Procedure consigliate per evitare l'overload della posta elettronica

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I dipendenti hanno bisogno di tempo per disconnettersi dal lavoro. Gli studi mostrano che tutti abbiamo bisogno di tempo di recupero mentale per ridurre lo stress, aumentare la creatività ed evitare il burnout. Quando i dipendenti si sentono sopraffatti dalla posta elettronica, possono essere stressati, perdere lo stato attivo e perdere attività importanti.

Perché è importante

  • "Secondo un'analisi di McKinsey, il professionista medio spende il 28% della giornata lavorativa a leggere e rispondere alla posta elettronica. Ciò equivale a un impressionante 2,6 ore trascorse e 120 messaggi ricevuti al giorno."

  • "In media, i professionisti controllano la posta elettronica 15 volte al giorno o ogni 37 minuti. Ma solo l'11% dei clienti/clienti e l'8% dei colleghi si aspettano una risposta in meno di un'ora. La soluzione è semplice: disattivare le notifiche e pianificare l'orario (circa 5-8 minuti) ogni ora per controllare la posta elettronica.

  • "Gestire le e-mail dopo l'orario di lavoro produce ansia che è dannoso non solo per il lavoratore, ma per la loro famiglia."

  • "Non è solo la quantità di tempo impiegato leggendo e rispondendo alle e-mail dopo il lavoro che sta stressando i dipendenti (e i loro partner)."

  • "Infatti, ciò che sta creando più ansia è solo l'aspettativa che un dipendente sarà disponibile per il lavoro fuori dall'ufficio."

Procedure consigliate

  • Condividere le aspettative di posta elettronica e impostare limiti.
  • Designare un canale di comunicazione destinato ai messaggi urgenti in qualsiasi momento.
  • Consentire ai dipendenti di disconnettersi dalla posta elettronica dopo il lavoro. Se arriva qualcosa di urgente, possono essere raggiunti dai canali alternativi.
  • Impostare aspettative chiare ed esortare la gestione a impostare l'esempio corretto per il resto dell'organizzazione.

Cambia le strategie

Impostare una pratica e una cadenza di posta elettronica

Delineare parametri chiari e aspettative su quando si verificherà e si risponderà ai messaggi di posta elettronica. Modi per farlo:

  • Scegliere la frequenza con cui si controlla la posta elettronica ogni giorno: 3 volte al giorno

  • Usa momenti specifici durante la giornata come promemoria: subito prima di pranzo

  • Condividi le tue intenzioni e incoraggia i membri del team a fare lo stesso. Ad esempio:

    "A volte tutti noi possiamo essere sopraffatti dalla posta elettronica e passare da un'e-mail all'altra può influire sulla produttività personale. Per questo motivo, ho intenzione di controllare la mia e-mail tre volte al giorno. Se è necessaria una risposta immediata, è possibile contattarmi con una chat o una telefonata di Teams. Incoraggio tutti a provare questo e vedere se vi aiuta pure."

Dimostrare le buone procedure di Teams

Mostra al tuo team la potenza dei prodotti basati su chat, come Microsoft Teams, usandoli tu stesso e incoraggiando il tuo team a collaborare con loro.

Ridurre il numero di destinatario del messaggio di posta elettronica

Quando si risponde alla posta elettronica, ridurre l'uso della risposta a tutti e rimuovere i partecipanti che non devono partecipare alla conversazione.