Panoramica: Rimuovere un ex dipendente e proteggere i dati

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Una domanda che spesso riceviamo è: "Cosa devo fare per proteggere i dati e proteggere l'accesso quando un dipendente lascia l'organizzazione?" Questa serie di articoli illustra come bloccare l'accesso a Microsoft 365 in modo che questi utenti non possano accedere a Microsoft 365, i passaggi da eseguire per proteggere i dati dell'organizzazione e come consentire ad altri dipendenti di accedere alla posta elettronica e ai dati di OneDrive.

Prima di iniziare

È necessario essere un amministratore globale per completare i passaggi in questa soluzione.

Per completare i passaggi di questa serie, usare queste funzionalità e funzionalità di Microsoft 365.

Prodotto o componente	Capacità o funzionalità
Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365	Convertire la cassetta postale, inoltrare la posta elettronica, revocare l'accesso, rimuovere l'utente
Interfaccia di amministrazione di Exchange	Bloccare l'utente, bloccare l'accesso alla posta elettronica, cancellare il dispositivo
OneDrive e SharePoint	Concedere l'accesso ad altri utenti
Outlook	Importare file pst, aggiungere una cassetta postale
Active Directory	Rimuovere gli utenti in ambienti ibridi

Soluzione: rimuovere un ex dipendente

Importante

Anche se i passaggi in questa soluzione sono stati numerato e non è necessario completare la soluzione usando l'ordine esatto, è consigliabile eseguire i passaggi in questo modo.

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Passaggio	Perché eseguire questa operazione
Passaggio 1: Impedire a un ex dipendente di accedere e bloccare l'accesso ai servizi di Microsoft 365	Ciò impedisce all'ex dipendente di accedere a Microsoft 365 e impedisce all'utente di accedere ai servizi di Microsoft 365.
Passaggio 2: Salvare il contenuto della cassetta postale di un ex dipendente	Ciò è utile per la persona che assumerà il lavoro del dipendente o in caso di controversia legale.
Passaggio 3: Cancellare e bloccare il dispositivo mobile di un ex dipendente	Rimuove i dati aziendali dal telefono o dal tablet.
Passaggio 4: Inoltrare un messaggio di posta elettronica di un ex dipendente a un altro dipendente o convertirlo in una cassetta postale condivisa	Consente di mantenere attivo l'indirizzo di posta elettronica dell'ex dipendente. Se i clienti o i partner continuano a inviare la posta elettronica all'indirizzo dell'ex dipendente, questa operazione consente di inoltrare i messaggi alla persona che ne prende il posto.
Passaggio 5: Concedere a un altro dipendente l'accesso ai dati di OneDrive e Outlook	Se si rimuove solo la licenza di un utente, senza eliminare l'account, il contenuto del suo OneDrive rimarrà accessibile anche dopo i 30 giorni. Prima di eliminare l'account, è necessario concedere l'accesso di OneDrive e Outlook a un altro utente. Dopo aver eliminato l'account di un dipendente, il contenuto in OneDrive e Outlook viene conservato per 30 giorni. Durante questi 30 giorni, tuttavia, è possibile ripristinare l'account dell'utente e ottenere l'accesso al contenuto. Se si ripristina l'account dell'utente, il contenuto di OneDrive e Outlook rimarrà accessibile anche dopo 30 giorni.
Passaggio 6: Rimuovere ed eliminare la licenza di Microsoft 365 da un ex dipendente	Quando si rimuove una licenza, è possibile assegnarla a un'altra persona. In alternativa, è possibile eliminare la licenza in modo da interromperne il pagamento finché non si assume un'altra persona. Quando si rimuove o si elimina una licenza, la posta elettronica, i contatti e il calendario dell'utente vengono conservati per 30 giorni, quindi eliminati definitivamente. Se si rimuove o si elimina la licenza di un utente, senza eliminare l'account, il contenuto del suo OneDrive rimarrà accessibile anche dopo i 30 giorni.
Passaggio 7- Eliminare l'account utente di un ex dipendente	In questo modo l'account viene rimosso dall'interfaccia di amministrazione. Consente di tenere tutto in ordine. I messaggi di posta elettronica all'account utente dell'ex dipendente non verranno ricevuti.

Guarda: Eliminare una panoramica dell'utente

È possibile guardare questo video e altri sul nostro canale YouTube.

L'organizzazione usa Active Directory?

Se l'organizzazione sincronizza gli account utente con Microsoft 365 da un ambiente Active Directory locale, è necessario eliminare e ripristinare tali account utente nel servizio Active Directory locale. Non è possibile eliminarli o ripristinarli in Microsoft 365.

Per informazioni su come eliminare e ripristinare l'account utente in Active Directory, vedere Eliminare un account utente.

Se si usa Microsoft Entra ID, vedere il cmdlet Di PowerShell Remove-MgUser.

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Remove-CalendarEvents