Panoramica dei processi aziendali
Con la creazione di un processo aziendale è possibile assicurarsi che gli utenti inseriscano i dati in modo coerente e seguano gli stessi passaggi ogni volta che lavorano con un cliente. Ad esempio, si potrebbe creare un flusso del processo aziendale per fare in modo che tutti gli utenti gestiscano le richieste di assistenza dei clienti in modo coerente o per richiedere che gli utenti ottengano l'approvazione di una fattura prima di inviare un ordine. I flussi dei processi aziendali usano la stessa tecnologia sottostante degli altri processi, ma le funzionalità che forniscono sono molto diverse dalle altre funzionalità usate dai processi. Per informazioni su come creare o modificare un processo aziendale, vai a Creare un processo aziendale.
Guarda un breve video sui processi aziendali.
Perché utilizzare i processi aziendali
I processi aziendali forniscono una guida per consentire alle persone di terminare il lavoro. Forniscono infatti un'esperienza utente semplificata che guida le persone nell'esecuzione dei processi definiti dall'organizzazione per le interazioni che devono essere intraprese per arrivare a una conclusione di qualche tipo. Questa esperienza utente può essere adattata in modo che gli utenti con diversi ruoli di sicurezza possano avere un'esperienza che si adatta meglio al loro lavoro.
Utilizzare i processi aziendali per definire un insieme di passaggi necessari affinché gli utenti ottengano un risultato desiderato. Questi passaggi forniscono un indicatore visivo della posizione in cui si trova l'utente nel processo aziendale. I flussi dei processi aziendali riducono la necessità di training perché i nuovi utenti non devono concentrarsi sulla tabella da usare, ma possono permettere al processo di guidarli. È possibile configurare i flussi dei processi aziendali per supportare le metodologie di vendita comuni che consentono ai gruppi di vendita di ottenere risultati migliori. Per i gruppi di servizio, i processi aziendali consentono di aggiornare il nuovo personale più rapidamente evitando errori che potrebbero dare come risultato clienti non soddisfatti.
Operazioni possibili con i processi aziendali
Con i processi aziendali, viene definito un insieme di fasi e procedure che vengono quindi visualizzate in un controllo nella parte superiore del modulo.
Ogni fase include un gruppo di passaggi. Ogni passaggio rappresenta una colonna in cui è possibile immettere i dati. Puoi passare alla fase successiva utilizzando il pulsante Fase successiva. In Unified Interface, puoi lavorare con una fase del processo aziendale all'interno del riquadro a comparsa della fase oppure puoi aggiungerlo al riquadro laterale. I processi aziendali non supportano l'espansione del riquadro a comparsa della fase nel riquadro laterale sui dispositivi mobili.
È possibile rendere un passaggio obbligatorio in modo che gli utenti debbano immettere i dati della colonna corrispondente prima di poter procedere alla fase successiva. Questa procedura viene comunemente denominata "controllo a fase". Se si sta aggiungendo una colonna obbligatoria a livello di azienda o di sistema a una fase processo aziendale, è consigliabile aggiungere anche questa colonna al modulo.
I processi aziendali sembrano relativamente semplici rispetto ad altri tipi di processi perché non si basano su alcun tipo di regole business condizionali né di automazione, ma contribuiscono a semplificare le operazioni di immissione e di controllo dei dati nelle fasi. Quando tuttavia li si combinano con altri processi e personalizzazioni, questi posso essere importanti per consentire agli utenti di risparmiare tempo, di ridurre i costi di formazione e di aumentare l'adozione da parte degli utenti.
Nota
Se una qualsiasi fase, inclusa la fase corrente, ha colonne obbligatorie (ad eccezione delle colonne nascoste), è necessario compilare le colonne di tali fasi prima di salvare il modulo o di passare a una nuova fase. Le colonne disabilitate bloccheranno comunque la navigazione nella fase se sono vuote e obbligatorie.
