Guida all'adozione da parte degli utentiUser adoption guide

Queste informazioni sono destinate agli amministratori di Microsoft Search, ai responsabili della gestione delle modifiche e ai proprietari di aziende.This information is intended for Microsoft Search admins, change management leaders, and business owners.

Per eseguire il rollforward e garantire la corretta adozione di Microsoft Search nell'organizzazione, è consigliabile questo processo in quattro fasi.To roll out and ensure the successful adoption of Microsoft Search across your organization, we recommend this four-stage process.

Passaggio 1: parti interessateStage 1: Stakeholders

Per garantire un'implementazione senza problemi e aumentare l'adozione da parte degli utenti di Microsoft Search, identificare gli utenti che possono contribuire al supporto e alla guida del processo.To ensure a seamless rollout and increase user adoption of Microsoft Search, identify people who can help support and drive the process.

Nella tabella viene illustrata la gerarchia del team e ciò che ogni persona contribuisce.The table shows the team hierarchy and what each person contributes.

Ruoli e responsabilità del team di adozione degli utentiUser adoption team roles and responsibilities

RuoloRole ResponsabilitàResponsibilities DepartmentDepartment
Sponsor esecutivoExecutive sponsor
Comprendere la visione di alto livello e il valore di Microsoft Search per la propria organizzazione.Understand the high-level vision and value of Microsoft Search for your organization.
Fornire supporto per la leadership al team IT/Business.Provide leadership support to IT/business team.
Allocare le risorse.Allocate resources.
Comunicare direttamente con i dipendenti.Communicate directly with employees.
Leadership esecutivaExecutive leadership
Proprietario dell'aziendaBusiness owner
Identificare gli scenari di prodotti e utenti.Identify product and user scenarios.
Determinare la metrica di esito positivo per i reparti e l'organizzazione.Determine success metrics for departments and the organization.
QualsiasiAny
Modifica del team di gestioneChange management team
Verificare che il valore del prodotto sia facile da comprendere.Ensure product value is easy to understand.
Creare un piano per il roll-out.Create a plan for the roll out.
ITIT
PromotoriChampions
Evangelizzare il prodotto in gruppi e coetanei.Evangelize the product to peers and teams.
Qualsiasi (personale)Any (staff)
Amministratore ricercaSearch administrator
Identificare i membri del team di base dell'adozione degli utenti.Identify user adoption core team members.
Amministrare la ricerca di Microsoft, tra cui l'aspetto dell'esperienza e la gestione continua.Administrate Microsoft Search, including look and feel of the experience and ongoing management.
Guidare le discussioni per mostrare il valore di Microsoft Search.Drive discussions to show the value of Microsoft Search.
ITIT
EditorsEditors
Creare contenuto nell'interfaccia di Amministrazionedi Microsoft 365.Create content in the Microsoft 365 admin center.
IT/anyIT/Any

Passaggio 2: scenariStage 2: Scenarios

Per garantire l'adozione da parte dell'utente, è importante determinare e definire scenari per gli utenti finali.To ensure user adoption, it's critical to determine and define end-user scenarios. Questi dovrebbero includere esempi concreti del modo in cui gli utenti possono utilizzare Microsoft Search per trovare le informazioni necessarie, rispondere alle domande e completare le attività più velocemente.These should include real-world examples of how people can use Microsoft Search to find the information they need, answer questions, and complete tasks faster. Per misurare l'esito positivo dell'implementazione e dell'adozione dell'utente, è importante determinare anche le metriche che verranno utilizzate prima di iniziare.In order to measure the success of your roll out and user adoption, it's also important to determine the metrics you'll use before you begin.

Comprendere cosa è necessario e come gli utenti desideranoUnderstand what your users need and want

Quando si tratta di trovare informazioni e ottenere risposte, conoscere le esigenze dell'utente e i punti di dolore è la chiave.When it comes to finding information and getting answers, knowing your user's needs and pain points is key. È possibile utilizzare metodi quantitativi, come i dati provenienti da Office 365 e l'utilizzo della ricerca di SharePoint , o metodi qualitativi, ad esempio i sondaggi e i gruppi di Focus utente per ottenere questi dati.You can use quantitative methods, like data from Office 365 and SharePoint search usage, or qualitative methods, like surveys and user focus groups to get this data. Ciò consentirà di determinare quando, dove e come Microsoft Search può fornire valore.This will help you determine when, where, and how Microsoft Search can provide value.

Per diversi ruoli e team nell'organizzazione, prendere in considerazione quanto segue:For various roles and teams across your organization, consider:

  • Punti di dolore per gli utenti esistenti durante la ricerca di informazioni.Existing user pain points when searching for information.

