Panoramica dei processi aziendali

Con la creazione di un processo aziendale è possibile assicurarsi che gli utenti inseriscano i dati in modo coerente e seguano gli stessi passaggi ogni volta che lavorano con un cliente. Ad esempio, è possibile creare un processo aziendale che permetta di gestire le richieste di servizio dei clienti sempre nello stesso modo oppure un processo che richieda agli utenti di ottenere l'approvazione per una fattura prima di inviare un ordine. I flussi aziendali utilizzano la stessa tecnologia sottostante di altri processi, ma le funzionalità fornite sono estremamente diverse da altre funzionalità che utilizzano i processi. Per informazioni su come creare o modificare un processo aziendale, vedere Creare un processo aziendale.

Guarda un breve video (4:49) sui processi aziendali.

Perché utilizzare i processi aziendali?

I processi aziendali forniscono una guida per consentire alle persone di terminare il lavoro. Offrono un'esperienza utente ottimizzata che guida le persone nei processi definiti dall'organizzazione per le interazioni che devono arrivare a un certo tipo di conclusione. Questa esperienza utente può essere adattata in modo che gli utenti con diversi ruoli di sicurezza possano avere un'esperienza che si adatta meglio al loro lavoro.

Utilizzare i processi aziendali per definire un insieme di passaggi necessari affinché gli utenti ottengano un risultato desiderato. In questa procedura viene offerto un indicatore visivo che segnala alle persone la loro posizione nel processo aziendale. I processi aziendali riducono la necessità della formazione perché i nuovi utenti non devono concentrarsi su quale entità devono utilizzare. Possono consentire al processo di guidarli. È possibile configurare i processi aziendali per supportare le metodologie comuni di vendita che consentono ai gruppi di vendita al raggiungere risultati migliori. Per i gruppi di servizio, i processi aziendali consentono di aggiornare il nuovo personale più rapidamente evitando errori che potrebbero dare come risultato clienti non soddisfatti.

Quali operazioni è possibile eseguire con i processi aziendale?

Con i processi aziendali, viene definito un insieme di fasi e procedure che vengono quindi visualizzate in un controllo nella parte superiore del modulo.

Processo aziendale con fasi

Ogni fase include un gruppo di passaggi. Ogni passaggio rappresenta un campo in cui è possibile immettere i dati. Gli utenti passano alla fase successiva utilizzando il pulsante Fase successiva. È possibile eseguire una procedura richiesta in modo che gli utenti debbano immettere i dati del campo corrispondente prima di poter procedere alla fase successiva. Questa procedura viene comunemente denominata "controllo a fase".

I processi aziendali sembrano relativamente semplici rispetto ad altri tipi di processi poiché non forniscono regole business condizionali o automazioni oltre a fornire l'esperienza ottimizzato per l'immissione dati e il controllo delle immissioni nelle fasi. Quando tuttavia li si combinano con altri processi e personalizzazioni, questi posso essere importanti per consentire agli utenti di risparmiare tempo, di ridurre i costi di formazione e di aumentare l'adozione da parte degli utenti.

Nota

Se sono presenti campi obbligatori in una fase, inclusa la fase corrente, sarà necessario compilare i campi in tali fasi prima di salvare il modulo o passare a una nuova fase.

Processi aziendali integrati con altre personalizzazioni

Quando l'utente immette i dati utilizzando i processi aziendali, le modifiche apportate ai dati vengono applicati ai campi del modulo in modo da consentire l'applicazione immediata dell'automazione fornite dalle regole di business o dagli script del modulo. È possibile aggiungere i passaggi che impostano i valori per i campi non presenti nel modulo e questi campi verranno aggiunti al modello a oggetti Xrm.Page utilizzato per gli script del modulo. Tutti i flussi di lavoro che vengono avviati da modifiche apportate ai campi incluse in un processo aziendale verranno applicati quando vengono salvati i dati nel modulo. Se l'automazione viene applicata da un flusso di lavoro in tempo reale, le modifiche saranno immediatamente visibili all'utente quando i dati nel modulo vengono aggiornati dopo il salvataggio del record.

Sebbene il controllo del processo aziendale nel modulo non fornisca una programmabilità lato client diretta, le modifiche applicate dalle regole business o dagli script del modulo vengono applicate automaticamente ai controlli del processo aziendale. Se si nasconde un campo in un modulo, tale campo verrà inoltre nascosto nel processo aziendale. Se si imposta un valore utilizzando le regole di business o gli script del modulo, tale valore verrà impostato nel processo aziendale.

Processi aziendali simultanei

I processi aziendali simultanei consentono agli addetti alla personalizzazione di configurare più processi aziendali e di associarli allo stesso record di avvio. Gli utenti possono passare da un processo aziendale eseguito simultaneamente all'altro e riprendere il proprio lavoro nella fase del processo a cui stavano lavorando.

