Governance FirstGovernance first

È sempre preferibile iniziare a passare a Microsoft 365 con una visione chiara:It is always best to start your move to Microsoft 365 with a clear vision:

  • Quali sono i principali obiettivi aziendali?What are your key business goals?

  • In che modo gli strumenti e le funzionalità forniscono valore all'intera organizzazione e ai singoli dipendenti?How will the tools and capabilities provide value to the organization as a whole and to individual employees?

  • Come si misura il successo?How will you measure success?

Un'istruzione di visione chiara fornisce indicazioni importanti per i compromessi di decisione inevitabili che è necessario apportare pensando al piano di governance.A clear vision statement provides critical guidance to the inevitable decision tradeoffs you will need to make in thinking about your governance plan. Il livello di formalità e la profondità a cui è necessario documentare il piano di governance devono essere allineati ai risultati che si desidera ottenere.The degree of formality and the depth to which you need to document the governance plan should align with the outcomes you want to achieve. La visione, quindi, fornisce un Framework sia per il contesto sia per gli investimenti nella governance.The vision, thus, provides a framework for both the context and investment in governance.

Microsoft 365 cloud crea nuovi paradigmi per le tecnologie che supportano l'azienda.The Microsoft 365 cloud creates new paradigms for technologies to support the business. Questi nuovi paradigmi cambiano il modo in cui queste tecnologie vengono adottate, gestite e governate.These new paradigms change the way these technologies are adopted, managed, and governed.

La governance di Microsoft 365 dovrebbe integrare i criteri esistenti che regolano gli ambienti locali.Microsoft 365 governance should complement existing policies that govern on-premises environments. Tuttavia, dal momento che il cloud consente nuove opportunità di supporto per l'azienda, è importante comprendere queste opportunità e riflettere su un approccio di governance che crea un equilibrio adeguato tra gli obiettivi dell'utente, i rischi aziendali e i requisiti di settore e normativi.But, since the cloud enables new opportunities to support the business, it is important to understand these opportunities and think about a governance approach that creates an appropriate balance between user goals, business risk, and industry and regulatory requirements.

Pensare alla governance significa innanzitutto iniziare il viaggio verso il cloud con alcune decisioni chiave per una migliore posizione per il successo globale.Thinking about governance first means starting your journey to the cloud with some key decisions to best position for overall success. Alcune di queste decisioni includono:Some of these decisions include:

Non vi è una risposta perfetta a queste domande: le risposte giuste sono quelle che comportano rischi e vantaggi per la propria organizzazione.There is no perfect answer to these questions – the right answers are the ones that balance risk and benefit for your organization.

Che cosa significa governance per Microsoft 365?What does governance mean for Microsoft 365?

La pianificazione della governance per Microsoft 365 è in grado di garantire la protezione delle risorse di informazioni critiche riducendo al minimo i rischi.Governance planning for Microsoft 365 is about making sure that you are protecting your critical information assets while minimizing risk. La governance include diverse aree chiave, ognuna delle quali deve essere pianificata, coordinata e adattata per adattarsi alle mutevoli esigenze organizzative e all'evoluzione della tecnologia.Governance includes several key areas, each of which needs to be planned, coordinated, and adapted to align with changing organizational needs and the evolution of the technology.

  • Sicurezza operativa : mantenere operativa la piattaforma, garantendo prestazioni.Operational Assurance – keeping the platform operational, ensuring performance. Si tratta principalmente di un'attività IT con la maggior parte del lavoro fornito da Microsoft.This is largely an IT task with most of the work provided by Microsoft.

  • Information Assurance : gestione del contenuto per tutto il ciclo di vita, trattamento delle informazioni come risorsa, tra cui la gestione dei record, la conformità e la sicurezza.Information Assurance – managing content throughout the life cycle, treating information as an asset including records management, compliance, and security. La sicurezza delle informazioni richiede la comprensione sia degli obiettivi aziendali che dei requisiti normativi.Information assurance requires an understanding of both business goals and regulatory requirements. Idealmente, si desidera utilizzare criteri automatici che impediscono agli utenti di commettere errori o avvisarli in scenari in cui è necessario prendere una decisione informata.Ideally, you want to use automated policies that prevent users from making mistakes or warn them in scenarios where they need to make an informed decision. Se non è possibile applicare i criteri, è necessario pianificare l'istruzione e la formazione.Where it is not possible to enforced by policy, you need to plan for education and training.

