Creare un flusso per gestire le approvazioni dei progettiCreate a flow to manage project approvals

Nota

Questo articolo fa parte di una serie di esercitazioni sull'uso di PowerApps, Microsoft Flow e Power BI con SharePoint Online.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Assicurarsi di leggere l'introduzione alla serie per farsi un'idea del quadro generale, nonché dei download correlati.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

In questa attività si creerà un flusso per gestire il processo di approvazione dei progetti.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Dato che Microsoft Flow è integrato in SharePoint, è semplice creare un flusso direttamente da un elenco.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Il flusso creato verrà attivato quando si aggiunge un elemento all'elenco Richieste di progetto.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Il flusso invia un messaggio di posta elettronica al revisore del progetto, che approva o rifiuta la richiesta direttamente nel messaggio di posta elettronica.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Il flusso invia quindi un messaggio di posta elettronica di approvazione o rifiuto al richiedente del progetto e aggiorna in modo appropriato gli elenchi di SharePoint.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Passaggio 1: Configurare il modello di flussoStep 1: Configure the flow template

  1. Nell'elenco Richieste di progetto fare clic o toccare Flusso, quindi Crea un flusso.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Creare un flusso

  2. Nel riquadro destro toccare o fare clic su Avvia approvazione quando viene aggiunto un nuovo elemento.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Creare un flusso di approvazione

  3. Se non è già stato effettuato l'accesso, accedere a SharePoint e a Outlook, quindi fare clic o toccare Continua.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Accedere per usare il modello

    È ora possibile visualizzare il modello per questo flusso, pronto per il completamento.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Le caselle nel flusso rappresentano i vari passaggiThe boxes in the flow represent steps. che accettano input dai passaggi precedenti, oltre all'input fornito dall'utente.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Ogni passaggio può quindi fornire output per i passaggi successivi.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Modello di approvazione

  4. Nella casella Assegnato a immettere un nome valido nel tenant.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Contatto di posta elettronica di approvazione

    La casella successiva nel flusso di risponde alla decisione del responsabile approvazione del progetto e indirizza il flusso a uno dei due rami: Se sì o Se no.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Condizione di approvazione

Passaggio 2: Creare azioni per Approva = SìStep 2: Create actions for Approve = yes

Per impostazione predefinita, questo ramo invia un messaggio di posta elettronica di approvazione al richiedente.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Verrà inoltre aggiornato l'elenco Richieste di progetto e verrà aggiunto un elemento all'elenco Dettagli del progetto perché il progetto è stato approvato.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Nel ramo Se sì toccare o fare clic su Inform item creator of approval (Segnala l'approvazione all'autore dell'elemento), quindi su Modifica per visualizzare le opzioni predefinite per il messaggio di posta elettronica inviato al richiedente.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Modificare le impostazioni di posta elettronica

  2. Per impostazione predefinita, viene inviato un messaggio di posta elettronica alla persona che ha creato l'elemento di elenco, con la riga dell'oggetto e corpo del messaggio qui visualizzati.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. È possibile aggiornare queste informazioni come si preferisce.You can update these if you like.

    Impostazioni di posta elettronica predefinite

  3. Fare clic o toccare Aggiungi un'azione.Click or tap Add an Action.

    Aggiungi un'azione

  4. In Scegliere un'azione cercare "SharePoint", quindi fare clic o toccare SharePoint - Aggiorna elemento.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Azione Aggiorna elemento

  5. Immettere l'URL del sito di SharePoint e il nome dell'elenco.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametri Aggiorna elemento

  6. Selezionare la casella ID, quindi toccare o fare clic su ID nella finestra di dialogo del contenuto dinamico.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Contenuto dinamico ID elenco

    Il contenuto dinamico è disponibile per tutto il flusso, in base ai passaggi precedenti.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. In questo caso, sono disponibili le informazioni dell'elenco SharePoint, che possono essere usate nelle azioni create.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Selezionare la casella Titolo, cercare "Titolo" nella finestra di dialogo del contenuto dinamico, quindi fare clic o toccare Titolo.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Contenuto dinamico titolo elenco

  8. Nella casella Approvato immettere "Sì".In the Approved box, enter "Yes". Questa parte del flusso deve ora apparire come nell'immagine seguente.This part of the flow should now look like the following image.

