Chi sta effettuando il lavoro, dove e quando?

Per questo passaggio, devi comprendere chi sta effettuando il lavoro. Qual è il loro ruolo?

Potrebbe essere più semplice cominciare dai nomi delle persone, ma è consigliabile comprendere dapprima qual è il loro ruolo quando svolgono l'attività. Ad esempio:

  • Qualsiasi dipendente che invia una nota spese

  • Il responsabile dell'autore della nota spese che approva la nota spese (la relazione tra i due è la chiave)

  • L'esperto contabile che esamina la nota spese (l'appartenenza a un team specifico è la chiave)

  • Il responsabile finanziario che esamina i dati finanziari aggregati (il titolo specifico è la chiave)

A volte una singola persona può coprire tutti questi ruoli, ma la chiave è comprendere il ruolo che svolge quando effettua l'attività. La comprensione dei ruoli ti aiuterà a progettare le schermate dell'app e a configurare l'accesso e la sicurezza (vedremo tutto questo nella fase di progettazione).

In termini IT, ogni persona o gruppo di persone che svolgono la stessa funzione è indicato come ruolo professionale e una descrizione delle loro caratteristiche pertinenti è identificata come utente tipo (a cui spesso è associato un nome per un facile riferimento).

Dopo aver identificato il "chi", chiediti:

  • Quale dispositivo viene utilizzato? Dov'è viene effettuata principalmente l'attività? In ufficio? Sul sito del cliente? In fabbrica? (discuteremo di tutto ciò nelle sezioni successive).

  • Quali altri sistemi sono utilizzati regolarmente? (questa informazione è utile per la fase di progettazione. Ad esempio, è possibile che un manager che utilizza Microsoft Teams voglia ricevere le richieste di approvazione su quel programma anziché tramite posta elettronica).

  • Quali sarebbero i vantaggi di questa persona se utilizzasse l'app o collaborasse per utilizzare questo nuovo processo?

L'ultimo punto è molto importante, in quanto potrebbero esserci obiezioni o esitazioni da parte delle persone coinvolte nel processo prima o dopo i passaggi gestiti dall'app. Ciò potrebbe comportare il mancato utilizzo dell'app a causa della mancanza di collaborazione.

Suggerimento

È essenziale sapere chi sarà interessato da una modifica a un processo aziendale. Identifica chi utilizzerà l'app e chi sarà interessato da questa modifica, anche se non utilizzerà l'app.

Suggerimento

Quando effettui questa analisi per trovare informazioni che forse non conosci, la cosa migliore da fare è parlare con la persona e conoscere il suo punto di vista. Puoi certamente ipotizzare il modo in cui svolge il lavoro, ma è incredibile ciò che puoi apprendere nel corso di una conversazione rapida, non solo come lavora attualmente, ma anche come preferirebbe farlo in futuro.

A quale frequenza eseguono il lavoro?

Annota anche la frequenza alla quale l'attività viene eseguita. Quotidianamente, settimanalmente, occasionalmente, stagionalmente?

Un'app utilizzata quotidianamente deve essere progettata diversamente rispetto a una che viene utilizzata solo occasionalmente. (ad esempio, è possibile che la prima debba essere semplificata e che la seconda debba includere testo più esplicativo).

Dove eseguono il lavoro?

Quando prendi in considerazione ogni persona che contribuisce alla risoluzione del problema, pensa a come svolgono il loro lavoro:

  • Alla loro scrivania?

  • In una zona specifica sul campo?

  • Si spostano da una posizione all'altra sul campo?

È utile capire come ogni utente lavora in modo che la soluzione sia appropriata alle loro esigenze.

  • Sarà un'app per dispositivi mobili?

  • Sarà un'app desktop?

  • Deve esserci una versione per dispositivi mobili e una desktop?

Considerazioni sulla connettività

Quando ogni lavoratore svolge la propria parte del processo, può collegarsi online?

Lavorano sul campo senza connettività? L'utente può lavorare con la soluzione automatizzata per acquisire dati in tempo reale e sincronizzarli quando disporrà della connettività?

Cosa devono eventualmente sapere gli altri partecipanti al processo quando la persona che esegue questo passaggio è offline?