  • Garanzia dei risultati: i proprietari del sito o del team responsabili dello sterzo sono nella giusta direzione per raggiungere gli obiettivi aziendali.Outcomes Assurance – steering empowered site or team owners in the right direction to achieve business results. La garanzia dei risultati è in gran parte conforme agli autori del contenuto e ai proprietari di siti, gruppi e team, garantendo che sia disponibile una formazione adeguata per garantire che sappiano come effettuare scelte ottimali per ottenere risultati desiderati all'interno di procedure e standard organizzativi complessivi.Outcomes assurance is largely about providing guidance to content authors and site, group and team owners – ensuring that the appropriate training is available to ensure that they know how to make good choices to get desired outcomes within overall organizational standards and practices.

La pianificazione della governance dovrebbe essere la prima, ma la governance deve essere una cosa che è necessario rivisitare continuamente in un processo iterativo.Governance planning should come first, but governance needs to be something that you continuously re-visit in an iterative process. Quando i dati cambiano nel tempo, è consigliabile rivisitare le decisioni di governance per adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali e alla disponibilità delle funzionalità.As your data estate changes over time, you will want to revisit your governance decisions to adapt to changing business needs and feature availability. Potrebbe essere necessario un controllo maggiore per garantire la conformità.You may find that you need greater oversight to ensure conformance. Potrebbe essere necessario meno controllo per incoraggiare un'applicazione più creativa delle funzionalità di base.You may find that you need less oversight to encourage more creative application of core features. I ruoli e le responsabilità devono essere aggiornati in modo da riflettere le modifiche apportate alla soluzione o le modifiche apportate all'utilizzo di applicazioni diverse da parte degli utenti.You may find that roles and responsibilities need to be updated to reflect changes in the solution or changes in how users are using different applications.

Ad esempio, una delle principali funzionalità di Microsoft 365 è la capacità di collaborare facilmente con utenti e organizzazioni esterni.For example, one of the key empowering capabilities of Microsoft 365 is the ability to easily work collaboratively with external users and organizations. Alcune organizzazioni in alcuni settori scelgono di bloccare la condivisione esterna.Some organizations in some industries choose to block all external sharing. Altre consentono la condivisione esterna in scenari specifici o con organizzazioni specifiche.Others enable external sharing in specific scenarios or with specific organizations. Non esiste una decisione di governance corretta o sbagliata quando si tratta di condivisione esterna – e esistono diversi scenari in cui è possibile abilitare diverse impostazioni in Microsoft 365 per consentire la condivisione in alcuni casi e bloccarla in altri.There is no right or wrong governance decision when it comes to external sharing – and there are many different scenarios where you can enable different settings in Microsoft 365 to allow sharing in some cases and block it in others. Tuttavia, se si sta solo iniziando il viaggio da un ambiente locale al cloud, è importante considerare le decisioni relative alla condivisione esterna e comprendere i vantaggi e i rischi associati alle diverse opzioni disponibili.However, if you are just beginning your journey from an on-premises environment to the cloud, it is important to think about external sharing decisions and understand the benefits and risks associated with the different available options.

Perché pensare alla governance per primo?Why think about governance first?

L'investimento in Microsoft 365 è valido solo per il valore del contenuto e delle esperienze consentite, quindi il pensiero sulla governance all'inizio del percorso garantisce che non si bloccherà o si consenta troppo tempo prima di aver avuto la possibilità di comprendere e valutare le implicazioni di ogni decisione.Your investment in Microsoft 365 is only as good as the value of the content and experiences you enable – so thinking about governance at the start of your journey ensures that you will neither lock down or enable too much before you have had a chance to understand and evaluate the implications of each decision. Sono disponibili più "manopole e quadranti", che possono essere attivati nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e per singoli siti e team.There are multiple "knobs and dials" you can turn in the Microsoft 365 Admin Center and for individual sites and teams. Un piano di governance efficace è fondamentale per raggiungere gli obiettivi aziendali, ma la governance è relativa al bilanciamento dei rischi con i vantaggi.An effective governance plan is critical to achieve business goals – but governance is about balancing risk with benefits. Se si blocca tutto verso il basso, le persone troveranno un modo per aggirare le regole, se necessario, per ottenere il lavoro svolto.If we lock everything down, people will find a way to work around the rules if they need to do so to get work done.

