti i dati, tra cui testo, audio, video o file di immagine e software, che i clienti forniscono a Microsoft o che sono forniti per conto dei clienti tramite l’utilizzo dei servizi online di Microsoft.Customer Data: This is all data, including text, sound, video, or image files and software, that customers provide to Microsoft or that is provided on customers’ behalf through their use of Microsoft online services. Includono i dati caricati dai clienti per l’archiviazione o l'elaborazione, oltre alle personalizzazioni.It includes data that customers upload for storage or processing, as well as customizations. Esempi di dati dei clienti elaborati in Office 365 includono il contenuto della posta elettronica in Exchange Online e i documenti o i file archiviati in SharePoint Online o in OneDrive for Business.Examples of Customer Data processed in Office 365 include email content in Exchange Online, and documents or files stored in SharePoint Online or OneDrive for Business.

Dati di log generati dal sistema: dati che Microsoft genera per eseguire il servizio, come i dati di utilizzo o sulle prestazioni.System-generated Log Data: This is data that Microsoft generates to run the service, such as use or performance data. La maggior parte di questi dati contiene identificatori di pseudonimi generati da Microsoft.Most of these data contain pseudonymous identifiers generated by Microsoft.

Dati di supporto: si tratta di dati forniti a Microsoft da o per conto del cliente (o che il cliente autorizza Microsoft a richiedere a un servizio online) attraverso un'interazione con Microsoft per ottenere supporto tecnico per i servizi online.Support Data: This is data provided to Microsoft by or on behalf of Customer (or that Customer authorizes Microsoft to obtain from an Online Service) through an engagement with Microsoft to obtain technical support for Online Services.

I dati dei clienti, i dati del log generato dal sistema e i dati di supporto non includono i dati dell'amministratore e di dati di fatturazione, come le informazioni di contatto dell'amministratore del cliente, le informazioni di sottoscrizione e i dati di pagamento, che Microsoft raccoglie ed elabora in qualità di titolare del trattamento dei dati e che non rientrano nell’ambito del presente documento.Customer Data, System-generated Log Data, and Support Data do not include administrator and billing data, such as customer administrator contact information, subscription information, and payment data, which Microsoft collects and processes in its capacity as a data controller and which is outside the scope of this document.
Conservazione dei datiData retention Dati dei clienti: come stabilito nelle Condizioni per la protezione dei dati contenute nelle Condizioni dei servizi online, Microsoft avrà a disposizione i dati del cliente per la durata del diritto del cliente a usare il servizio e fino a che tutti i dati del cliente saranno eliminati o restituiti secondo le istruzioni del cliente o le Condizioni dei servizi online.Customer Data: As set out in the Data Protection Terms in the Online Services Terms, Microsoft will retain Customer Data for the duration of the customer’s right to use the service and until all Customer Data is deleted or returned in accordance with the customer’s instructions or the terms of the Online Services Terms.

In ogni momento durante il periodo di abbonamento del cliente, il cliente avrà la possibilità di accedere, estrarre ed eliminare i dati del cliente archiviati nel servizio, soggetti in alcuni casi a specifiche funzionalità del prodotto allo scopo di ridurre il rischio di eliminazione accidentale (ad esempio, la cartella di elementi recuperati di Exchange), come descritto ulteriormente nella documentazione del prodotto.At all times during the term of the customer’s subscription, the customer will have the ability to access, extract, and delete Customer Data stored in the service, subject in some cases to specific product functionality intended to mitigate the risk of inadvertent deletion (for example, Exchange recovered items folder), as further described in product documentation.

Ad eccezione delle prove gratuite e dei servizi di LinkedIn, Microsoft conserverà i dati dei clienti memorizzati nel servizio online in un account con funzioni limitate per 90 giorni dopo la scadenza o il termine della sottoscrizione del cliente, in modo che il cliente possa estrarre i dati. Alla fine del periodo di conservazione di 90 giorni, Microsoft disattiverà l'account del cliente ed eliminerà i suoi dati. Except for free trials and LinkedIn services, Microsoft will retain Customer Data stored in the Online Service in a limited function account for 90 days after expiration or termination of the customer’s subscription so that the customer may extract the data. After the 90-day retention period ends, Microsoft will disable the customer’s account and delete the Customer Data.

