Gestire gli argomenti su larga scala in Argomenti

Quando si indicizzare i siti di SharePoint o l'intera organizzazione per Gli argomenti, potrebbero essere generati molti argomenti. In questo caso e vengono visualizzati migliaia di argomenti suggeriti nella pagina Gestisci argomenti , può essere difficile sapere da dove iniziare. Questo articolo descrive in che modo Topics consente di ottimizzare gli argomenti e le informazioni visualizzati agli utenti che cercano informazioni, anche in organizzazioni di grandi dimensioni con un numero elevato di argomenti.

In primo luogo, un promemoria delle quattro fasi per gli argomenti:

• Consigliati: un argomento è stato identificato dall'IA e ha risorse di supporto, connessioni e proprietà sufficienti. Sono contrassegnati come argomento suggerito nell'interfaccia utente.

• Confermato: argomento che è stato individuato dall'IA ed è stato convalidato. La convalida degli argomenti si verifica quando:

  • Un knowledge manager conferma un argomento. Un knowledge manager conferma un argomento nella pagina Gestisci argomenti .

  • Più utenti confermano un argomento. Deve essere presente una rete di due voti positivi ricevuti dagli utenti che hanno votato usando il meccanismo di feedback nella scheda dell'argomento. Ad esempio, se un utente ha votato positivo e un utente ha votato negativo per un argomento specifico, sono comunque necessari altri due voti positivi per la conferma dell'argomento.

• Pubblicato: argomento curato. Sono state apportate modifiche manuali per migliorarne la qualità o sono state create da un utente.

• Rimosso: argomento che è stato rifiutato e che non sarà più visibile ai visualizzatori. Un argomento può essere rimosso in qualsiasi stato (suggerito, confermato o pubblicato). La rimozione dell'argomento si verifica quando:

  • Un knowledge manager rimuove un argomento. Un knowledge manager rimuove un argomento nella pagina Gestisci argomenti .

  • Più utenti hanno espresso voti negativi usando il meccanismo di feedback nella scheda dell'argomento. Per rimuovere un argomento, deve essere presente una rete di due voti negativi ricevuti dagli utenti. Ad esempio, se un utente ha votato negativo e un utente ha votato positivo per un argomento specifico, sono comunque necessari altri due voti negativi per rimuovere l'argomento.

  Quando un argomento pubblicato viene rimosso, la pagina con i dettagli curati dovrà essere eliminata manualmente tramite la raccolta pagine del centro argomenti.

Ruolo di Knowledge Manager

Quando si configura Topics, si aggiungerà un gruppo di utenti a cui vengono concesse le autorizzazioni per visualizzare la pagina Gestisci argomenti nel centro argomenti. Verrà visualizzato solo per gli utenti che detengono il ruolo di cura primaria per gli argomenti. Avranno accesso ai dati relativi agli argomenti e potranno visualizzare gli elenchi di tutti gli argomenti a cui hanno accesso per la revisione e la cura.

I dipendenti in questo ruolo devono avere autorizzazioni generali per visualizzare un'ampia gamma di argomenti. In alternativa, se le autorizzazioni sono segmentate, è possibile selezionare un gruppo di utenti che rappresentano aree diverse dell'azienda e possono occuparsi delle proprie aree.

Quando si esaminano per la prima volta gli argomenti nel centro argomenti, gli argomenti suggeriti sono puramente definiti dall'intelligenza artificiale. I responsabili delle conoscenze potrebbero voler esaminare ognuno prima di distribuire Argomenti a un'ampia community di utenti. Quando si lavora su larga scala, questo approccio è raramente pratico a causa delle migliaia di argomenti.

L'approccio consigliato consiste nel trovare un equilibrio tra gli argomenti più pertinenti o importanti per il set iniziale di utenti e concentrarsi sulla cura di tali argomenti prima dell'implementazione di Argomenti. Iniziare a raccogliere feedback dagli utenti e consentire al crowdsourcing di determinare i modelli di utilizzo e contributo degli utenti per informare le strategie suggerite in questo articolo.

È importante riconoscere che il sistema identificherà e mostrerà a tutti gli utenti argomenti pubblicati sia suggeriti dall'intelligenza artificiale che curati dall'uomo. Tuttavia, questo non significa che ogni argomento suggerito verrà visualizzato a tutti gli utenti finali. Le impostazioni di sicurezza in vigore mostreranno solo gli argomenti a cui ogni dipendente può accedere in base alle autorizzazioni impostate sul contenuto stesso.

In qualità di knowledge manager con autorizzazioni per visualizzare la pagina Gestisci argomenti , è possibile che venga visualizzato un numero molto maggiore di argomenti elencati a causa delle autorizzazioni con privilegi elevati, a seconda del ruolo nell'organizzazione e del livello di accesso. Si avrà anche accesso alle visualizzazioni che consentono di visualizzare gli argomenti elencati in un'unica posizione invece di accedervi usando le evidenziazioni o la ricerca.