Se si pensa alla governance, è possibile effettuare le seguenti operazioni:Thinking about governance first allows you to:

  • Bilancia rischi e vantaggi.Balance risks and benefits. La revisione accurata delle decisioni di governance nelle fasi iniziali della distribuzione consente alle organizzazioni di comprendere l'ambiente completo – business, normativo, legale, conformità – e pianificare una soluzione che ottimizzi tutti i risultati – bilanciare i rischi con i vantaggi – a volte accettando il rischio e altre volte, scegliendo di non accettare il rischio.Carefully reviewing governance decisions early in the deployment allows organizations to understand the complete environment – business, regulatory, legal, compliance – and plan a solution that optimizes for all outcomes – balancing risks with benefits – sometimes accepting the risk and other times, choosing not to accept the risk. Se si prendono decisioni informate in anticipo, si ottengono risultati migliori senza espansione e contenuto non gestito.If you make informed decisions up front, you get better outcomes without sprawl and unmanaged content.

  • Adattarsi alle diverse organizzazioni e ai diversi tipi di contenuto e scenari.Adapt to different organizations and different types of content and scenarios. Le decisioni di governance sono decisioni univoche per ogni organizzazione: una dimensione non è adatta a tutti.Governance decisions are unique decisions for each organization – one size does not fit all. Non solo ogni organizzazione ha esigenze di governance diverse, ma le decisioni di governance spesso non sono uguali per ogni tipo di contenuto in Microsoft 365.Not only does each organization have different governance needs, but governance decisions are often not the same for each type of content in Microsoft 365. Ad esempio, la governance per il contenuto del team può essere diversa dalla governance per il contenuto della rete Intranet e da singoli contenuti in OneDrive.For example, governance for team content may be different from governance for intranet content and from individual content in OneDrive.

  • Allinea alle priorità aziendali.Align to business priorities. Il tempo necessario per iniziare a pensare alla governance è quando si identificano le principali priorità aziendali per le soluzioni create in Microsoft 365.The time to start thinking about governance is when you are identifying the key business priorities for the solutions you build in Microsoft 365. Questi risultati aziendali determinano il contesto per la pianificazione della governance.These key business outcomes define the context for governance planning. Questo è importante perché gli obiettivi aziendali consentiranno di definire il tempo e l'energia necessari per investire nella governance.This is important because your business goals will help you define how much time and energy you need to invest in governance. Ad esempio, se il miglioramento dell'individuazione dei contenuti nell'organizzazione non è molto importante, è probabile che non sia necessario dedicare troppo tempo a concentrarsi sull'applicazione o sulla pianificazione di convenzioni di denominazione dei file.For example, if improving content discoverability across the organization is not very important, you probably do not need to spend too much time focused on enforcing or planning file naming conventions. Se, invece, si vuole contribuire a ridurre le istanze di più versioni dello stesso documento in vari archivi nell'organizzazione, le decisioni di governance avranno bisogno di processi e criteri e di formazione per garantire che gli autori del contenuto capiscano come assegnare un nome ai file e seguire le istruzioni "una copia di un documento" per assicurarsi che il contenuto venga pubblicato in una sola posizione.If, on the other hand, you want to help reduce instances of multiple versions of the same document in various repositories across the enterprise, then your governance decisions will need processes and policies and training to ensure that content authors understand how to name files and follow "one copy of a document" guidance to make sure content is posted in only one location. Significa inoltre che è necessario un processo per garantire che non si creino inutilmente più siti o team per lo stesso scopo.It also means that you need a process to ensure that you are not unnecessarily creating more than one site or team for the same purpose.

Come comunicarci sulla governance?How should we be communicating about governance?