Dati di log generati dal sistema: questi dati viene mantenuti per un periodo predefinito che va fino a 180 giorni dalla raccolta, soggetto a periodi di conservazione maggiori ove necessario per la sicurezza dei servizi o per rispettare obblighi legali o normativi.System-generated Log Data: This data is retained for a default period of up to 180 days from collection, subject to longer retention periods where required for security of the services or to meet legal or regulatory obligations.

Per ulteriori informazioni sulle funzionalità di servizi che consentono al cliente di eliminare i dati personali conservati nel servizio in qualsiasi momento, vedere la Guida per le richieste degli interessati del trattamento dei dati in Office 365.For further information about service capability that enables the customer to delete personal data maintained in the service at any time, see the Office 365 Data Subject Requests Guide.
Ubicazione e trasferimento dei dati personaliLocation and transfers of personal data Secondo quanto descritto nelle Condizioni per la protezione dei dati all’interno delle Condizioni dei servizi online, se il cliente effettua il provisioning di istanza di Office 365 in Australia, Canada, Unione Europea, Francia, India, Giappone, Corea del Sud, Regno Unito o negli Stati Uniti, Microsoft archivierà i seguenti dati del cliente, archiviati solo all'interno di tale posizione: (1) il contenuto delle cassette postali di Exchange Online (corpo del messaggio, voci di calendario e il contenuto di allegati di posta elettronica), (2) il contenuto del sito di SharePoint Online e i file archiviati in quel sito, (3) i file caricati in OneDrive for Business e (4) il contenuto di progetti caricati in Project Online.As described in the Data Protection Terms of the Online Services Terms, if Customer provisions its instance of Office 365 in Australia, Canada, the European Union, France, India, Japan, South Korea, the United Kingdom, or the United States, Microsoft will store the following Customer Data at rest only within that location: (1) Exchange Online mailbox content (e-mail body, calendar entries, and the content of e-mail attachments), (2) SharePoint Online site content and the files stored within that site, (3) files uploaded to OneDrive for Business, and (4) project content uploaded to Project Online.