Questa informazione ti aiuta a determinare se sono necessari processi che acquisiscono dati localmente di modo che l'utente possa essere "disconnesso" quando esegue la sua attività e quindi sincronizzare i risultati quando è di nuovo connesso.

Considerazioni sui dispositivi

A mano a mano che comprendi come lavora ogni contributore per risolvere il problema, è anche importante sapere su quali dispositivi lavorano. Se un collaboratore è sul campo e lavora solo col suo telefono o tablet, è bene saperlo per la definizione dell'aspetto e del funzionamento delle schermate. Se tutti i collaboratori utilizzano un computer desktop o laptop, puoi adottare differenti approcci di progettazione. Puoi creare soluzioni desktop e per dispositivi mobili che funzionano insieme.

Esempio: utenti tipo per il processo di rendicontazione delle spese

Questi sono i tipi di ruoli, stili di lavoro e preferenze che abbiamo trovato quando abbiamo esaminato il nostro processo di rendicontazione delle spese.

Illustrazione di Lee, venditore

Lee - Venditore

  • Quasi sempre in movimento

  • Preferisce lavorare con un tablet quando incontra i clienti

  • Non ha sempre una connettività Internet, quindi deve essere in grado di lavorare offline

  • Preferisce acquisire spese e ricevute il più presto possibile

Illustrazione di Nick, direttore commerciale

Nick - Direttore commerciale

  • Quasi sempre in movimento

  • Ha bisogno soltanto di un dispositivo touchscreen

  • Richiede supporto offline quando si trova in siti distanti

  • Responsabile dell'approvazione delle note spese di tutti i suoi riporti diretti

Illustrazione di Shawna, supporto clienti

Shawna – Supporto clienti

  • Utilizza principalmente un computer desktop

  • Di solito effettua spese per il morale del team e deve identificare i dipendenti inclusi

Illustrazione di Rebecca, revisore

Rebecca - Revisore contabile

  • Deve interagire con tutti i dipendenti in tutti i siti

  • Ha spese di viaggio occasionali

  • Utilizza principalmente un computer desktop, ma preferisce utilizzare il suo telefono cellulare

  • Di solito ha accesso a Internet

  • Responsabile di garantire la conformità globale dei dipendenti con le procedure di rendicontazione delle spese

Illustrazione di Abhay, ragioniere

Abhay - Ragioniere

  • Deve essere in grado di esaminare tutte le note spese e ricevute

  • Responsabile di garantire la conformità di ogni nota spese

  • Gestisce un grande volume di lavoro; deve essere in grado di elaborare rapidamente le informazioni

  • Deve essere in grado di rendere conto del modo in cui le spese si bilanciano rispetto al budget

Illustrazione di Charlotte, responsabile finanziario

Charlotte - Responsabile finanziario

  • Deve tenere d'occhio il budget complessivo delle spese e aiutare i responsabili di sezione a rispettarlo

  • Si sposta in vari uffici, assiste riunioni e conferenze fuori ufficio e deve acquisire le proprie spese

  • Lavora in ufficio, a distanza e da casa utilizzando vari dispositivi: computer desktop, tablet e il suo cellulare

  • Non è sempre connessa a Internet

Quando abbiamo esaminato in modo specifico il passaggio 1 del nostro processo (creazione della nota spese), ecco cosa abbiamo documentato.

Attività 1: creare una nota spese

Chi svolge questa attività?Tutti i dipendenti
Dove viene eseguito il lavoro?In ufficio, presso i siti dei clienti o in viaggio
Quando viene eseguito il lavoro?Ad hoc. Alcuni dipendenti lo fanno almeno una volta alla settimana. Altri potrebbero farlo una o due volte l'anno.
Online o offline?Il lavoro viene attualmente svolto su supporto cartaceo, ma il team auspica una soluzione digitale. L'immissione dei dati può essere eseguita offline quando non è disponibile alcuna connettività. I venditori non vogliono attendere di essere in linea per iniziare a registrare ricevute e spese. (ad esempio, potrebbero preferire di farlo durante il viaggio in aereo di ritorno).
Dispositivi?Telefono, tablet, laptop o desktop