Processi aziendali del sistema

Sono inclusi i seguenti processi aziendali. Per comprendere il funzionamento dei processi aziendali, rivedere i processi aziendali di sistema:

  • Processo di vendita lead - opportunità

  • Processo di vendita opportunità

  • Processo telefono - caso

Più entità nei processi aziendali

È possibile utilizzare il processo aziendale per una singola entità oppure estenderlo in più entità. Ad esempio, è possibile che un processo inizi con un'opportunità, quindi continui in un'offerta, in un ordine e quindi in una fattura, prima di ritornare infine a chiudere l'opportunità.

È possibile progettare i processi aziendali che collegano i record con un massimo di cinque entità diverse in un processo singolo in modo che gli utenti dell'app possono concentrarsi sul flusso del processo piuttosto che su quale entità stanno utilizzando. Possono più facilmente spostarsi tra i record delle entità correlate.

Più processi aziendali sono disponibili per ogni entità

Non tutti gli utenti di un'organizzazione possono utilizzare lo stesso processo e condizioni diverse che potrebbero richiedere l'applicazione di un processo diverso. È possibile avere un massimo di 10 processi aziendali attivo per entità per fornire processi appropriati per situazioni diverse.

Controllare quale processo aziendale verrà applicato

È possibile associare i processi aziendali ai ruoli di sicurezza in modo che solo gli utenti con i ruoli di sicurezza possano vederli o utilizzarli. È possibile inoltre impostare l'ordine dei processi aziendali in modo da poter controllare quale processo aziendale verrà impostato per impostazione predefinita. Questo metodo funziona analogamente al modo in cui vengono definiti più moduli per un'entità.

Quando si crea un nuovo record di entità, l'elenco della definizione dei processi aziendali attivi disponibile viene filtrato dal ruolo di sicurezza dell'utente. La prima definizione dei processi aziendali attivata disponibile per il ruolo di sicurezza dell'utente in base all'elenco degli ordini di processo è quella applicata per impostazione predefinita. Se sono disponibili più definizioni di processo aziendale attive, gli utenti possono caricarne un'altra dalla finestra di dialogo Cambia processo. Quando i processi vengono cambiati, quello attualmente sottoposto a rendering passa in background e viene sostituito da quello selezionato, ma mantiene il suo stato ed è possibile cambiarlo nuovamente. Ogni record può avere più istanze di processo associate (ogni per una definizione di processo aziendale diversa, fino a un totale di 10). Nel caricamento del modulo, solo un processo aziendale viene sottoposto a rendering. Quando un qualsiasi utente applica un processo diverso, tale processo può essere caricato solo per impostazione predefinita per tale utente specifico.

Per assicurarsi che un processo aziendale venga caricato per impostazione predefinita per tutti gli utenti (comportamento equivalente ad "aggiungere" il processo), uno script dell'API client personalizzato (risorsa Web) può essere aggiunto al caricamento del modulo che carica specificatamente un'istanza del processo aziendale esistente basata sull'ID di definizione del processo aziendale.

Considerazioni sul processo aziendale

È possibile definire i processi aziendali solo per le entità di supporto. È inoltre necessario tenere presente i limiti del numero di processi, delle fasi e delle procedure che è possibile aggiungere.

Processi aziendali che chiamano un flusso di lavoro

È possibile chiamare flussi di lavoro su richiesta dall'interno di un processo aziendale. Puoi configurare questa operazione dalla progettazione del nuovo processo aziendale trascinando un componente del flusso di lavoro in una fase del processo o nella sezione dei flussi di lavoro globali. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei flussi di lavoro nei processi aziendali, vedi Blog: Automazione dei processi aziendali in Dynamics 365.

Quando includi un flusso di lavoro che vuoi avviare all'uscita di una fase del processo aziendale e la fase è l'ultima del flusso, nella finestra di progettazione sembra che il flusso di lavoro verrà avviato quando la fase è completata. Tuttavia, il flusso di lavoro non verrà avviato perché una transizione di fase non viene eseguita. Non verrà visualizzato un avviso o un errore che ti impedisce di includere il flusso di lavoro nella fase. Quando un utente interagisce con il processo aziendale, la fine o l'uscita dal processo non restituisce una transizione di fase e pertanto il flusso di lavoro non viene avviato. Di seguito sono illustrati alcuni esempi:

  • Crea un processo aziendale con due fasi, S1 si connette a S2, con un flusso di lavoro nella fase S2 e imposta l'avvio su Uscita fase.

  • Crea un processo aziendale con tre fasi, S1 si connette a S2, quindi S2 si ramifica a S3. Includi un flusso di lavoro in S2 e imposta l'avvio su Uscita fase.

Il flusso di lavoro non viene avviato in entrambi i casi. Per risolvere il problema, puoi aggiungere un flusso di lavoro globale e aggiungervi il flusso di lavoro che desideri avviare in modo che il flusso di lavoro venga avviato per il processo aziendale anziché per una fase del processo. Puoi impostare l'avvio di un flusso di lavoro globale su Processo abbandonato o Processo completato per avviare il flusso di lavoro quando un utente esce o completa il processo aziendale.