Molte decisioni di governance possono essere implementate attivando o disattivando le funzionalità in Microsoft 365.Many governance decisions can be implemented by turning on or off features in Microsoft 365. Ciò può contribuire a applicare gli standard di governance, ma potrebbe non essere di aiuto per gli utenti dell'organizzazione a capire cosa è disponibile e perché (o perché no).That can help enforce your governance standards but it may not help the people in your organization understand what is available to them and why (or why not).

Tradizionalmente, i team di governance hanno creato documenti lunghi che delineano ogni decisione di governance.Traditionally, governance teams have created long documents outlining every governance decision. Purtroppo, quei documenti lunghi raramente sono stati letti, il che significa che i requisiti di governance che si basano sulle persone da applicare raramente sono stati elaborati.Unfortunately, those long documents rarely got read – which meant that governance requirements that rely on people to enforce rarely worked. Provare a evitare di creare documenti lunghi destinati a più gruppi di destinatari quando si pensa alla modalità di comunicazione delle decisioni di governance.Try to avoid creating long documents targeted to multiple audiences as you think about how to communicate your key governance decisions. Si pensi invece a queste alternative:Instead, think about these alternatives:

  • Incorporare le decisioni di governance direttamente nelle soluzioni create.Embed governance decisions directly in the solutions you create. Se si desidera garantire che le informazioni riservate siano protette in tutto Microsoft 365, implementare le etichette di riservatezza per assicurarsi che gli utenti non possano esporre accidentalmente le informazioni che non dovrebbero.If you want to ensure that sensitive information is protected throughout Microsoft 365, implement sensitivity labels to ensure that your users don't accidentally expose information that they shouldn't. Blocca le applicazioni in cui non è possibile fornire la protezione appropriata.Block the applications where you can't provide the appropriate protection. Per ulteriori informazioni, vedere etichette di riservatezza.Learn more about sensitivity labels.

  • Rafforzare l'allenamento.Reinforce with training. Adattare soluzioni quali i percorsi di apprendimento di microsoft 365 per garantire che le aspettative specifiche dell'organizzazione siano rinforzate con la formazione fornita da Microsoft.Adapt solutions such as Microsoft 365 learning pathways to ensure that your organization-specific expectations are reinforced with Microsoft-provided training.

  • Recapita come sito, non come documento.Deliver as a site, not a document. Creare il proprio centro di adozioni Microsoft 365 in un sito di comunicazione di SharePoint per garantire che gli autori di contenuto e i proprietari dei siti e dei team capiscano non solo "come" ma anche "come dovrebbe".Create your own Microsoft 365 Adoption Center in a SharePoint communication site to ensure that your content authors and site and team owners understand not just "how to" but also "how should." Creare pagine specifiche per l'argomento che affrontino scenari aziendali diversi per fornire indicazioni e procedure consigliate per sfruttare o abilitare diverse funzionalità di SharePoint e teams e altre applicazioni per ottenere risultati aziendali.Create topic-specific pages that address different business scenarios to provide both guidance and best practice to leverage or enable different capabilities in SharePoint and Teams and other applications to achieve business outcomes.

Quali sono i fattori chiave di successo?What are the key success factors?

Includere questi fattori chiave di successo per garantire una corretta pianificazione della governance per Microsoft 365.Incorporate these key success factors to ensure successful governance planning for Microsoft 365.

Identificare il team di base per la governanceIdentify your governance core team

La governance è uno sport di squadra.Governance is a team sport. Assicurarsi che il team di pianificazione del sistema di governance di base includa i rappresentanti sia dell'azienda che dell'IT.Make sure that your core governance planning team includes representatives from both business and IT. È probabile che il team debba riunirsi più frequentemente all'inizio dell'implementazione e quindi periodicamente per esaminare nuove funzionalità e nuove aspettative aziendali.Your team will likely need to meet more frequently in the beginning of your rollout and then periodically to review new capabilities and new business expectations.

Lavorare con le decisioni chiave di governance – ma non tentare di prendere subito ogni decisione.Work through the key governance decisions – but don't try to make every decision at once. Prendere le decisioni critiche sul provisioning e la denominazione e l'accesso esterno e quindi utilizzare le decisioni restanti.Make the critical decisions about provisioning and naming and external access and then work through the remaining decisions.

