Procedure consigliate per una comunicazione efficienteBest practices for efficient communication

Gli strumenti di comunicazione diversi sono adatti per i diversi modi.Different communication tools are suited for different means. Anche se i messaggi di posta elettronica sono ottimali per i riassumenti, gli aggiornamenti e gli altri scambi informativi, può rallentare o confondere un messaggio importante.While emails are great for recaps, updates, and other informational exchanges, it can slow down or muddle an important message. La scelta della velocità media corretta è l'accesso alle informazioni e l'agilità.Choosing the right medium speeds information access and agility.

Perché è importanteWhy it matters

In base alle informazioni presentate nell'articolo su quali messaggi di posta elettronica, messaggistica istantanea e il telefono sono tutti validi per, potrebbe essere intralcio la produttività con troppi messaggi di posta elettronica:Based on the information presented in the article about What email, IM, and the phone are each good for, you might be hampering productivity with too many emails:

  • "Per impostazione predefinita, il messaggio di posta elettronica per la connessione con le persone è pari a 122 messaggi di posta elettronica aziendali, in media per persona al giorno"."We default to email to connect with people — to the tune of 122 business emails, on average, per person per day."
  • "I colleghi hanno molte liste di cose da fare".“Your colleagues have plenty on their own to-do lists."
  • "Per ottenere la risposta necessaria, quando è necessario, è necessario renderla il più semplice possibile per il destinatario per tornare a voi, ed è qui che la scelta del medium destro fa la differenza"."In order to get the response you need, when you need it, you must make it as easy as possible for the recipient to get back to you — and this is where choosing the right medium makes a difference.”

Procedure consigliateBest practices

  • Mostrare il valore nell'utilizzo di messaggi istantanei, ad esempio chat in Microsoft teams per domande rapide.Showcase the value in utilizing instant messages, such as Chats in Microsoft Teams for quick questions.
  • Avviare un programma di Champions per i dipendenti che sono early adopters di Microsoft teams e che possono guidare, insegnare e formare i propri coetanei.Launch a champions program for employees who are early adopters of Microsoft Teams and can guide, teach, and train their peers.
  • Utilizzare Power BI Microsoft teams Insights per monitorare l'utilizzo dei team tramite i dati di analisi del lavoro, inclusi i messaggi istantanei, le riunioni e le metriche di posta elettronica.Use Power BI Microsoft Teams insights to monitor Teams usage through Workplace Analytics data, including instant messages, meeting, and email metrics.
  • Si consideri la natura della conversazione basata sull'oggetto e il tipo di risposta necessaria e identificare il supporto appropriato per la comunicazione.Consider the nature of the conversation based on the subject and type of response needed and identify the appropriate medium for communication.
  • Incoraggiare l'utilizzo di messaggi istantanei per domande urgenti per ottenere ciò che è necessario più velocemente.Encourage using instant messages for urgent questions to get what you need faster.
  • Quando si ha a che fare con un argomento delicato, una chat veloce sul telefono o in persona è più ideale di quella dei messaggi di posta elettronica.When dealing with a sensitive topic, a quick chat on the phone or in person is more ideal than volleying emails back and forth.
  • Pianificare una riunione o una conferenza più strutturata quando si ha a che fare con più persone.Schedule a more structured meeting or conference call when dealing with multiple people.
  • Mantenere i messaggi di posta elettronica brevi e verificare che la riga dell'oggetto sia disponibile per la ricerca.Keep emails short and be sure the subject line is searchable.

Modificare le strategieChange strategies

Essere un modello di ruolo per l'utilizzo dei teamBe a role model for Teams use

È più probabile che il team utilizzi Microsoft teams se ha familiarità con esso e se dispone di colleghi che lo utilizzano già.Your team is more likely to use Microsoft Teams if they are familiar with it and if they have coworkers that are already using it. Modellare i comportamenti seguenti con il team e incoraggiare gli altri ad unirsi a te:Model the following behaviors with your team and encourage others to join you:

  • Comunicare i vantaggi personali e di team dell'utilizzo di team.Communicate the personal and team benefits of using Teams. Fare una comunicazione che di solito viene inviata tramite posta elettronica e spostarla in teams.Take a communication that you usually send by email and move it to Teams.
  • Se si riceve un messaggio di posta elettronica da un gruppo silo, inserirlo nel canale team e contrassegnare le persone che potrebbero trarre vantaggio dalla conoscenza condivisa.If you receive an email from a siloed group, post it in your Teams channel and tag people that might benefit from the shared knowledge.
  • Ogni settimana fornire Kudos a un membro del team per un processo ben fatto nel canale teams.Each week give a team member kudos for a job well done on your Teams channel.

Riconoscere coloro che effettuano l'opzioneRecognize those who make the switch

Creare un canale teams o un thread di posta elettronica che riconosca i compagni di squadra che eseguono la migrazione delle conversazioni ai team, ottenendo risparmi temporali.Create a Teams channel or an email thread that recognizes teammates who migrate conversations to teams, resulting in time savings.

Indirizzare il team alla formazione pertinenteDirect your team to relevant training

Quando si introduce un nuovo strumento, i membri del team aiutano a ottenere dimestichezza e ad adottare rapidamente risorse e materiali predefiniti.When introducing a new tool, help team members get comfortable and adopt quickly with pre-built materials and resources. Ad esempio, Microsoft teams Free, Live, lezioni di formazione online.For example, Microsoft Teams free, live, online training classes.

Procedure consigliate per l'analisi del lavoroWorkplace Analytics best practices