Inoltre, è probabile che la maggior parte degli utenti vedrà una percentuale inferiore di argomenti e un set più ampio di argomenti che verranno visualizzati molto meno frequentemente a causa delle autorizzazioni. Di conseguenza, è consigliabile concentrare prima di tutto le attività di cura sugli argomenti più importanti per l'organizzazione e che sono i più probabili da vedere in modo più ampio.

Questo articolo illustra alcune strategie per la cura. Queste strategie potrebbero significare che gli argomenti meno frequenti o meno comuni potrebbero non essere completamente curati dai responsabili della conoscenza. Tuttavia, questi argomenti suggeriti rimangono utili e possono fornire informazioni dettagliate o un puntatore a una persona, che può risparmiare ore di ricerca di un punto di partenza per un dipendente. Consentire aggiornamenti crowdsourced agli argomenti è vantaggioso e offre più contenuti e copertura per gli argomenti meno comuni.

Questo articolo fornisce alcune linee guida e procedure consigliate per affrontare la gestione e la cura degli argomenti.

Informazioni sugli argomenti suggeriti

Quando gli argomenti vengono individuati dall'intelligenza artificiale, vengono contrassegnati come argomento suggerito, sia nella pagina Gestisci argomenti che nelle schede degli argomenti presentate agli utenti. Qualsiasi argomento che non è stato contrassegnato come rimosso verrà visualizzato agli utenti, inclusi gli argomenti confermati, pubblicati e suggeriti. Gli argomenti in tutti e tre gli stati sono disponibili per gli utenti finali.

All'interno di una scheda o di una pagina dell'argomento vengono usati vari segnali per mostrare come l'intelligenza artificiale ha generato le informazioni. Il sistema usa un'ampia gamma di prove per aggiungere le risorse, principalmente tramite il contenuto stesso.

• Le etichette mostrano che un argomento è stato suggerito e che è stato individuato da Topics.

  

• Informazioni sugli stati della scheda da cui proviene una definizione specificandone l'origine.

• Le persone suggerite derivano dall'aggregazione di persone che hanno scritto o modificato documenti con l'evidenza dell'argomento. Se una persona scrive un documento con un nome di argomento nel titolo e tale documento ha molte visualizzazioni, potrebbe essere necessario un solo documento per stabilire la persona come correlata. Tuttavia, in molti casi più prove sono migliori e le persone elencate hanno lavorato su più documenti.

  

• Per i file e le pagine visualizzate, il sistema identifica quante volte l'argomento è stato menzionato nel documento, ma l'argomento deve essere menzionato anche in un contesto specifico che identifica il riferimento all'argomento di tipo specifico (ad esempio progetto o team). Questo è ciò che conta come prova per l'IA. Il sistema considera anche l'occorrenza di un nome di argomento nei titoli di documenti, tipi di documenti e altre funzionalità di analisi (ad esempio le visualizzazioni).

  

  

  

Questi attributi dimostrano che il contenuto è stato aggiunto dall'intelligenza artificiale e come l'IA ha fatto questa determinazione.

Comunicazione

Quando comunichi agli utenti sugli argomenti, è importante chiarire la differenza tra gli argomenti suggeriti dall'IA e i contenuti e i relativi equivalenti curati.

In qualità di lettore, è consigliabile visualizzare gli argomenti suggeriti con un occhio più critico. Non devono essere percepiti come fonti autorevoli di verità organizzativa. Si tratta piuttosto di uno strumento di ricerca del modo per accedere a conoscenze tacite presentate tramite il contenuto a cui si ha accesso. L'IA ha scoperto l'argomento e ha prove sufficienti per mostrarlo all'utente, ma il suo valore non è stato confermato da una persona.

Controlli crowdsourced

Gli argomenti suggeriti possono essere migliorati curando la pagina e tramite feedback crowdsourced sull'argomento.

Quando gli utenti interagiscono con un argomento suggerito, potrebbe essere visualizzata una semplice domanda nell'interfaccia utente. Ad esempio: questo argomento è rilevante per la pagina?Questa persona è rilevante per l'argomento?Questa definizione è stata accurata? Usando il feedback a tali domande, l'accuratezza degli argomenti può aumentare senza la necessità di un individuo denominato per curare la pagina.

La home page di un centro argomenti è un'altra posizione in cui viene raccolto il feedback sugli argomenti suggeriti. Nel centro argomenti, un utente può visualizzare gli argomenti a cui è stato associato e ha la possibilità di confermare l'associazione o di rimuoverla.

Quando si consente un ampio crowdsourcing di argomenti, è necessario considerare i fattori seguenti:

• Gli utenti visualizzeranno l'opzione Modifica nelle pagine degli argomenti e potranno modificare le pagine nella stessa esperienza di altre pagine moderne di SharePoint.