    Aggiornamento dell'elenco

  9. Fare clic o toccare di nuovo Aggiungi un'azione.Click or tap Add an Action again. Questa volta verrà aggiunto un elemento all'elenco Dettagli progetto per il progetto che è stato approvato.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Aggiungi un'azione

  10. In Scegliere un'azione cercare "SharePoint", quindi selezionare SharePoint - Crea elemento.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Azione Crea elemento

  11. Immettere l'URL del sito di SharePoint e il nome dell'elenco.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametri Crea elemento

  12. Selezionare la casella Titolo, cercare "Titolo" nella finestra di dialogo del contenuto dinamico, quindi fare clic o toccare Titolo.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Contenuto dinamico titolo elenco

  13. Selezionare la casella IDRichiesta, quindi fare clic o toccare ID nella finestra di dialogo del contenuto dinamico.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Contenuto dinamico ID elenco

  14. Nella casella AssegnatoPM immettere "Non assegnato".In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Questa parte del flusso deve ora apparire come nell'immagine seguente.This part of the flow should now look like the following image.

    Creazione elemento completa

Passaggio 3: Azione di revisione per Approva = NoStep 3: Review action for Approve = no

Per impostazione predefinita, questo ramo invia un messaggio di posta elettronica di rifiuto al richiedente.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Verrà inoltre aggiornato l'elenco Richieste di progetto.We'll also update the Project Requests list. Il progetto non procede, quindi non viene aggiunto alcun elemento all'elenco Dettagli del progetto.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Nel ramo Se no toccare o fare clic su Inform item creator of rejection (Segnala il rifiuto all'autore dell'elemento), quindi su Modifica per visualizzare le opzioni predefinite per il messaggio di posta elettronica inviato al richiedente.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Modificare le impostazioni di posta elettronica

  2. Per impostazione predefinita, viene inviato un messaggio di posta elettronica alla persona che ha creato l'elemento di elenco, con la riga dell'oggetto e corpo del messaggio qui visualizzati.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. È possibile aggiornare queste informazioni come si preferisce.You can update these if you like.

    Impostazioni di posta elettronica predefinite

  3. Fare clic o toccare Aggiungi un'azione.Click or tap Add an Action.

    Aggiungi un'azione

  4. In Scegliere un'azione cercare "SharePoint", quindi fare clic o toccare SharePoint - Aggiorna elemento.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Azione Aggiorna elemento

  5. Immettere l'URL del sito di SharePoint e il nome dell'elenco.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametri Aggiorna elemento

  6. Selezionare la casella ID, quindi toccare o fare clic su ID nella finestra di dialogo del contenuto dinamico.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Contenuto dinamico ID elenco

  7. Selezionare la casella Titolo, cercare "Titolo" nella finestra di dialogo del contenuto dinamico, quindi fare clic o toccare Titolo.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Contenuto dinamico titolo elenco

  8. Nella casella Approvato immettere "No".In the Approved box, enter "No". Questa parte del flusso deve ora apparire come nell'immagine seguente.This part of the flow should now look like the following image.

    Aggiornamento dell'elenco

  9. In alto a destra nella schermata toccare o fare clic su Crea flusso.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    Il flusso è stato completato e dovrebbe essere simile all'immagine seguente se si comprimono le caselle.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Flusso completato

  10. In alto a destra nella schermata toccare o fare clic su Fine.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Pulsante Fine

Passaggio 4: Eseguire il flusso di approvazioneStep 4: Run the approval flow

  1. Nell'elenco Richieste di progetto fare clic su Modifica rapida e aggiungere un elemento come il seguente:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Titolo = "Nuovo monitor per Martina"Title = "New monitor for Megan"

    • Descrizione = "Martina ha bisogno di un monitor da 24 pollici"Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • TipoProgetto = "Nuovo hardware"ProjectType = "New hardware"

    • DataRichiesta = "=03/02/2017"RequestDate = "02/03/2017"

    • Richiedente = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

    • GiorniStimati = "1"EstimatedDays = "1"

    • Approvato = "In sospeso"Approved = "Pending"

      Elemento aggiunto all'elenco

  2. Al termine, fare clic su Fine nella parte superiore della pagina.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Segno di spunta Fine

  3. Controllare se nella posta in arrivo dell'account di posta elettronica del revisoreCheck the inbox of the approver's email account. sia arrivato un messaggio simile al seguente.You should have an email like the following.

    Messaggio di posta elettronica per Allan DeYoung

  4. Dopo aver fatto clic su Approva o su Rifiuta, il flusso esegue un altro processo e si ottiene un feedback analogo al seguente direttamente nella posta elettronica.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Azione di approvazione completa

  5. Il flusso invia un messaggio di posta elettronica Megan con la risposta di Allan, come illustrato nell'immagine seguente.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Questo messaggio di posta elettronica proviene da Megan, perché è la proprietaria del flusso.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Messaggio di posta elettronica per Megan Bowen

Passaggi successiviNext steps

Il passaggio successivo di questa serie di esercitazioni consiste nel creare un'app per gestire i progetti.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.