Oltre alla condivisione esterna, descritta in precedenza, un'altra decisione chiave per ogni organizzazione è il modo in cui eseguire il provisioning di siti e gruppi.In addition to external sharing, discussed earlier, another key decision for every organization is how to provision sites and groups. Ad esempio, si consideri quanto segue:For example, consider the following:

  • Poiché è molto semplice per gli utenti creare gruppi di Microsoft 365, è possibile aprire la creazione di gruppi in modo che non venga sommerso dalle richieste di crearle per conto di altre persone.Because it is so easy for users to create Microsoft 365 groups, you may want to open group creation so that IT is not inundated with requests to create them on behalf of other people. Per evitare l'espansione del gruppo, è possibile creare un flusso di lavoro personalizzato che invii un messaggio di posta elettronica con la governance, la formazione e altre informazioni ai creatori di gruppi subito dopo la creazione del gruppo.To avoid "group sprawl," you could create a custom workflow that sends an email with governance, training, and other information to group creators soon after the group is created. (Ad esempio, "hai appena creato un sito/team, community, ecc.--Ecco le tue responsabilità e i collegamenti alla formazione...") D'altra parte, a seconda dell'azienda, tuttavia, potrebbe essere necessario controllare chi ha la possibilità di creare gruppi.(For example, "You just created a site/team, community, etc. -- here are your responsibilities and links to training...") On the other hand, depending on your business, however, you might want to control who has the ability to create groups.

  • Se si desidera controllare il modo in cui vengono creati i siti di SharePoint, è possibile nascondere il collegamento Crea sito nella pagina iniziale di SharePoint.If you want to control how SharePoint sites are created, you can hide the Create site link on the SharePoint start page. Creare un modulo personalizzato o creare una struttura di sito personalizzata e uno script del sito per automatizzare il provisioning di nuovi siti di SharePoint moderni utilizzando una Structure di sito predefinita che può includere collegamenti alla governance e alle procedure consigliate per la formazione.Create a custom form, or create a custom site design and site script to automate provisioning new modern SharePoint sites using a pre-defined site structure that can include links to your governance and training best practices.

Allineare le decisioni agli obiettivi aziendaliAlign decisions to business goals

Gli obiettivi di esito aziendale devono essere il driver principale per le decisioni di governance:Business outcome goals should be the primary driver for your governance decisions:

  • Comprendere i requisiti normativi che influiscono sull'organizzazione.Understand the regulatory requirements that affect your organization. Alcune delle decisioni chiave e i requisiti di implementazione potrebbero dover essere allineati all'ambiente in cui si opera.Some of your key decisions and implementation requirements may need to be aligned to the environment in which you operate.

  • Cerca di non essere intrappolato in "è quello che abbiamo sempre combinato".Try not to be trapped in "It's what we've always done." Il cloud e la crescente globalizzazione di molte organizzazioni introduce nuove opportunità.The cloud and increasing globalization of many organizations introduces new opportunities. Presupposti per la sfida se non vengono allineati agli obiettivi aziendali.Challenge assumptions if they do not align with business goals. È possibile rilassare le regole per alcuni scenari o per alcune persone?Can you relax the rules for some scenarios or for some people? È possibile ottenere lo stesso risultato aziendale utilizzando le caratteristiche di Microsoft 365 invece di bloccare completamente un'attività?Can you get the same business outcome using the features of Microsoft 365 rather than blocking an activity entirely?

  • Se si blocca tutto verso il basso, le persone troveranno un work-around.If you lock everything down, people will find a work-around. Provare a comprendere gli scenari aziendali chiave che gli utenti desiderano abilitare e fornire linee guida e formazione in base alle esigenze.Try to understand the key business scenarios your users want to enable and provide guidelines and training as appropriate.

  • Si consideri l'integrazione delle attività per esaminare i siti e le attività principali per assicurarsi che i proprietari del sito e del team stiano seguendo le indicazioni sulla governance.Consider incorporating activities to review key sites and activities to make sure that site and team owners are following your governance guidance.

