Ottimizzazione del processo aziendale

Ora che hai analizzato l'intero processo aziendale, mettiti alla prova per ottimizzarlo. La semplificazione del processo evita di avere un numero elevato di passaggi e quindi di sovraccaricare o confondere i dipendenti.

Alcuni modi utili per approcciare l'ottimizzazione del processo:

  • Inizia dall'obiettivo. Identifica gli obiettivi che desideri raggiungere con il processo aziendale. Questi obiettivi devono fornire una visione generale delle tue aspettative per il processo futuro.

  • Valuta se qualcosa può essere completato in modo più efficiente, più economico o con una qualità superiore.

  • Cerca gli indicatori di prestazioni chiave per identificare cosa funziona correttamente e cosa necessita di miglioramenti.

  • Ottieni feedback condividendo il documento di processo con il team.

  • Condividi il documento di processo con la direzione per ottenere una prospettiva di livello superiore e fornire una responsabilità trasparente per ogni fase del processo.

  • Osserva il processo dal punto di vista dell'utente o del cliente che potrebbe trarre beneficio dallo stesso e considera i modi in cui puoi migliorare la loro esperienza e soddisfazione globale.

Alcune domande chiave che devi porti:

  • È possibile escludere una qualsiasi attività rimanente dal processo per aumentare l'efficienza o la qualità o ridurre i costi?

  • Se l'attività di esclusione è importante per l'intero business, può essere gestita in un processo aziendale distinto?

  • È possibile migliorare un passaggio per raggiungere l'obiettivo in modo migliore?

  • L'ordine dei passaggi può essere modificato?

  • I passaggi possono essere combinati?

  • I passaggi in questo processo possono essere eseguiti contemporaneamente?

  • Puoi ridurre il numero di persone necessarie per eseguire il processo?

  • Puoi cambiare il modo in cui avvisare la persona successiva nel processo di modo che risponda più rapidamente?

  • Vi sono aspetti del processo che puoi automatizzare ulteriormente? Ad esempio:

    • Acquisizione automatica dei dati rispetto all'inserimento manuale

    • Automatizzazione delle decisioni in base ai dati

    • Automatizzazione dell'azione intrapresa

    • Utilizzo di IA per sostituire l'intervento umano

Esempio: ottimizzazione del processo di nota spese

Abbiamo esaminato l'attuale processo di spesa e riscontrato alcuni ovvi miglioramenti da apportare:

  • Rinunciare ai supporti cartacei per l'intero processo. (abbiamo considerato anche il risparmio e l'impatto ambientale come vantaggi generati dal progetto).

  • Effettuare tutti i controlli di conformità possibili prima di abilitare l'inoltro della nota per l'approvazione (riduce notevolmente i tempi di ricontrollo e di elaborazione end-to-end).

  • Cercare e aggiungere automaticamente codici contabili quando viene inoltrata la nota spese.

  • Consentire all'ufficio contabilità di spostare le spese approvate nel sistema finanziario senza immettere nuovamente i dati.

  • Creare note spese settimanali automaticamente a partire dai dati digitali.

Charlotte sta valutando ulteriori modi per ottimizzare il processo di revisione del budget. E Rebecca sta studiando come ottimizzare l'audit semestrale usando IA.

Il nostro processo ottimizzato proposto è simile alla seguente illustrazione.

Diagramma di flusso del processo aziendale ottimizzato che rimuove passaggi extra nel processo contabile, come descritto nell'articolo