Processi aziendali integrati con altre personalizzazioni
Quando l'utente immette i dati utilizzando i processi aziendali, le modifiche apportate ai dati vengono applicati alle colonne del modulo in modo da consentire l'applicazione immediata dell'automazione fornite dalle regole di business o dagli script del modulo. È possibile aggiungere passaggi per impostare valori in colonne che non sono presenti nel modulo. Queste colonne verranno aggiunte al modello a oggetti Xrm.Page usato per gli script del modulo. Tutti i flussi di lavoro che vengono avviati da modifiche apportate a colonne incluse in un processo aziendale verranno applicati quando vengono salvati i dati nel modulo. Se l'automazione viene applicata da un flusso di lavoro in tempo reale, le modifiche saranno immediatamente visibili all'utente quando i dati nel modulo vengono aggiornati dopo il salvataggio della riga.
Sebbene il controllo del processo aziendale nel modulo non fornisca una programmabilità lato client diretta, le modifiche applicate dalle regole business o dagli script del modulo vengono applicate automaticamente ai controlli del processo aziendale. Se si nasconde una colonna in un modulo, tale colonna verrà nascosta anche nel processo aziendale. Se si imposta un valore utilizzando le regole di business o gli script del modulo, tale valore verrà impostato nel processo aziendale.
Processi aziendali simultanei
I processi aziendali simultanei consentono agli addetti alla personalizzazione di configurare più processi aziendali e di associarli alla stessa riga iniziale. Gli utenti possono passare da un processo aziendale eseguito simultaneamente all'altro e riprendere il proprio lavoro nella fase del processo a cui stavano lavorando.
Processi aziendali del sistema
Sono inclusi i seguenti processi aziendali. Per comprendere il funzionamento dei processi aziendali, rivedere i processi aziendali di sistema:
Processo di vendita lead - opportunità
Processo di vendita opportunità
Processo telefono - caso
Più tabelle nei processi aziendali
È possibile utilizzare il processo aziendale per una singola tabella oppure estenderlo in più tabelle. Ad esempio, è possibile che un processo inizi con un'opportunità, quindi continui in un'offerta, in un ordine e quindi in una fattura, prima di ritornare infine a chiudere l'opportunità.
È possibile progettare i processi aziendali che collegano le righe con un massimo di cinque tabelle diverse in un processo singolo in modo che gli utenti dell'app possono concentrarsi sul flusso del processo piuttosto che su quale tabella stanno utilizzando. Possono più facilmente spostarsi tra le righe delle tabelle correlate.
Più processi aziendali sono disponibili per ogni tabella
Non tutti gli utenti di un'organizzazione possono seguire lo stesso processo e condizioni diverse potrebbero richiedere l'applicazione di un processo diverso. È possibile avere un massimo di 10 processi aziendali attivo per tabella per fornire processi appropriati per situazioni diverse.
Controllare quale processo aziendale verrà applicato
È possibile associare i processi aziendali ai ruoli di sicurezza in modo che solo gli utenti con i ruoli di sicurezza possano vederli o utilizzarli. È possibile inoltre impostare l'ordine dei processi aziendali in modo da poter controllare quale processo aziendale verrà impostato per impostazione predefinita. Questo metodo funziona analogamente al modo in cui vengono definiti più moduli per una tabella.
Quando si crea una nuova riga di tabella, l'elenco della definizione dei processi aziendali attivi disponibile viene filtrato dal ruolo di sicurezza dell'utente. La prima definizione dei processi aziendali attivata disponibile per il ruolo di sicurezza dell'utente in base all'elenco degli ordini di processo è quella applicata per impostazione predefinita. Se sono disponibili più definizioni di processo aziendale attive, gli utenti possono caricarne un'altra dalla finestra di dialogo Cambia processo. Quando i processi vengono cambiati, quello attualmente sottoposto a rendering passa in background e viene sostituito da quello selezionato, ma mantiene il suo stato ed è possibile cambiarlo nuovamente. Ogni riga può avere più istanze di processo associate (ogni per una definizione di processo aziendale diversa, fino a un totale di 10). Nel caricamento del modulo, solo un processo aziendale viene sottoposto a rendering. Quando un qualsiasi utente applica un processo diverso, tale processo può essere caricato solo per impostazione predefinita per tale utente specifico.
Per assicurarsi che un processo aziendale venga caricato per impostazione predefinita per tutti gli utenti (comportamento equivalente ad "aggiungere" il processo), uno script dell'API client personalizzato (risorsa Web) può essere aggiunto al caricamento del modulo che carica specificatamente un'istanza del processo aziendale esistente basata sull'ID di definizione del processo aziendale.