  • App, strumenti, siti e altre fonti di informazioni di uso frequente.Frequently used apps, tools, sites, and other information sources.

  • Che cosa gli utenti desiderano vedere quando si tratta di cercare informazioni.What users would like to see when it comes to searching for information.

  • Modalità di applicazione dei vantaggi di Microsoft Search all'organizzazione.How the benefits of Microsoft Search apply to your organization. Per ulteriori informazioni, vedere Panoramica di Microsoft Search.For more information, see Microsoft Search Overview.

Scegliere gli scenari utente che avranno il maggiore impatto positivo per gli utenti.Choose the user scenarios that will have the biggest positive impact for your users.

Identificare le metriche di esito positivoIdentify success metrics

Per aiutarti a soddisfare gli obiettivi di roll-out e mostrare un impatto positivo per la tua organizzazione, è importante determinare le metriche di successo principali prima di iniziare.To help you meet your roll-out goals and show a positive impact for your organization, it's critical to determine your key success metrics before you start. Mantenere i propri obiettivi semplici e misurabili e valutare le prestazioni in maniera regolare, in modo da poter rispondere rapidamente, se necessario.Keep your goals simple and measurable, and assess performance on a regular basis, so you can respond quickly if needed.

  1. Gestione delle modifiche: Determinare in che modo si misurerà la consapevolezza di Microsoft Search e il successo delle comunicazioni.Change management: Determine how you'll measure awareness of Microsoft Search and the success of communications about it.

  2. Utilizzo: È possibile utilizzare i dati del dashboard Insights, compresi gli utenti attivi giornalieri e mensili (DAU e MAU), i tipi di contenuto che stanno ottenendo la maggior parte delle visualizzazioni e le parole chiave di ricerca principali per misurare l'utilizzo nel tempo.Usage: You can leverage data from your Insights Dashboard including daily and monthly active users (DAU and MAU), the content types that are getting the most views, and top search keywords to measure usage over time. Per ulteriori informazioni, vedere report del dashboard Insights di Microsoft Search.For more information, see Microsoft Search Insights dashboard reports.

  3. Soddisfazione degli utenti: Utilizzare i dati raccolti da sondaggi e gruppi di attenzione per determinare la linea di base.User satisfaction: Use the data you gathered from surveys and user focus groups to determine your baseline. NET Satisfaction (NSAT) e Net Promoter scores (NPS) può anche fornire misure utili.Net satisfaction (NSAT) and Net Promoter Scores (NPS) can also provide helpful measurements. Indipendentemente dal metodo utilizzato, mantenerlo coerente, in modo da poter visualizzare l'impatto nel tempo.Regardless of the method you use, keep it consistent, so you can see impact over time.

  4. Altre misure: Utilizzare i dati cronologici e/o correnti per le richieste di supporto e la quantità di tempo necessario per la ricerca.Other measurements: Use historical and/or current data for support requests and the amount of time spent searching.

Fase 3: preparazioneStage 3: Readiness

Investire tempo per prepararsi per l'implementazione di Microsoft Search provocherà un impatto positivo per la propria organizzazione.Investing time in preparing for your Microsoft Search rollout will result in a positive impact for your organization. Microsoft fornisce un Kit di adozione che contiene un modello di posta elettronica di annuncio, Lightweight, contenuto visivo creato per la condivisione sui siti di comunicazione interna e una presentazione di formazione.Microsoft provides an Adoption Kit that contains an announcement email template, lightweight, visual content created for sharing on your internal communication sites, and a training presentation. È disponibile anche un Centro risorse di Microsoft Search in cui è possibile trovare altre risorse di formazione e adozione progettate per contribuire a rendere l'implementazione di Microsoft Search di successo.There's also a Microsoft Search Resource Center where you can find other training and adoption resources designed to help make your Microsoft Search rollout a successful one.

Preparazione del contenuto e del prodottoProduct and content readiness

Gli amministratori influiscono direttamente sull'esperienza di ricerca per gli utenti finali e determinano la modalità di ricerca dell'organizzazione da parte di Microsoft Search.Administrators directly influence the search experience for end users and determine how Microsoft Search looks for the organization. ad esempio scegliendo i tipi di risultati che gli utenti possono visualizzare.This includes choosing the types of results you want to surface to your users. Questi risultati possono includere collegamenti, noti anche come segnalibri, a documenti, siti, utenti, gruppi, posizioni, conversazioni e altre risorse sul posto di lavoro.These results can include links—also known as bookmarks—to documents, sites, people, groups, locations, conversations, and other workplace resources.