Per altri tipi di dati personali dello Spazio economico europeo e della Svizzera, Microsoft garantirà che i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un'organizzazione internazionale saranno soggetti a garanzie appropriate, secondo quanto descritto nell'articolo 46 del GDPR. Oltre agli impegni di Microsoft ai sensi delle clausole contrattuali standard per i responsabili e altri contratti modello, Microsoft è certificata per gli scudi per la privacy EU-U.S. e Svizzera-U.S. con gli obblighi che ne derivano.For other types of personal data from the European Economic Area and Switzerland, Microsoft will ensure that transfers of personal data to a third country or an international organization are subject to appropriate safeguards as described in Article 46 of the GDPR. In addition to Microsoft commitments under the Standard Contractual Clauses for processors and other model contracts, Microsoft is certified to the EU-U.S. and Swiss-U.S. Privacy Shield Frameworks and the commitments they entail.
Condivisione dei dati con terzisti responsabili del trattamento dei datiData sharing with third-party subprocessors Microsoft condivide i dati con terze parti che agiscono come sotto-responsabili per le funzioni di supporto quali assistenza clienti e tecnica, manutenzione servizi e altre operazioni. Tutti i terzisti ai quali Microsoft trasferisce i dati del cliente o i dati di supporto avranno stipulato accordi scritti con Microsoft che non sono meno protettivi delle Condizioni per la protezione dei dati contenuti nelle Condizioni dei servizi online. Tutti i terzisti sotto-responsabili del trattamento con cui sono condivisi i dati del cliente dei servizi online di base di Microsoft sono inclusi nell'elenco dei subfornitori dei servizi online. Tutti i terzisti sotto-responsabili del trattamento che potrebbero avere accesso ai dati del supporto (compresi i dati del cliente che i clienti scelgono di condividere durante le loro interazioni con il supporto) sono inclusi nell’elenco dei fornitori di supporto commerciale di Microsoft.Microsoft shares data with third parties acting as our subprocessors to support functions such as customer and technical support, service maintenance, and other operations. Any subcontractors to which Microsoft transfers Customer Data or Support Data will have entered into written agreements with Microsoft that are no less protective than the Data Protection Terms of the Online Services Terms. All third-party subprocessors with which Customer Data from Microsoft’s Core Online Services is shared are included in the Online Services Subcontractor list. All third-party subprocessors that may access Support Data (including Customer Data that customers choose to share during their support interactions) are included in the Microsoft Commercial Support Contractors list.
Condivisione dati con terzisti indipendentiData sharing with independent third-parties Alcuni prodotti di Office 365 includono opzioni di estendibilità che consentono, a scelta del titolare del trattamento, la condivisione dei dati con terzisti indipendenti. Ad esempio, Exchange Online è una piattaforma estendibile che consente l’integrazione di componenti aggiuntivi o connettori di terze parti con Outlook per estenderne il set di funzionalità. Questi provider terzisti di componenti aggiuntivi o connettori agiscono indipendentemente da Microsoft e i loro componenti aggiuntivi o connettori devono essere attivati dagli utenti o amministratori dell'organizzazione, che eseguono l'autenticazione con il proprio account del componente aggiuntivo o connettore.Some Office 365 products include extensibility options that enable, at the controller’s election, sharing of data with independent third parties. For example, Exchange Online is an extensible platform that allows third-party add-ins or connectors to integrate with Outlook and extend Outlook’s feature sets. These third-party providers of add-ins or connectors act independently of Microsoft, and their add-ins or connectors must be enabled by the users or enterprise administrators, who authenticates with their add-in or connector account.

Microsoft non divulgherà i dati del cliente o i dati del supporto alle forze dell'ordine, a meno che non sia richiesto dalla legge. Se le forze dell'ordine contattano Microsoft richiedendo i dati del cliente o i dati del supporto, Microsoft tenterà di reindirizzare le forze dell'ordine a richiedere tali dati direttamente al cliente. Se obbligato a rivelare i dati del cliente o i dati del supporto alle forze dell'ordine, Microsoft informerà tempestivamente il cliente e fornirà una copia della richiesta, salvo divieto.Microsoft will not disclose Customer Data or Support Data to law enforcement unless required by law. If law enforcement contacts Microsoft with a demand for Customer Data or Support Data, Microsoft will attempt to redirect the law enforcement agency to request that data directly from Customer. If compelled to disclose Customer Data or Support Data to law enforcement, Microsoft will promptly notify Customer and provide a copy of the demand unless legally prohibited from doing so.

Al ricevimento di qualsiasi altra richiesta da parte di terzi di dati dei clienti o dei dati di supporto, Microsoft informerà tempestivamente il cliente a meno che non sia proibito dalla legge. Microsoft rifiuterà la richiesta a meno che non sia legalmente tenuto a farlo. Se la richiesta è valida, Microsoft tenterà di reindirizzare la terza parte a richiedere i dati direttamente al cliente.Upon receipt of any other third-party request for Customer Data or Support Data, Microsoft will promptly notify Customer unless prohibited by law. Microsoft will reject the request unless required by law to comply. If the request is valid, Microsoft will attempt to redirect the third party to request the data directly from the customer.
Diritti dell’interessato del trattamento dei datiData subject rights Quando opera come responsabile del trattamento, Microsoft mette a disposizione dei clienti (i titolari del trattamento dei dati) i dati personali dei suoi interessati e la capacità di soddisfare le richieste degli interessati quando questi esercitano i propri diritti ai sensi del GDPR. Lo facciamo in modo coerente con la funzionalità del prodotto e con il nostro ruolo di responsabile del trattamento. Se riceviamo una richiesta da parte degli interessati di un cliente per l'esercizio di uno o più dei suoi diritti ai sensi del GDPR, reindirizziamo tale interessato a presentare la richiesta direttamente al titolare del trattamento dei dati. When operating as a processor, Microsoft makes available to customers (data controllers) the personal data of its data subjects and the ability to fulfill data subject requests when they exercise their rights under the GDPR. We do so in a manner consistent with the functionality of the product and our role as a processor.  If we receive a request from the customer’s data subjects to exercise one or more of its rights under the GDPR, we redirect the data subject to make its request directly to the data controller.

