Identificazione del problema aziendale da risolvere (il caso d'uso)

Il primo passaggio nella risoluzione di un problema aziendale con Microsoft Power Platform è decidere quale problema si desidera affrontare.

In termini IT, il problema aziendale da risolvere è comunemente indicato come caso d'uso.

Chiediti "qual è il problema aziendale che sto cercando di risolvere?" (sii conciso quando assegni un nome al problema; in molti casi, diventerà il nome dell'app che crei). Quando definisci il problema, suddividilo in una dichiarazione del problema e nel risultato che desideri ottenere.

Per l'app che useremo come esempio in questi articoli, abbiamo creato la seguente dichiarazione: "Rendicontazione delle spese: la creazione di un processo efficiente per i dipendenti e l'ufficio contabilità consente un monitoraggio più rapido del budget e riduce la nostra esposizione agli audit".

Se sai già esattamente quale problema intendi risolvere, puoi passare alla sezione Prendere in considerazione il costo per risolvere il problema manualmente. Se hai bisogno di idee o vuoi esercitarti su un problema più piccolo prima di affrontare il problema vero e proprio, continua a leggere.

Cosa posso fare con Power Apps?

Se stai creando la tua prima app con Power Apps, pensa alla tua attività e al lavoro che tu e il tuo team svolgete quotidianamente e identifica un problema aziendale che stai cercando di risolvere utilizzando un processo manuale.

I casi d'uso potenziali per l'automazione sono lacune, lamentele o inefficienze presenti nell'ambiente di lavoro corrente. I processi che richiedono ancora materiale cartaceo o e-mail e i processi che richiedono lo spostamento manuale dei dati da un luogo a un altro (da un'e-mail a un database o da un foglio di calcolo a un altro), sono candidati probabili per la risoluzione con un'app.

Suggerimento

Non scegliere un problema troppo complesso che ti impedirà di avanzare. Tuttavia, anche i processi di grandi dimensioni possono essere automatizzati in parti più piccole quando suddividi l'intero processo in elementi gestibili.

Per trovare l'ispirazione, dai un'occhiata a queste storie del mondo reale raccontate dai clienti.

È utile sapere in che modo l'app che hai in mente potrebbe apportare vantaggi ai tuoi colleghi e al tuo capo, soprattutto quando necessiti di collaborazione nella creazione o nell'uso delle app. L'elenco seguente mostra i tipi di problemi che possono essere risolti dalla piattaforma:

  • Disponibilità - Accedere alle app in qualsiasi momento, ovunque

  • Mobilità - Consentire alle persone di lavorare con un'app mentre sono in movimento

  • Consolidamento - Raccogliere dati in modo più automatizzato per ridurre il consolidamento manuale

  • Formazione - Rendere le persone operative e tenere traccia dei risultati della loro formazione e delle loro certificazioni

  • Democratizzazione - Migliorare la capacità di risolvere personalmente i problemi nel reparto o nel settore

  • Inclusione - Ridurre le difficoltà per i dipendenti che hanno ambienti di lavoro diversi da altri dipendenti (come i lavoratori remoti o le persone con disabilità)

  • Efficienza - Ridurre il tempo necessario per ottenere il risultato desiderato, riducendo i passaggi non necessari

  • Produttività - Aumentare la produttività di un processo

  • Tempestività - Aumentare la velocità della collaborazione end-to-end tra le diverse parti interessate

  • Scalabilità - Consentire una maggiore produttività

  • Analisi - Raccogliere informazioni aggiuntive necessarie, memorizzandole in modo tale da consentire un'analisi più semplice

  • Report - Consentire la creazione di report più rapidi o completi per la direzione

  • Sicurezza - Archiviare e utilizzare in modo sicuro i dati

  • Conformità - Risolvere i problemi relativi alla gestione di informazioni personali, rispettare i requisiti legali o contabili

  • Sostenibilità - Ridurre i rifiuti (come carta ed elettricità) e l'inquinamento

Prendere in considerazione il costo per risolvere il problema manualmente

Prima di iniziare il progetto, prenditi un altro momento per riflettere sull'opportunità dello stesso.

Potrebbe essere possibile "stimare in modo approssimativo" il costo di alto livello relativo alla risoluzione manuale del problema. Ciò può essere espresso nel tempo necessario per completare il processo end-to-end oppure, se conosci il costo "a pieno carico" di un lavoratore (stipendio o tariffa oraria, benefit e così via), puoi moltiplicare il tempo speso per risolvere il problema per quel tasso per arrivare a un costo ogni volta che viene eseguito il processo. Quindi, se conosci il numero di volte in cui viene eseguito il processo, puoi calcolare il costo annuale.

Tiene presente che non tutti i progetti comportano un risparmio di tempo o costo. A volte l'automazione di un processo può fornire dati più puliti o più tempestivi o evitare costi (ad esempio, l'acquisizione di dati consente un audit trail che potrebbe aiutare a evitare una penalità in caso di audit).

Questa sarà una stima "abbozzata" per confermare che il progetto è vantaggioso. In un altro articolo, vedremo in dettaglio l'analisi dei costi rispetto al valore commerciale.

Supponendo che tu abbia deciso che vale la pena perseguire il progetto, il passaggio successivo è comprendere appieno il processo corrente e identificare le ottimizzazioni che puoi realizzare.