Per ulteriori informazioni, vedere configurare Microsoft Search.For more information, see Set up Microsoft Search.

Gli editor sono esperti in materia che consentono di gestire i segnalibri e Q&come all'interno delle aree di competenza.Editors are subject matter experts who help manage bookmarks and Q&As within their areas of expertise. Gli editor devono creare contenuto che affronti gli scenari degli utenti precedentemente identificati.Editors should create content that addresses the user scenarios that you identified earlier.

Per ulteriori informazioni, vedere pianificare il contenuto.For more information, see Plan your content.

AccessoSigning in

Gli utenti di Microsoft Search devono accedere a Bing con un account aziendale o dell'Istituto di istruzione.Microsoft Search users must sign in to Bing with a work or school account. Per rendere l'accesso il più semplice possibile per gli utenti:To make signing in as seamless as possible for your users:

Bozze di comunicazioneDraft communications

Utilizzare gli scenari del mondo reale per informare gli utenti sulla ricerca di Microsoft e su come aiutarli a risparmiare tempo.Use your real-world scenarios to tell users about Microsoft Search and how it will help them save time. Il team di gestione delle modifiche può contribuire alla creazione di una strategia di implementazione e alla preparazione di garanzie e campagne per la preparazione degli utenti finali.Your change management team can help create a rollout strategy and prepare collateral and campaigns for end-user readiness.

Iniziare a pianificare le comunicazioni e gli eventi per l'organizzazione:Begin planning communications and events for your organization:

  • Inserire striscioni, manifesti o volantini in posizioni prominenti.Place banners, posters, or leaflets in prominent locations.

  • Demo o cabine di prodotti in-person.In-person product demos or booths.

  • Eventi online per team locali e remoti.Online events for local and remote teams.

  • Fare in modo che il proprio sponsor esecutivo abbia ospitato una riunione del Municipio o invii un messaggio di posta elettronica.Have your executive sponsor host a town hall meeting or send an announcement email.

  • Condividere la documentazione self-help sull'utilizzo di Microsoft Search.Share self-help documentation about using Microsoft Search.

Tutte le comunicazioni devono informare gli utenti su come possono accedere a Bing per trovare i risultati del lavoro.All communications should educate users about how they can sign in to Bing to find work results.

Coinvolgere i team di partnerEngage partner teams

Come parte integrante di microsoft 365, Microsoft Search è conforme alle linee guida di GDPR e Tier-C.As an integral part of Microsoft 365, Microsoft Search complies with GDPR and Tier-C guidelines. A seconda dell'organizzazione, potrebbe essere necessario condividere informazioni su Microsoft Search con i team di sicurezza e privacy.Depending on your organization, it might be necessary to share information about Microsoft Search with your privacy and security teams. Per ulteriori informazioni, vedere sicurezza e privacy per Microsoft Search in Bing.For more information, see Security and Privacy for Microsoft Search in Bing.

Verificare che il supporto tecnico conosca le caratteristiche e le funzionalità di Microsoft Search, nonché i requisiti degli utenti per l'accesso, in modo che possano supportare più efficacemente gli utenti.Make sure your help desk knows about the features and functionality of Microsoft Search, as well as the user requirements to sign in, so they can more effectively support users. Per altre informazioni, vedere informazioni su Microsoft Search in microsoft 365 e FAQ.For more information, see Learn about Microsoft Search in Microsoft 365 and FAQs.

Valutare con gli utenti pilotaEvaluate with pilot users

Iniziare con un piccolo gruppo di utenti per valutare l'impatto di Microsoft Search e raccogliere commenti e suggerimenti precoci.Start with a small group of users to evaluate the impact of Microsoft Search and gather early feedback. In questo modo è possibile modificare il contenuto, aggiornare le comunicazioni e impostare le aspettative per l'implementazione generale.This gives you time to change content, update your communications, and set expectations for the broad rollout. Gli utenti di Power Search o Early Adopter sono grandi candidati per questo.Search power users or early adopters are great candidates for this.

Per aiutare a trovare gli utenti pilota:To help find pilot users:

  • Collaborare con uno sponsor aziendale all'interno dell'organizzazione.Partner with a business sponsor within your organization.

  • Identificare un gruppo di early adopters.Identify a group of early adopters.

  • Identificare i gruppi che eseguono volumi elevati di ricerche dell'organizzazione.Identify groups that do high volumes of enterprise searches.

  • Identificare gli utenti in altre posizioni geografiche, tra cui quelle internazionali.Identify users in other geographical locations, including international.