La Guida per le richieste degli interessati del trattamento dei dati in Office 365 fornisce una descrizione per il titolare del trattamento dei dati su come promuovere i diritti degli interessati del trattamento dei dati utilizzando le funzionalità di Office 365.The Office 365 Data Subject Requests Guide provides a description to the data controller on how to support data subject rights using the capabilities in Office 365.
Una valutazione della necessità e proporzionalità delle operazioni di trattamento in relazione agli scopiAn assessment of the necessity and proportionality of the processing operations in relation to the purposes Tale valutazione dipenderà dalle esigenze del titolare del trattamento e dalle finalità dell'elaborazione.Such an assessment will depend on the controller’s needs and purposes of processing.

Per quanto riguarda il trattamento eseguito da Microsoft, tale trattamento è necessario e proporzionale allo scopo di fornire i servizi al titolare del trattamento.With regard to the processing carried out by Microsoft, such processing is necessary and proportional for the purpose of providing the services to the data controller.
Una valutazione dei rischi per i diritti e le libertà del soggetto dei datiAn assessment of the risks to the rights and freedoms of data subjects I rischi principali per i diritti e le libertà degli interessati derivanti dall'uso di Office 365 dipenderanno da come e in quale contesto il titolare del trattamento dei dati lo implementa, configura e utilizza.The key risks to the rights and freedoms of data subjects from the use of Office 365 will be a function of how and in what context the data controller implements, configures, and uses it.

Tuttavia, come per gli altri servizi, i dati personali trattenuti nel servizio potrebbero essere a rischio di accesso non autorizzato o divulgazione involontaria. Le misure adottate da Microsoft per affrontare tali rischi sono illustrate di seguito.However, as with any service, personal data held in the service may be at risk of unauthorized access or inadvertent disclosure. Measures Microsoft takes to address such risks are discussed below.
Le misure previste per affrontare i rischi, comprese le misure di sicurezza e i meccanismi per garantire la protezione dei dati personali e per dimostrare la conformità al GDPR, tenendo conto dei diritti e degli interessi legittimi dell'interessato e di altre personeThe measures envisaged to address the risks, including safeguards, security measures, and mechanisms to ensure the protection of personal data and to demonstrate compliance with the GDPR taking into account the rights and legitimate interests of data subjects and other persons concerned Microsoft si impegna a proteggere la sicurezza delle informazioni del cliente.Microsoft is committed to helping protect the security of Customer’s information. In conformità alle disposizioni dell'articolo 32 del GDPR, Microsoft ha implementato, manterrà e seguirà le misure tecniche e organizzative appropriate volte a proteggere i dati dei clienti e i dati di supporto da accessi accidentali, non autorizzati o illegali, divulgazione, alterazione, perdita o distruzione.In compliance with the provisions of Article 32 of the GDPR, Microsoft has implemented and will maintain and follow appropriate technical and organizational measures intended to protect Customer Data and Support Data against accidental, unauthorized, or unlawful access, disclosure, alteration, loss, or destruction.

Inoltre, Microsoft rispetta tutti gli altri obblighi RGPD che si applicano ai responsabili del trattamento dei dati, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le valutazioni di impatto sulla protezione dei dati e il mantenimento dei record.Further, Microsoft complies with all other GDPR obligations that apply to data processors, including but not limited to, data protection impact assessments and record keeping.

Ulteriori informazioniLearn more