Vale la pena automatizzare questo processo?

Ora è il momento di prendere in considerazione lo sforzo necessario per creare la soluzione e decidere se è giustificata. Ciò comporta la valutazione del valore commerciale rispetto al costo relativo all'automatizzazione del processo. Il valore commerciale è il vantaggio continuo che l'azienda riceve dal progetto.

Il costo del non fare nulla

Per capire se vale la pena automatizzare il processo, devi prima capire il costo di non risolvere il problema.

Come parte della definizione del valore commerciale che speri di ottenere dalla soluzione Microsoft Power Platform, devi capire meglio quanto costa alla tua organizzazione risolvere il problema nel modo attuale. In altre parole, misura il costo di non fare nulla.

Per calcolare il costo corrente, identifica il tempo impiegato per eseguire il processo corrente e moltiplicalo per il costo delle persone che lo eseguono. Puoi misurare il costo annuale determinando il costo di esecuzione del processo end-to-end una volta, quindi moltiplicandolo per il numero di volte che esegui il processo in un anno. Aggiungi qualsiasi altro costo come licenze software, carta, spese postali e così via.

Esempio: il costo dell'attuale processo di spesa

La prima cosa che dobbiamo capire è: quanto costa all'organizzazione continuare a elaborare manualmente le note spese? Ecco cosa abbiamo scoperto quando abbiamo parlato con i nostri colleghi:

• Abbiamo scoperto che ci vuole all'incirca un'ora ogni settimana per mettere insieme tutte le ricevute e compilare la nota spese manualmente. Abhay ha indicato che ci sono circa 140 note spese a settimana. Abbiamo anche appreso che il costo a pieno carico di ciascun membro del team è approssimativamente di $90/ora.

  (140 note spese × 1 ora/settimana) × $90 = $12.600/settimana

  52 settimane × $12.600 = $655.200 all'anno

• Nick non esamina o approva le note spese; questo compito spetta a Abhay e al suo team. Poiché Nick non monitora regolarmente le spese del team, perde l'occasione di controllare le spese, reperire le frodi e ottimizzare le abitudini di spesa del suo team.

• Abhay ci ha detto che il suo team impiega circa 15 minuti per ogni nota spese, riceve in media 140 report a settimana e ne restituisce il 25 percento di questi a causa di informazioni mancanti.

  Verifica iniziale: 140 note spese × verifica di 15 minuti = 35 ore

  Verifica iniziale: 35 ore × $90 = $3.150 a settimana = $163.800/anno

  Ulteriore verifica: 35 note spese × verifica di 15 minuti = 8,75 ore

  Ulteriore verifica: 8,75 ore × $90/ora = $787,50/settimana = $40.950/anno

  Costo settimanale totale: $3.937,50

  Costo totale annuale $204.750

• Dopo che l'accuratezza della nota spese è stata verificata, sono necessari circa 7 minuti per nota spese per cercare i codici di contabilità generale di ciascuna categoria di spesa e scriverli su ciascuna riga di spesa della nota.

  140 note spese × 7 minuti = 16,5 ore/settimana = $1.485/settimana = $77.220/anno

• Sono necessari circa 10 minuti per nota spese per creare un giornale di registrazione pagamenti nel sistema finanziario per elaborare il pagamento e farlo apparire nel report finanziario di Charlotte.

  140 note spese × 10 minuti = 23,8 ore/settimana = $2.142/settimana = $111.384/anno

• Charlotte vorrebbe esaminare il budget ogni settimana, ma ottiene il report soltanto giovedì, dopo che Abhay ha completato la sua verifica e recuperato i report inizialmente incompleti (sebbene questo non sia un costo finanziario, ha un impatto sull'azienda)

L'intero processo costa all'azienda:

$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554

Passaggio successivo: Definizione del valore commerciale

Nota

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