Definire ruoli e responsabilitàDefine roles and responsibilities

Oltre al team di governance, esistono diversi altri ruoli o team principali che è necessario considerare come posizione per il successo con Microsoft 365.In addition to your governance team, there are several other key roles or teams that you will want to think about to position for success with Microsoft 365. Alcuni ruoli possono essere combinati o riempiti dalla stessa persona e altri potrebbero non essere adatti per tutte le organizzazioni.Some roles may be combined or filled by the same person and others may not be appropriate for all organizations. La maggior parte delle organizzazioni ha un sponsor esecutivo per Microsoft 365 nell'insieme e alcuni hanno anche un comitato direttivo o un team per Microsoft 365 come un intero o solo per la rete Intranet.Most organizations have an Executive Sponsor for Microsoft 365 as a whole and some also have a Steering Committee or team either for Microsoft 365 as a whole or just for the intranet. Per ulteriori informazioni, vedere le autorizzazioni e i ruoli di amministratore completi disponibili in Microsoft 365.Learn more about the comprehensive admin roles and permissions available in Microsoft 365.

Rivisitare le modifiche apportate alle aziende e alla tecnologiaRevisit as business and technology changes

La governance per Microsoft 365 non è "una volta e completata".Governance for Microsoft 365 is not "once and done." Avere un piano per rimanere in cima a ciò che cambia in Microsoft 365 e adattare le linee guida di governance, se necessario.Have a plan to stay on top of what is changing in Microsoft 365 and adapt your governance guidelines if needed. (Questo è un motivo importante per cui la creazione di un documento di governance lungo non è una buona idea.(This is an important reason why creating a long governance document is not a good idea. Le aziende e le tecnologie cambiano.Businesses and technologies change. L'aggiornamento di una pagina Web è semplice.Updating a web page is easy. L'aggiornamento e la distribuzione di un documento è molto più difficile.Updating and re-distributing a document is much harder.)

Una strategia per la comunicazione dei criteri di governance e linee guidaHave a strategy for communicating governance policies and guidelines

Infine, il successo degli sforzi di pianificazione della governance dipende da quanto bene hai comunicato le aspettative ai membri dell'organizzazione.Ultimately, the success of your governance planning efforts depends on how well you have communicated expectations to the members of your organization. Oltre ai suggerimenti descritti in precedenza, prendere in considerazione quanto segue:In addition to the suggestions described earlier, consider the following:

  • È possibile incorporare "come dovrebbe" con il proprio "How to" Training?Can you incorporate "how should" with your "how to" training? In altre parole, è possibile creare un "centro risorse per gli utenti" per Microsoft 365, in cui è possibile fornire risorse e formazione per contribuire a fornire indicazioni e formazione che consentano agli utenti di adottare efficacemente Microsoft 365?In other words, can you create a "user resource center" for Microsoft 365 where you can provide resources and training to help provide guidance and training that will help users adopt Microsoft 365 effectively? Il miglior contenuto di governance fornisce indicazioni che consentono a tutti gli utenti di adottare e ottenere il massimo valore da Microsoft 365.The best governance content provides guidance that helps all users adopt and get the most value from Microsoft 365.

  • È necessario creare una certificazione e una nuova certificazione per i proprietari di siti e team?Should you create a certification and re-certification for site and team owners?

  • È possibile creare un programma Microsoft 365 Champions per la propria organizzazione?Can you create a Microsoft 365 Champions program for your organization? Inoltre, prendere in considerazione la possibilità di partecipare al programma Microsoft 365 Champions in tutto il mondo per ottenere idee e approcci per il proprio programma di Champions e per connettersi con persone con la stessa mentalità e i leader del pensiero all'interno e all'ambiente di Microsoft.In addition, consider joining the worldwide Microsoft 365 champions program to get ideas and approaches for your own champions program and to connect with like-minded people and thought leaders from within and around Microsoft.

Governance nel Framework di adozione del cloud Microsoft per AzureGovernance in the Microsoft Cloud Adoption Framework for Azure

Panoramica sulla governance di SharePointSharePoint governance overview

Pianificare la governance dell'organizzazione e del ciclo di vita per i serviziPlan organization and lifecycle governance for groups services