Considerazioni sul processo aziendale
È possibile definire i processi aziendali solo per le tabelle di supporto. È inoltre necessario tenere presente i limiti del numero di processi, delle fasi e delle procedure che è possibile aggiungere.
Processi aziendali che chiamano un flusso di lavoro
È possibile chiamare flussi di lavoro su richiesta dall'interno di un processo aziendale. Puoi configurare questa operazione dalla progettazione del nuovo processo aziendale trascinando un componente del flusso di lavoro in una fase del processo o nella sezione dei flussi di lavoro globali. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei flussi di lavoro nei processi aziendali, vedi Blog: Automazione dei processi aziendali in Dynamics 365.
Quando includi un flusso di lavoro che vuoi avviare all'uscita di una fase del processo aziendale e la fase è l'ultima del flusso, nella finestra di progettazione sembra che il flusso di lavoro verrà avviato quando la fase è completata. Tuttavia, il flusso di lavoro non verrà avviato perché una transizione di fase non viene eseguita. Non verrà visualizzato un avviso o un errore che ti impedisce di includere il flusso di lavoro nella fase. Quando un utente interagisce con il processo aziendale, la fine o l'uscita dal processo non restituisce una transizione di fase e pertanto il flusso di lavoro non viene avviato. Di seguito sono illustrati alcuni esempi:
Crea un processo aziendale con due fasi, S1 si connette a S2, con un flusso di lavoro nella fase S2 e imposta l'avvio su Uscita fase.
Crea un processo aziendale con tre fasi, S1 si connette a S2, quindi S2 si ramifica a S3. Includi un flusso di lavoro in S2 e imposta l'avvio su Uscita fase.
Il flusso di lavoro non viene avviato in entrambi i casi. Per risolvere il problema, puoi aggiungere un flusso di lavoro globale e aggiungervi il flusso di lavoro che desideri avviare in modo che il flusso di lavoro venga avviato per il processo aziendale anziché per una fase del processo. Puoi impostare l'avvio di un flusso di lavoro globale su Processo abbandonato o Processo completato per avviare il flusso di lavoro quando un utente esce o completa il processo aziendale.
Tabelle che possono utilizzare i processi aziendali
Tutte le tabelle personalizzate possono usare i processi aziendali. Anche le tabelle standard seguenti possono usare i processi aziendali:
- Account
- Appuntamento
- Campagna
- Impegno di tipo campagna
- Risposta campagna
- Concorrente
- Contatto
- Diritto
- Fax
- Caso
- Fattura
- Lead
- Lettera
- Elenco marketing
- Opportunità
- Telefonata
- Prodotto
- Voce di listino
- Offerta
- Appuntamento ricorrente
- Documen. vendita
- Impegno social
- Ordina
- Utente
- Attività
- Team
Per abilitare una tabella personalizzata per i processi aziendali, selezionare la casella di controllo Processi aziendali (verranno create delle tabelle) nella definizione di tabella. Notare che questa azione non può essere annullata.
Nota
Se si passa alla fase del processo aziendale contenente la tabella Social Activity e si sceglie il pulsante Fase successiva, viene visualizzata l'opzione Crea. Quando si sceglie Crea, verrà caricato il modulo Social Engagement. Tuttavia, poiché Social Activity non è valido per Create dall'interfaccia utente dell'app, non sarà possibile salvare il modulo e viene visualizzato il messaggio di errore: "Errore non previsto".
Numero massimo di processi, fasi e procedure
Per garantire prestazioni accettabili e la semplicità di utilizzo dell'interfaccia utente, esistono alcune limitazioni che è necessario tenere presente quando si pensa di utilizzare i processi aziendali:
Possono esistere non più di 10 processi aziendali attivati per tabella.
Ogni processo può contenere non più di 30 fasi.
I processi a più tabelle possono contenere non più di cinque tabelle.
Supporto della personalizzazione delle tabelle dei processi aziendali
A partire dall'aggiornamento di Dynamics 365 (online) versione 9.0, le tabelle del processo aziendale possono essere visualizzate nel sistema in modo che i dati delle righe delle tabelle siano disponibili in griglie, visualizzazioni, grafici e dashboard.