Chiedere agli utenti pilota di fornire input utilizzando le opzioni di feedback in Microsoft Search o tramite sondaggi semplici.Ask your pilot users to provide input using the feedback options in Microsoft Search or via simple surveys.

Domande del sondaggio da porsi:Survey questions to ask:

  • Sono disponibili informazioni su come accedere e utilizzare Microsoft Search.Do you understand how to sign in and use Microsoft Search?

  • Funziona come previsto?Does it work as expected?

  • Quali funzionalità ti piacciono?Which features do you like?

  • Sono stati in grado di trovare risultati di lavoro?Were you able to find work results?

  • I risultati del lavoro sono stati utili?Were the work results helpful?

  • Le comunicazioni su Microsoft Search sono chiare e comprensibili?Are the communications about Microsoft Search clear and understandable?

Questo è un ottimo momento per iniziare a misurare l'efficacia delle metriche identificate nel passaggio 2.This is a great time to begin measuring the effectiveness of the metrics identified in Stage 2.

Quando si avvia la fase pilota, prendere in considerazione la possibilità di condividere una sneak peek di Microsoft Search con l'organizzazione più ampia.When you start the pilot phase, consider sharing a sneak peek of Microsoft Search with the wider organization.

Passaggio 4: implementazioneStage 4: Roll out

Ogni organizzazione pensa che il prodotto graduali in modo diverso.Every organization thinks about product rollouts differently. Di seguito sono riportate alcune considerazioni.Here are a few things to consider.

Distribuzione generaleBroad deployment

Quando si è pronti, è possibile consentire a tutti gli utenti dell'organizzazione di accedere a Microsoft Search o utilizzare un approccio graduale per eseguire una distribuzione più lenta.When you're ready, either allow all users in your organization access to Microsoft Search, or use a phased approach to roll out more slowly.

Generare consapevolezzaGenerate awareness

Creare emozioni nell'organizzazione in merito a Microsoft Search:Build excitement in your organization about Microsoft Search:

  • Integrare gli utenti pilota per fornire assistenza e competenze peer-to-peer.Enlist pilot users to provide peer-to-peer assistance and expertise.

  • Seguire le comunicazioni e gli eventi che sono stati pianificati nel passaggio 3.Follow through on the communications and events you planned in Stage 3.

Comunicazione in uscitaOngoing communication

Per le prime settimane e i mesi, mantenere un ritmo di comunicazione per incoraggiare l'impegno con Microsoft Search.For the first few weeks and months, maintain a rhythm of communications to encourage engagement with Microsoft Search. Questo mantiene gli utenti informati e coinvolge nuovi utenti.This keeps users informed and engages new users. Ogni comunicazione deve spiegare perché Microsoft Search può essere utile per il proprio lavoro.Each communication should explain why Microsoft Search can be helpful to their work.

Inviare comunicazioni in continuo che evidenziano le caratteristiche e le ricerche da provare, nonché le storie di successo degli utenti.Send ongoing communications that highlight features and searches to try, as well as user success stories.

Raccogliere commenti e suggerimentiGather feedback and improve

Supportare gli utenti e far loro sapere che si cura ascoltando e agendo sui loro commenti e suggerimenti.Support users and let them know you care by listening to them and acting on their feedback.

Utilizzare il dashboard Insights per visualizzare la modalità di esecuzione del prodotto e del contenuto.Use the insights dashboard to see how the product and the content is performing. Utilizzare queste informazioni per aggiornare i segnalibri, Q&As e altre comunicazioni.Leverage this information to update bookmarks, Q&As, and other communications. Questo aiuterà anche:This will also help you:

  • Migliorare la qualità del contenuto: esaminare i titoli, le descrizioni e gli URL, ottimizzare le parole chiave, rimuovere informazioni obsolete e aggiungere nuove informazioni.Improve the content quality: review titles, descriptions, and URLs, optimize keywords, remove obsolete information, and add new information.
  1. Determinare quali funzionalità vengono utilizzate più frequentemente o raramente.Determine which features are most frequently or infrequently used.

  2. Eseguire sondaggi, gruppi di Focus e sessioni di feedback per capire cosa pensano gli utenti di Microsoft Search, aumentare l'adozione e identificare le aree di miglioramento.Conduct surveys, focus groups, and feedback sessions to understand what users think of Microsoft Search, increase adoption, and identify improvement areas.

L'istruzione e il feedback sono processi iterativi.Education and feedback is an iterative process. Potrebbe essere necessario apportare modifiche al contenuto e alle comunicazioni quando gli utenti adottano Microsoft Search.It might be necessary to make changes to content and communications as your users adopt Microsoft Search.