Procedure consigliate per evitare l'overload della posta elettronicaBest practices for avoiding email overload

I dipendenti hanno bisogno di tempo per disconnettersi dal lavoro.Employees need time to disconnect from work. Gli studi dimostrano che tutti noi abbiamo bisogno di tempo di recupero mentale per ridurre lo stress, aumentare la creatività ed evitare il burnout.Studies show that we all need mental recovery time to reduce stress, increase creativity, and avoid burnout. Quando i dipendenti si sentono sopraffatti dalla posta elettronica, possono essere sottolineati, perdere lo stato attivo e perdere importanti attività.When employees feel overwhelmed with email, they can become stressed, lose focus, and miss important tasks.

Perché è importanteWhy it matters

In base alle ricerche presentate in come spendere meno tempo per la posta elettronica ogni giorno:Based on research presented in How to spend way less time on email every day:

  • "Il professionista medio spende il 28% della giornata lavorativa leggendo e rispondendo alla posta elettronica, in base a un'analisi McKinsey."The average professional spends 28 percent of the work day reading and answering email, according to a McKinsey analysis. Si tratta di una scaglionamento di 2,6 ore e 120 messaggi ricevuti al giorno.That amounts to a staggering 2.6 hours spent and 120 messages received per day."
  • "In media, i professionisti controllano la posta elettronica 15 volte al giorno o ogni 37 minuti."On average, professionals check their email 15 times per day, or every 37 minutes. Tuttavia, solo l'11% dei clienti/client e l'8% dei collaboratori si aspettano una risposta in meno di un'ora.But only 11 percent of customers/clients and 8 percent of coworkers expect a response in less than an hour. La soluzione è semplice: disattiva le notifiche e il tempo di pianificazione (circa cinque-otto minuti) ogni ora per controllare la posta elettronica.The solution is simple: turn off notifications and schedule time (about five to eight minutes) every hour to check email."

Sulla base di ricerche presentate in protecting Company culture significa avere regole per la posta elettronica:Based on research presented in Protecting company culture means having rules for email:

  • "La gestione dei messaggi di posta elettronica after-hours produce ansia che danneggia non solo il lavoratore, ma la famiglia."“Dealing with after-hours emails produces anxiety that is damaging not only to the worker, but to their family."
  • "Non è solo la quantità di tempo impiegato per la lettura e la ricezione di messaggi di posta elettronica dopo il lavoro che stressa i dipendenti (e i loro partner)"."It’s not just the amount of time taken up by reading and answering emails after work that’s stressing out employees (and their partners)."
  • "In effetti, la creazione di maggiore ansia è solo l'aspettativa che un dipendente sarà disponibile per il lavoro all'esterno dell'ufficio.""In fact, what’s creating more anxiety is just the expectation that an employee will be available for work outside the office.”

Procedure consigliateBest practices

  • Condividere le aspettative di posta elettronica e impostare i limiti.Share email expectations and set boundaries.
  • Designare un canale di comunicazione destinato ai messaggi urgenti in qualsiasi momento.Designate a communication channel that is intended for urgent messages at any time.
  • Consentire ai dipendenti di disconnettersi dal messaggio di posta elettronica dopo il lavoro.Enable employees to disconnect from email after work. Se arriva qualcosa di urgente, è possibile raggiungerlo tramite i canali alternativi.If something urgent comes up, they can be reached by the alternative channels.
  • Impostare le aspettative chiare e sollecitare la gestione per impostare l'esempio appropriato per il resto dell'organizzazione.Set clear expectations and urge management to set the right example for the rest of the organization.

Modificare le strategieChange strategies

Impostare una pratica e una cadenza per la posta elettronicaSet an email practice and cadence

Delineare i parametri e le aspettative evidenti quando si verificherà e risponderà ai messaggi di posta elettronica.Outline clear parameters and expectations on when you will check and respond to emails. Modalità per eseguire le operazioni seguenti:Ways to do this:

  • Scegliere la frequenza con cui si verificherà la posta elettronica ogni giorno: 3 volte al giornoChoose how often you will check your email each day: 3 times per day

  • Utilizzare momenti specifici durante la giornata come promemoria: subito prima del pranzoUse specific moments throughout the day as reminders: Right before lunch

  • Condividere le proprie intenzioni e incoraggiare i membri del team a fare lo stesso.Share your intentions and encourage your team members to do the same. Ad esempio:For example:

    "A volte tutti possono essere sopraffatti dalla posta elettronica e il passaggio tra la posta elettronica e altri lavori può influire negativamente sulla produttività personale."Sometimes we can all get overwhelmed by email, and switching back and forth between email and other work can impact our personal productivity. Per questo motivo, ho intenzione di controllare la posta elettronica tre volte al giorno.For this reason, I plan to check my email three times a day. Se si richiede una risposta immediata, è possibile contattarmi con una chat o una telefonata di team.If you require an immediate response, you can reach me with a Teams chat or phone call. Incoraggio tutti a provare questo e vedere se aiuta anche voi.I encourage everyone to try this out and see if it helps you as well."

Dimostrare buone prassi per i teamDemonstrate good Teams practices

Mostra al team la potenza dei prodotti basati su chat, come Microsoft teams, usandoli personalmente e incoraggiando il team a collaborare con loro.Show your team the power of chat-based products, like Microsoft Teams, by using them yourself and by encouraging your team to collaborate with them.

Ridurre il numero di destinatario della posta elettronicaReduce the email recipient number

Quando si risponde a un messaggio di posta elettronica, ridurre l'utilizzo di Reply All e rimuovere i partecipanti che non devono partecipare alla conversazione.When replying to email, reduce the use of reply all and remove participants who do not need to participate in the conversation.