Utilizzare le righe delle tabelle dei processi aziendali con le griglie, le visualizzazioni, i grafici e i dashboard
Poiché i processi aziendali sono disponibili come tabelle, ora è possibile utilizzare ricerche avanzate, visualizzazioni, grafici e dashboard originati dai dati dei processi aziendali per una determinata tabella, ad esempio un lead o un'opportunità. Gli amministratori di sistema e gli addetti alla personalizzazione possono creare griglie, visualizzazioni, grafici e dashboard personalizzati per il processo aziendale simili a quelli creati con altre tabelle.
I processi aziendali, ad esempio Processo di vendita lead - opportunità, vengono visualizzati come tabelle personalizzabili in Esplora soluzioni.
Per accedere alla visualizzazione del processo aziendale predefinito, apri Esplora soluzioni, espandi Tabelle> espandi il processo necessario, ad esempio Processo di vendita lead - opportunità, seleziona Visualizzazioni, quindi scegli la visualizzazione voluta.
Sono disponibili molte visualizzazioni predefinite visualizzabili come grafico, ad esempio la visualizzazione Processo di vendita opportunità attivo.
Interagire con la tabella del processo aziendale da un flusso di lavoro
È possibile interagire con le tabelle del processo aziendale da un flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro per la riga della tabella Processo aziendale se si vuole modificare la fase attiva quando viene aggiornata una colonna nella riga della tabella Opportunità. Per altre informazioni su come eseguire questa operazione, vedi Automatizzare le fasi del processo aziendale usando i flussi di lavoro.
Eseguire i flussi di processo aziendale offline
È possibile usare i flussi di processo aziendale offline se vengono soddisfatte le condizioni seguenti:
- Il flusso di processo aziendale viene usato da un'app Power Apps.
- L'app Power Apps è abilitata per l'uso offline.
- Il flusso di processo aziendale ha una singola tabella.
In particolare, i tre comandi disponibili per un flusso di processo aziendale quando l'app Power Apps è offline sono:
- Fase successiva
- Fase precedente
- Imposta fase attiva
Colonna di ricerca in una fase del processo aziendale
Le righe recenti sono visibili in una colonna di ricerca in Unified Interface. Per evitare che gli elementi utilizzati più di recente vengano visualizzati nella ricerca, segui questi passaggi:
Accedere a Power Apps.
Per altre informazioni sull'uso dell'interfaccia Power Apps, vai a Attività iniziali di Power Apps.
Seleziona l'ambiente corretto nell'angolo in alto a destra.
Nel riquadro di spostamento a sinistra, seleziona Altro>Tabelle.
Ricerca la tabella e seleziona la tabella per il flusso del processo aziendale.
Nel gruppo Espressioni di dati, seleziona Moduli.
Nella schermata Moduli, seleziona Informazioni.
Seleziona il passaggio di dati di ricerca dalla Visualizzazione albero e seleziona Disabilita gli elementi usati di recente.
Salva e pubblica.
Limitazioni dell'utilizzo delle tabelle di flusso del processo aziendale
Attualmente non è possibile creare moduli personalizzati per le tabelle in base a un processo aziendale.
Se una soluzione include una di flusso del processo aziendale, tale tabella deve essere aggiunta manualmente alla soluzione prima dell'esportazione. In caso contrario, la tabella di flusso del processo aziendale non sarà inclusa nel pacchetto della soluzione. Per ulteriori informazioni, vedi Creare e modificare tabelle.
L'aggiunta della tabella del processo a un'app basata su modello può comportare una funzionalità limitata. Per ulteriori informazioni, vedi l'articolo su creazione e modifica di processi aziendali.
I processi aziendali mostreranno il nome dell'istanza BPF, impostato al momento della creazione dell'istanza BPF. Ciò significa che se il nome nella definizione BPF cambia, le nuove istanze BPF visualizzeranno il nome aggiornato, ma le istanze BPF precedenti visualizzeranno il nome originale. Significa anche che i nomi delle definizioni BPF localizzate non vengono visualizzati.