• Alcune web part Argomento suggerito non possono essere rimosse. Il nome dell'argomento, i nomi alternativi, la definizione, le persone suggerite e le risorse suggerite non possono essere rimossi.

• Può essere necessario del tempo prima che un argomento suggerito o confermato pubblicato venga spostato nell'elenco Pubblicato nella pagina Gestisci argomenti .

  • Il tempo stimato per la visualizzazione di un argomento in ricerca, evidenziazioni, hashtag o annotazioni è di 2 ore.

  • Il tempo stimato per la visualizzazione di un argomento nell'elenco Pubblicato nella pagina Argomenti gestiti non supera le 24 ore nella maggior parte dei casi. Dovrebbero essere visualizzati entro 2 ore, ma poiché è presente una sincronizzazione completa ogni 24 ore, l'attesa non deve superare le 24 ore.

• È possibile che un utente lasci un argomento pubblicato in uno stato di estrazione o modifica. Un knowledge manager può visualizzarli nella raccolta pagine del Centro argomenti e può ignorare le modifiche dell'utente per ripubblicare l'argomento o contattare l'utente per richiedere che archivi l'argomento.

La visibilità e il contenuto degli argomenti si basano sulle autorizzazioni di un utente

Quando si esamina l'elenco degli argomenti suggeriti come knowledge manager, tenere presente che il contenuto di un argomento suggerito sarà in modo dinamico in base alle autorizzazioni. Il contenuto suggerito e le persone visualizzate potrebbero non essere uguali a quelle presentate a un utente o a un altro responsabile delle conoscenze.

In base alle autorizzazioni per visualizzare il contenuto associato a un argomento, ogni utente potrebbe visualizzare un set diverso di risorse suggerite, persone, nomi alternativi e definizione.

Assegnare priorità agli argomenti per la cura

È possibile usare le strategie seguenti per identificare gli argomenti che sono probabilmente importanti e che sono quindi buoni candidati per la cura.

Tassonomie

L'uso di tassonomie esistenti può fornire un elenco di argomenti che probabilmente saranno importanti per gli utenti. Ad esempio, questi potrebbero essere:

• Prodotti e servizi forniti dall'organizzazione

• Teams nell'organizzazione

• Progetti di alto profilo

Questo approccio potrebbe anche essere adottato a livello di reparto o funzionale, con esperti di materia che comprendano l'area dell'organizzazione. L'obiettivo non è fare in modo che rivedino una selezione o tutti gli argomenti. Piuttosto, portano le proprie competenze di dominio per guidare la cura selettiva.

Ricerca

I termini di ricerca comuni vengono spesso individuati come argomenti. Usando i report di query principali in Microsoft Search, è possibile identificare i termini di ricerca più frequenti nell'organizzazione. Se sono stati individuati argomenti per questi termini, sono buoni candidati per la cura. Questi argomenti possono essere presentati come schede di risposta in Microsoft Search.

Se attualmente si usano i segnalibri di Microsoft Search, valutare quale di questi può essere sostituito con un argomento. Una scheda di risposta segnalibro contiene un titolo, una descrizione e un URL. In alcuni casi, una scheda argomento potrebbe essere più utile per un utente e una scheda argomento mostra anche risorse e persone.

Nell'esperienza di ricerca dell'utente, quando un utente cerca un termine come viaggio, i risultati della ricerca vengono visualizzati nell'ordine di priorità seguente in Microsoft Search:

1. Argomenti pubblicati o confermati

2. Segnalibri

3. Argomenti suggeriti

Impressioni e punteggi degli argomenti

Il conteggio delle impressioni e i punteggi degli argomenti sono metriche importanti per comprendere il comportamento di un argomento. Il valore di queste metriche sarà limitato quando solo i responsabili delle conoscenze o i team IT hanno accesso agli argomenti. L'esposizione di argomenti a un gruppo pilota di utenti genererà dati più rappresentativi per queste misure.

È probabile che gli argomenti con un numero elevato di impressioni siano più frequentemente interagenti. I punteggi degli argomenti per questi argomenti daranno un'idea della ricchezza di tali argomenti. Gli argomenti con un numero elevato di impressioni e un punteggio basso sono obiettivi validi per la cura.

Termini chiave dell'architettura delle informazioni dei siti aziendali più grandi

I siti portale più grandi all'interno dell'organizzazione potrebbero aver investito tempo nell'organizzazione dell'architettura delle informazioni e nella navigazione del sito in aree di argomento chiave per le business unit, le linee di prodotto, i progetti principali e così via. La revisione di questi termini e l'identificazione e la cura degli argomenti relativi a questi termini possono aiutare gli utenti che cercano informazioni su queste aree.

Sfruttare le knowledge base interne o i siti wiki

Se l'organizzazione ha investito in knowledge base o siti wiki, questi possono fornire un elenco di argomenti da usare per le attività di cura iniziali. Se sono particolarmente grandi, selezionare gli argomenti più visualizzati o modificati come punto di partenza.