Entità che possono utilizzare i processi aziendali

Tutte le entità personalizzate possono usare i processi aziendali. Anche le entità standard seguenti possono usare i processi aziendali:

  • Account
  • Appuntamento
  • Campagna
  • Impegno di tipo campagna
  • Risposta campagna
  • Concorrente
  • Contatto
  • E-mail
  • Diritto
  • Fax
  • Caso
  • Fattura
  • Lead
  • Lettera
  • Elenco marketing
  • Opportunità
  • Telefonata
  • Prodotto
  • Voce di listino
  • Offerta
  • Appuntamento ricorrente
  • Documen. vendita
  • Social Engagement
  • Ordine
  • Utente
  • Attività
  • Team

Per abilitare un'entità personalizzata per i processi aziendale, selezionare la casella di controllo Processo aziendali (verranno creati dei campi) nella definizione di entità. Notare che questa azione non può essere annullata.

Nota

Se si passa alla fase del processo aziendale contenente l'entità Social Activity e si sceglie il pulsante Fase successiva, viene visualizzata l'opzione Crea. Quando si sceglie Crea, verrà caricato il modulo Social Engagement. Tuttavia, poiché Social Activity non è valido per Create dall'interfaccia utente dell'app, non sarà possibile salvare il modulo e viene visualizzato il messaggio di errore: "Errore non previsto".

Numero massimo di processi, fasi e procedure

Per garantire prestazioni accettabili e la semplicità di utilizzo dell'interfaccia utente, esistono alcune limitazioni che è necessario tenere presente quando si pensa di utilizzare i processi aziendali:

  • Possono esistere non più di 10 processi aziendali attivati per entità.

  • Ogni processo può contenere non più di 30 fasi.

  • I processi a più entità possono contenere non più di cinque entità.

Supporto della personalizzazione delle entità dei processi aziendali

Introdotte con l'aggiornamento di Dynamics 365 (online) versione 9.0 le entità dei processi aziendali possono essere visualizzate nel sistema in modo da rendere disponibili i dati del record di entità in griglie, grafici, visualizzazioni e dashboard.

Utilizzare i record delle entità dei processi aziendali con le griglie, le visualizzazioni, i grafici e i dashboard

Con i processi aziendali disponibili come entità, ora puoi utilizzare ricerche, visualizzazioni, grafici e dashboard avanzati provenienti da dati per una data di processi aziendali per un'entità specifica, come un lead o un'opportunità. Gli amministratori di sistema e gli addetti alla personalizzazione possono creare griglie, visualizzazioni, grafici e dashboard personalizzati per il processo aziendale simili a quelli creati con altre entità.

I processi aziendali, ad esempio Processo di vendita lead - opportunità, vengono visualizzati come entità personalizzabili in Esplora soluzioni.

Esplora soluzioni con l'entità Processo di vendita lead - opportunità

Per accedere alla visualizzazione dei processi aziendali predefinita, passare a Entità > espandere il processo desiderato, ad esempio Processo di vendita lead - opportunità, selezionare Visualizzazioni e quindi selezionare la visualizzazione desiderata.

Sono disponibili molte visualizzazioni predefinite visualizzabili come grafico, ad esempio la visualizzazione Processo di vendita opportunità attivo.

Visualizzazione Processo di vendita opportunità attivo

Interagire con l'entità del processo aziendale da un flusso di lavoro

È possibile interagire con le entità del processo aziendale da un flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro per il record di entità Processo aziendale se si vuole modificare la fase attiva quando viene aggiornato un campo nel record di entità Opportunità. Per altre informazioni su come eseguire questa operazione, vedi Automatizzare le fasi del processo aziendale usando i flussi di lavoro.

Eseguire i flussi di processo aziendale offline

È possibile usare i flussi di processo aziendale offline se vengono soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Il flusso di processo aziendale viene usato da un'app Power Apps.
  • L'app Power Apps è abilitata per l'uso offline.
  • Il flusso di processo aziendale ha una singola entità.

In particolare, i tre comandi disponibili per un flusso di processo aziendale quando l'app Power Apps è offline sono:

  • Fase successiva
  • Fase precedente
  • Imposta fase attiva

Limitazioni dell'utilizzo delle entità dei processi aziendali

  • Attualmente non è possibile creare moduli personalizzati per le entità in base a un processo aziendale.
  • Se una soluzione include un'entità del processo aziendale, tale entità deve essere aggiunta manualmente alla soluzione prima dell'esportazione. In caso contrario, l'entità del processo aziendale non sarà inclusa nel pacchetto della soluzione. Ulteriori informazioni: Creare e modificare entità.
  • L'aggiunta dell'entità processo a un'app basata su modello può comportare una funzionalità limitata. Altre informazioni sulla creazione e la modifica di flussi di processo aziendale.

Passaggi successivi

Guarda un breve video (4:49) sui processi aziendali.
Creare un processo aziendale
Migliorare i processi aziendali con la creazione dei rami
White paper: Abilitazione del processo con Dynamics 365